ERP-Software für projektbasierte Unternehmen nach Branche

ERP-Software für projektbasierte Unternehmen nach Branche

Viele Unternehmen unterschiedlicher Branchen arbeiten heute projektbasiert. Was das für die ERP-Software bedeutet und wie eine moderne Lösung aussehen muss.

Mehr und mehr arbeiten Unternehmen heutzutage projektbasiert. Dabei entsteht zunehmend die Notwendigkeit einer Software-Lösung, die dazu in der Lage ist, die speziellen Herausforderungen der Projektarbeit abzubilden. 

Hinzu kommen jedoch noch branchenspezifische Unterschiede. Daher muss die ERP-Software nicht nur die Projektarbeit, sondern auch diversen Branchenspezifikationen abdecken. Wie moderne ERP-Lösungen dies bewältigen und welche Mehrwerte dabei auf Unternehmensseite entstehen, jetzt hier. 

Zuvor beschäftigen wie uns jedoch noch mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, an welcher Stelle eine projektbasierte und branchenspezifische Lösung ansetzt und warum dies so wichtig ist. 

Inhaltsverzeichnis 

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Unter der Abkürzung ERP versteht man das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Dabei geht es um die Aufgabe eines Unternehmers, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dabei sollen allen Ressourcen so für die zu Grunde liegenden Prozesse geplant werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen kommt und Verschwendungen weitestgehend ausgeschlossen werden können. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel, also auch: 

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Mit einer ERP-Software lassen sich all diese Ressourcen digital abbilden und den richtigen Prozessen zuordnen. So kann sichergestellt werden, dass immer die richtige Menge an Ressourcen bereitsteht und gleichzeitig keine unnötigen Verschwendungen produziert werden. 

Eine ERP-Software bildet auch die gesamten Prozesse des Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise arbeiten alle Akteure im Unternehmen mit denselben validen Daten. Auch lassen sich so abteilungsübergreifende Prozesse realisieren. 

Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut?

Aufgebaut ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich beispielsweise folgende Module in einer ERP-Software an: 

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzbuchhaltung
  • Project-Management
  • Warehouse-Management
  • Human-Resource-Management
  • Produktion
  • Logistik

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module in seiner ERP-Software, andere Unternehmen hingegen benötigen noch viele weitere Funktionen, damit die eigenen Abläufe ausreichend abgedeckt werden können. 

Warum benötigen Unternehmen eine branchenspezifische ERP-Software?

Daher empfiehlt es sich immer auch einen Blick auf branchenspezifische ERP-Lösungen zu werfen. Am ERP-Markt finden sich unzählige Lösungen, die sich teilweise auf bestimmte Unternehmensgrößen und Branchen spezialisiert haben. 

Branchenspezifische Lösungen bieten den Vorteil, dass hier bereits viele für das eigene Unternehmen wichtige Funktionen im Standard enthalten sind. Denn die Software muss dazu in der Lage sein möglichst alle Bereiche des Unternehmens abbilden zu können. 

Greift man auf eine Standard-Lösung zurück, so müssen hier noch viele Anpassungen an der Software vorgenommen werden. Solche Anpassungen sind jedoch teuer, kompliziert und verursachen zusätzliche Kosten. Daher empfiehlt es sich auf eine Software zurück zu greifen, die bereits auf die Belange der jeweiligen Branche eingeht. 

ERP-Software für projektbasierte Unternehmen

Nun lassen sich jedoch projektbasierte Unternehmen nicht einer bestimmten Branche zuordnen. Vielmehr finden sich projektbasierte Unternehmen in den unterschiedlichsten Sektoren wieder. Von Architektur- und Ingenieurbüros, über Business-Services wie Finanzdienstleister oder Werbeagenturen bis hin zu produzierenden Unternehmen. 

Jedes Unternehmen ist in sich und insbesondere hinsichtlich ihrer Projektarbeit unterschiedlich. Dennoch finden sich auch Gemeinsamkeiten, in Bezug auf die benötigten Funktionen in einer ERP-Software für die projektbezogene Arbeit an.

