ERP-Funktionen für den Einkauf

ERP-Funktionen für den Einkauf

Vor dem Verkauf steht der Einkauf. Unternehmen des Großhandels müssen mit breitem Angebot aufwarten und dabei so effizient wie möglich agieren.

Nicht immer ein leichtes Unterfangen, wenn man bedenkt, dass man alle Waren immer zu Verfügung stellen, gleichsam jedoch die Preise der Konkurrenz halten muss. ERP-Systeme unterstützen den Einkauf an dieser Stelle mit zahlreichen verschiedenen Funktionen. 

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal dem Einkauf und den entsprechenden Funktionen einer ERP-Software für diesem widmen. 

Dabei soll herausgestellt werden, wie das System dabei unterstützt, welche Vorteile darauf gezogen werden können und warum ein Unternehmen des Großhandels schon heute kaum noch auf ein entsprechendes Warenwirtschaftssystem verzichten kann. Doch zunächst einmal, begeben wir uns an eine begriffliche Einordnung. 

Inhaltsverzeichnis

Definition – Einkauf im Großhandel 

Die ursprüngliche Funktion des Einkaufs aus betriebswirtschaftlicher Perspektive geht auf die Versorgung des Unternehmens mit Gütern und Dienstleistungen zurück, die für den Produktionsprozess, oder eben für Handelsunternehmen die Handelsfunktion benötigt werden und nicht selbst von diesem hergestellt werden können. Zunehmend werden jedoch auch weitreichende strategische Aufgaben mit in den Begriff Einkauf gefasst. 

Unterschiede zur Beschaffung

In der begrifflichen Abgrenzung zur Materialwirtschaft und der Beschaffung beschreibt der Einkauf zunächst jedoch den operativen Vorgang des Einkaufens an sich. Die Beschaffung beginnt hingegen bereits früher durch Verbrauchsplanung, Planung von Lieferzeiten oder auch die Bereitstellung von Lagerkapazitäten und Logistik. Einkauf und Beschaffen gehen jedoch in heutigen betrieblichen Strukturen Hand in Hand und werden zumeist gemeinschaftlich betrachtet. 

Operativer und strategischer Einkauf

Man unterscheidet zumeist zwischen dem strategischen und dem operativen Einkauf. Bei ersterem geht es primär um die Planung und Steuerung der Materialkostenentwicklung, um Beschaffungsmarktforschung oder auch um das Einkaufsverhalten der Mitbewerber, während der operative Einkauf sich mit der Verwaltung von Preisen und Konditionen, dem Prüfen und Vergleichen von Angeboten oder auch der Gestaltung und mit Abschlüssen von Verträgen mit Lieferanten auseinandersetzt.  

Definition – Was ist eine ERP-Software?

Um verstehen zu können, wie eine ERP-Software dem Großhandel beim Einkauf und der Beschaffung behilflich sein kann, lohnt ein Blick auf die allgemeinen Funktionsweisen derartiger Anwendungen.

Mit Enterprise Ressource Planning (ERP) ist im Allgemeinen die unternehmerische Aufgabe, alle im Unternehmen vorhandenen Ressourcen bestmöglich einzusetzen, gemeint. Die Ressourcen, die an dieser Stelle gemeint sind, sind neben den eigentlichen Handelswaren, auch die Arbeitskraft der Mitarbeiter oder beispielsweise Lagerkapazitäten etc. 

Alle Daten an einem zentralen Ort gebündelt 

Eine ERP-Software ist eine Business-Software-Anwendung, in der alle in einem Unternehmen erhobenen Daten an einem zentralen Ort gespeichert werden. Daraus ergeben sich gleich mehrere Vorteile. Zum einen macht die zentrale Speicherung und der damit einhergehende allgemeine Zugriff auf dieses Daten, das Unternehmen transparenter und zum anderen lassen sich dadurch viele verschiedene Geschäftsprozesse miteinander verknüpfen und automatisieren. 

Alle Abteilungen profitieren 

Davon profitieren letztlich alle Abteilungen, da diese Verbindungen neues Optimierungspotential schaffen. Wir wollen uns in diesem Artikel einmal den Vorteilen des Einsatzes einer ERP-Software für den Einkauf genauer anschauen und dabei den konkreten Nutzen und die diversen Möglichkeiten umreißen. 

Einkauf mit der ERP-Software

Wie eingangs bereits erwähnt, ist es immer ein Balanceakt für jedes Handelsunternehmen, das richtige Angebot in ausreichender Menge für die Kunden bereit zu stellen und dabei die Lager- und Beschaffungskosten zu effizient wie möglich zu gestalten. 

ERP-Software-Systeme unterstützen den Einkauf und Import von Waren und helfen dabei Lieferengpässe sowie Warenüberschüsse zu vermeiden. Mit der Software lässt sich der Einkauf deutlich gezielter tätigen, was letztlich Kosten und Ressourcen einspart, die an anderer Stelle eingesetzt werden können. 

Bedarfsabhängig Kalkulieren

Ein volles Lager ist zumeist nur dann sinnvolle, wenn die darin enthaltenden Waren auch zu einem kalkulierten Zeitpunkt weiterverkauft werden können. Andernfalls wird wichtiger Lagerplatz blockiert, der letztlich die Sortimentsbreite und -tiefe im Unternehmen behindert. 

