Fortschrittsüberwachung im Projektmanagement

Während eines Projektes ist die Fortschrittsüberwachung in der ERP-Software unabdingbar. Was diese Funktion leistet, jetzt hier.

Ein erfolgreiches Projektmanagement zeichnet sich auch durch ein durchgängiges Projekt-Monitoring, bzw. eine umfangreiche Fortschrittsüberwachung aus. ERP-Software für projektbasierte Unternehmen liefert genau die Funktionen, die es dafür braucht. 

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal genauer mit der Fortschrittsüberwachung während der Projektphase in ERP-Software-Systemen auseinandersetzen. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wo genau das Projekt-Monitoring verankert ist. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Funktionsweise einer ERP-Software 
• Was ist die Fortschrittsüberwachung im Projektmanagement? – Eine Definition 
• Vorteile einer Fortschrittsüberwachung 
• Integration in die ERP-Software 
• Fazit: Schnellere und sicherere Prozesse Dank Fortschrittsüberwachung

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Die Abkürzung ERP steht für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Dabei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, sämtliche zur Verfügung stehende Ressourcen so effizient wir möglich zu nutzen. Dazu bedarf es schlanker und optimierter Prozesse im gesamten Unternehmen. 

Im Kern geht es darum, alle Ressourcen so auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen, dass zum einen der Ablauf zu jedem Zeitpunkt gewährleistet ist und zum anderen Verschwendungen von Ressourcen vermieden werden. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel, auf die das Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zur Verfügung stehen. Ressourcen sind somit also beispielsweise: 

• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)
• Rohstoffe (u.a. auch Bauteile, Teilstücke, etc.)

Die Steuerung, Planung und Überwachung aller Prozesse nimmt dabei einen zentralen Stellwert ein. Es muss garantiert werden, dass jedem Prozesse zur richtigen Zeit alle Ressourcen in korrekter Menge und Beschaffenheit zur Verfügung stehen. 

Da Unternehmen heute unzählige verschiedenster Prozesse aufweisen, die teilweise parallel zueinander verlaufen, aufeinander aufbauen oder ineinander übergehen, ist die zentrale Steuerung kein leichtes Unterfangen. Hier kommen ERP-Software-Lösungen zum Einsatz. 

Funktionsweise einer ERP-Software 

Eine ERP-Software bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich viele Prozesse deutlich effizienter aufsetzen. Da alle Abteilungen mit denselben Daten arbeiten sind abteilungsübergreifende Prozesse möglich. Das erleichtert den Informationsfluss und beugt Fehlern im Prozessablauf vor. 

Ressourcen im gesamten Unternehmen einsparen 

Somit bietet eine ERP-Software die Möglichkeit unzählige Ressourcen im gesamten Unternehmen einzusparen. Diese lassen sich dann wiederum gewinnbringend für neue innovative Prozesse nutzen. 

Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich oftmals folgende Module in einer ERP-Software: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion
• Projektmanagement usw.

Jedes Unternehmen benötigt zur Abdeckung der eigenen Prozesse unterschiedliche Module. Daher haben sich viele ERP-Anbieter über die Jahre auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange der einzelnen Unternehmen anpasst. So finden sich am Markt heute auch viele ERP-Lösungen für projektbasiert arbeitende Unternehmen. 

Projekte planen, steuern und überwachen 

Für diese ist ein Projektmanagement-Modul unabdingbar. Mit diesem lassen sich Projekte auf allen Ebenen steuern, planen, verwalten und überwachen. Dazu verfügt das Modul über zahlreiche Funktionen, die die alltäglichen Prozesse unterstützen, automatisieren und erleichtern. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal genauer mit der Fortschrittsüberwachung bzw. dem Progress-Monitoring auseinandersetzen.

Was ist die Fortschrittsüberwachung im Projektmanagement? – Eine Definition 

Die Fortschrittsüberwachung nimmt im Projektmanagement eine besondere Rolle ein. Auch als Monitoring bezeichnet, begleitet die Fortschrittsüberwachung den gesamten Projektverlauf. Das zentrale Ziel ist es Sicherheit im Allgemeinen zu schaffen und exakte Aussagen über den aktuellen Status eines Projektes treffen zu können. 

