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Externe Berater zur ERP-Suche – Vor- und Nachteile

Viele Unternehmen greifen bei der ERP-Suche auf externe Berater zurück. Doch ist das eine gute Idee oder sollten Unternehmen lieber darauf verzichten?

Fehlt die Expertise im eigenen Unternehmen oder mangelt es schlichtweg an Kapazitäten, greifen viele Unternehmen oftmals auf externe Beratungsdienstleistungen zurück.

Aber kann eine solche Beratung auch bei der Suche nach einer neuen ERP-Software Sinn ergeben und worauf muss geachtet werden, wenn man sich dazu entschließt externe Beratungsfirmen mit der Suche nach einem ERP-System zu beauftragen?

Externe Beratung eine gute Entscheidung?

Diese wollen wir an dieser Stelle einmal detailliert klären und Ihnen alle Vor- und auch Nachteile die sich aus einer derartigen Entscheidung ergeben erläutern. Dabei wollen wir nicht nur einen Blick auf die wichtigsten Fallstrike, sondern eben auch auf konkrete Alternativen bei der Suche nach einer ERP-Software werfen. 

Tipps und Tricks bei der ERP-Suche

Gleichsam wollen wir uns nochmals vor Augen führen, warum die Suche nach einer ERP-Software ein so komplexes Thema ist, beziehungsweise sein kann. Denn mit den richtigen Tipps wird die Suche nach einer ERP-Software letztlich gar nicht mehr so abschreckend.

Doch zunächst einmal widmen wir und nochmal der allgemeinen Einordnung der Begrifflichkeiten. Dabei soll deutlich werden, warum die Entscheidung für eine bestimmte ERP-Software so wichtig ist. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ERP? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und beschreibt im Kern die unternehmerische Aufgabe alle, dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich auf die zu Grunde liegenden Geschäftsprozesse zu verteilen. 

Dabei sind in diesem Kontext mit dem Begriff Ressourcen nicht nur Materialien in der Wertschöpfungskette gemeint, sondern auch alle anderen Betriebsmittel wie Maschinen, Werkzeuge, Fuhrpark, Immobilen oder auch das personal und die finanziellen Mittel eines Unternehmens. 

Alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Grundsätzlich geht es um die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Geschäftsprozesse und die Gewährleistung dieser, durch die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt.

Durch die zunehmende Komplexität moderner Unternehmen ist es für eine einzelne Stelle nicht mehr ohne Weiteres möglich, all diese Prozesse zu planen, zu steuern und zu überwachen. Zu diesem Zwecke setzt man vielerorts bereits auf ERP-Software. 

Alles zentral gespeichert

ERP-Software bündelt alle unternehmensbezogenen Daten an einem zentralen Speicherort und machen diese für alle Stellen zugänglich. Durch die Abbildung aller Geschäftsprozesse im ERP-System lassen diese sich nun zusammenführen, bündeln, verschlanken und an einigen Stellen sogar komplett automatisieren. 

Effizienz steigern mit ERP-Software

Das macht letztlich eine ERP-Software so attraktiv. Es ist die pure Effizienzsteigerung, die mit diesen Softwareanwendungen erreicht werden kann.

Denn mit diesen, wird das gesamte Unternehmen hinsichtlich seiner eigenen Prozesse abgebildet und analysiert. Stets unter Berücksichtigung der Fragen, wie Prozesse sich am effizientesten gestalten lassen, werden sämtliche Verfahren auf den Prüfstand gestellt. 

Aufgebaut ist eine ERP-Software zu Weilen aus verschiedenen Modulen, die in sich wiederum verschiedenste Funktionen in sich tragen. Die Module decken dabei spezifische Unternehmensbereiche ab und gestalten diese effizienter. In Standardversionen eines ERP-Systems sind oftmals folgende Module zu finden:

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzen
  • Warehouse-Management
  • Human-Resource-Management

Doch darüber hinaus finden sich noch viele weitere Module, die spezifischere Probleme zu lösen vermögen. Beispielsweise findet sich in vielen ERP-Systemen noch ein Modul zur Produktion, welches die Prozesse in dieser abbildet und steuert.

Je nach Branche finden sich am Markt branchenspezifische ERP-Lösungen. Und das macht durchaus Sinn. 

Spezielle Prozesse erfordern spezielle Lösungen

Die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software verlangt die Abbildung sämtlicher Prozesse eines Unternehmens, um diese letztlich effizienter gestalten zu können.

Verfügt ein Unternehmen nun über sehr individuelle Prozesse, muss das jeweilige System in der Lage sein, diese abzubilden. Zu diesem Zweck spezialisieren sich Hersteller und Systemhäuser zunehmend auf jeweilige Branchen.

