Gruppenkommunikation im Projektmanagement

Gruppenkommunikation im Projektmanagement

Mit einer ERP-Software für projektbezogene Unternehmen muss vor Allem auch die projektbezogene Gruppenkommunikation abgedeckt werden können.

Projektbezogene Unternehmen, die hautsächlich in verschiedensten Projekten arbeiten, haben ganz spezielle Herausforderungen an eine ERP-Software. Vor Allem in Sachen Kommunikation kann die Software auf verschiedenen Wegen unterstützen. 

Wir wollen uns an dieser Stelle einem der Gruppenkommunikation im Projektmanagement widmen und einen Blick auf die Funktionen werfen, die eine ERP-Software dafür bereithält. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser einordnen zu können, wo das Projektmanagement darin seinen Platz findet. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition (h2)

ERP ist die Abkürzung für den englischen Begriff „Enterprise-Resource-Planning“. Dieses beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Dabei müssen alle Ressourcen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, dass zum einen der reibungslose Geschäftsablauf gewährleitet werden kann und zum anderen keine Ressourcen verschwendet werden. 
Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang, sämtliche dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel, wie etwa:

  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)
  • Rohstoffe (u.a. auch Bauteile, Teilstücke, etc.)

All diese Ressourcen müssen den jeweiligen Geschäftsprozessen in der richtigen Menge und Beschaffenheit jederzeit zur Verfügung stehen. Daher ist die zentrale Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse eine elementare Aufgabe des ERPs. Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. 

Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich Prozesse abteilungsübergreifend neu aufsetzen, schlanker gestalten und an einigen Stellen sogar mittels Funktionen der ERP-Software automatisieren. 

Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut?

Man hat fortan die Möglichkeit alle Ressourcen effizient auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen und kann so viele Mittel einsparen. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt einen bestimmten Aufgabenbereit im Unternehmen ab. So finden sich oftmals folgende Module in einer ERP-Software an: 

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzbuchhaltung
  • Warehouse-Management
  • Human-Resource-Management
  • Produktion
  • Projektmanagement usw.

Eine ERP-Software muss die Prozesse eines Unternehmens vollständig abbilden können. Daher haben sich über die Jahre immer mehr Anbieter mit Ihren ERP-Lösungen auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert. Ein Finanzdienstleister hat beispielweise keine Verwendung für ein Produktionsmodul. Gleichzeitig benötigt ein produzierendes Unternehmen weitreichende Funktionen zur Abbildung des gesamten Wertschöpfungsprozesses. 

Gleiches gilt für projektbezogene Unternehmen. Diese benötigen neben den Standard-Funktionen, die sich in so gut wie jeder ERP-Software finden lassen, Funktionen die das Projektmanagement unterstützen. Neben der Agenda-Planung oder auch der Budgetierung von Projekten sind Funktionen für die Gruppenkommunikation in einer ERP-Software elementar. 

ERP-Software im Projektmanagement 

Rund 50% aller gescheiterten Projekte lassen sich auf schlechte bzw. mangelnde Kommunikation innerhalb des Projektteams oder zu externen Akteuren zurückführen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Project-Management-Institute. Gerade Meetings fressen unnötig viel Zeit und sorgen immer wieder für Überschreitungen des Budgets. 

Eine effektive Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern ist ein zentrales Element, das über Erfolg bzw. Misserfolg von Projekten entscheidet. Eine ERP-Software ermöglicht an vielen verschiedenen Stellen eine medienbruchfreie und effiziente Kommunikation innerhalb der Projektgruppen und auch zu externen Akteuren außerhalb des Projektteams. 

Funktionen zur Gruppenkommunikation im Projektmanagement

Durch die Visualisierung der Projektpipeline kann jeder Akteur immer nachvollziehen, welcher Prozessschritt gerade ansteht und welche Schritte bereits abgeschlossen sind. Durch die vorherige Definition von Verantwortlichkeiten kann immer nachvollzogen werden, welcher Akteur gerade am Zug ist und welche Aufgaben bis zum nächsten Abschnitt noch erledigt werden müssen. 

Verantwortlichkeiten klar definieren 

Allein dies spart enorm viel Zeit. Verantwortlichkeiten müssen nicht immer neu geplant und abgesprochen werden. Hakt es an der einen Stelle oder ein einzelner Prozessschritt verzögert sich, können alle Akteure dies direkt einsehen und unterstützen. Projektmanagement-Module halten für die Kommunikation viele verschiedene Funktionen bereit. 

