Filialwarenwirtschaft einfach mit dem ERP-System

Was muss ein ERP-System im Bereich der Filialwarenwirtschaft leisten, welche Herausforderungen gehen damit einher und wie sehen moderne Lösungen aus?

Filialwarenwirtschaftssysteme sind spezielle Warenwirtschaftssystem, die auf die Bedürfnisse von Filialen und Anschlusshäuser entwickelt wurden. Dabei sind diese so konzipiert, dass insbesondere die dezentrale Struktur solcher Handelsunternehmen in funktionaler Weise unterstütz werden kann. Neben einem zentralen Warenwirtschaftssystem gibt es zumeist eigene in den Filialen geführte Warenwirtschaftssysteme.

Diese sind dann mit dem zentralen System vernetzt, übernehmen jedoch eigene spezielle Aufgaben innerhalb der Filiale. Besonders finden solche dezentralen Systeme Anwendung in stark dezentralisierten Handelsunternehmen wie Franchiseunternehmen oder Verbundgruppen. Gerade die Entwicklungen der Kassensysteme in der letzten Zeit trugen zur Notwendigkeit von dezentralen Warenwirtschaftssystem in den Filialen bei.  

Diese verfügen meist über weit weniger Funktionen als zentrale Warenwirtschaftssysteme, bieten neben den gängigen Funktionen wie die der Abverkaufserfassung jedoch auch diverse Auswertungs- und Bestandsführungsfunktionalitäten. Diese umfassen beispielsweise die Abwicklung der Filialwareneingänge, Lagerverwaltung und die Bestandsführung. Daten erhalten die dezentralen Systeme vom zentralen Warenwirtschaftssystem und senden ihrerseits Bewegungsdaten zurück.  (vgl. Winkelmann 2019 auf http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de)

Filialwarenwirtschaft noch zeitgemäß?

In den meisten Fällen ist die Integration zwischen zentralem und dezentralen Warenwirtschaftssystem in Form einer kombinierten Anbindung von Filialwarenwirtschaft und Kassensystem an das zentrale System gelöst. Durch eine flächendeckende Versorgung mit Breitbandnetzen werden jedoch die Zentralisierungsgrade deutlich steigen. Die Pflege eines zentralen Warenwirtschaftssystems ist zumeist kostengünstiger, als die Pflege von vielen verschiedenen dezentralen Systemen. (vgl. s.o.) 

Warenaufteilung im Filialgeschäft

Es gibt grundsätzlich verschiedene Modelle mit denen Waren auf die einzelnen Filialen verteilt werden können. Im Folgenden widmen wir uns den vier gängigsten Methoden und schauen uns diese etwas genauer an. Beginnen wollen wir an dieser Stelle mit der direkten Mengenaufteilung. Hier wird weitestgehend manuell eine Verteilung der Waren an die Filialen vorgenommen.

Die Verteilung folgt keiner bestimmten automatisierten Logik und fußt im Grundsatz auf Zusatzinformationen, wie den Bestand oder die konkreten Bestellungen. Die zweite Methode umfasst die Aufteilung nach einer bestimmte Filialklassifikation. Hier passiert die Verteilung der Waren automatisch anhand einer Klassifikation, zum Beispiel dem Mindestbestand. Dazu muss eine gewisse Logik in das System integriert werden.

Der Vorteil hierbei ist, dass man massive Einsparungen im Bereich des manuellen Aufwands erwarten kann. Die dritte Verteilungsmethode richtet sich nach prozentualen Werten. Eine feste, vorher festgelegte prozentuale Verteilung ist die Grundlage hierfür. Oftmals wird diese ergänzend zur Filialklassifikation eingesetzt. Probleme hat diese Methoden bei festen Verpackungsgrößen und wenn die Liefermenge nicht der Bestellmenge entspricht. Bei der Interaktiven Aufteilung, der vierten Methode, passiert die Warenaufteilung auf „Abruf“. Das System errechnet einen Vorschlag zur Bedarfsmenge einer Filiale, die dann endgültig ihre benötigte Menge festlegt und bestellt. 

Im Anschluss der Aufteilung, nach welcher Art auch immer, werden durch das ERP-System entsprechende Umlagerungsaufträge und die dazugehörigen Lieferscheine erstellt und der Versand kann in die Wege geleitet werden.