Undurchsichtiger ERP-Markt

Daraus resultiert eine gar erschlagende Zahl an verschiedenen ERP-Systemen am Markt. Das ist dann letztlich auch der Grund, warum die Suche nach einem passenden System so unglaublich aufwendig werden kann.

Denn will man all seine Unternehmensbereiche mit dem ERP-System abdecken, muss zunächst einmal ein passender Anbieter gefunden werden, dessen System dazu in der Lage ist. 

Externe Beratung – Sinnvoll oder Geldverschwendung?

Die Suche kann sich eben aus diesen Gründen mitunter sehr zeitintensiv gestalten, weshalb viele Unter nehmen diese gern auslagern. Unternehmensberatungen unterstützen andere Unternehmen in Fragen der Digitalisierung enorm und helfen, kleine wie auch großen Betrieben, diese voranzutreiben.

Doch für wen lohnt sich der externe Berater und ist es immer eine gute Idee, die Suche nach einer ERP-Software auszulagern?

Diesen Fragen wollen wir nun einmal nachgehen. Vorweg sei jedoch noch gesagt, dass wir dabei keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit erheben. Vielmehr wollen wir auf potentielle Gefahren hinweisen und gleichsam auch viele mögliche Vorteile von externer Beratung herausstellen. 

Externe Beratung kostet Geld

Bei Beratungsleistungen ist der Faktor Geld nicht von der Hand zu weisen. Dienstleistungen kosten nun mal Geld. Jetzt stellt sich also die Frage, ist die Inanspruchnahme jener Dienstleistung zu Suche nach einer geeignetem ERP-Software lohnenswert? Das kommt sicherlich immer auf die zu Grunde liegenden Begebenheiten an. Viele Faktoren spielen an dieser Stelle eine Rolle. 

Historie mit dem Berater

Ein Kostenfaktor ist sicherlich die Historie der Zusammenarbeit beider Unternehmen. Kennt der Berater das Unternehmen bereits seit Jahren, fällt es diesem leichter, auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens bei der Suche nach einem ERP-System Rücksicht zu nehmen.

Dann bedarf es letztlich auch weniger Zeit diese Fallstrike zu und auch die gesamten Prozesse zu ermitteln, was letztlich wieder weniger zu bezahlenden Arbeitsstunden bedeutet. 

Umfang des Projekts

Ebenfalls maßgeblich für die Zusammensetzung der Kosten ist der Umfang des ERP-Projektes. Steht der externe Berater einem sehr komplexen Unternehmen mit vielen verschiedenen Geschäftsprozessen gegenüber, muss sich dieser zunächst einmal ein Bild über diese machen. 

Auch stellt sich die Frage, wie viele Stellen an das ERP-System angebunden werden müssen. Gibt es beispielweise noch Tochterfirmen oder Abteilungen im Ausland usw. Je komplexer das ERP-Projekt, desto komplexer gestaltet sich letztlich auch die Suche nach einem geeigneten System. Das schlägt sich dann auch im Preis für die jeweilige Beratungsdienstleistung nieder. 

Kalkulieren Sie richtig

Letztlich gilt es abzuwägen, ob es rechnerisch sinnvoll ist das Geld in eine Beratungsleistung zu investieren, oder ob man für die Suche nach einem geeignetem ERP-System nicht eigene Ressourcen aufwendet.

Denn bei allen externen Kosten darf man nicht außer Acht lassen, dass auch die eigene Suche mitunter Kapazitäten bindet und Geld kostet. Es gilt diese Kosten gegeneinander abzuwägen und sich für die wirtschaftlichste Variante zu entscheiden. 

Expertise extern größer

Ein wesentlicher Grund sich für ein Engagement eines externen Beraters zu entscheiden, liegt in dem oftmals vorherrschenden Wissensvorsprung des Beraters begründet. Viele Unternehmensberatungen haben sich im Laufe der Zeit auf spezielle Beratungsleistungen spezialisiert und Wissen angehäuft. 

IT-Abteilung berücksichtigen

Daher ist deren Expertise im Bereich der ERP-Systeme oftmals weit höher, als die der eigenen IT-Abteilung. Diese wird sicher mehr über die eigene IT-Landschaft wissen, als ein externer Berater, hat jedoch den aktuellen ERP-Markt mit all seinen Entwicklungen sicher nicht so intensiv im Blick. Hierin liegt die Stärke eines externen Beraters. 

Marktkenntnis des Beraters entscheidend

Gute externe Berater kennen nicht nur den aktuellen Markt und wissen um die Möglichkeiten vieler verschiedener ERP-Systeme, sondern haben auch zukünftige Entwicklungen im Blick und wissen, worauf bei der Auswahl eines Systems dahingehend zu achten ist. 

