Jetzt die passende ERP-Software für Ihre Branche finden

Jede Branche ist anders. Gleiches gilt auch für ERP-Software. Mit diesem Guide finden Sie die passende ERP-Software für Ihr Unternehmen.

Mit einer ERP-Software sollen alle Geschäftsprozesse in einem Unternehmen abgebildet werden. Nun gleicht kein Unternehmen in seinen Prozessen dem anderen. Das ist letztlich auch der Grund dafür, dass ERP-Systeme von Grund auf unterschiedlich sind und sich auf verschiedene Branchen spezialisiert haben. 

Verschiedene ERP-Software am Markt

Das macht letztlich auch die Suche nach einer geeigneten ERP-Software für das eigene Unternehmen so schwierig. Am Markt finden sich unzählige verschiedene Systeme von vielen verschiedenen Anbietern. Dabei ist neben den eigentlichen Funktionen des Systems auch die Erfahrung und die Spezialisierung des Anbieters entscheidend.

Somit kann die Suche nach einer geeigneten ERP-Software schnell zu einem komplexen Unterfangen werden. Niemand hat jedoch die Zeit sich ausgiebig auf eben jene Suche zu begeben, weshalb dieser Prozess oftmals sträflich abgekürzt wird. Die Folge ist ein ERP-System voller Kompromisse, das Ihnen nicht die Vorteile liefern kann, die sich davon versprochen haben. 

Weg zur passenden ERP-Software steinig

Wir wollen uns in diesem Artikel einmal branchenspezifischer ERP-Software widmen, die Unterschiede aufzeigen und klar machen, worauf Sie bei der Suche nach einem geeigneten System für Ihr Unternehmen achten müssen. Doch bevor wir uns tiefer in die Materie der branchenspezifischen ERP-Systeme wagen, werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von ERP.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ERP? – Eine Definition
• Cloud, lokal, hostet oder hybrid?
• Branchenspezifische ERP-Software
• ERP-Software in der Produktion
• ERP-Software in Bauunternehmen
• Wie finden Sie die passende ERP-Software? 
• Fazit – ERP-Software muss zum Unternehmen passen

Was ist ERP? – Eine Definition

Unter Enterprise-Ressource-Planning (ERP) versteht man die Aufgabe eines Unternehmens, alle ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Dabei sind mit Ressourcen neben Rohstoffen und Materialien, auch Maschinen, Werkzeuge, Immobilien, finanzielle Mittel und das Personal gemeint. 

Optimale Ressourcenplanung für beste Gewinnmargen

Im Grundsatz geht es darum, dafür zu sorgen, dass all diese Faktoren so eingesetzt werden, dass ein bestmögliches Betriebsergebnis daraus resultiert. Es gilt also die gesamten Prozesse im Unternehmen zu überwachen, zu organisieren und zu steuern. Da Unternehmen mitunter über eine Vielzahl verschiedener Geschäftsprozesse verfügen, lassen diese sich zu meist nicht einfach überblicken. An dieser Stelle kommt ERP-Software ins Spiel.

Alle Daten sicher an einem Ort

ERP-Software bündelt alle Daten in einem Unternehmen auf einer zentralen Datenbank und führen somit die verschiedensten Prozesse zusammen. Dabei entstehen neue Prozesse, alte werden verschlankt oder gar automatisiert und andere fallen ganz anheim. Abteilungsgrenzen und Datensilos werden aufgesprengt und weichen einer neuen effizienteren Arbeitsweise im gesamten Unternehmen. 

Prozesse automatisieren

Durch das Zusammenführen verschiedener Prozesse, entstehen neue Workflows zwischen Abteilungen, die zuvor eher autonom gearbeitet haben. Auch über die Unternehmensgrenzen hinaus kann ERP-Software helfen, Prozesse effizienter zu gestalten. Aufgebaut ist ein ERP-System zu meist in verschiedenen Modulen, die wiederum verschiedene Funktionen mit sich bringen. In Standardversionen von ERP-Systemen werden zu Weilen die folgenden Module abgedeckt: 

• Warenwirtschaft
• Kundenservice/Vertrieb/Marketing
• Rechnungswesen
• Personalwesen
• Projektmanagement 
• Dokumentenmanagement

Je nach Branche können dann noch weitere Module zum Tragen kommen, beziehungsweise sind diverse Funktionen innerhalb dieser Module den Geschäftsprozessen der jeweiligen Branche angepasst. Entscheidend bei der Suche nach einer ERP-Software ist auch immer der vorgesehene Speicherort. 

