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ERP über das Internet suchen -Worauf Sie achten müssen!

ERP-Software über das Internet suchen, birgt viele Gefahren in sich. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sicher und schnell die passende ERP-Lösung finden.

Steht der Entschluss zur Anschaffung eines neuen ERP-Systems in einem Unternehmen fest, begeben sich viele erst einmal auf die Suche nach geeigneten Lösungen im Internet. Wir sind es mittlerweile gewohnt alle Antworten auf unsere Fragen über eine einfach Internetrecherche zu bekommen und verlassen uns all zu leichtfertig auf die erste für uns passend erscheinende Antwort. 

Unzählige Suchergebnisse erschweren Auswahl

Die großen Suchportale, allen voran Google, bieten dem User immer mehr komprimierte Informationen auf immer geballterem Raum. Informationen sollen möglichst schnell und einfach aufbereitet beim Anfrager landen, damit dieser den Dienst fleißig für alle seine Suchanfragen nutzt. Doch was nutzt einem dieser Dienst, wenn man sich auf die Suche nach einer geeigneten ERP-Software für sein Unternehmen begibt? 

Grenzen der Internetrecherche

Genau das wollen wir an dieser Stelle einmal genau klären. Wir wollen einen Blick darauf werfen, wann eine Recherche zu neuen ERP-Systemen im Internet Sinn ergeben kann und wo sie an Ihre Grenzen stößt. Denn es ist das eine Informationen zu einer Sache zu recherchieren und nach etwas zu suchen, von dem man noch nicht sicher weiß, was wichtig ist. 

ERP-Projekte nicht auf leichte Schulter nehmen

ERP-Software stellt einen komplexen Eingriff in ein Unternehmen dar und müssen daher bestmöglich auf die Belange des jeweiligen Unternehmens eingestellt sein. Daher sollten Unternehmen vor der eigentlichen Recherche wissen, wonach sie überhaupt suchen. Das ist auch schon einer der elementarsten Fehler, den viele machen. Doch dazu an späterer Stelle mehr. 

Internet kann guter Ratgeber sein

Wir wollen zunächst klären, warum die Suche nach einer geeigneten ERP-Software oftmals so steinig ist und uns die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software noch einmal vor Augen rufen. Das dient vor allem dazu, verstehen zu können, warum eine Internetsuche nur unter bestimmten Bedingungen Sinn ergeben kann. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Resource-Management und beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens, alle ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen für die Geschäftsprozesse bestmöglich einzusetzen. Grundsätzlich geht es um die Planung, Steuerung und Kontrolle aller unternehmensbezogener Prozesse und die Versorgung dieser mit den notwendigen Ressourcen. 

Es gilt also alle Ressourcen so effizient wie nur eben möglich so einzusetzen, dass ein maximales Betriebsergebnis erzielt werden kann. Dabei sind zählen zu diesen Ressourcen unter anderen: 

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.) 

Komplexe Prozesse fordern smarte Lösungen

Da in heutigen Unternehmen die Geschäftsprozesse zunehmend komplexer sind und sich nicht mehr ohne weiteres steuern lassen, kommt zu diesem Zwecke ERP-Software zum Einsatz. Diese ermöglichen es dem Unternehmen sämtliche Geschäftsprozesse abzubilden und damit den Aufgaben der Planung, Steuerung und Kontrolle nachzukommen. 

Alles an einem zentralen Ort

Dazu werden alle unternehmensbezogenen Daten auf einer zentralen Datenbank gespeichert und zusammengeführt. Auf diese Weise können alle Geschäftsprozesse effizienter gestaltet werden. Zudem werden durch das Überwinden von Abteilungsgrenzen ganz neue Prozesse ermöglicht und vielerorts Platz für Automatisierungen geschaffen. 

Module mit zahlreichen Funktionen

Aufgebaut ist ERP-Software zu Weilen in verschiedenen Modulen, die verschiedene Bereiche des Unternehmens abbilden. In diesen Modulen finden sich zahlreiche Funktionen, die die zahlreichen spezifischen Aufgaben übernehmen. Zu den Standartmodulen zählen in der Regel: 

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzen
  • Warehouse-Management
  • Human-Resource-Management

Unternehmen sind unterschiedlich

Da jedes Unternehmen über verschiedene spezifische Geschäftsprozesse verfügt, muss ERP-Software eben auch auf diese eingehen können.