ERP-Software-Systeme verfügen über Funktionen, die Bestellungen und Importe abhängig von Verkäufen und Anfragen kalkulieren. Werden beispielsweise saisonale Produkte vertrieben, kann das Systeme genau ermitteln, zu wann welche Menge dieses Waren vorrätig sein müssen. 

Ebenso kann das System an dieser Stelle auf Trends hinweisen, die zum einen auf den historischen Verkaufskennzahlen basieren und zum anderen auch tagesaktuell auf Schwankungen aufmerksam machen können. 

Bestellvorschläge durch die ERP-Software

Die ERP-Software kann dem Einkauf gezielte Bestellvorschläge unterbreiten, wenn bestimmte Fälle eintreten. Auf der Basis von Überverkäufen, Liederplänen und Mindestbestandsunterschreitungen kann das System automatisch bestimmte Bestellvorschläge erstellen, die dann durch die Mitarbeiter geprüft werden können. Angenommen ein Händler vertriebt Ventilatoren. In einem besonders heißen Sommer steigt die Nachfrage nach diesen massiv an. 

Die ERP-Software erkennt diesen Trend direkt und kann einen entsprechende Bestellvorschlag unterbreiten. Auch wenn Bestellungen knapp werden wird dieses erkannt und fließt mit in den Vorschlag ein. Das reduziert den Arbeitsaufwand für den Einkauf enorm und liefert zu dem eine fundierte Basis für Entscheidungen an dieser Stelle. 

Lieferantenmanagement 

Lieferbeziehungen sind das A und O für jedes Handelsunternehmen. Ein reibungsloser Warenhandel steht und fällt mit den Lieferantenbeziehungen. Eine ERP-Software kann an dieser Stelle dabei helfen Liefertermine zu verwalten oder beispielsweise auch Mahnungen zu Lieferungen zu versenden. 

Man hat somit alle Lieferungen und Bestellungen bequem und übersichtlich auf einer zentralen Plattform und kann den jeweiligen Lieferstatus live verfolgen. Ebenso lassen sich Lieferanten individuell bewerten und präferieren. 

Das garantiert, dass immer beim bevorzugten Lieferanten bestellt wird, es sei denn, andere Lieferanten haben ihre Konditionen geändert. Dann kann das System direkt darüber informieren und entsprechende Handlungsempfehlungen formulieren. 

EDI im Einkauf

Nicht jeder Lieferant arbeitet mit der gleichen Software, weshalb eine ERP-Software über entsprechende Schnittstellen zu anderen Systemen verfügen sollte. Mit electronic data interchange (EDI) wird das verlustfreie Übertragen von ein einer Software auf eine andere problemlos möglich 

Somit lassen sich einfach und bequem elektronische Belege austauschen. Die EDI-Verfahrensweise ist im Handel bereits stark etabliert, sodass der Datentransfer zwischen Handelsunternehmen so problemlos möglich ist, auch wenn zwei komplett unterschiedliche Systeme in den jeweiligen Unternehmen eingesetzt werden. 

Direkt- und Streckengeschäfte

Die Abwicklung von Direkt- und Streckengeschäften spielen in Handelsunternehmen eine entscheidende Rolle. Die Verbindung zwischen Vorgängen aus dem Verkauf und dem Einkauf müssen dabei zusammenspielen, was gerade in größeren Handelsunternehmen mit zunehmender Aktivität immer komplexer wird. 

ERP-Software-Systeme helfen dabei die verschiedenen Geschäftsvorfälle optimal zu verwalten. Geht ein Artikel nicht über das eigene Lager, sondern direkt vom Hersteller zum Kunden, spricht man in der Regel vom Direkt- bzw. Streckengeschäft. Hersteller der Ware versenden diese dann direkt an die Kunden des Handelsunternehmens, was dazu führt, dass einige Faktoren, wie beispielsweise die Rechnungsstellung oder eine neutrale Kartonage berücksichtigt werden müssen. 

Viele weitere Funktionen

ERP-Software-Systeme verfügen über eine Vielzahl verschiedener weiterer Funktionen, die Handelsunternehmen beim Einkauf unterstützen. Durch die Verbindung des Einkaufs mit vielen anderen Abteilungen und Bereichen im Unternehmen, entstehen vielerorts optimierter Prozesse, die Ressourcen an einigen Stellen frei werden lassen. 

Das sind genau all jede Ressourcen, die gewinnbringend an anderen Stellen eingesetzt werden können und dem Unternehmen den Vorsprung gegenüber anderen Wettbewerbern verschafft. 

Am Markt finden sich eine Vielzahl verschiedener ERP-Lösungen, speziell für den Großhandel, die Unternehmen bei der effizienteren Gestaltung der eigenen Geschäftsprozesse unterstützen. Letztlich kommt es immer auf die Beschaffenheit des Unternehmens an, was die ERP-Software leisten muss. 
Man sollte sich daher im Vorfeld genau informieren, welche Prozesse dem eigenen Unternehmen zu Grunde liegen und ob ein entsprechendes System dies abzubilden vermag. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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