Kommunikation über Gruppenchats in der ERP-Software 

So ist es für das Projektteam möglich, eigene Chats direkt über die ERP-Software zu eröffnen und hierüber zu kommunizieren. Alle Akteure können dann direkt an der Kommunikation partizipieren und Absprachen müssen nicht umständlich an die einzelnen Projektteilnehmer weitergeleitet werden. 

Umfragen erstellen und gemeinsame Entscheidungen treffen

Auch können so Entscheidungen mit allen Projektteilnehmern abgesprochen und getroffen werden. Dazu lassen sich Umfragen erstellen, an denen alle Akteure teilnehmen können. Erst wenn alle abgestimmt haben, wird die Entscheidung bzw. der nächste Schritt freigegeben. So kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten in die Prozesse involviert sind und wissen, was als nächstes ansteht. 

Gemeinsames Arbeiten mit der ERP-Software realisieren 

Die Art der Kommunikation ist dabei immer entscheidend. Neben einem Gruppenchat ist ein gemeinsamer Datei-Ablageort entscheidend. Auch bieten viele ERP-Lösungen die Möglichkeit verschiedenste Dokumente zu kommentieren und Änderungen nachzuvollziehen. So lassen sich Dokumente gemeinsam bearbeiten, auch wenn das Projektteam nicht im selben Raum sitzt. 

Mobile Anbindung an die ERP-Software 

Die räumliche Trennung des Projektteams macht ohnehin eine barrierefreie Kommunikation von Nöten. Neben Chats greifen hier auch FAQs, Foren oder Videocalls. So kann sich das Projektteam unabhängig vom Standort der jeweiligen Akteure immer gegenseitig auf dem laufenden halten. Auch mobile Anwendungen werden in diesem Zusammenhang immer wichtiger. 

Nutzung der Cloud im Projektmanagement

Ebenso wie die Nutzung des Projektmanagement-Moduls in der Cloud. Hier haben die Mitarbeiter die Möglichkeit auch im Homeoffice oder von unterwegs aus auf die Daten des Projektes zuzugreifen und neue Daten einzupflegen. Letztlich wird so die Kommunikation deutlich verbessert und es bedarf deutlich weniger unnötiger Meetings, die Zeit rauben und den Fortschritt aufhalten. 

Fazit: Zeit sparen im Projektmanagement Dank Gruppenkommunikation

Mit einer ERP-Software und dem entsprechenden Projektmanagement-Modul verbessern projektbezogene Unternehmen die Kommunikation innerhalb des Projektteams enorm. Alle Akteure können sich medienbruchfrei immer auf dem laufenden halten und den aktuellen Projektfortschritt live mitverfolgen. 

Das spart Zeit und sorgt letztlich auch dafür, dass bessere Angebote erstellt werden können. Oftmals scheitern Projekte an mangelnder Kommunikation. Eine ERP-Software hält hierfür diverse Funktionen bereit, die es dem Projektteam ermöglichen, auch standortunabhängig, sich zu vernetzen. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
ERP-Anbieter suchen...
Systeme gefunden

Füllen Sie das Formular aus und erhalten Sie unverbindlich Informationen über die 7 am besten geeigneten Anbietern.

Ihre Anfrage ist erfolgreich bei uns eingegangen

  • Auf der Grundlage der von Ihnen gelieferten Informationen geht unser Berater unverbindlich an die Arbeit
  • Unser Berater trifft eine Auswahl unter den ERP-Anbietern, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.
  • Sie erhalten eine kostenlose Auswahlliste mit Informationen über die 7 geeignetsten Anbietern
  • Im Falle von Fragen oder Unklarheiten meldet sich unser Berater möglicherweise bei Ihnen
Longlist anzeigen
Auswahl neu starten

Projektverwaltung mit der ERP-Software

Alles Wichtige zum Modul Projektverwaltung in einer ERP-Software. Funktionen, Best-Practice-Modelle und Tipps für die Auswahl des passenden Systems.

Lesen Sie weiter

Bestellwesen in der ERP-Software

Das Bestellwesen in der ERP-Software macht viele Prozesse deutlich effizienter und spart langfristig enorm viel Geld ein.

Lesen Sie weiter