Daher kann es aus diesem Gesichtspunkt durchaus lohnenswert sein einen externen Berater mit in die Suche nach einem ERP-System einzubeziehen. Denn nicht nur seine Marktkenntnis, sondern auch seine Expertise aus anderen Projekten, kann durchaus hilfreich sein. 

Erfahrung des Beraters wichtig

Hat der Unternehmensberater beispielsweise in der Vergangenheit einem anderen Unternehmen Ihrer Branche erfolgreich zu einem passenden ERP-System verholfen, weiß er auch um die Besonderheiten, die sich in einem solchen Projekt ergeben können. Er weiß wohlmöglich wo die Fallstrike liegen und kann bei der Priorisierung der Funktionen helfen. 

Objektivität und Unabhängigkeit des Beraters

Neben all der Expertise, die ein Berater mit sich bringt, gilt es unbedingt auf dessen Unabhängigkeit und Objektivität zu achten. Sollten Sie an einen Berater geraten, der versucht Ihnen mit Nachdruck ein bestimmtes System aufzudrängen, stellt sich die Frage nach seiner Intention.

Erhält er vom Hersteller gar eine Provision zu Vermittlung? Dann ist in jedem Fall Vorsicht geboten. 
Denn dann nützt all seine Expertise wenig, da er eigene Interessen verfolgt. Die Suche wird dann extrem abgekürzt und das Unternehmen erhält ein ERP-System, dass nur unzureichend passt. Daher sollte die Unabhängigkeit des Beraters unbedingt gegeben sein. 

Die meisten Unternehmensberatungen garantieren jedoch eine solche Unabhängigkeit und man kann sicher sein, nicht in eine entsprechende Lösung gedrängt zu werden. Dennoch ist an dieser Stelle durchaus Vorsicht geboten.

Externe Beratung für jeden sinnvoll?

Für wen macht nun also externe Beratung im Zuge einer ERP-Suche Sinn? Sicher muss nicht jedes Unternehmen, dass sich für ein neues ERP-System entscheidet auf externe Berater verlassen. Vielmehr gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Suche einfach und effizient zu gestalten. 

Förderungen können hilfreich sein

Gerade wenn für das gesamte ERP-Projekt nur ein sehr kleines Budget zur Verfügung steht, sollte man dieses nicht zwangläufig auf Beratungsleistungen verwenden.

Doch gibt es zu Weilen spezielle Fördertöpfe seitens des Bundes oder der Länder, die gerade kleinen Unternehmen Förderungen für IT-Beratungsleistungen in Aussicht stellen. Dann kann auch für kleine Unternehmen eine externe Beratung durchaus sinnvoll sein. 

Frage der Expertise und nach Kapazitäten

Doch nicht nur das Budget spielt eine Rolle bei der Frage nach externer Beratung. Auch die eigene Expertise im Unternehmen spielt eine Rolle. Verfügt ein Unternehmen über ausreichende Kapazitäten und auch die nötige Expertise, kann ein Blick von außen zwar manchmal helfen, ist jedoch nicht zwingend notwendig. 

Lastenheft das A und O

Von zentraler Bedeutung bei einem ERP-Projekt ist immer das Wissen, wonach man eigentlich sucht. Dazu gilt es, sich so gut wie möglich auf das Projekt vorzubereiten. Dazu wird ein umfassendes Lastenheft angelegt, welches neben den geforderten Funktionen, auch eine detaillierte Beschreibung der internen Prozesse, eine Zielsetzung und eine Priorisierung der Funktionen enthält. 

Vergleichsportale nutzen

Mit all diesen Daten kann man dann auch eigenständig auf die Suche nach einem geeignetem ERP-System gehen. Dazu bieten sich Vergleichsportale an, die eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme gelistet haben.

Hier kann dann direkt nach den eigenen Anforderungen selektiert werden. Auf diese Weise gehen einem keine Systeme durch und man findet schnell, passende Lösungen. 

Fazit: Externe Beratung kann durch sinnvoll sein

Wer auf externe Beratung bei der Suche nach einem ERP-System zurückgreifen will, sollte sich zunächst den damit verbundenen Kosten bewusstwerden.

Während es für einige Unternehmen sogar wirtschaftlich sinnvoll sein kein Dritte mit der Suche nach einem neuen ERP-System zu beauftragen, stellt sich in anderen Fällen die Wirtschaftlichkeit nicht ein. Im Gegenteil, sie kann wichtige Ressourcen binden, die besser in das eigentliche ERP-System fließen könnten. 

Ebenso sollten Unternehmen auf die Unabhängigkeit des externen Beraters achten, damit sie nicht Gefahr laufen, ein System aufgeschwatzt zu bekommen, dass nur unzureichend zu ihnen passt. Letztlich ist die Frage, ob ein externer Berater bei der Suche nach einem passenden ERP-System sinnvoll sein kann, immer eine nach den eigenen Begebenheiten eines Unternehmens. 

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