Gruppenkommunikation im Projektmanagement

Mit einer ERP-Software für projektbezogene Unternehmen muss vor Allem auch die projektbezogene Gruppenkommunikation abgedeckt werden können.

Projektbezogene Unternehmen, die hautsächlich in verschiedensten Projekten arbeiten, haben ganz spezielle Herausforderungen an eine ERP-Software. Vor Allem in Sachen Kommunikation kann die Software auf verschiedenen Wegen unterstützen. 

Wir wollen uns an dieser Stelle einem der Gruppenkommunikation im Projektmanagement widmen und einen Blick auf die Funktionen werfen, die eine ERP-Software dafür bereithält. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser einordnen zu können, wo das Projektmanagement darin seinen Platz findet. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut? 
• ERP-Software im Projektmanagement 
• Funktionen zur Gruppenkommunikation im Projektmanagement 
• Gemeinsames Arbeiten mit der ERP-Software realisieren 
• Fazit: Zeit sparen im Projektmanagement Dank Gruppenkommunikation

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition (h2)

ERP ist die Abkürzung für den englischen Begriff „Enterprise-Resource-Planning“. Dieses beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Dabei müssen alle Ressourcen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, dass zum einen der reibungslose Geschäftsablauf gewährleitet werden kann und zum anderen keine Ressourcen verschwendet werden. 
Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang, sämtliche dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel, wie etwa:

• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)
• Rohstoffe (u.a. auch Bauteile, Teilstücke, etc.)

All diese Ressourcen müssen den jeweiligen Geschäftsprozessen in der richtigen Menge und Beschaffenheit jederzeit zur Verfügung stehen. Daher ist die zentrale Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse eine elementare Aufgabe des ERPs. Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. 

Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich Prozesse abteilungsübergreifend neu aufsetzen, schlanker gestalten und an einigen Stellen sogar mittels Funktionen der ERP-Software automatisieren. 

Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut?

Man hat fortan die Möglichkeit alle Ressourcen effizient auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen und kann so viele Mittel einsparen. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt einen bestimmten Aufgabenbereit im Unternehmen ab. So finden sich oftmals folgende Module in einer ERP-Software an: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion
• Projektmanagement usw.

Eine ERP-Software muss die Prozesse eines Unternehmens vollständig abbilden können. Daher haben sich über die Jahre immer mehr Anbieter mit Ihren ERP-Lösungen auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert. Ein Finanzdienstleister hat beispielweise keine Verwendung für ein Produktionsmodul. Gleichzeitig benötigt ein produzierendes Unternehmen weitreichende Funktionen zur Abbildung des gesamten Wertschöpfungsprozesses. 

Gleiches gilt für projektbezogene Unternehmen. Diese benötigen neben den Standard-Funktionen, die sich in so gut wie jeder ERP-Software finden lassen, Funktionen die das Projektmanagement unterstützen. Neben der Agenda-Planung oder auch der Budgetierung von Projekten sind Funktionen für die Gruppenkommunikation in einer ERP-Software elementar. 

ERP-Software im Projektmanagement 

Rund 50% aller gescheiterten Projekte lassen sich auf schlechte bzw. mangelnde Kommunikation innerhalb des Projektteams oder zu externen Akteuren zurückführen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Project-Management-Institute. Gerade Meetings fressen unnötig viel Zeit und sorgen immer wieder für Überschreitungen des Budgets. 

Eine effektive Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern ist ein zentrales Element, das über Erfolg bzw. Misserfolg von Projekten entscheidet. Eine ERP-Software ermöglicht an vielen verschiedenen Stellen eine medienbruchfreie und effiziente Kommunikation innerhalb der Projektgruppen und auch zu externen Akteuren außerhalb des Projektteams. 

Funktionen zur Gruppenkommunikation im Projektmanagement

Durch die Visualisierung der Projektpipeline kann jeder Akteur immer nachvollziehen, welcher Prozessschritt gerade ansteht und welche Schritte bereits abgeschlossen sind. Durch die vorherige Definition von Verantwortlichkeiten kann immer nachvollzogen werden, welcher Akteur gerade am Zug ist und welche Aufgaben bis zum nächsten Abschnitt noch erledigt werden müssen. 

Verantwortlichkeiten klar definieren 

Allein dies spart enorm viel Zeit. Verantwortlichkeiten müssen nicht immer neu geplant und abgesprochen werden. Hakt es an der einen Stelle oder ein einzelner Prozessschritt verzögert sich, können alle Akteure dies direkt einsehen und unterstützen. Projektmanagement-Module halten für die Kommunikation viele verschiedene Funktionen bereit. 

Kommunikation über Gruppenchats in der ERP-Software 

So ist es für das Projektteam möglich, eigene Chats direkt über die ERP-Software zu eröffnen und hierüber zu kommunizieren. Alle Akteure können dann direkt an der Kommunikation partizipieren und Absprachen müssen nicht umständlich an die einzelnen Projektteilnehmer weitergeleitet werden. 

Umfragen erstellen und gemeinsame Entscheidungen treffen

Auch können so Entscheidungen mit allen Projektteilnehmern abgesprochen und getroffen werden. Dazu lassen sich Umfragen erstellen, an denen alle Akteure teilnehmen können. Erst wenn alle abgestimmt haben, wird die Entscheidung bzw. der nächste Schritt freigegeben. So kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten in die Prozesse involviert sind und wissen, was als nächstes ansteht. 

Gemeinsames Arbeiten mit der ERP-Software realisieren 

Die Art der Kommunikation ist dabei immer entscheidend. Neben einem Gruppenchat ist ein gemeinsamer Datei-Ablageort entscheidend. Auch bieten viele ERP-Lösungen die Möglichkeit verschiedenste Dokumente zu kommentieren und Änderungen nachzuvollziehen. So lassen sich Dokumente gemeinsam bearbeiten, auch wenn das Projektteam nicht im selben Raum sitzt. 

Mobile Anbindung an die ERP-Software 

Die räumliche Trennung des Projektteams macht ohnehin eine barrierefreie Kommunikation von Nöten. Neben Chats greifen hier auch FAQs, Foren oder Videocalls. So kann sich das Projektteam unabhängig vom Standort der jeweiligen Akteure immer gegenseitig auf dem laufenden halten. Auch mobile Anwendungen werden in diesem Zusammenhang immer wichtiger. 

Nutzung der Cloud im Projektmanagement

Ebenso wie die Nutzung des Projektmanagement-Moduls in der Cloud. Hier haben die Mitarbeiter die Möglichkeit auch im Homeoffice oder von unterwegs aus auf die Daten des Projektes zuzugreifen und neue Daten einzupflegen. Letztlich wird so die Kommunikation deutlich verbessert und es bedarf deutlich weniger unnötiger Meetings, die Zeit rauben und den Fortschritt aufhalten. 

Fazit: Zeit sparen im Projektmanagement Dank Gruppenkommunikation

Mit einer ERP-Software und dem entsprechenden Projektmanagement-Modul verbessern projektbezogene Unternehmen die Kommunikation innerhalb des Projektteams enorm. Alle Akteure können sich medienbruchfrei immer auf dem laufenden halten und den aktuellen Projektfortschritt live mitverfolgen. 

Das spart Zeit und sorgt letztlich auch dafür, dass bessere Angebote erstellt werden können. Oftmals scheitern Projekte an mangelnder Kommunikation. Eine ERP-Software hält hierfür diverse Funktionen bereit, die es dem Projektteam ermöglichen, auch standortunabhängig, sich zu vernetzen.