Cloud, lokal, hostet oder hybrid?

Der Speicherort der Datenbank ist eines der wichtigsten Kriterien im Zuge der Einführung eines ERP-Systems. Die Frage, auf welchem Server die Daten gespeichert werden, bedingt nicht nur die Anpassungsfähigkeit der ERP-Software, sondern wirft auch datenschutzrechtliche Fragen auf. Werfen wir einen kurzen Blick auf die verschiedenen Möglichkeiten: Lokal, gehostet, die Cloud oder hybrid. 

Lokale ERP-Software

Von lokaler, oder auch oft On-Premises ERP-Software ist die Rede, wenn das System auf den hauseigenen Servern des Unternehmens installiert und betrieben wird. Der große Vorteil bei lokalen Implementierungen ist, dass alle Daten das Unternehmen nicht verlassen und dass das System nach den eigenen Vorstellungen beliebig angepasst werden kann. 

Doch kosten derartige Anpassungen und auch die nötige IT-Infrastruktur deutlich mehr finanzielle und personelle Ressourcen, weshalb diese Form oftmals von großen Mittelständlern oder Konzernen gewählt wird. Denn auch die Wartung des Systems und der Hardware obliegt im Nachgang dem Unternehmen selbst, weshalb eine IT-Abteilung unablässig wird. 

Gehostete ERP-Software

Im Gegensatz zu einer lokalen ERP-Software, stehen die Server, auf denen das System betrieben wird, nicht im Unternehmen, sondern beim jeweiligen ERP-Anbieter oder einem Drittanbieter vor Ort. Man mietet den entsprechenden Speicherplatz auf dem Server, auf den dann ausschließlich das Unternehmen Zugriff erhält. 

Diese variante bietet sich vor allem Für Unternehmen an, die Ihre Daten nicht Online wissen wollen, selbst aber über keine geeignete IT-Infrastruktur verfügen, um ein lokales System aufzusetzen. 

Cloud-basierte ERP-Software

In den letzten Jahren sind Cloud-Dienste immer mehr im Kommen. Dabei wird nicht nur der Speicherplatz für die Daten, sondern auch das eigentliche System vom Anbieter gemietet. Zugang zu diesem erhält man über das Internet und kann somit von überall auf seine Daten zugreifen, solange eben eine entsprechende Internetverbindung besteht. 

Die großen Cloud-Anbieter haben Ihre Standorte meist in den USA, was bedingt, dass auch dort die Rechenzentren ansässig sind und andere Datenschutzbestimmungen vorliegen. Doch als deutsches Unternehmen unterliegt man auch hier geltendem EU-Recht und muss beispielweise die Vorgaben der DSGVO einhalten. An dieser Stelle wird dann zu Weilen eine Zusatzvereinbarung mit dem jeweiligen Anbieter notwendig. 

Die Vorteile der Cloud bzw. von Online ERP-Software liegen im zu Grunde liegenden Bezahlmodell. Man ist zu Weilen deutlich flexibler was die Anzahl der Lizenzen und den Funktionsumfang der ERP-Software angeht. Hier zahlt man zu meisten einen monatlichen Beitrag und muss im Gegenzug zur lokalen Implementierung das System nicht in Gänze kaufen. Doch hat man dem gegenüber auch weniger Spielraum was individuelle Anpassungen angeht. 

Hybride ERP-Software

Hybride ERP-Software ist, wie der Name schon vermuten lässt, ERP-Software, die teils in der Cloud und teils auf lokalem oder gehosteten Servern betrieben werden. Hier werden nur einige Bereiche des ERP-Systems in der Cloud betrieben, andere werden sicher auf den eigenen Servern betrieben. 

Das kann dann nötig werden, wenn ein Unternehmen besonders sensible Daten nicht über Dritte speichern lassen will, andere Dienste, wie bespielweise die Arbeitszeitenplanung ohne weiteres jedoch in der Cloud betrieben werden können. 

Branchenspezifische ERP-Software

Einige Abteilungen und damit verbunden einige Geschäftsprozesse kommen in so gut wie jedem Unternehmen, ganzgleich welcher Branche, vor. Beispielweise das Rechnungswesen oder auch das Dokumentenmanagement ähneln sich in vielen Unternehmen. Doch gibt es auch all jene Funktionen, die nur für eine bestimmte Branche Sinn ergeben. 

