5-punkte-jeder-erp-checkliste

5 Punkte, die auf keiner ERP-Checkliste fehlen dürfen

Erfahren Sie hier, wie mittels einer soliden ERP-Checkliste die Softwareauswahl gelingt.

Unternehmen aller Branchen und Größen haben oftmals ähnliche Beweggründe für die Einführung einer ERP-Software. So wünschen sich die meisten Firmen entweder 

  • Optimierte, betriebliche Abläufe 
  • Schnelles Reaktionsvermögen bezüglich kurzfristiger Marktveränderungen 
  • Eröffnungen neuer Potenziale (Marktsegmente, Absatzkanäle, etc.) 
  • Bestmögliche Gestaltung der Geschäftsprozesse 

Oder eine Kombination aus mehreren Faktoren. Doch obwohl die Ziele und Beweggründe meist sehr ähnlich sind, variieren die Anforderungen zwischen unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen teils stark. Aus diesem Grund lässt sich beispielsweise kein pauschal empfehlenswertes ERP-System benennen. 

Doch wie gelingt es Unternehmen dann, eine geeignete ERP-Software zu identifizieren? – Durch die Erstellung und Nutzung einer ERP-Checkliste.

Daher wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit ERP-Checklisten auseinandersetzen und aufzeigen, was auf einer geeigneten Checkliste keinesfalls fehlen sollte. Zunächst muss jedoch definiert werden, was unter dem Begriff „ERP-Software“ eigentlich zu verstehen ist. 

Inhaltsverzeichnis

ERP – Ein Überblick

Das Akronym „ERP“ bezeichnet den englischen Begriff „Enterprise-Resource-Planning“. Zu Deutsch wird synonym in der Regel der Begriff „Geschäftsressourcenplanung“ verwendet. Hierbei handelt es sich um die fundamentale unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen wie 

  • Rohstoffe
  • Energie 
  • Finanzielle Mitte 
  • Betriebsmittel 
  • Personal 
  • (Arbeits-)zeit 

Zur richtigen Zeit in benötigter Qualität und Quantität an richtiger Stelle im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Je nach Unternehmensgröße, Branchenzugehörigkeit oder internen Strukturen bedarf es zur Erfüllung dieser Aufgabe einer Vielzahl teils komplexer oder aufeinander aufbauender Geschäftsprozesse. 

ERP-Software erleichtert die Geschäftsressourcenplanung

Um den Überblick über all diese Prozesse zu behalten und sie gezielt steuern zu können, setzen immer mehr Unternehmen auf ERP-Software. Diese Systeme sind in der Lage, alle unternehmenseigenen Prozesse digital abzubilden. So entsteht letztlich ein digitales Abbild des gesamten Unternehmens. 

  • Innerhalb des Systems lassen sich dann sämtliche Prozesse zentral 
  • Verwalten 
  • Steuern 
  • Verschlanken 
  • Optimieren 
  • Automatisieren

Aus dieser Funktionsweise ergeben sich zahlreiche Vorteile. Zum einen wird durch die zentrale Ausrichtung einer ERP-Software die abteilungsübergreifende Kollaboration innerhalb des Unternehmens verbessert. 

Zum anderen führt die Optimierung bestehender Geschäftsprozesse zu einer effizienteren Ressourcenverteilung. Letztlich kann der Einsatz einer adäquaten, zeitgemäßen ERP-Lösung so zu einem einschlägigen Wettbewerbsvorteil werden. 

Warum sich die Erstellung einer ERP-Checkliste lohnt

Dieser stellt sich jedoch nur ein, wenn das Unternehmen eine geeignete ERP-Software verwendet. So muss ein adäquates System in der Lage sein, alle noch so spezifischen Prozesse eines Unternehmens softwareseitig abzubilden. 

Anforderungen an ERP-Software variieren

Doch wie finden Unternehmen ein für sie optimales System? Schließlich ist der ERP-Markt überaus vielfältig, sodass ein schneller Überblick als branchenfernes Unternehmen meist nicht realisierbar ist. Aus diesem Grund sollten Unternehmen vor der ERP-Auswahl eine sogenannte ERP-Checkliste erstellen. 

