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5 Punkte, die auf keiner ERP-Checkliste fehlen dürfen

Erfahren Sie hier, wie mittels einer soliden ERP-Checkliste die Softwareauswahl gelingt.

Unternehmen aller Branchen und Größen haben oftmals ähnliche Beweggründe für die Einführung einer ERP-Software. So wünschen sich die meisten Firmen entweder 

  • Optimierte, betriebliche Abläufe 
  • Schnelles Reaktionsvermögen bezüglich kurzfristiger Marktveränderungen 
  • Eröffnungen neuer Potenziale (Marktsegmente, Absatzkanäle, etc.) 
  • Bestmögliche Gestaltung der Geschäftsprozesse 

Oder eine Kombination aus mehreren Faktoren. Doch obwohl die Ziele und Beweggründe meist sehr ähnlich sind, variieren die Anforderungen zwischen unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen teils stark. Aus diesem Grund lässt sich beispielsweise kein pauschal empfehlenswertes ERP-System benennen. 

Doch wie gelingt es Unternehmen dann, eine geeignete ERP-Software zu identifizieren? – Durch die Erstellung und Nutzung einer ERP-Checkliste.

Daher wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit ERP-Checklisten auseinandersetzen und aufzeigen, was auf einer geeigneten Checkliste keinesfalls fehlen sollte. Zunächst muss jedoch definiert werden, was unter dem Begriff „ERP-Software“ eigentlich zu verstehen ist. 

Inhaltsverzeichnis

ERP – Ein Überblick

Das Akronym „ERP“ bezeichnet den englischen Begriff „Enterprise-Resource-Planning“. Zu Deutsch wird synonym in der Regel der Begriff „Geschäftsressourcenplanung“ verwendet. Hierbei handelt es sich um die fundamentale unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen wie 

  • Rohstoffe
  • Energie 
  • Finanzielle Mitte 
  • Betriebsmittel 
  • Personal 
  • (Arbeits-)zeit 

Zur richtigen Zeit in benötigter Qualität und Quantität an richtiger Stelle im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Je nach Unternehmensgröße, Branchenzugehörigkeit oder internen Strukturen bedarf es zur Erfüllung dieser Aufgabe einer Vielzahl teils komplexer oder aufeinander aufbauender Geschäftsprozesse. 

ERP-Software erleichtert die Geschäftsressourcenplanung

Um den Überblick über all diese Prozesse zu behalten und sie gezielt steuern zu können, setzen immer mehr Unternehmen auf ERP-Software. Diese Systeme sind in der Lage, alle unternehmenseigenen Prozesse digital abzubilden. So entsteht letztlich ein digitales Abbild des gesamten Unternehmens. 

  • Innerhalb des Systems lassen sich dann sämtliche Prozesse zentral 
  • Verwalten 
  • Steuern 
  • Verschlanken 
  • Optimieren 
  • Automatisieren

Aus dieser Funktionsweise ergeben sich zahlreiche Vorteile. Zum einen wird durch die zentrale Ausrichtung einer ERP-Software die abteilungsübergreifende Kollaboration innerhalb des Unternehmens verbessert. 

Zum anderen führt die Optimierung bestehender Geschäftsprozesse zu einer effizienteren Ressourcenverteilung. Letztlich kann der Einsatz einer adäquaten, zeitgemäßen ERP-Lösung so zu einem einschlägigen Wettbewerbsvorteil werden. 

Warum sich die Erstellung einer ERP-Checkliste lohnt

Dieser stellt sich jedoch nur ein, wenn das Unternehmen eine geeignete ERP-Software verwendet. So muss ein adäquates System in der Lage sein, alle noch so spezifischen Prozesse eines Unternehmens softwareseitig abzubilden. 