Wir wollen nun ein Blick auf ein paar dieser branchenspezifischen Module und Funktionen werfen und Ihnen dabei verdeutlichen, warum eine ERP-Software zu Ihrer Branche passen muss. Im Anschluss daran werden wir noch aufzeigen, wie Sie das bestmögliche System für Ihre Branche finden. 

ERP-Software in der Produktion

Gerade produzierende Unternehmen unterscheiden sich massiv von beispielsweise einem Architekturbüro. Hier gilt es sämtliche Geschäftsprozesse rund um die Produktion eines End-, Zwischen- oder Teilproduktes abzubilden. Hier ist dann nochmal zu unterschieden zwischen diskreter Fertigung und Prozessproduktion. 

Stücklisten im Produktionsprozess

In der diskreten Fertigung bedarf es beispielweise Stücklisten, die während des gesamten Produktionsprozesses eine wesentliche Rolle spielen. Angefangen beim Einkauf, über die Lagerverwaltung bis hin zur Produktionsplanung und der Fortschrittsregistrierung, begleiten diverse Stücklisten gleich mehrere Geschäftsprozesse gleichzeitig. 

Mit einer ERP-Software, das die Stücklisten in sich verarbeitet, können verschiedene Akteure gleichzeitig auf diese zugreifen, den Status einsehen und diese ggf. bearbeiten. Der gesamte Produktionsablauf wird dadurch nicht nur effizienter, sondern auch deutlich transparenter. Sprich er lässt sich besser steuern, verwalten und kontrollieren. 

Produktionsplanung mit dem ERP

Auch für die eigentliche Produktionsplanung hält eine branchenspezifische ERP-Software viele verschiedene Funktionen bereit. Dabei plant das System alle verfügbaren Ressourcen ein, zeigt fehlende Ressourcen auf und plant auch deren Beschaffung weitestgehend automatisch. So kann ein Unternehmen bei einem neuen Auftrag direkt erkennen, ob dieser zu bewältigen ist und unter welchen Konditionen. 

Rezepte mit der ERP-Software ändern

In der Prozessproduktion ändern sich die Rezepturen kontinuierlich, was zu weilen einen großen Aufwand darstellen kann. Mit einer ERP-Software hingegen lassen die Rezepturen nicht nur leicht ändern, das System kann auch errechnen, welche Veränderungen der Inhaltsstoffen, welchen Einfluss auf das Betriebsergebnis hätten. 

Die mit der ERP-Software möglich werdenden Auswertungsmöglichkeiten liefern dem Management zudem valide Zahlen für bessere Geschäftsentscheidungen. Unternehmen der prozessorientierten Produktion können somit direkt sehen, welche Rezepte Erfolg versprechen und bei welchen noch Anpassungen möglich wären. 

ERP-Software in Bauunternehmen

Bauunternehmen stellen ebenfalls eine eigenständige Branche dar, die sich wiederum in viele verschiedene Bereich aufteilt. So finden sich in dieser Branche neben Hoch- und Tiefbauunternehmen, auch der Betonbau, Bauinstallationen oder auch Erdbewegungsunternehmen wieder. Je nach Ausrichtung werden spezifische Module und Funktionen innerhalb einer ERP-Software notwendig. Werfen wir einen Blick auf ein paar spezifische Funktionen für das Baugewerbe. 

Verrechnung in Echtzeit

Während eines Bauprojektes kommt es immer wieder zu unerwarteten Verzögerungen und somit zu Mehrkosten, die sich in der Gewinnmarge niederschlagen. Ein entsprechendes Berechnungsmodul verfolgt periodisch, ob das zuvor festgelegte Arbeitsbudget eingehalten wird und woher die möglichen Abweichungen rühren. 

Ich gleichen Schritt wird eine Berechnung der Endprognose angestellt, die genau anzeigt, wie hoch das Betriebsergebnis am Ende ausfällt. Ebenso lassen sich verschiedene Systeme mit der ERP-Software verknüpfen, sodass ein Portal für Subunternehmer realisiert werden kann, eine Zeiterfassung möglich wird usw.

