Ein WMS implementieren: Das sind die 6 wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt

Die Einführung eines WMS-Systems erfordert kluge Entscheidungen. Mit der richtigen Vorbereitung vermeiden Sie Verzögerungen, zusätzliche Kosten und Frustration im Lager.

Die Implementierung neuer Unternehmenssoftware hat fast immer größere Auswirkungen, als zunächst erwartet. Denn es geht nicht nur um Software, sondern auch um Menschen, Prozesse und die Zusammenarbeit mit bestehenden Systemen. Genau deshalb ist eine gute Vorbereitung entscheidend.

Dies gilt also auch für die Implementierung eines Warehouse Management Systems (WMS). Ein WMS wirkt sich unmittelbar auf den täglichen Betrieb im Lager aus und beeinflusst, wie Mitarbeiter arbeiten, wie Prozesse ablaufen und wie Systeme miteinander interagieren.

In diesem Blog gehen wir auf sechs wichtige Punkte ein, die bei der Implementierung eines WMS-Systems zu beachten sind. Nicht als technischer Schritt-für-Schritt-Plan, sondern aus der Praxis: Was muss man im Vorfeld genau im Blick haben, um Probleme zu vermeiden?

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein WMS-System?
• Punkt 1: Klare Ziele und KPIs
• Punkt 2: Prozesse erfassen
• Punkt 3: Beziehen Sie die Mitarbeiter vor Ort mit ein
• Punkt 4: Datenqualität und Migration
• Punkt 5: Zusammenarbeit mit ERP und anderen Systemen
• Punkt 6: Testen und Einweisen in das System
• Häufige Fehler bei der WMS-Implementierung

Was ist ein WMS-System?

Ein WMS unterstützt Unternehmen bei der Steuerung von Lagerprozessen wie Bestandsverwaltung, Kommissionierung und Versand. Es sorgt für Übersicht und Kontrolle über den täglichen Logistikbetrieb und bildet oft eine wichtige Schnittstelle zwischen dem Lager und anderen Systemen, wie beispielsweise ERP-Software.

Punkt 1: Klare Ziele und KPIs

Bevor man auch nur einen einzigen Bildschirm eines WMS zu Gesicht bekommt, muss eine Frage beantwortet sein: Was wollen wir damit eigentlich erreichen? Ohne klare Ziele wird eine WMS-Implementierung schnell zu einem technischen Projekt, obwohl sie eigentlich dazu gedacht ist, den Lagerbetrieb besser und effizienter zu gestalten.
 
Bei klaren Zielen geht es nicht um vage Wünsche wie „schneller arbeiten“ oder „weniger Fehler machen“, sondern um Vereinbarungen, die man wirklich messen kann. Denken Sie beispielsweise an konkrete Ziele wie:

• kürzere Durchlaufzeiten von Aufträgen
• weniger Kommissionier- und Versandfehler
• bessere Bestandszuverlässigkeit
• besserer Überblick über verfügbaren und reservierten Bestand
• effizientere Nutzung von Lagerfläche und Personal

Arbeiten Sie mit KPIs, um Fortschritt und Ergebnisse zu messen

Um beurteilen zu können, ob das WMS tatsächlich zu diesen Zielen beiträgt, ist es wichtig, KPIs (Key Performance Indicators) festzulegen. Das sind Messgrößen, mit denen Sie objektiv verfolgen können, ob das System das tut, was Sie von ihm erwarten. Denken Sie beispielsweise an die Anzahl der pro Stunde bearbeiteten Aufträge oder die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Auftrag. Indem Sie diese KPIs bereits vor der Implementierung festlegen, vermeiden Sie spätere Diskussionen darüber, was „Erfolg“ eigentlich bedeutet.

Beziehen Sie mehr als nur die IT ein

Legen Sie diese Ziele und KPIs nicht nur aus Sicht der IT fest, sondern betrachten Sie sie gemeinsam mit der Logistik, dem operativen Bereich und dem Management. So stellen Sie sicher, dass das WMS nicht nur technisch stimmt, sondern auch zu den täglichen Arbeitsabläufen im Lager passt. Was auf dem Papier logisch erscheint, kann sich in der Praxis nämlich ganz anders auswirken.

Punkt 2: Prozesse erfassen

Ein häufiger Fehler bei der Implementierung von WMS-Systemen ist, dass Unternehmen sich zuerst die WMS-Software ansehen und erst danach ihre eigenen Prozesse. Dabei muss es genau umgekehrt sein. Ein WMS kann nur dann gut unterstützen, wenn Sie zunächst genau wissen, wie Ihr Lager funktioniert und wohin Sie wollen.
  
Beginnen Sie daher zunächst damit, Ihre aktuellen Lagerprozesse zu erfassen. Denken Sie dabei an Wareneingang, Lagerung, Kommissionierung und Versand. Womit haben die Mitarbeiter selbst zu kämpfen? Welche Schritte kosten zu viel Zeit? Und wo entstehen Fehler oder Verzögerungen? Das muss keine umfangreiche Beschreibung auf Papier mit Diagrammen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen sein, sondern ein ehrliches und vollständiges Bild davon, wie die Arbeit jeden Tag wirklich abläuft und wo es hakt.

Wichtig ist auch, nicht nur darauf zu achten, wie der Prozess „offiziell“ ablaufen soll, sondern vor allem darauf, wie es in der Realität läuft. Manchmal entstehen am Arbeitsplatz clevere Workarounds: vorübergehende Lösungen, die sich die Mitarbeiter selbst ausdenken, um die Arbeit dennoch zu erledigen. Denken Sie an zusätzliche Listen, manuelle Kontrollen oder feste Umwege im Prozess. Das sind oft Anzeichen dafür, dass der aktuelle Prozess oder das System unzureichend ist.