Bestandteile einer ERP-Checkliste

Diese beinhaltet alle grundlegenden Rahmenbedingungen sowie individuellen Anforderungen an eine geeignete ERP-Software. Dabei geht der Umfang der Checkliste weit über die funktionalen Anforderungen an die ERP-Software hinaus, wobei diese selbstverständlich ein entscheidender Bestandteil des Anforderungsprofils sind.

5 Punkte, die auf keiner ERP-Checkliste fehlen dürfen

Im Folgenden wollen wir uns einmal näher damit befassen, welche Aspekte im Einzelnen auf der ERP-Checkliste berücksichtigt werden sollten. Dazu zählen: 

  • Technische Rahmenbedingungen und Gegebenheiten 
  • Unternehmenseigene Anforderungen 
  • Funktionale Anforderungen 
  • Anforderungen an den ERP-Anbieter 
  • Sonstige Anforderungen 

1. Was sind die technischen Rahmenbedingungen der IT-Infrastruktur?

Zu Beginn eines jeden ERP-Projektes sollten sich Unternehmen des aktuellen IST-Zustandes im eigenen Betrieb bewusst werden. In Bezug auf die ERP-Auswahl muss in diesem Bereich vor allem die eigene IT-Infrastruktur miteinbezogen werden. Ziel ist es, festzuhalten, in welche technische Infrastruktur die neue ERP-Software integriert werden soll. 

Dabei spielen die folgenden Fragen, Kriterien und Aspekte eine Rolle: 

  • Lokale Server oder Cloud? 
  • B2B oder B2C? 
  • Vertriebskanäle (Webshop etc.)
  • Vorhandenes Betriebssystem 
  • Vorhandensein einer eigenen IT-Abteilung 
  • Währungen 
  • Sprachen 
  • Anbindungen an vorhandene Anwendungen und Programme

Hierbei handelt es sich um wichtige Rahmenbedingungen, über die auch potenzielle ERP-Anbieter in jedem Fall informiert werden sollten. Aus diesem Grund stellen sich einen wichtigen Bestandteil einer jeden ERP-Checkliste dar.  

2. Was ist für mein Unternehmen besonders wichtig?

Neben den technischen Rahmenbedingungen in Bezug auf die unternehmenseigene IT-Infrastruktur gilt es auch zu berücksichtigen, welche grundlegenden Ziele mit der Einführung einer (neuen) ERP-Software erreicht werden sollen. 

Unterschiedliche Schwerpunkte

So mag es für ein Unternehmen besonders wichtig sein, Produktionsprozesse gezielt zu steuern, während ein anderes Unternehmen den Optimierungsbedarf vor allem in der effizienteren Gestaltung der Kommunikationsprozesse sieht. 
Weitere, potenzielle Schwerpunkte liegen in den Bereichen: 

  • Externe Kommunikation (mit Geschäftspartnern und Kunden) 
  • Produktivitätssteigerung 
  • Schnelle Anpassungsfähigkeit bzgl. Markt- oder Unternehmensveränderungen 
  • Modernisierung und Digitalisierung (bspw. Mobiles Arbeiten)
  • Unternehmensentwicklung 

Je nach Unternehmen können wieder entweder ein einzelner Aspekt oder eine Kombination aus mehreren priorisiert werden. 

3. Welche funktionalen Anforderungen muss die ERP-Software erfüllen?

Funktionale Anforderungen beziehen sich auf konkrete Funktionen, über die eine geeignete ERP-Software verfügen sollte. Da ERP-Software ganzheitlich ausgerichtet ist, führt sie die Aufgaben und Prozesse aller Geschäftsbereiche in sich zusammen. 

Da jedoch in unterschiedlichen Abteilungen aufgrund der variierenden Aufgabenprofile auch unterschiedliche Funktionen benötigt werden, werden diese oftmals in separaten Modulen für den jeweiligen Geschäftsbereich zusammengefasst. Nicht jedes Unternehmen benötigt daher alle möglichen Module einer ERP-Software. 

Beispiel: Produzierende Unternehmen

Ein Unternehmen der diskreten Fertigung benötigt in der Regel einen extensiven Funktionsumfang im Bereich der Produktion. Konkret können hier beispielsweise Funktionen aus dem Bereich der Produktionsplanung und -Steuerung (PPS), Advanced Planning and Scheduling (APS) oder des Supply Chain Managements (SCM) handeln. 