Deshalb haben sich im Laufe der letzten Jahre immer mehr Anbieter auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf diese angepasst. So finden sich am Markt heute unzählige verschiedene ERP-Lösungen, die am Ende auch die Suche nach einem passenden System für die eigenen Geschäftszwecke so schwierig macht. 

ERP-Software im Internet suchen

Ist es nun also eine gute Idee eine ERP-Software über das Internet zu suchen? Diese Frage lässt sich nicht mit einem klaren Ja oder Nein beantworten, denn es kommt auf den jeweiligen Status des Projektes an.

Steht man noch ganz am Anfang eines Projektes und möchte sich lediglich über die Möglichkeiten moderner ERP-Systeme informieren, ist es selbstverständlich kein Problem die Hilfe des Internets in Anspruch zu nehmen. 

Suche nicht überstürzen

Geht es jedoch um die konkrete Suche nach einem geeigneten ERP-System wird das Ganze dann zunehmend schwieriger. Die ersten Ergebnisse, die Ihnen angezeigt werden, sind nicht immer auch die besten. Hier gilt es genau zu filtern und tief in die Materie einzutauchen.

Viele Unternehmen neigen dazu, Prozesse unnötiger Weise zu beschleunigen und entscheiden sich all zu schnell für das erstbeste System, dass ihnen über den Weg läuft. Genau hierin liegt die Gefahr bei der Internetsuche. 
Wir wollen Ihnen im Folgenden 3 wichtige Tipps mit auf den Weg geben, die Ihnen dabei helfen werden, das passende ERP-System für Ihr Unternehmen zu finden. 

1. Vorbereitung ist alles – Wissen wonach Sie suchen

Zunächst gilt es herauszufinden, wonach Sie eigentlich genau suchen. Dazu empfiehlt es sich ein Lastenheft zu erstellen, indem sie alle Anforderungen an das neue System festhalten. Dazu zählen konkrete Ziele, die Sie mit dem neuen EPR-System erreichen wollen und eine detaillierte Beschreibung der IST-Situation. 

IST-Situation festhalten

In der Beschreibung der IST-Situation kommt es darauf an, alle konkreten Geschäftsprozesse im Detail festzuhalten, um herausfinden zu können, was genau die neue ERP-Software überhaupt können muss. Welche Abteilungen sind hinsichtlich der Prozesse in welcher Intensität mit welchen anderen Abteilungen verbunden? 

Die Dokumentation solcher Verbindungen hilft bei der späteren Implementierung des Systems. Es kommen dabei oftmals Verbindungen zu Tage, von denen die Geschäftsführung weitestgehend keinerlei Kenntnis hatte. Auch werden so unnötig umständliche Prozesse aufgedeckt, die dann mit der ERP-Software deutlich verkürzt werden können. 

Neben den Geschäftsprozessen gilt es auch die eigene Infrastruktur zu erkunden. Zum einen auf technischer und zum anderen auf personeller Ebene. Welche technischen Begebenheiten liegen Ihrem Unternehmen zu Grunde?

Verfügen Sie beispielweise über eine eigene breite Serverlandschaft, die in der Lage dazu ist alle Daten zentral zu speichern? Auch stellt sich die Frage nach der Expertise in den eigenen Reihen. 

Wunschliste erstellen

An dieser Stelle stellt sich die Frage, über welche Funktionen die neue ERP-Software eigentlich genau verfügen soll. Dazu erstellt man eine Liste mit allen verfügbaren Funktionen und bewertet diese hinsichtlich der eignen Priorität.

Wichtige Funktionen werden nach oben gesetzt, Nice-to-have-Funktionen darunter und unnötige Funktionen außen vorgelassen. Mit dieser Liste kann man sich dann auf die eigentliche Suche begeben. 

