5 wichtige Funktionen einer Software für Klempner

Klempner müssen mit einer ERP-Software Aufträge auch mobil aufrufen und bearbeiten können und dabei in Echtzeit mit dem Innendienst kommunizieren können.

Die Anforderungen an eine ERP-Software für Klempner unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht von denen anderer Unternehmen. Hier wird oftmals projektbasiert und im Außendienst gearbeitet, was vom ERP-System softwareseitig dargestellt und unterstützt werden muss. Werfen Sie mit uns einen Blick auf Softwarelösungen, die speziell für Klempner konzipiert wurden und entdecken Sie die Möglichkeiten solcher Anwendungen.

Inhaltsverzeichnis 

ERP-Software für Klempner und Installateure

Neben Funktionen zur Abdeckung aller administrativer Aufgaben, gilt es auch das operative Geschäft in der Software abbilden zu können. Dazu benötigen Klempner spezielle Funktionen, mit denen sich die Kalkulation, Planung, Durchführung und spätere Wartung und Instandhaltung von Objekten softwareseitig darstellen lassen.

Funktionen und Module 

Ale Module sind über die zentrale Datenbank miteinander verbunden und ermöglichen so einen unternehmensweiten Austausch von Informationen und Daten. Dabei kann die Software entweder auf den hauseigenen Servern betrieben oder aber aus einer Cloud heraus bezogen werden. Wir wollen uns im Folgendem einigen elementaren Funktionen eines ERP-Pakets für die Installation widmen und dabei die konkreten Mehrwerte dieser, für die Praxis herausstellen.

1. Projektmanagement für Klempner 

Klempner und Installateure arbeiten zumeist projektbasiert. Alle Aufträge werden dabei zunächst einmal in die ERP-Software importiert. An Hand der importierten Auftragsdaten kann dann eine Auftragskalkulation durchgeführt werden. Das System greift dabei auf alle relevanten Daten zurück und errechnet die Konditionen, zu denen ein bestimmter Auftrag durchgeführt werden kann. Dabei wird neben dem Materialbedarf auch das zur Verfügung stehende Personal berücksichtigt. So kann bei der Angebotserstellung eine verlässliche Aussage über die Kosten und den Zeitaufwand eines Projektes getroffen werden.

Zeiträume, Mitarbeiter und Material managen 

Nach Zuschlag kann das Projekt dann ein mehrere Prozessschritte aufgeteilt werden. Diesen einzelnen Schritten können dann Zeiträume, Mitarbeiter und Materialien zugewiesen werden. So weiß jeder Akteur zu jedem Zeitpunkt wann er was zu tun hat. Auch die jeweiligen Arbeitszeiten der Mitarbeiter lassen sich im System erfassen und können den einzelnen Projekten zugeordnet werden.

2. Mobile Software für Klempner im Einsatz vor Ort 

Besonders wichtig für Klempner ist eine mobile Version der eigenen ERP-Software mit der sich Daten von unterwegs aus abrufen lassen. Ebenso müssen Daten vom Einsatzort eingetragen werden können, wie etwa Nachbestellungen oder Arbeitszeiten. Auch Fortschritte innerhalb eines Projektes lassen sich so direkt anzeigen, so dass auch der Innendienst direkt Bescheid weiß, wann der nächste Schritt ansteht und wann beispielsweise welche Materialien rausgeschickt werden müssen.

3. Automatische Rechnungsführung für Installateure

Auch bei der Rechnungsstellung kann eine geeignete Software für Klempner Abhilfe schaffen.Alle umherlaufenden Waren, wie auch alle weiteren Geldströme lassen sich laufend verbuchen und können einfach einem bestimmten Projekt zugeordnet werden. Eingetragene Arbeitsstunden werden direkt mit dem entsprechenden Stundensätzen der Arbeitskräfte im Projekt gebucht, sodass schnell und einfach eingesehen werden kann, welche Kosten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt veranschlagt wurden.

DMS-Anbindung 

Droht das Projekt die Budgetgrenzen zu überschreiten kann eine Nachkalkulation angestellt werden. Auch Zwischenrechnungen können so einfach via Knopfdruck erstellt und an den Kunden versandt werden. Hierzu empfiehlt sich die Anbindung der ERP-Software an eine DMS-Software sowie an ein entsprechendes E-Mail-Programm.

4. Supply-Chain-Management 

Zunehmend wichtiger wird auch der Aufbau und die Organisation der eigenen Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Mit einer ERP-Software mit integriertem Supply-Chain-Management lässt sich die gesamte Wertschöpfungskette abbilden und nachvollziehen. Das schafft mehr Transparenz und sorgt für schnellen Informationsfluss über die eigenen Unternehmensgrenzen hinweg.

5. CRM für Klempner 

Die drei Buchstaben „CRM“ sind die Abkürzung für das Customer Relationship Management; zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement. Hierbei handelt es sich um die systematische Gestaltung aller Kundenbeziehungsprozesse. Auch Klempner und Installateure müssen sich damit befassen. Letztlich kann kein betrieb isoliert von den eigenen Kunden überleben.

Verknüpfung von ERP und CRM in der Installationsbranche

Innerhalb einer CRM-Software lässt sich für jeden Kunden eine digitale Akte anlegen. In dieser werden dann alle wichtigen Informationen und Daten zu diesem Kunden zentral verwaltete; von Stammdaten bis hin zur Kontakthistorie. Durch eine Integration von ERP und CRM wird sichergestellt, dass alle wichtigen Daten jederzeit an jeder Stelle zur Verfügung stehen.

Zufriedene Kunden dank mobile CRM 

Durch die Kombination mit einer mobile Software lassen sich auch von unterwegs aus Änderungen an Aufträgen oder Kundenakten vornehmen, welche dann bei stabiler Internetverbindung in Echtzeit an den Innendienst übermittelt werden. So werden betriebliche Abläufe und Prozesse maßgeblich verschlankt. Zu guter Letzt profitiert auch der Kunde von kürzeren Wartezeiten; denn über ein mobile CRM können Klempner im Außendienst direkt einem neuen Kunden zugewiesen werden, sobald ein Auftrag eingeht.

Fazit: Die richtige Klempner-Software finden 

Mit einer passenden ERP-Software haben Klempner die Möglichkeit ihre eigenen Prozesse deutlich effizienter und schlanker gestalten. Diverse Automationen sorgen für Ressourceneinsparungen auf allen Ebenen des Unternehmens. Um von den diversen Vorteilen einer ERP-Software vollumfänglich profitieren zu können, muss diese zwingend zum eigenen Unternehmen passen. In der Installationsbranche spielen dabei unter anderem das Projektmanagement, das Kundenbeziehungsmanagement, mobile Software, eine automatische Rechnungsführung und das Supply Chain Management eine wichtige Rolle.

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Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

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Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

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Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
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Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

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