Mobiler Barcodescanner für die Inventur mit der ERP-Software

Viele Unternehmen nutzen für die Inventur mobile Barcodescanner. In Verbindung mit der eigenen ERP-Software ergibt sich daraus ein echter Mehrwert.

Die Inventur nimmt jedes Jahr enorm viel Platz, Raum und Zeit in Anspruch. Daher gilt die Optimierung der Inventur und deren Prozesse als eine zentrale Herausforderung in modernen Unternehmen. Mit mobilen Barcodescannern und der Verbindung zur eigenen ERP-Software wird man dieser gerecht. 

Was genau dabei die Vorteile sind, wie das ganzen technisch funktioniert und warum dabei die Anbindung an die ERP-Software eine zentrale Rolle spielt, lesen Sie in diesem Artikel. Zuvor beschäftigen wir und noch eingehend mit der Funktionsweise eines ERP-Systems, um besser einordnet zu können, wie genau dieses bei der Inventur unterstützt. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Technischer Aufbau einer ERP-Software 
• Was sind mobile Barcodescanner? 
• Funktionen mobiler Barcodescanner in Verbindung mit der ERP-Software 
• Fazit: Schnellere und effiziente Inventur Dank mobiler Barcodescanner

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Mit der Abkürzung ERP wird die unternehmerische Aufgabe des Enterprise Resource Planning beschrieben. Im kern geht es dabei darum, Verschwendungen von Ressourcen aufzudecken und diese durch die Optimierung und Verschlankung von Prozessen langfristig zu vermeiden. Dazu bedarf es einer Möglichkeit alle Prozesse zentral zu planen, zu steuern und zu überwachen. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Das betrifft zum Beispiel: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, sodass der allgemeine Geschäftsablauf zu keinem Zeitpunkt gestört wird. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass keinerlei Ressourcen verschwendet werden. Keine leichte Aufgabe, bedenkt man die Vielzahl unterschiedlicher Prozesse, die tagtäglich in einem Unternehmen ablaufen. 

Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich Informationen schneller teilen und Abteilungsgrenzen überwinden. Alle Abteilungen arbeiten mit denselben Daten. Das führt zu schnelleren und transparenteren Prozessen im gesamten Unternehmen. 

Technischer Aufbau einer ERP-Software

Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlrieche Funktionen, die die jeweiligen Prozesse in diesem Sektor unterstützen. Module sind beispielsweise:

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module und alle Funktionen in diesen. Vielmehr gilt es die eigenen Prozesse so gut wie möglich mit der ERP-Software abdecken zu können. Daher haben sich viele ERP-Anbieter im Lauf der Zeit auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange dieser Unternehmen angepasst. 

Am ERP-Markt finden sich daher unzählige branchenspezifische Lösungen. Hier die richtige zu finden ist kein leichtes Unterfangen. Dabei entscheidet letztlich nicht nur der Funktionsumfang, sondern auch das jeweilige Lizenzmodell mit dem die Software angeboten wird, ob die Lösung zu einem Unternehmen passt oder nicht. 

Was sind mobile Barcodescanner?

Mobile Barcodescanner ermöglichen die Datenerfassung jenseits eines stationären Arbeitsplatzes. Einsatz finden diese zu Weilen im Lager, im Versand, beim Ticketing, im Wareneingang oder eben auch bei der Inventur. Via WLAN, 3G oder per USB-Batch werden die erfassten Daten dann in die IT-Infrastruktur überführt. (vgl. barcodescanner.de)

Dazu bedarf es einer Software auf der anderen Seite, die dazu in der Lage ist, die vom Barcodescanner gelieferten Informationen zu verarbeiten. Bezogen auf die Inventur bedarf es also einer Möglichkeit, alle Scans einem Artikel fehlerfrei zuzuordnen und deren Menge zu bestimmen. 

Die Möglichkeiten moderner Inventursoftware in Verbindung mit einer ERP-Software sind heutzutage sehr weitreichend. Wir wollen im Folgenden auf diese blicken und herausstellen, wie genau sich Kosten und Zeit bei der Inventur durch den Einsatz mobiler Barcodescanner einsparen lassen. 

Funktionen mobiler Barcodescanner in Verbindung mit der ERP-Software

Alle Waren und Artikel lassen in der Software genau führen. So ist immer ersichtlich, welche Artikel in welcher Stückzahl noch vorrätig sind. Am Jahresende kann daraus einfach und schnell eine entsprechende Bestandsliste erstellt werden. Diese lässt sich auch teilsortieren und es können diverse Unterlisten erstellt werden. So erhält man ein Verzeichnis aller vorhandener Artikel und kann diese mit den IST-Beständen abgleichen. 

Gesetzliche Rahmenbedingungen erfüllen

Das HGB verlangt, dass jeder Händler einmal im Jahr eine Inventur durchführt. Daher ist es wichtig, eine Software an der Seite zu wissen, die alle rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt und hilft diese einzuhalten. Eine entsprechende Inventursoftware, die in das ERP-System integriert ist, tut genau dies. 

Barcodescanner für schnellere Erfassung

Die eigentliche Inventur kann letztlich deutlich verkürzt werden. Hier kommen die mobilen Barcodescanner zum Tragen. Mit diesen lassen sich einfach Regalnummern und dann einzelne Artikel einscannen. Dabei werden fremdgelagerte Artikel direkt aussortiert und an anderer Stelle gespeichert. 

Der Barcodescanner übermittelt die Daten in Echtzeit an die ERP-Software. So ist für jeden Beteiligten direkt ersichtlich, welche Regale bereits gescannt wurden und welche noch ausstehen. Das doppelte Scannen eines Regals wird so ausgeschlossen. 

Daten auswerten und Erkenntnisse gewinnen 

Ebenfalls können die Bestände in Echtzeit mit den zuvor erstellten Bestandslisten abgeglichen werden. Wo gibt es Ungereimtheiten, wo ist die Waren beschädigt usw. Auch lässt sich so feststellen, wie viele Waren wohlmöglich gestohlen wurden, um welche Waren es sich dabei genau handelte und ob die Diebstahlquote im Vergleich zum Vorjahr gestiegen oder gesunken ist. Daraus lassen sich dann wiederum konkrete Maßnahmen ableiten. 

Inventur während der Geschäftszeiten 

Dank der mobilen Barcodescanner, kann die Zählung der Artikel während der Geschäftszeiten erfolgen. Automatische Abwertungsverfahren nach Lager-Gängigkeit werden ebenfalls möglich gemacht. 

Dabei kann eine permanente oder eben auch eine Stichtagsinventur mit der Software realisiert werden. Durch die Verbindung mit der ERP-Software kann auf alle dafür relevanten Daten zugegriffen werden. Die Lagerbestände, wie auch die Bestände mit Ladengeschäft lassen sich in Echtzeit führen und das über das gesamte Jahr hinweg. 

Fazit: Schnellere und effiziente Inventur Dank mobiler Barcodescanner

Mobile Barcodescanner in Verbindung mit der ERP-Software ermöglichen es, einfach und schnelle eine Stichtagsinventur, aber auch eine permanente Inventur durchzuführen. Alle Daten können einfach eingescannt und in die ERP-Software überführt werden. Dort werden diese Daten verarbeitet und mit den Beständen geglichen. 

Das System verhindert dabei das Scannen doppelter Artikel und ordnet falsch gelagerte Artikel den richtigen Regalen zu. Alles in Allem helfen die mobilen Barcodescanner mit der ERP-Software dabei die Inventur deutlich zu verkürzen. Diese lässt sich sogar während der Geschäftszeiten durchführen.