Punkt 3: Beziehen Sie die Mitarbeiter vor Ort mit ein

Im vorigen Punkt haben wir bereits gesehen, dass Mitarbeiter vor Ort oft selbst Lösungen entwickeln, wenn Prozesse nicht gut zusammenpassen. Genau deshalb ist eine WMS-Implementierung kein reines IT-Projekt, sondern etwas, das die tägliche Arbeit im Lager direkt betrifft.

Beziehen Sie daher die Mitarbeiter vor Ort von Anfang an mit ein. Stellen Sie ein Projektteam zusammen, das neben der IT und dem Management auch Mitarbeiter aus dem Lager umfasst, wie beispielsweise Teamleiter oder erfahrene Kommissionierer. Sie wissen, wo Prozesse ins Stocken geraten und was in der Praxis funktioniert und was nicht. Dieses Wissen hilft dabei, Entscheidungen zu treffen, die nicht nur auf dem Papier, sondern auch vor Ort sinnvoll sind.

Sorgen Sie außerdem für klare Rollen innerhalb des Projekts. Wer trifft Entscheidungen, wer überwacht die Planung und wer ist Ansprechpartner für Fragen? Klare Zuständigkeiten verhindern Unklarheiten und sorgen für einen übersichtlichen Ablauf der WMS-Implementierung.

Punkt 4: Datenqualität und Migration

Ein WMS kann technisch perfekt sein, aber wenn die Daten nicht stimmen, macht sich das in der Praxis sofort bemerkbar. Denken Sie an falsche Artikeldaten, unklare Standorte oder Bestände, die nicht mehr aktuell sind. Das führt schnell zu Fehlern, zusätzlichem Arbeitsaufwand und Frustration am Arbeitsplatz.

Nehmen Sie sich daher vor der Migration Zeit, um zu prüfen, welche Daten wirklich benötigt werden und was bereinigt werden kann. Übertragen Sie nicht automatisch alles, sondern treffen Sie bewusste Entscheidungen. Indem Sie die Daten zunächst prüfen und testen, verhindern Sie, dass alte Probleme einfach in Ihr neues WMS mitwandern. Manchmal funktioniert es besser, ein System Schritt für Schritt zu implementieren, anstatt alles auf einmal live zu schalten.

Punkt 5: Zusammenarbeit mit ERP und anderen Systemen

Wenn du wirklich clever vorgehen willst, sorgst du dafür, dass dein WMS nicht isoliert steht, sondern mit anderen Systemen zusammenarbeitet. In der Praxis ist das oft ein ERP-System (Enterprise Resource Planning), ergänzt beispielsweise durch ein Transport Management System (TMS), Scanner oder einen Webshop. Gerade diese Zusammenarbeit entscheidet darüber, ob Prozesse reibungslos ablaufen oder ob Mitarbeiter dennoch zwischen den Systemen hin- und herwechseln müssen.

Daher ist es wichtig, im Vorfeld klar zu definieren, welches System welche Rolle übernimmt. Was wird im WMS erfasst, was verbleibt im ERP und welche Daten müssen automatisch ausgetauscht werden? Denken Sie dabei an Bestellungen, Lagerbestände, Artikelinformationen und Versanddaten. Wenn dies nicht gut aufeinander abgestimmt ist, entstehen Datenabweichungen und ein großer Teil des Nutzens eines WMS geht verloren.

Punkt 6: Testen und Einweisen in das System

Ein WMS kann technisch völlig einwandfrei sein, aber man weiß erst, ob es wirklich funktioniert, wenn die Mitarbeiter täglich damit arbeiten. Das Testen ist daher keine Formalität am Ende, sondern der entscheidende Moment, um zu prüfen: Läuft das Lager später reibungslos weiter oder gibt es Probleme?

Testen Sie nicht nur, ob alles „funktioniert“, sondern vor allem, ob sich der Prozess logisch anfühlt. Gehen Sie gemeinsam einige typische Situationen durch: Wareneingang buchen, Bestellungen kommissionieren, eine Eilbestellung zwischendurch oder eine Rücksendung bearbeiten. Gerade in diesen kleinen Ausnahmesituationen sieht man, wo der Prozess ins Stocken gerät.

Das Gleiche gilt für die Schulung. Setzen Sie lieber auf kurze Erklärungen und gemeinsames Üben als auf lange Präsentationen. Die Mitarbeiter müssen verstehen, was sie tun und warum. Je sicherer die Mitarbeiter bei der Inbetriebnahme sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, Verzögerungen und Frustration in den ersten Wochen.

Häufige Fehler bei der WMS-Implementierung

In der Praxis scheitert eine WMS-Implementierung selten an der Software selbst. Meistens sind es die Entscheidungen im Umfeld, die Probleme verursachen. Unklare Ziele, nicht gut ausgearbeitete Prozesse, zu geringe Einbindung der Mitarbeiter oder Daten, die nicht in Ordnung sind.

Indem Sie sich im Vorfeld bewusst damit auseinandersetzen, verhindern Sie, dass alte Probleme einfach in ein neues System übertragen werden. Mit klaren Zielen, realistischen Prozessen, engagierten Mitarbeitern und ausreichend Zeit für Tests und Schulungen legen Sie den Grundstein für ein WMS, das nicht nur in Betrieb geht, sondern auch im täglichen Praxisbetrieb wirklich funktioniert.