Welche Funktionen benötigen projektbezogene Unternehmen?

In vielen ERP-Lösungen findet sich ein Projektmanagement-Modul, welches zahlreiche Funktionen bereithält. So unterstützt dieses Modul bei der Planung, Vorbereitung, der Durchführung und auch der anschließenden Bewertung und Auswertung von Projekten. Über übersichtliche Dashboards hat man zudem die Möglichkeit sämtliche Projektfortschritte immer im Blick zu behalten. 

Wir wollen uns an dieser Stelle ein paar wesentliche Funktionen einer ERP-Software für projektbezogene Unternehmen ansehen und auf die konkreten Vorteile dieser für die jeweiligen Branchen eingehen. 

Budgetplanung

Bevor ein Projekt starten kann muss immer auch das Budget errechnet werden. Dabei wird detailliert geschätzt, welche Ressourcen für das vorliegende Projekt benötigt werden. So müssen beispielweise der Personaleinsatz, die benötigten Materialien und auch viele weitere Faktoren für die Errechnung des Budgets berücksichtigt werden. 

Die Anbindung des Projektmanagement-Tools an die ERP-Software ermöglicht es, Daten aus allen Bereichen des Unternehmens in die Budgetplanung einfließen zu lassen. So entsteht schnell und einfach ein Überblick über alle verfügbaren Ressourcen und ein Budget kann errechnet werden.
Dabei können Unternehmen auf Daten zurückliegender Projekte zurückgreifen und diese als Grundlage für eine neue Berechnung heranziehen.

Insbesondere die Arbeitsstunden lassen sich so einfach und schnell evaluieren. Auch kann direkt eingesehen werden, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt für das neue Projekt zur Verfügung stünde.

Berechnungsmodul 

Anschließend kann ein Berechnungsmodul alle Ressourcen zusammenfassen und eine Kostenschätzung an Hand aller notwendigen Ressourcen berechnen. So ergibt sich am Ende eine fixe Zahl, die für die Angebotserstellung bzw. die Budgetplanung verwendbar ist.

Gruppenkommunikation 

Projektmanagement-Tools verfügen meist auch über spezifische Kommunikationsmittel, die die Kommunikation innerhalb des Projektteams und auch zu anderen außenstehenden Akteuren erleichtert. 

Mitarbeiter die einem bestimmten Projekt zugewiesen werden, arbeiten nicht zwangsläufig am selben Ort oder zur selben Zeit. Es ist durchaus möglich, dass Mitarbeiter in getrennten Abteilungen oder gar verschiedenen Gebäuden an demselben Projekt beteiligt sind. 

Mit Funktionen zur Gruppenkommunikation kann das Projektteam über Sofortnachrichten kommunizieren und sich jeder Zeit austauschen. Auch lassen sich Dokumente kommentieren und so die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern.

Projektpipeline 

In einer Projektpipeline lassen sich alle Arbeitsschritte die zum Abschluss des Projektes notwendig sind einordnen. Zu jedem Schritt lassen sich zudem Informationen oder Materialien hinterlegen, die dafür notwendig sind. 

In Echtzeit lässt sich so verfolgen, wie weit ein Projekt fortgeschritten ist und welche Schritte bis zum Abschluss noch nötig sind. Auch lassen sich mehrere Projektstränge parallel führen, die dann am Ende zusammenlaufen. So ist immer ersichtlich, wo es gerade hakt und welche Teile bereits abgeschlossen sind. 

Fazit: ERP-Software in projektbezogenen Unternehmen einfach finden 

Um die passende ERP-Software für die eigenen Belange finden zu können, ist es zunächst einmal wichtig zu wissen, wonach genau man sucht und welche Funktionen insbesondere das Projektmanagement-Tool mit sich bringen sollte. 

Gleichsam sollten Sie auf branchenspezifische Lösungen achten, die auch anderer Bereiche Ihres Unternehmens ausreichend abdecken. Denn letztlich funktioniert ein Projektplanungstool nur so gut, wie die Daten auf die es zurückgreifen kann.

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Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

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Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

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Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
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Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
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Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
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