2. Suche abkürzen – Vergleichsportale nutzen

Auf der eigentlichen Suche werden Ihnen trotz einer detaillierten Wunschliste, viele Systeme begegnen. Wonach sollten Sie Ihre Suche nun filtern? Es empfiehlt sich im ersten Schritt mit Ihrer Branche anzufangen.

So schließen Sie alle anderen Systeme, die sich auf andere Branchen spezialisiert haben direkt aus. Doch wie geht es weiter? Die Liste potentieller Systeme ist immer noch unglaublich lang und es würde aberwitzig viel Zeit beanspruchen, alle Systeme miteinander zu vergleichen. 

Vergleichsportale helfen bei der Suche

Daher sollten Sie unbedingt auf Vergleichsportale zurückgreifen. Hier haben eine Vielzahl großer und auch kleinere Systemhäuser ihre Lösungen mit allen wichtigen Funktionen hinterlegt.

Mit entsprechenden Auswahlfiltern lassen sich die jeweiligen Systeme sehr genau eingrenzen. So kann in einem ersten Schritt die eigene Branche ausgewählt werden und im Nachgang nach lokalen oder cloudbasierten Lösungen gefiltert werden. 

Von Longlist zur Shortlist

Auf diese Weise gelangen Sie Stück für Stück zu passenden ERP-Lösungen für Ihre Zwecke. Im Besten Fall erhalten Sie dann ein Auswahlliste mit 3 bis 5 passenden Lösungen für Ihr Unternehmen.

Diese können dann nochmals im Detail miteinander verglichen werden. Sind jedoch noch weit mehr in Frage kommende Systeme auf Ihrer Liste, gibt es noch andere Möglichkeiten, Systeme entsprechend zu filtern. Das führt uns dann auch direkt zum letzten Tipp.

3. Vergleichen Sie die Anbieter – Wer passt zu Ihnen?

Viele ERP-Systeme sind ähnlich aufgebaut und gleichen sich hinsichtlich ihres Funktionsumfangs enorm. Doch ist es das jeweilige Systemhaus, das den entscheidenden Unterschied zwischen gefloppter und erfolgreicher Implementierung ausmachen kann. Daher sollte man sich bei der Wahl eines passenden ERP-Systems auch immer das zugehörige Systemhaus anschauen. 

Achten Sie auf Markterfahrung

Hier kommt es vor allem auf die Erfahrung des jeweiligen Systemhauses an. Hat der Anbieter schon ähnlichen Unternehmen wie dem Ihren helfen können und wie lange ist dieser bereits am Markt. Eine lange Marktzugehörigkeit deutet immer auf eine erfolgreiche Firmengeschichte mit erfolgreich abgeschlossenen Projekten hin.

Im Regelfall bieten ERP-Anbieter auf Ihren eigenen Websites oder auch auf ihren Profilen auf den Vergleichsportalen entsprechende Fallbeispiele zum Download an. 

Fallbeispiele helfen bei der Einordnung

In diesen wird über vergangene Implementierungen berichtet und auf spezifische Herausforderungen während dieser eingegangen. So bekommen Sie einen Eindruck von der Expertise des Anbieters und können vorab schon sehen, wie dieser mit besonderen Situationen umgeht und ob er diese beherrscht. 

Am Ende gilt es die jeweiligen Systemhäuser für eine Präsentation ihrer Lösungen einzuladen und diese ausgiebig zu testen.

Fazit: Die richtige ERP-Software im Internet finden

Eine Suche im Internet kann unter Umständen durchaus Sinn ergeben. Doch macht es wirklich keinen Sinn sich blindlinks auf die Suche zu begeben und das erstbeste System auszuwählen, dass einem in den Schoß fällt. Eine Internetsuche birgt immer die Gefahr in sich, dass passendere Systeme nicht gefunden werden und man sich all zu schnell zu einem faulen Kompromiss verleiten lässt. 

Daher sollte man bei der Suche nach einem passenden ERP-System im Internet immer entsprechende Vergleichsportale zu Nutzen machen. Hier sind alle wichtigen Information von einer Vielzahl verschiedener Anbieter hinterlegt und lassen sich direkt miteinander vergleichen. Das kürzt Ihre Suche enorm ab und garantiert Ihnen gleichzeitig eine umfassende Marktübersicht. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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