BIM – Building Information Modeling

Mit BIM wird eine Baustelle, an der viele unterschiedliche Akteure beteiligt sind, transparent gemacht. An Hand eines 3D-Models eines Bauobjektes können alle Beteiligten direkt einsehen, wie es um einen jeweiligen Bauabschnitt bestellt ist und welche Schritte noch notwendig sind. Dazu werden einfach die Daten aus den jeweiligen ERP-Systemen in die BIM-Software geladen und stetig synchronisiert. 

Auf diese Weise lassen sich aufeinander aufbauende Arbeitsschritte besser Koordinieren und Verzögerungen an einer Stelle direkt aufdecken. Der gesamte Bauprozess wird dadurch wesentlich schlanker und effizienter gestaltet. 

Wie finden Sie die passende ERP-Software?

Kommen wir nun zur Gretchenfrage. Wie finden Sie die perfekte ERP-Software für Ihr Unternehmen? Begeben Sie sich im Internet auf die Suche, begegnen Ihnen abertausende ERP-Systeme, alle mit unterschiedlichen Ausrichtungen. Die erste Unterschidung sollte jene nach dem Speicherort sein. Soll das System in der Cloud oder lokal implementiert werden? Daran anschließend stellt sich die Frage, welche Bereiche Ihres Unternehmens abgedeckt werden müssen. 

1. Lastenheft erstellen

Somit empfiehlt es sich immer, zunächst ein detailliertes Lastenheft zu erstellen, welches die wichtigsten Funktionen beinhaltet, eine Beschreibung der Geschäftsprozesse und auch die wesentlichsten Fragen zum gewünschten System enthält. Dabei sollten auch klare Ziele, die mit der ERP-Software erreicht werden sollen, Einzug in das Lastenheft finden. 

2. Suche starten

Mit dem detaillierten Lastenheft begibt man sich nun auf die Suche nach einem passenden System. Dabei lässt sich die Suche massiv abkürzen, wenn Sie auf Vergleichsportale zurückgreifen. In diesen sind viele namenhafte und auch kleinere Systemhäuser mit Ihren Lösungen gelistet. Diese können dann einfach nach den passenden Kriterien, wie eben der Branche, gefiltert werden. Somit reduzieren Sie die engere Auswahl auf ein paar Systeme bin weniger Klicks. 

3. Anbieter auswählen

Haben Sie nun eine Liste von bis zu fünf verschiedenen Anbietern zusammengestellt, können Sie diese kontaktieren und um eine Präsentation des Systems bitten. Hier erfahren Sie dann mehr über die Benutzerfreundlichkeit des Systems, die branchenspezifischen Anpassungen und den allgemeinen Funktionsweisen der ERP-Software. 

Gleichen sich zwei Systeme sehr und Sie sind unsicher, welches ERP-System nun das richtige für Ihr Unternehmen ist, beziehen Sie den jeweiligen Anbieter in Ihre Entscheidung mit ein. Welcher Anbieter verfügt über die meiste Erfahrung in Ihrer Branche und welche Zusatzleistungen bietet dieser an. Ist es beispielweise möglich, Schulungen vom Anbieter zu beziehen oder kann dieser auch die spätere Wartung übernehmen. 

4. Die neue ERP-Software testen

Nehmen Sie sich ruhig etwas Zeit, die ERP-Software entsprechend zu testen und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter am besten direkt von Anfang an mit in die Auswahl an. Schließlich sind Sie es, die das System am Ende verwenden müssen. 

Doch irgendwann müssen Sie eine Entscheidung treffen und sich für ein System entscheiden. Eine allzu lange Testphase kann am ende auch schädlich sein, nämlich dann, wenn man sich gegen das System entscheidet. Je länger Sie testen, desto weiter weg begeben Sie sich von der Implementierung. 

Fazit – ERP-Software muss zum Unternehmen passen

Will ein Unternehmen alle Vorteile einer ERP-Software ausschöpfen, kommt es um entsprechende Anpassungen nicht herum. Eine ERP-Software muss in der Lage sein, die spezifischen Geschäftsprozesse eines Unternehmens eins zu eins abzubilden, damit wirklich alle Ressourcen bestmöglich zum Einsatz kommen. 

Am Markt finden sich unzählige verschiedene ERP-Systeme unterschiedlicher Hersteller. Da das passende zu finden, ist oft nicht leicht. Jedoch sollte man nicht den Fehler begehen, sie all zu schnell für das erst beste System zu entscheiden. Vielmehr bieten Vergleichsportale diverse Optionen die Suche nach einem passenden System einzugrenzen und helfen bei der Auswahl.