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ERP-Beratung durch Bekannte: Hilfreich oder irreführend?

Viele Unternehmen beginnen die Suche nach einer geeigneten ERP-Software damit, Bekannte nach ihren Erfahrungen zu fragen.

Immer mehr Unternehmen entscheiden für die Einführung eines ERP-Systems, um Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren. Doch vor der Einführung liegt oft ein langer Weg. Oftmals fällt es Unternehmen schwer, sich für eine geeignete ERP-Software zu entscheiden.

Begründet durch das schier endlos wirkende Angebot fühlen sich Verantwortliche schnell überfordert. 
Dabei kann es verlockend sein, zunächst Bekannte um Rat zu fragen. Ob das eine gute Idee ist, soll in diesem Artikel herausgestellt werden. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einer ERP-Software konkret handelt. 

Inhaltsverzeichnis

ERP Definition: Was ist ERP-Software?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Ressource Planning. Im Deutschen spricht man auch von der Geschäftsressourcenplanung. Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt in richtiger Menge und Qualität an richtiger Stelle verfügbar zu machen.  

ERP-Software schafft ein digitales Abbild des Unternehmens

Zur Umsetzung dieser Aufgabe setzen Unternehmen immer häufiger auf softwarebasierte Unterstützung in Form einer ERP-Software. Das System erfüllt dabei die Aufgabe, das Unternehmen und alle unternehmensrelevanten Prozesse abzubilden. Innerhalb des Systems lassen sich diese dann steuern, verwalten, verschlanken und optimieren. 

Die ERP-Software als zentrale Datenbank

Auf diese Weise werden Ressourcen frei, welche dann an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. Zudem agiert das ERP-System als zentrale, abteilungsübergreifende Datenbank.

Da alle Mitarbeiter mit entsprechenden Zugangsberechtigungen Zugriff auf die selben Datensätze haben, wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Workflows maßgeblich erleichtert. 

Wahl einer geeigneten ERP-Software oft schwer

Es wird deutlich, dass ERP-Systeme maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen können. Dies gilt jedoch nicht pauschal für alle ERP-Systeme. 

Ein geeignetes System sollte in der Lage sein, alle Prozesse eines Unternehmens abbilden zu können. Allein durch die Branchenzugehörigkeit oder die Größe eines Unternehmens entstehen jedoch vehemente Unterschiede zwischen den jeweiligen Anforderungsprofilen. 

Aus diesem Grund müssen sich Unternehmen vor der Einführung mit der Frage auseinandersetzen, welches System das jeweilige Anforderungsprofil bestmöglich decken kann. Dies stellt viele Unternehmen vor die erste, große Hürde. 

Entscheidungsfindung oft schwer bedingt durch Informationsflut

Oftmals wissen Unternehmen nicht, wo sie bei der Suche nach einem geeigneten ERP-System beginnen sollen. Im Zuge der Allgegenwärtigkeit des Internets und seines nahezu unerschöpflichen Informationsvolums finden sich diverse Bewertungen unterschiedlicher Systeme auf unzähligen Seiten. 

Bei dieser Informationsflut fällt es schnell schwer, den Überblick zu behalten. Aus diesem Grund kann es schnell verlockend scheinen, sich Rat bei Bekannten einzuholen. 

Vorteile einer ERP-Beratung durch Bekannte

Tatsächlich gibt es einige gute Gründe dafür, sich bei Bekannten eine ERP-Beratung einzuholen. 

Ehrliche Meinung

Zum einen ist in den meisten Fällen davon auszugehen, dass Sie eine ehrlich gemeinte Einschätzung erhalten. Bekannte werden im Gegensatz zu Vertrieblern nicht dafür bezahlt, ein bestimmten ERP-System an den Mann zu bringen. Vielmehr haben sie ein ehrliches Interesse daran, Sie bestmöglich zu informieren. 

Dies ist nicht unbedingt gegeben, wenn Sie sich Rat bei einer Anbieter einholen. Das soll keineswegs bedeuten, dass dieser mutwillig irreführende Informationen verbreiten würde. Dennoch liegt es auf der Hand, dass Anbieter letzten Endes auch in eigenem Interesse handeln. 

Nachweisbarer Erfolg 

Des Weiteren erhalten Sie durch die Beratung eines Bekannten Informationen aus erster Hand. Nutzt dieser das System selbst erfolgreich, ist dies ein Paradebeispiel für den nachweisbaren Erfolg des Systems. 

