Ein Kassensystem für den Einzelhandel

Ein Kassensystem sollte in die ERP-Software eines Einzelhandels integriert sein. Welche Mehrwerte sich daraus ergeben, lesen Sie hier.

Der Einzelhandel ist auf ein modernes Kassensystem angewiesen. Durch die Anbindung an die ERP-Software lassen sich unzählige Mehrwerte erzielen. Welche genau, wollen wir im Folgenden einmal genauer durchleuchten. 

Zuvor werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise eines Kassensystems, sowie einer ERP-Software, um deren Zusammenspiel besser verstehen zu können. Auch wird diese definitorische Einordnung dabei helfen besser nachvollziehen zu können, warum die Anbindung so elementar ist. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Kassensystem? – Eine Definition 
• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software für den Einzelhandel 
• Funktionen eines Kassensystems im Einzelhandel 
• Fazit: Durchgängige Abläufe Dank integrierter Kassensoftware

Was ist ein Kassensystem? – Eine Definition

Ein Kassensystem ist eine EDV-Lösung, die zur Einbindung von Peripheriegeräten, wie eine Registrierkasse, genutzt wird. Dabei verwendet eine PC-Kasse meist ein Betriebssystem und speichert die Daten auf einem internen Datenträger oder übermittelt diese an ein externes Speichermedium. Elektronische Registrierkassen nutzen oftmals ein proprietäres Betriebssystem. 

Man unterscheidet im allgemeine zwischen Kassensystemen für die Gastronomie und für den Einzelhandel. In der Gastronomie dienen die Kassensysteme nicht nur als Registrierkasse. Hinzu kommt hier die Bonsteuerung, also die Steuerung des gesamten Bestellprozesses, von der Bestellaufnahme bis hin zu Abrechnung. 

Im Handel geht es neben der Hauptfunktion des Kassierens auch darum die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden zu erfassen. Dazu sind die meisten Kassensysteme im Handel mit der Materialwirtschaft oder auch der Finanzbuchhaltung verbunden. Doch dazu an späterer Stelle mehr. 

PC-gestützte Kassensysteme bestehen aus zwei Komponenten. Zum einen der Kassenhardware und zum anderen der Kassensoftware. Diese laufen zunächst einmal als abgeschlossenes System. Durch die Anbindung an die ERP-Software eröffnen sich jedoch ganz neue Möglichkeiten. 

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Hinter der Abkürzung ERP verbirgt sich das sogenannte Enterprise Resource Planning. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es um die möglichst effiziente Nutzung von Ressourcen. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen geschäftszwecke zur Verfügung stehende Betriebsmittel, wie etwa: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse geplant werden, so dass der allgemeine Prozessablauf zu keinem Zeitpunkt gestört wird. Gleichzeitig sollen Verschwendungen von Ressourcen aufgedeckt und vermieden werden. Dazu bedarf es eines Instrumentes, welches jedem Prozess die richtige Menge an Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zuordnet. 

Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen gemeinsamen Zugriff. So lassen sich Informationen schneller teilen, Prozesse transparenter gestalten und Datensilos einzelner Abteilungen aufbrechen. 

Aufbau einer ERP-Software für den Einzelhandel

Auch lassen sich die Prozesse abteilungsübergreifend und somit deutlich schlanker realisieren. Dadurch werden auf allen Ebenen des Unternehmens Ressourcen eingespart, die dann gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden können. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. 

Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die die einzelnen Prozesse in dem Bereich unterstützen. Gängig Module sind beispielsweise: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module. So hat der Einzelhandel meist weniger Verwendung für ein Produktionsmodul, benötigt dafür hingegen jedoch eine Möglichkeit das Kassensystem an die ERP-Software anzubinden. Daher haben sich im Laufe der Zeit viele ERP-Anbieter auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre Lösungen auf die Belange dieser Unternehmen angepasst. 

So findet sich am ERP-Markt auch ERP-Software für den Einzelhandel. Solche Systeme enthalten meist neben der Warenwirtschaft auch Funktionen für den Einkauf und vor allem für das Kundenbeziehungsmanagement. Auch die Anbindung an das Kassensystem beziehungsweise die direkte Integration dieser Anwendung in die ERP-Software ist für den Einzelhandel von enormer Bedeutung. 

