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Die Relevanz eines guten Projektteams im ERP-Projekt

Das Projektteam legt den entscheidenden Grundstein für ein erfolgreiches ERP-Projekt. Warum das so ist und was Sie beachten sollten, erfahren Sie hier.

Die geplante Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ist immer auch mit einer gewissen Unsicherheit verbunden. Schließlich lässt sich im Vorab nie genau sagen, wie das finale Ergebnis aussehen wird.

Dennoch können Unternehmen diverse Maßnahmen ergreifen, um alle Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches ERP-Projekt zu gewährleisten. So ist ein fundamentaler Bestandteil eines jeden erfolgreichen Projektes ein gutes Projektteam. 
Aus diesem Grund soll es im Folgenden einmal um die Rolle des Projektteams im ERP-Projekt gehen. 

Inhaltsverzeichnis

ERP – Ein Überblick

„ERP“ bezeichnet das Enterprise-Resource-Planning. Hierbei handelt es sich um die zentrale Aufgabe eines jeden Unternehmens, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen zeit an richtiger Stelle in benötigter Qualität und Quantität und mit den richtigen Informationen bereitzustellen. 

Je nach Unternehmensgröße, Branchenzugehörigkeit oder Geschäftsstruktur bedarf es zur Erfüllung dieser Aufgabe einer Vielzahl teils komplexer, aufeinander aufbauender Prozesse.

Um als Unternehmen einen klaren Überblick über diese Geschäftsprozesse zu behalten, kommen heutzutage immer öfter Systeme zur Geschäftsressourcenplanung. Diese werden auch als ERP-Software bezeichnet. 

Die Rolle der ERP-Software

Mittels ERP-Software lassen sich sämtliche Geschäftsprozesse zentral abbilden. So entsteht eine Art digitales Abbild des gesamten Unternehmens mit all seinen Prozessen. Diese können dann wiederum innerhalb der ERP-Software 

  • Verwaltet 
  • Gesteuert 
  • Verschlankt 
  • Optimiert 
  • Automatisiert 

Werden. 

Vorteile einer ERP-Software

Aus der zentralen Ausrichtung einer ERP-Software resultieren diverse Vorteile für das Unternehmen. So werden beispielsweise Medienbrüche und die damit einhergehende doppelte Datenpflege vermieden. Das sorgt wiederum dafür, dass Fehlerquellen reduziert werden. 

Zudem verbessert eine ganzheitliche ERP-Software abteilungsübergreifend die Kollaboration im Unternehmen. Da alle Mitarbeiter mit dem selben System arbeiten, kommt es auch bei Workflows nicht zu Medienbrüchen.

Entsprechende Automatisierungen sorgen dafür, dass ganze Arbeitsschritte eingespart werden oder helfen dabei, Fristen einzuhalten. 
So kann ERP-Software auf vielfältige Weise dazu beitragen, dass Ressourcen zielführender eingesetzt werden.

Durch ein effizientes Ressourcenmanagement entsteht Unternehmen ein Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern. In Zeiten von konkurrenzstarken Märkten und wachsenden Kundenerwartungen ist eine geeignete ERP-Software somit ein entscheidendes Kriterium für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. 

Ablauf einer ERP-Einführung

Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Anschaffung einer ganzheitlichen ERP-Software, die alle zentralen Geschäftsprozesse digital abbilden kann. Ist der Entschluss für die Einführung gefasst, befindet sich ein Unternehmen am Anfang des ERP-Projektes. 

1. Anforderungen definieren

Nun gilt es zunächst zu definieren, welche Anforderungen eine geeignete ERP-Software erfüllen sollte. Denn ERP-Software ist nicht gleich ERP-Software. Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchenzugehörigkeit haben abweichende Anforderungen an eine adäquate.

Ist ein System beispielsweise aufgrund hochgradig spezifischer Geschäftsprozesse nicht in der Lage, alle Prozesse abzubilden, ist die Software für das Unternehmen von wenig Nutzen oder verursacht gar einen Mehraufwand. 

2. Lastenheft zusammenstellen

Aus diesem Grund sollten Unternehmen in jedem Fall ein Lastenheft mit konkreten, detaillierten Anforderungen und benötigten Funktionen aufstellen. Auf Basis des Lastenheftes lassen sich dann geeignete ERP-Anbieter und Systeme identifizieren.

Da der ERP-Markt sehr vielfältig ist und neben den großen Hausnamen auch viele weniger Bekannte Unternehmen in Frage kommen, können Unternehmen zunächst auf Vergleichsportale zurückgreifen. Diese verschaffen einen soliden, ersten Überblick über potenzielle Anbieter. 

3. Planung und Vorbereitung

Ist die Entscheidung für eine bestimmte ERP-Software gefallen, müssen Unternehmen einige Planungs- und Vorbereitungsmaßnahmen treffen. Dazu zählt unter anderem auch die Zusammenstellung eines Projektteams. 

Die Rolle des Projektteams im ERP-Projekt

Doch welche Rolle spielt dieses im gesamten ERP-Projekt? Wird die Implementierung beispielsweise durch den Anbieter begleitet und weitestgehend abgewickelt, sollte die Belegschaft in dieser Zeit doch wie gewohnt ihrer Arbeit nachgehen können? 
Leider greift diese Annahme zu kurz und berücksichtigt nicht das Gesamtbild. 

Mitarbeiter früh miteinbeziehen

Tatsächlich sollten Unternehmen ihre Belegschaft auch aus eigennützigem Interesse möglichst früh in das ERP-Projekt und die geplante Einführung miteinbeziehen.

