Beschaffung und Warenwirtschaft mit der ERP-Software

Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung benötigen spezielle Funktionen für die Beschaffung und die Warenwirtschaft in deren ERP-Lösungen.

Derzeit stellen viele Unternehmen auf eine ganzheitliche ERP-Software um. Auch Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung mach da keine Ausnahme. Die speziellen Prozesse in diesem Sektor verlangen nach spezifischen ERP-Software-Lösungen. 

Insbesondere für die Warenwirtschaft und die damit verbundene Beschaffung müssen Funktionen vorhanden sein, die bei den Aufgaben unterstützen. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal den Möglichkeiten einer ERP-Software für diese Bereich widmen. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wo diese Funktionen ihren Platz finden. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software 
• Was ist Warenwirtschaft? 
• Was ist Beschaffung? 
• Verbindung von Beschaffung und Warenwirtschaft 
• Fazit: Mehr Effizienz Dank smarter Verknüpfungen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Mit der Abkürzung ERP wird das sogenannte „Enterprise-Resource-Planning“ beschrieben. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es um die möglichst effiziente Verwendung aller zur Verfügung stehenden Betriebsmittel. Dazu bedarf es möglichst schlanker und optimierter Prozesse und einer Möglichkeit die Ressourcen bedarfsgerecht auf diese zu verteilen. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Kontext alle Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Das können zum Beispiel sein:

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es gilt all diese Mittel so auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen, sodass keinerlei Engpässe in der Versorgung entstehen. Für jeden Prozess muss zu jeder Zeit die richtige Menge an Ressourcen zur Verfügung stehen. Gleichzeitigt gilt es Verschwendungen zu vermeiden. Angesichts der Vielzahl verschiedenster Prozesse die tagtäglich in einem unternehmen ablaufen, kein leichtes Unterfangen. 

Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer gemeinsamen Datenbank zusammen. Auf diesen haben dann alle Stellen im Unternehmen Zugriff. Informationen werden so schneller und verlässlicher im gesamten Unternehmen geteilt und Fehlerquoten gesenkt. 

Zudem lassen sich die Prozesse deutlich effizienter und schlanker gestalten. Abteilungsgrenzen werden überwunden und Wege deutlich kürzer. Dadurch können auf vielen verschiedenen Ebenen des Unternehmens Ressourcen eingespart werden. Diese lassen sich dann gewinnbringend für andere Prozesse verwenden. 

Aufbau einer ERP-Software 

Dazu ist eine ERP-Software auf Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module ist über die gemeinsame Datenbank mit den anderen verbunden und verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei den alltäglichen Aufgaben unterstützen. Module sind beispielweise: 

• Business Intelligence
• Customer Relationship Management
• Dokumenten-Management
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion

Nicht jedes Unternehmen hat Verwendung für jedes dieser Module. Andere Unternehmen benötigen zur Abdeckung der eigenen Prozesse noch viele weitere Module. Daher haben sich viele ERP-Anbieter im Laufe der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre ERP-Software auf die Belange einzelner Sektoren angepasst.

Branchenspezifische ERP-Software 

So finden sich heute am ERP-Markt zahlreiche ERP-Software-Lösungen für jede Art von Unternehmen, wie eben auch für Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung. Diese enthalten spezifische Module und Funktionen für diese Art von Unternehmen bereits in ihren Standardversionen. 

In einer solchen ERP-Software für Installations- und Wartungsunternehmen finden sich dann auch zahlreiche Funktionen für die effiziente Beschaffung und die Warenwirtschaft. Wir wollen uns nun mit den Möglichkeiten einer ERP-Software an dieser Stelle auseinandersetzen und uns eigenen Funktionen widmen, die das ERP dafür bereithält. 

Warenwirtschaft und Beschaffung für Installations- und Wartungsunternehmen 

Die allgemeine Warenwirtschaft eines Unternehmens hängt eng mit der Beschaffung bzw. dem Einkauf zusammen. Eine ERP-Software unterstützt diese Verbindung durch zahlreiche Funktionen und Automationen. Werfen wir zunächst einen separaten Blick auf diese beiden Bereiche des unternehmerischen Handels, ehe wir uns anschließend den diversen Verbindungen widmen. 

Was ist Warenwirtschaft? 

Das primäre Ziel der Warenwirtschaft in Unternehmen ist der wirtschaftliche Umgang mit allen materiellen Ressourcen. Es muss sichergestellt werden das zu jeder Zeit die richtige Menge an Gütern in der richtigen Qualität am passenden Ort verfügbar sind. Dabei sollen Verschwendungen und unnötige Kosten durch Transport oder überschüssige Waren vermieden werden. 