Mit einer entsprechenden Funktion in der ERP-Software wird des möglich per Knopfdruck eine aggregierte Sicht auf das gesamte Projektportfolios zu bekommen. Dabei stellt ein aktives Projektcontrolling die Transparenz des gesamten Projektgeschehens sicher. 

Berichte verschiedenster Art automatisch erstellen 

Dazu lassen sich beispielsweise ständige Termin- und Kostenanalysen erstellen. Auch Status-, Sonder- und Abschlussberichte können jederzeit mit nur sehr geringem Aufwand automatisch erstellt und abgerufen werden. Das sorgt letztlich für bessere und transparentere Entscheidung bei den Projektverantwortlichen. 

Auch lassen sich so Projekte nach Fortschrittsgrad, Termintreue, Risiken oder Qualitätsstandards beurteilen und analysieren. Es kann also zielgenauer priorisiert werden, was wiederum dazu führt, dass Projekte verlässlicher in ihren Rahmenbedingungen abgeschlossen werden können. 

Vorteile einer Fortschrittsüberwachung 

Berichte, ganz gleich welcher Art können objektübergreifend erstellt und jederzeit abgerufen werden. Dabei lassen sich auch unterschiedliche Projekte und Objekte innerhalb eines Berichtes analysieren. Neben diesen Auswertungen zum Projektstatus können auch Daten über die Projekthistorie mit in die Berichte eingezogen werden.

Die Fortschrittsüberwachung in einer ERP-Software bzw. in dem entsprechenden Projektmanagement-Modul bietet viele weitere Funktionen wie beispielsweise,

• eine Übersicht über das gesamte Projektportfolio 
• übersichtliche Dashboards zur Erfassung aller wichtigen KPIs
• ein objektübergreifendes Projektcontrolling und Risikomanagement
• ein proaktives Frühwarnsystem durch Prognoserechnungen
• automatisierte Projektstatusreports
• automatischer Mailversand bei Budgetüberschreitungen oder als Erinnerungen

Integration in die ERP-Software 

Damit möglichst alle Daten für das Projektcontrolling zur Verfügung stehen, sollte das Projektmanagement-Modul Zugriff auf die Daten aus dem ERP-Systemen haben, bzw. in die ERP-Software integriert sein. 

Nur dann lassen sich verlässliche Aussagen über alle Bereiche hinweg treffen und ein echter 360°-Rundumblick auf alle Projekte schaffen. Letztlich sorgt man mit einer umfangreichen Fortschrittsüberwachung für mehr Sicherheit während der Projektphase. Es wird zu jedem Zeitpunkt sichergestellt, dass nichts untergeht und jeder Akteur immer weiß was zu tun ist. 

Automatisierte Reports bei Erreichen von Meilensteinen 

Durch automatisch erstellte Reports werden die beteiligten Akteure bzw. die Projektverantwortlichen vollautomatisch über alle aktuellen und erreichten Schwell- und Grenzwerte informiert. Auch auf ausstehende Beurteilungen weist das System hin. 

Da all diese Aufgaben weitestgehend automatisch von der ERP-Software übernommen werden, können die freigesetzten Ressourcen direkt in die Projektarbeit fließen, was nochmals dazu beiträgt, dass diese schneller und qualitativ hochwertiger ablaufen können. 

Fazit: Schnellere und sicherere Prozesse Dank Fortschrittsüberwachung 

Die Fortschrittsüberwachung im Projektmanagement-Modul sorgt nicht nur für eine übersichtliche Darstellung aktueller KPIs und deren Status. Vielmehr lassen sich stetig Reports erstellen, die Aufschluss über die Performance eines oder mehrerer Projekte geben. Zudem bieten diese Reports eine bessere Entscheidungsgrundlage für Projektverantwortliche.

Letztlich sorgt eine umfangreiche Fortschrittsüberwachung dafür, dass nichts mehr untergeht und immer klar ersichtlich ist, welche Schritte noch zu gehen sind, ehe ein Projekt abgeschlossen werden kann. Dabei hat man die wichtigsten KPIs immer im Blick und kann proaktiv einschreiten, wenn Budget oder Zeitrahmen zu sprengen drohen.