Besonders wenn es sich um einen Bekannten aus der gleichen Branche handelt, stehen die Chancen gut, dass es sich um eine adäquate Lösung handelt. So ist es in jedem Fall ratsam, sich nach Referenzen vergleichbarer Implementierungen zu erkundigen. 

Letzten Endes Wahl eines geeigneten Systems eine folgenschwere Entscheidung für das gesamte Unternehmen und sollte aus diesem Grund in keinem Fall übers Knie gebrochen werden. Der Rat eines Bekannten ist daher eine gute Anlaufstelle, um mit der Suche zu beginnen.  

ERP-Beratung durch Bekannte: Nachteile und Risiken

Dennoch sollten sich Unternehmen bei der Wahl eines geeigneten Systems keineswegs ausschließlich auf den Rat eines Bekannten stützen. Denn hierbei handelt es sich lediglich um einen Einzelfall, der in keiner Weise ein ganzheitliches Bild des Systems schaffen kann. 

Einseitiges, voreingenommenes Feedback

Treffen Unternehmen ihre ERP-Wahl ausschließlich auf Basis einer einzigen Empfehlung sofern sie im Endeffekt darauf, dass es sich hierbei bereits um „den heiligen Grahl“ handelt und keine bessere Lösung verfügbar ist. Allein aufgrund der Vielfalt des Angebotes an ERP-Systemen ist dies jedoch sehr unwahrscheinlich. Zudem ist es wahrscheinlich, dass Bekannte bei erfolgreicher Nutzung voreingenommen gegenüber dem System sind. 

So wird das negative Feedback anderer Unternehmen schnell irrelevant, wenn es im eigenen Unternehmen zu keinerlei Problemen kam. Wie es sich prozentual mit der Zufriedenheit der Anwender verhält, kann in der Aussage eines einzelnen Unternehmers keinesfalls akkurat reflektiert werden. 

Andere Grundvoraussetzungen und Anforderungsprofile

Hinzu kommt, dass sich Unternehmen auch bei gleicher Branchenzugehörigkeit enorm unterscheiden können. Letzten Endes ist kein Unternehmen wie das andere und hat dementsprechend auch ein einzigartiges Anforderungsprofil, welches vom ERP-System gedeckt werden muss. 

Dies bezieht sich nicht nur auf die Darstellung teils spezieller Geschäftsprozesse, sondern auch auf grundlegende Kriterien wie die eigene IT-Infrastruktur. So mag ein Unternehmen über die Kapazitäten verfügen, das System lokal auf den hauseigenen Servern zu implementieren und zu betreiben.

Andere Unternehmen verfügen höchstwahrscheinlich nicht über identische Grundvoraussetzungen oder bevorzugen allein aufgrund des geringeren Aufwands eine Cloud-basierte ERP-Lösung. So lässt sich keine pauschal gültige Aussage darüber treffen, ob ein ERP-System besser ist als ein anderes. 

ERP Auswahl: So treffen Sie die richtige Entscheidung

Wer auf der Suche nach einer geeigneten ERP-Software ist, ist durch diese Tatsache vermutlich wenig beraten. 

Bei der Suche nach und Auswahl einer adäquaten ERP-Software empfiehlt sich in jedem Fall ein strategischer Ansatz. So sollten im ersten Schritt grundlegende Anforderungen oder Ausschlusskriterien definiert werden.

Auf Basis dieser Faktoren kann dann eine Longlist mit möglichen Anbietern erstellt werden, welche durch Recherche und weitere Selektierung dann auf eine Shortlist reduziert werden kann. 

Diese Anbieter können dann kontaktiert werden und erhalten die Möglichkeit, sich und ihre Lösung vorzustellen. Letzten Endes geht es bei einer ERP-Einführung nicht nur um das ERP-System selbst, sondern auch um den Anbieter. Dieser soll ein geeigneter Partner für eine langfristige und erfolgreiche Geschäftsbeziehung sein. 

In jedem Fall eignen sich Vergleichsportale, um eine erste Vor-Selektierung zu treffen und Überblick über mögliche Systeme und Anbieter zu schaffen. 

Fazit: Beratung durch Bekannte als erster Anhaltspunkt

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die ERP-Beratung eines Bekannten ein guter Anhaltspunkt ist. Dennoch sollten sich Unternehmen darüber hinaus bei anderen Unternehmen und über Vergleichsportale informieren. 

In jedem Fall sollten sich Unternehmen vor der Wahl eines Systems darüber bewusst sein, welche konkreten Ziele sie mit der Einführung erreichen wollen. 

Nur auf Basis dieser Ziele lässt sich eine Liste potenziell geeigneter Systeme zusammenstellen, die langfristig wirklich einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen könnten. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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