Anforderungen an ERP-Software variieren

Doch wie finden Unternehmen ein für sie optimales System? Schließlich ist der ERP-Markt überaus vielfältig, sodass ein schneller Überblick als branchenfernes Unternehmen meist nicht realisierbar ist. Aus diesem Grund sollten Unternehmen vor der ERP-Auswahl eine sogenannte ERP-Checkliste erstellen. 

Bestandteile einer ERP-Checkliste

Diese beinhaltet alle grundlegenden Rahmenbedingungen sowie individuellen Anforderungen an eine geeignete ERP-Software. Dabei geht der Umfang der Checkliste weit über die funktionalen Anforderungen an die ERP-Software hinaus, wobei diese selbstverständlich ein entscheidender Bestandteil des Anforderungsprofils sind.

5 Punkte, die auf keiner ERP-Checkliste fehlen dürfen

Im Folgenden wollen wir uns einmal näher damit befassen, welche Aspekte im Einzelnen auf der ERP-Checkliste berücksichtigt werden sollten. Dazu zählen: 

  • Technische Rahmenbedingungen und Gegebenheiten 
  • Unternehmenseigene Anforderungen 
  • Funktionale Anforderungen 
  • Anforderungen an den ERP-Anbieter 
  • Sonstige Anforderungen 

1. Was sind die technischen Rahmenbedingungen der IT-Infrastruktur?

Zu Beginn eines jeden ERP-Projektes sollten sich Unternehmen des aktuellen IST-Zustandes im eigenen Betrieb bewusst werden. In Bezug auf die ERP-Auswahl muss in diesem Bereich vor allem die eigene IT-Infrastruktur miteinbezogen werden. Ziel ist es, festzuhalten, in welche technische Infrastruktur die neue ERP-Software integriert werden soll. 

Dabei spielen die folgenden Fragen, Kriterien und Aspekte eine Rolle: 

  • Lokale Server oder Cloud? 
  • B2B oder B2C? 
  • Vertriebskanäle (Webshop etc.)
  • Vorhandenes Betriebssystem 
  • Vorhandensein einer eigenen IT-Abteilung 
  • Währungen 
  • Sprachen 
  • Anbindungen an vorhandene Anwendungen und Programme

Hierbei handelt es sich um wichtige Rahmenbedingungen, über die auch potenzielle ERP-Anbieter in jedem Fall informiert werden sollten. Aus diesem Grund stellen sich einen wichtigen Bestandteil einer jeden ERP-Checkliste dar.  

2. Was ist für mein Unternehmen besonders wichtig?

Neben den technischen Rahmenbedingungen in Bezug auf die unternehmenseigene IT-Infrastruktur gilt es auch zu berücksichtigen, welche grundlegenden Ziele mit der Einführung einer (neuen) ERP-Software erreicht werden sollen. 

Unterschiedliche Schwerpunkte

So mag es für ein Unternehmen besonders wichtig sein, Produktionsprozesse gezielt zu steuern, während ein anderes Unternehmen den Optimierungsbedarf vor allem in der effizienteren Gestaltung der Kommunikationsprozesse sieht. 
Weitere, potenzielle Schwerpunkte liegen in den Bereichen: 

  • Externe Kommunikation (mit Geschäftspartnern und Kunden) 
  • Produktivitätssteigerung 
  • Schnelle Anpassungsfähigkeit bzgl. Markt- oder Unternehmensveränderungen 
  • Modernisierung und Digitalisierung (bspw. Mobiles Arbeiten)
  • Unternehmensentwicklung 

Je nach Unternehmen können wieder entweder ein einzelner Aspekt oder eine Kombination aus mehreren priorisiert werden. 

3. Welche funktionalen Anforderungen muss die ERP-Software erfüllen?

Funktionale Anforderungen beziehen sich auf konkrete Funktionen, über die eine geeignete ERP-Software verfügen sollte. Da ERP-Software ganzheitlich ausgerichtet ist, führt sie die Aufgaben und Prozesse aller Geschäftsbereiche in sich zusammen. 