Letztlich sind es die Mitarbeiter, welche die ERP-Software regelmäßig im Tagesgeschäft nutzen werden. So hat auch das leistungsstärkste System wenig Mehrwert für ein Unternehmen, wenn es von der Belegschaft nicht zu seinem vollen Potenzial genutzt wird. 

Ablehnung vermeiden

Eine derartige Problematik kann in unterschiedlichen Ursachen begründet sein. Ein häufig unterschätztes Risiko ist dabei eine Ablehnung des Systems durch die Mitarbeiter. In diesem Fall wird das System von der Belegschaft nur ungern genutzt und die Nutzung nach Möglichkeit teilweise sogar vermieden.

Eine derartige Nutzung ist äußerst kontraproduktiv für die Vermeidung von Medienbrüchen und ganzheitlich-digitalisierte Prozesse und Workflows. 

Ursachen für ein solches Verhalten sind oftmals auf eine mangelnde oder intransparente Kommunikation der Führungsebene zurückzuführen. Sind der Belegschaft die für sie entstehenden Vorteile im Arbeitsalltag nicht bewusst, kann die ERP-Einführung beispielsweise als Kontrollmaßnahme der eigenen Arbeit seitens des Managements empfunden werden.

Um derartigen Fehlwahrnehmen vorzubeugen, ist ein möglichst frühes Miteinbeziehen der Mitarbeiter unabdingbar. 

Key User und Projektverantwortliche

Im Idealfall sollte die Belegschaft jedoch nicht nur ausgiebig über das Projekt informiert werden, sondern auch aktiv daran teilhaben. Dies ist beispielsweise durch die Ernennung von Key Usern möglich. Key User oder zu Deutsch Hauptbenutzer sind Mitarbeiter, welche im Rahmen einer Softwareeinführung als erste praktische Erfahrung mit der Nutzung des neuen Systems machen. 

Sie wirken aktiv an der Einführung der neuen ERP-Software mit, unterstützen Ausbau und Integrationstiefe und betreuen das Projekt in nachgelagerten Phasen. Einzelne Key User spezialisieren sich in ihrem Geschäftsbereich auf die relevanten Funktionen und Module für diese Abteilung.

Dabei vertritt er die Interessen eines Fachbereiches im gesamten Projektteam. 
Gleichsam stellen Key User eine wichtige Schnittstelle zwischen am Projekt beteiligten Akteuren dar. So fungieren sie als Ansprechpartner für Kollegen des eigenen Geschäftsbereiches wie auch für den Projektleiter und den ERP-Anbieter. 

Schulungen intern abwickeln und Kosten sparen

Durch die Erfahrungen, die Key User im Laufe des Projektes in der Nutzung der neuen ERP-Software sammeln sind sie in der Regel in der Lage, eigenverantwortlich notwendige Mitarbeiterschulungen durchzuführen.

Dies bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Der womöglich offensichtlichste Vorteil besteht darin, dass bei internen Schulungen die Beauftragung eines externen Dienstleisters und die damit verbundenen zusätzlichen Kosten hinfällig werden. 

Kollegiale Atmosphäre 

Zum anderen spricht jedoch auch eine informellere, kollegiale Atmosphäre für interne Schulungen. In einem vertrauten Umfeld mit einem bekannten Kollegen als Schulungsleiter fällt es manchen Mitarbeitern einfacher, Unsicherheiten zu äußern oder spezifische Fragen zur Funktionsweise zu stellen. 

Letztlich verschmelzen durch die Position von Key Usern und Projektleitern die Grenzen zwischen Führungsebene und Belegschaft. Key User und Projektleiter agieren dabei nicht zuletzt auch als Vermittler zwischen beiden Ebenen.

Somit stellen sie sicher, dass die Einführung der ERP-Software kein reiner Drop-down Prozess ist, sondern auch die Interessen der operativen User gegenüber der Führungsebene vertreten werden. 

Qualifizierte Mitarbeiter auserwählen

Wichtig ist, dass weder Projektleiter noch Key User blind und ohne vorherige Rücksprache ernannt werden sollten. Neben einer gewissen beruflichen Expertise sollten sie vor allem die folgenden Kriterien erfüllen: 

  • Gutes Verständnis für Geschäftsprozesse und Workflows des eigenen Bereiches 
  • Gutes Verständnis für Geschäftsprozesse und Workflows anderer Geschäftsbereiche 
  • Fachliche Kompetenz
  • Hohe intrinsische Motivation für das ERP-Projekt

Doch auch, wenn ein Key User sämtliche Kriterien in Gänze erfüllt, sollte er dennoch nicht auf sich allein gestellt sein. Wichtig ist, dass Unternehmen Key Usern entgegenkommen und sie soweit wie möglich im Tagesgeschäft zu entlasten.

Die Einführung einer neuen ERP-Software geht mit einem hohen zeitlichen Aufwand einher, sodass Mitarbeitern entsprechende Kapazitäten eingeräumt werden müssen. 

Fazit: Kein erfolgreiches ERP-Projekt ohne Projektteam

Es wird also deutlich, dass ein qualifiziertes, motiviertes Projektteam den Grundstein für ein erfolgreiches ERP-Projekt legt. 
Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen des Stellenwertes eines kompetenten Projektteams bereits vor Beginn des ERP-Projektes bewusst werden und die gesamte Belegschaft möglichst früh in den Prozess der ERP-Einführung mit einbeziehen. 

Auf diese Weise werden Drop-down Strukturen vermieden und die Interessen operativer Nutzer wiedergespiegelt. Da die Mitarbeiter letztlich diejenigen sind, die die neue ERP-Software regelmäßig im Tagesgeschäft nutzen werden, sollten Ihre Interessen und Anmerkungen in jedem Fall berücksichtigt werden. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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