Dazu müssen alle Warenströme erfasst und zentral verwaltet werden. Gehen Waren ein, so werden diese direkt vom System erfasst. Gehen diese dann direkt ins Lager wird ihnen vom System ein entsprechender Lagerplatz zugeteilt. 

Es ist auch möglich die Waren direkt an den Einsatzort zu liefern. Alle Bewegungen werden im ERP-System festgehalten, sodass für jeden beteiligten Akteur immer ersichtlich ist, wo und in welcher Meng sich ein Artikel gerade befindet und wofür dieser Verwendung findet. 

Was ist Beschaffung? 

Unter dem Begriff Beschaffung fasst man alle Tätigkeiten eines Unternehmens zusammen, die sich mit der Versorgung mit Materialien, Dienstleistungen oder auch Betriebs- und Arbeitsmitteln befassen. Ausgenommen sind in diesem Kontext die Beschaffung von Kapital sowie die von Mitarbeitern. Diese finden in anderen unternehmerischen Bereichen ihren Platz. 

Oberstes Ziel der Beschaffung ist die möglichst kostengünstige langfristige Versorgung des Unternehmens mit den notwendigen materiellen Gütern oder auch Informationen. Dazu bedarf es operativer wie auch eine Reihe strategischer Aufgaben. Strategische Aufgaben wären beispielsweise:

• Marktforschung für die Beschaffung
• Lieferantenanalyse und Bewertung
• Beziehungsmanagement zu den Lieferanten
• Beschaffungsportfolios erstellen usw.

Operative Aufgaben hingegen fassen sich zum Beispiel mit:

• Bestandskontrolle
• Bedarfsermittlung
• Lieferantenauswahl
• Bestellung von Waren
• Beschaffungslogistik usw.

Im Kern geht es also darum, die Beschaffung so zu optimieren, dass Waren immer zu den bestmöglichen Konditionen in gleichbleibend hoher Qualität und zum passenden Termin bestellt werden. Eine ERP-Software hilft dabei, eben jene Aufgaben zu bewältigen. 

Verbindung von Beschaffung und Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft und die Beschaffung sind zwei eng miteinander verwobene Bereiche des unternehmerischen Handels in Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung. Sie bedingen sich gegenseitig. Die Bedarfsanalyse zeigt an, wann Waren an einem bestimmten Ort zur Verfügung stehen müssen. 

Die Beschaffung kümmert sich dann darum, dass diese bestellt werden. In der Warenwirtschaft wird dann wiederum dafür gesorgt, dass die Waren auf wirklich zum passenden Zeitpunkt dort ankommen, wo diese benötigt werden. 

Man sieht bei dieser wechselseitigen Wirkung recht gut das Potential einer ganzheitlichen ERP-Software. Würde man dieser Bereiche isoliert voneinander bearbeiten, würde dies zu unnötig langen Prozessen und auch zu Missverständnissen und am Ende zu Verzögerungen im Prozessablauf führen. 

Ganzheitlicher Prozess 

Mit einer ERP-Software, die die beiden Bereich logisch miteinander verknüpft entsteht ein ganzheitlicher Prozess, bei dem Beschaffung und Warenwirtschaft Hand in Hand gehen. Gerade in Installations- und Wartungsunternehmen bedarf es dieser Verknüpfung, da oft dezentral gearbeitet wird. 

Mitarbeiter im Außendienst können so über eine mobile Version der ERP-Software einfach einen Bedarf melden und Waren auf direkt zum Einsatzort ordern. Dadurch verkürzen sich die Prozesse nochmals und Rüstzeiten im eigenen Lager werden ebenfalls minimiert. 

Fazit: Mehr Effizienz Dank smarter Verknüpfungen 

Die Verbindung zwischen Beschaffung und Warenwirtschaft in Unternehmen der Installation und Wartung hat unzählige Vorteile. Insbesondere der Außendienst profitiert von einer ERP-Software, wenn diese auch mobil zur Verfügung gestellt wird. Bestellungen können einfach von unterwegs aus vorgenommen werden und auch die Waren lassen sich direkt dem richtigen Ort zuweisen. 

Dabei bedarf es einer ERP-Software die in der Lage dazu ist, die spezifischen Prozesse eines Unternehmens in Gänze abzubilden. Eine branchenspezifische ERP-Software ist dazu meist viel besser in der Lage, als eine Lösung von der Stange. Welche ERP-Software letztlich die richtige für das eigene Unternehmen ist, hängt von vielen weiteren Faktoren ab.