Agenda Planung im Projektmanagement

Die Agenda Planung nimmt im Projetmanagement eine entscheidende Rolle. ERP-Software-Systeme halten hierfür spezielle Funktionen bereit.

Projektbezogene Unternehmen haben besondere Anforderungen an die Funktionsweisen einer ERP-Software. Eine wichtige Funktion stellt dabei die Agenda-Planung dar, mit der sich konkrete Arbeitsschritte und Ziele besser planen und steuern lassen. 

Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf die Möglichkeiten einer solchen Funktion werfen und deren konkreten Nutzen insbesondere für projektbezogene Unternehmen herausstellen. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wo genau die Agenda-Planung ihren Platz findet. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut? 
• Für was benötigen Unternehmen die Funktion der Agenda Planung? 
• Fazit: Schneller und verlässlicher Planen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Hinter der Abkürzung ERP verbirgt sich der englische Begriff des „Enterpriese-Resource-Planning“. Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, sämtliche Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen und Verschwendungen möglichst zu vermeiden. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Kontext, sämtliche Betriebsmittel, auf die das Unternehmen zurückgreifen kann, um dem Geschäftszweck nachzukommen. Ressourcen sind somit beispielsweise: 

• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)
• Rohstoffe (u.a. auch Bauteile, Teilstücke, etc.)

Es gilt all diese Ressourcen so auf die vorliegenden Prozesse zu planen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen oder eben Verschwendungen kommt. Dazu muss jeder Prozess zentral geplant, gesteuert und überwacht werden können. 

Da in heutigen Unternehmen unzählige verschiedenste Prozesse teilweise parallel zueinander ablaufen, eine schier unmögliche Aufgabe. Hier kommen ERP-Software-Lösungen ins Spiel. Diese Anwendungen bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

Auf diese Datenbank haben dann alle Akteure im Unternehmen Zugriff. Das führt zu schnellerem Informationsfluss, schlankeren Prozessen und weniger Fehlern. Prozesse lassen sich nun abteilungsübergreifend aufsetzen, sodass Ressourcen an vielen Stellen eingespart werden können. 

Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut? 

Dazu ist eine ERP-Software aus vielen verschiedenen Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und enthält Funktionen, die bei der täglichen Arbeit in diesem Bereich unterstützen. So finden sich beispielweise folgende Module in einer ERP-Software an: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion
• Projektmanagement usw.

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module und alle darin verfügbaren Funktionen. Ja nach Beschaffenheit des Unternehmens gilt es all jene Funktionen herauszufiltern, die wirklich benötigt werden. 

Branchenspezifische ERP-Software

Daher haben sich ERP-Anbieter über die Jahre mehr und mehr auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre Softwarelösungen diesen angepasst. So ist dann in den Standardversionen dieser branchenspezifischen Lösungen bereits eine Vielzahl wichtiger Funktionen für die jeweilige Branche enthalten. 

In einer ERP-Software, die speziell für projektbasierte Unternehmen konzipiert wurde findet sich selbstverständlich ein entsprechendes Projektmanagement-Modul. Wir wollen uns an dieser Stelle diesem Modul und im Speziellen einer darin enthaltenden Funktion widmen – der Agenda Planung. 

Für was benötigen Unternehmen die Funktion der Agenda Planung?

Werfen wir zunächst einmal einen Blick auf die allgemeine Definition des Begriffs Agenda. Im Wesentlichem lässt sich der Begriff Agenda als Liste bzw. Notizbuch in dem zu erledigende Dinge festgehalten sind beschreiben. Im unternehmerischen Kontext werden auf einer Agenda also zu erledigende Prozessschritte zur Erreichung konkreter Ziele niedergeschrieben. 

Man könnte also auch von einer digitalen To-Do-Liste sprechen. Auf dieser To-Do-Liste lassen sich also alle Prozessschritte einzeln festhalten und bestimmten Personen zuordnen. So kann auch immer live mitverfolgt werden, welche Prozessschritte noch zu gehen sind, ehe ein Projekt bzw. ein Gesamtprozess abgeschlossen werden kann. 

Alle Prozessschritte übersichtlich planen 

In der Agenda-Planung geht es um das Erstellen dieser To-Do-Listen. Es ist enorm wichtig im Vorfeld sämtliche Prozessschritte zu berücksichtigen. Andernfalls kann das die gesamte Planung eines Projektes nachhaltig stören und im schlimmsten Fall sogar gänzlich zur Nichte machen. 

Daher muss die Agenda Planung bereits bei der Angebotserstellung lückenlos durchgeführt werden können, damit verlässliche Budgets errechnet werden. Die ERP-Software und die Funktion der Agenda Planung unterstützt Unternehmen hier im besonderen Maße.

Vorlagen auf Knopfdruck abrufen 

So lassen sich viele Prozessschritte gängiger Projekte im System hinterlegen. Bei neuen Projekten kann dann auf Knopfdruck eine Vorlage beruhend auf historischen Daten erstellt werden. Auch lassen sich verfügbare Mitarbeiter direkt anzeigen und den einzelnen Prozessschritten zuordnen. 

Übersteigt ein Projekt vorher definierte Budgetgrenzen kann zudem ein Berechtigungsverfahren in die Agenda Planung miteinbezogen werden. So können Entscheider zwischengeschaltet werden und Freigaben entsprechend erteilen und das alles automatisch. Das spart enorm viel Zeit, die dann wiederum in das eigentliche Projekt fließen kann. 

Mit einer Agenda Planung im Rahmen eines Projektmanagement-Moduls haben Unternehmen die Möglichkeit Projekte besser und effizienter zu planen. Das schlägt sich auch im Angebotspreis und letztlich in der Zuschlagsquote nieder. 

Fazit: Schneller und verlässlicher Planen

Mit einer Agenda Planung innerhalb eines Projektmanagement-Moduls lassen sich Projekte hinsichtlich der einzelnen Projektschritte besser und effizienter planen. Kein Prozessschritt wird mehr vergessen und Angebote somit verlässlicher. 

Auch hat man die Möglichkeit in Echtzeit mitzuverfolgen, wie es um den Status einzelner Prozessschritte steht und welcher Mitarbeiter gerade mit welchem Schritt betraut ist. Projekte können Dank einer detaillierten Agenda-Planung somit auch besser durchgeführt und abgeschlossen werden.