4. Welche Anforderungen sollte der Anbieter erfüllen?

Neben softwarespezifischer Anforderungen sollten Unternehmen auch den Anbieter der ERP-Software nicht in Gänze außer Acht lassen. Letztlich ist ERP-Software auf einen langfristigen Einsatz im Unternehmen ausgelegt.

Somit geht das Unternehmen mit dem ERP-Anbieter bestenfalls ein langjähriges Geschäftsverhältnis ein und sollte sich daher im Vorab näher mit dem neuen, potenziellen Geschäftspartner auseinandersetzen. Wichtige Faktoren sind dabei: 

  • Branchenkenntnis 
  • Flexibilität 
  • Beratung & Service 
  • Wartung (SLAs, Updates & Upgrades, etc.) 
  • Zukunftsfähigkeit

Zur Bewertung eines potenziellen Anbieters können Unternehmen auch Referenzen voriger Kunden aus der eigenen Branche berücksichtigen. Aussagekräftig kann darüber hinaus auch eine Bonitätsauskunft sein. Diese verleiht Unternehmen eine gewisse Sicherheit darüber, dass der Anbieter sie auch in Zukunft betreuen kann. 

5. Ablauf der ERP-Einführung

Nicht zuletzt zählt auch der Ablauf der ERP-Einführung ein Kriterium bei der Auswahl einer geeigneten ERP-Software dar. Zwar sollten beispielsweise funktionale Anforderungen einen wesentlich höheren Stellenwert bei der ERP-Auswahl einnehmen.

Dennoch sollten auch Rahmenbedingungen bezüglich des Projektablaufes in jedem Fall im Vorab mit potenziellen Anbietern besprochen werden. Dies bezieht sich nicht nur auf das Budget sowie des zeitlichen Rahmenbedingungen, sondern auch auf 

  • Technische Umsetzung 
  • Test- und Pilotbetrieb 
  • Personalschulungen 
  • Einarbeitungs- und Überganszeit 
  • Art des Go-Live 

Intern sollten Unternehmen zudem auch beispielsweise Maßnahmen zur Auswahl der Projektverantwortlichen und Key User treffen, da ein qualifiziertes, motiviertes Projektteam den Grundstein für ein erfolgreiches Softwareprojekt legt. 

Fazit: Mit einer vollständigen ERP-Checkliste gelingt die Softwareauswahl

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass eine ERP-Checkliste ein unverzichtbares Tool im ERP-Projekt darstellt. 

Während der Erstellung setzen sich Unternehmen aktiv mit den gegebenen Rahmenbedingungen im eigenen Betrieb sowie allen erforderlichen Anforderungen an eine adäquate ERP-Software auseinander. 

In einer ausführlichen Checkliste sollten sich Punkte aus den folgenden fünf Kategorien wiederfinden: 

  • Technischen Rahmenbedingungen der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur
  • Unternehmensspezifische Schwerpunktsetzung/ Priorisierung  
  • Funktionale Anforderungen
  • Anforderungen an den Anbieter
  • Ablauf der ERP-Einführung

So kann sichergestellt werden, dass keine wichtigen Kriterien übersehen werden.

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
ERP-Anbieter suchen...
Systeme gefunden

Füllen Sie das Formular aus und erhalten Sie unverbindlich Informationen über die 7 am besten geeigneten Anbietern.

Ihre Anfrage ist erfolgreich bei uns eingegangen

  • Auf der Grundlage der von Ihnen gelieferten Informationen geht unser Berater unverbindlich an die Arbeit
  • Unser Berater trifft eine Auswahl unter den ERP-Anbietern, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.
  • Sie erhalten eine kostenlose Auswahlliste mit Informationen über die 7 geeignetsten Anbietern
  • Im Falle von Fragen oder Unklarheiten meldet sich unser Berater möglicherweise bei Ihnen
Longlist anzeigen
Auswahl neu starten
Lieferant des Monats

GUS-OS Digital Hub über Amazon Web Services verfügbar

ERP-Lösung als Software-as-a-Service - GUS-OS Digital Hub nun auch über Amazon Web Service (AWS).

Lesen Sie weiter
Lieferant des Monats

ERP und Industrie 4.0: Ein Dream-Team?

Der CEO der GUS Group Dirk Bingler zeigt die Möglichkeiten einer ERP-Software in der Industrie 4.0 auf und klärt deren zukünftige Bedeutung.

Lesen Sie weiter