Digitale Arbeitsaufträge in Ihrem ERP- oder FSM-System: clever und effizient

Das Papier Zeitalter ist vorbei: Digitalisieren Sie daher Ihre Arbeitsaufträge mit ERP- und FSM-Software.

Wir befinden uns im digitalen Zeitalter. Ordner, Hefte und Haftnotizen weichen digitalen Softwaresystemen. Oder besser gesagt: ERP- und FSM-Systeme ersetzen diese papierbasierten Arbeitsweisen.

Auch der traditionelle Arbeitsauftrag weicht einer digitalen Version. Aber wie erfasst man diese analoge Methode übersichtlich in deinem Softwaresystem? Das erfährst du in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Arbeitsauftrag?
  • Von Papier zu digital
  • Die Vorteile eines digitalen Arbeitsauftrags
• Digitale Arbeitsaufträge in Field-Service-Software
  • Wie funktioniert die Implementierung?
• Schulung des Personals
• Zusammenfassung

Was ist ein Arbeitsauftrag?

Ein Arbeitsauftrag enthält alle Daten des auszuführenden Auftrags: Kundendaten, benötigte Materialien, besondere Hinweise und eine klare Beschreibung der Arbeit.
 
Diese Aufträge wurden (und werden) oft noch von Hand geschrieben. Doch schon bald quillt die Mappe oder das Fahrzeug des Außendienstes über vor lauter handschriftlichen Notizen. Zwar können sich die meisten Fachleute problemlos an ihre Aufträge und Kunden erinnern, doch handschriftliche Arbeitsaufträge sind eigentlich nicht mehr zeitgemäß.

Von Papier zu digital

Diese Belege müssen daher digital erfasst werden. Die digitale Erfassung erleichtert die Bearbeitung und verhindert, dass Informationen unleserlich oder unauffindbar werden. Sind Sie sich Monate später mit einem Kunden uneinig darüber, was genau ausgeführt wurde? Dann haben Sie den Nachweis mit ein paar Klicks auf den Bildschirm geholt.

Zudem sind viele dieser Außendienst Systeme heutzutage mobil über ein Smartphone oder Tablet verfügbar. Mitarbeiter können Daten vor Ort einsehen und aktualisieren, während im Büro alles in Echtzeit sichtbar ist.

Die Vorteile eines digitalen Arbeitsauftrags

• Weniger Verwaltungsaufwand: Daten werden nur einmal eingegeben; Kilometer und Materialien werden automatisch erfasst. Ein weiterer Vorteil: Sie sparen zudem Papier und Platz.
• Weniger Fehler: Die Eingabe vor Ort verhindert, dass man vergisst, etwas zu erfassen.
• Kontrolle über Prozesse: Alle Informationen zu einem Auftrag, dessen Fortschritt und alle benötigten/verwendeten Ressourcen werden im System erfasst. So können Sie jederzeit einsehen oder nachweisen, was getan wurde und wann dies geschehen ist.
• Sicherheit: Ein Arbeitsauftrag in Papierform, der allerlei sensible Kundendaten enthält, geht schon mal verloren. Dies verhindern Sie, indem Sie ihn in einem digitalen System erfassen.
• Einfache Rechnungsstellung: Arbeitsaufträge lassen sich oft direkt in eine Rechnung umwandeln und automatisch an den Kunden versenden.

Aber es gibt noch jemanden, der von dem digitalen Arbeitsauftrag profitiert. Denn dadurch sehen Kunden, dass Sie professionell arbeiten: Sie sind schneller und flexibler, und die schriftliche Dokumentation schafft Vertrauen.

Digitale Arbeitsaufträge in Field-Service-Software

Wer einen Außendienst hat, vertraut oft auf Field-Service-Management (FSM)-Software. Dieses System sorgt dafür, dass Techniker immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden. Dadurch können Sie Ihren Kunden schneller helfen, die verfügbaren Ressourcen effizienter nutzen und Serviceanfragen schneller bearbeiten.
 
Es ist daher der ideale Ort, um Arbeitsaufträge digital zu speichern. Sie lassen sich einfach mit einem Auftrag und dem Kundenkonto verknüpfen. So sehen Sie mit wenigen Klicks die Historie jedes Kunden und können wiederkehrende Probleme leichter identifizieren. 

Durch die Verknüpfung von Arbeitsaufträgen mit dem FSM-System können Planer und Techniker zudem in Echtzeit miteinander kommunizieren. Eventuelle Unklarheiten oder Aktualisierungen können direkt ausgetauscht werden, was das Risiko von Missverständnissen erheblich verringert. 

Wie funktioniert die Implementierung?

Arbeitsauftrags-Software ist sehr vielfältig: Jedes System verfügt nämlich über eigene Funktionen. Darüber hinaus hat jedes Unternehmen seine eigenen spezifischen Anforderungen: Welche Funktionen möchten Sie nutzen und welche benötigen Sie nicht?

Es ist daher wichtig, einen erfahrenen Anbieter zu suchen, der Sie durch diesen Prozess begleiten kann. Dieser wird genau wissen, wie die Implementierung digitaler Arbeitsaufträge sowohl in Ihrem FSM- als auch in Ihrem ERP-System realisiert werden kann.

Schulung des Personals

Abschließend gibt es noch einen wichtigen Punkt: die Schulung des Personals. Es wird nämlich immer Techniker geben, die darauf überhaupt keine Lust haben. Vielleicht haben sie wenig Affinität zur Technologie oder finden die analoge Arbeitsweise einfach angenehmer.

Dennoch ist es von entscheidender Bedeutung, auch sie mit ins Boot zu holen. Sie können nämlich nicht an ihren alten Arbeitsweisen festhalten, denn das würde dazu führen, dass bestimmte Informationen nicht im System gespeichert werden.

Halten Sie daher die Bedeutung und die Vorteile des Systems im Blick. Und mit Vorteilen meinen wir nicht nur die des Unternehmens oder des Kunden, sondern zeigen Sie auch, warum es ihnen das Leben erleichtern wird. Führen Sie die neue Arbeitsweise Schritt für Schritt ein und sorgen Sie dafür, dass sie auf die richtige Unterstützung zählen können. Denn erst dann hat die neue Arbeitsweise eine Chance auf Erfolg.

Zusammenfassung

Digitale Arbeitsaufträge ersetzen Papier sowohl in ERP- als auch in Außendienstsystemen und sorgen für reibungslose Abläufe. Speichern Sie Arbeitsaufträge zentral, verknüpfen Sie sie mit Aufträgen und Kundenkonten und nutzen Sie die mobile Erfassung für Echtzeit-Updates. Wählen Sie einen erfahrenen Anbieter für die Implementierung und investieren Sie in gezielte Schulungen, um Ihre Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. So machen Sie Ihren Service effizienter, sicherer und zuverlässiger – sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Kunden.