Funktionen eines Kassensystems im Einzelhandel 

Wir wollen einen Blick auf eben jene Anbindung bzw. Integration werfen und dabei aufzeigen, welche Mehrwerte diese bieten kann. Kassensysteme werden seit Jahren immer vielfältiger und sind heute weit mehr als nur abkassieren. 

Wie bereits eingangs erwähnt besteht ein Kassensystem aus zwei Komponenten, der Hardware (Registrierkasse) und der Software. Hard- und Software sind aufeinander abgestimmt und können ohne große Anpassungen einfach zu Einsatz gebracht werden. Widmen wir uns nun ein paar wichtigen Funktionen eines Kassensystems, die in Verbindung mit der ERP-Software zur Geltung kommen. 

Kundenverwaltung

Immer mehr Kunden registrieren sich bei Einzelhändlern, um Rabatte oder Sonderangebote in Anspruch nehmen zu können. Die gesammelten Daten lassen sich gewinnbringend auswerten und es lassen sich in Echtzeit relevante Zusatzangebote für den jeweiligen Kunden erstellen. Auch lassen sich alle wichtigen Produktinformationen abrufen und schnelle Transaktionen durchführen. Das Kernziel hier ist es, den Einkauf des Kunden so angenehm wie möglich zu gestalten. 

Zahlungsarten

Immer noch nimmt Bargeld einen hohen Stellenwert in Deutschland ein. Doch Kunden erwarten heute auf unterschiedlichsten Wegen bezahlen zu können. Neben der EC-Karte wird auch das Bezahlen mit mobilen Endgeräten, wie dem Handy oder der Smartwatch immer beliebter. Dafür müssen die technischen Voraussetzungen geben sein. Auch PayPal, GooglePay oder ApplePay werden zunehmend wichtiger im Einzelhandel. Auch hierfür müssen die technischen Voraussetzungen gegeben sein.

Artikelverwaltung

Durch die Integration des Kassensystems in die ERP-Software können auch die Daten aus der Warenwirtschaft genutzt werden. Registriert die Kasse einen Artikel, kann dieser direkt mit den jeweiligen Beständen abgeglichen werden. Auf diese Weise lassen sich Engpässe deutlich besser vermeiden. Auch Ladenhüter lassen sich so schnell identifizieren und bearbeiten. 

Arbeitszeiterfassung

Ein weiterer Vorteil der Anbindung des Kassensystems an die ERP-Software ergibt sich im Bereich der Arbeitszeiterfassung. Mitarbeiter können sich einfach mit Ihrem PIN oder ihrer Checkkarte in das Kassensystem einloggen und so ihre Arbeitszeit erfassen. Die Daten werden dann direkt an die Personalabteilung zur Lohnabrechnung weitergeleitet, sodass ein durchgängiger Prozess entsteht. 

Treueaktionen

Der Einzelhandel sucht nach immer neuen Aktionen um die Kunden langfristig binden zu können. Treueaktionen gehören schon seit langem zu einem wichtigen Instrument. Doch sind Klebepunkte oder Stempelheft längst veraltet. Heute kommen Kundenkarten oder Apps zum Einsatz. Die gesammelten Daten der Kunden lassen sich dann wiederum auswerten. So kann langfristig besser auf die Wünsche und Verhaltensweisen der Kunden eingegangen werden. 

Fazit: Durchgängige Abläufe Dank integrierter Kassensoftware

Kassensystem werden immer komplexer und digitaler. In ihnen werden unzählige Daten erhoben, die zum einen geschützt werden müssen und zum anderen ausgewertet werden können. Dadurch erlangt man ein immer schärferes Bild der eigenen Kunden und kann diese mit entsprechenden Maßnahmen besser erreichen und binden. 

So liefert ein integriertes Kassensystem im Einzelhandel diverse Mehrwerte. Bestände können immer im Blick behalten und Engpässe einzelner Artikel somit vermieden werden. Die Integration des Kassensystems in die ERP-Software ist also nur konsequent, wenn man auch in Zukunft mit der Konkurrenz Schritt halten möchte.