Da jedoch in unterschiedlichen Abteilungen aufgrund der variierenden Aufgabenprofile auch unterschiedliche Funktionen benötigt werden, werden diese oftmals in separaten Modulen für den jeweiligen Geschäftsbereich zusammengefasst. Nicht jedes Unternehmen benötigt daher alle möglichen Module einer ERP-Software. 

Beispiel: Produzierende Unternehmen

Ein Unternehmen der diskreten Fertigung benötigt in der Regel einen extensiven Funktionsumfang im Bereich der Produktion. Konkret können hier beispielsweise Funktionen aus dem Bereich der Produktionsplanung und -Steuerung (PPS), Advanced Planning and Scheduling (APS) oder des Supply Chain Managements (SCM) handeln. 

4. Welche Anforderungen sollte der Anbieter erfüllen?

Neben softwarespezifischer Anforderungen sollten Unternehmen auch den Anbieter der ERP-Software nicht in Gänze außer Acht lassen. Letztlich ist ERP-Software auf einen langfristigen Einsatz im Unternehmen ausgelegt.

Somit geht das Unternehmen mit dem ERP-Anbieter bestenfalls ein langjähriges Geschäftsverhältnis ein und sollte sich daher im Vorab näher mit dem neuen, potenziellen Geschäftspartner auseinandersetzen. Wichtige Faktoren sind dabei: 

  • Branchenkenntnis 
  • Flexibilität 
  • Beratung & Service 
  • Wartung (SLAs, Updates & Upgrades, etc.) 
  • Zukunftsfähigkeit

Zur Bewertung eines potenziellen Anbieters können Unternehmen auch Referenzen voriger Kunden aus der eigenen Branche berücksichtigen. Aussagekräftig kann darüber hinaus auch eine Bonitätsauskunft sein. Diese verleiht Unternehmen eine gewisse Sicherheit darüber, dass der Anbieter sie auch in Zukunft betreuen kann. 

5. Ablauf der ERP-Einführung

Nicht zuletzt zählt auch der Ablauf der ERP-Einführung ein Kriterium bei der Auswahl einer geeigneten ERP-Software dar. Zwar sollten beispielsweise funktionale Anforderungen einen wesentlich höheren Stellenwert bei der ERP-Auswahl einnehmen.

Dennoch sollten auch Rahmenbedingungen bezüglich des Projektablaufes in jedem Fall im Vorab mit potenziellen Anbietern besprochen werden. Dies bezieht sich nicht nur auf das Budget sowie des zeitlichen Rahmenbedingungen, sondern auch auf 

  • Technische Umsetzung 
  • Test- und Pilotbetrieb 
  • Personalschulungen 
  • Einarbeitungs- und Überganszeit 
  • Art des Go-Live 

Intern sollten Unternehmen zudem auch beispielsweise Maßnahmen zur Auswahl der Projektverantwortlichen und Key User treffen, da ein qualifiziertes, motiviertes Projektteam den Grundstein für ein erfolgreiches Softwareprojekt legt. 

Fazit: Mit einer vollständigen ERP-Checkliste gelingt die Softwareauswahl

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass eine ERP-Checkliste ein unverzichtbares Tool im ERP-Projekt darstellt. 

Während der Erstellung setzen sich Unternehmen aktiv mit den gegebenen Rahmenbedingungen im eigenen Betrieb sowie allen erforderlichen Anforderungen an eine adäquate ERP-Software auseinander. 

In einer ausführlichen Checkliste sollten sich Punkte aus den folgenden fünf Kategorien wiederfinden: 

  • Technischen Rahmenbedingungen der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur
  • Unternehmensspezifische Schwerpunktsetzung/ Priorisierung  
  • Funktionale Anforderungen
  • Anforderungen an den Anbieter
  • Ablauf der ERP-Einführung

So kann sichergestellt werden, dass keine wichtigen Kriterien übersehen werden.

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