6 Tipps zur Vorbereitung auf ein Online-ERP

6 Tipps zur Vorbereitung auf ein Online-ERP

Ein Online-ERP-System implementieren: Das halten viele Unternehmen für ein Kinderspiel. Vertrag unterschreiben, Rechnung bezahlen und sie können loslegen, oder?

Der Start mit Online ERP ist zwar einfacher, schneller und kostengünstiger als ein herkömmliches lokales System, doch die Umstellung hat immer noch erhebliche Auswirkungen auf Ihr Geschäft. Die größten Probleme treten bei Unternehmen auf, die für eine Cloud-basierte ERP-Lösung nicht gut vorbereitet sind. In diesem Artikel geben wir Ihnen deshalb sechs nützliche Tipps mit auf Ihren Weg.

1. Seien Sie auf organisatorische Änderungen vorbereitet

Sie sollten nicht unterschätzen, welche Veränderungen Ihr Unternehmen durchmacht, wenn Sie sich für ein Online-ERP-System entscheiden. Lassen Sie sich keine Stories von Anbietern erzählen, die versprechen, dass die Auswirkungen nicht bedeutend sind. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan haben, auf den Ihre Benutzer zurückgreifen können. Dieser Plan muss klar und genau erklären, wie sich die Arbeitsweisen verändern werden. Wenn die Verwendung des neuen Systems dann einmal unklar wird, können Ihre Mitarbeiter dies schnell nachschauen. Sie werden auch viel Zeit und Energie investieren müssen, um Ihre Mitarbeiter gut zu schulen. Im Normalfall werden sie intensiv mit dem neuen System arbeiten werden. Unzureichende Schulungen führen zu einer Verringerung der Produktivität und zu viel Frustration bei Ihren Mitarbeitern.


2. Schaffen Sie innerhalb der Organisation und Ihrer IT-Abteilung Unterstützung für das neue System

Selbst wenn Sie dazu autorisiert sind, können Sie die Wahl zum Online-ERP nicht erzwingen. Wenn für das neue System zu wenig Unterstützung geschaffen wird, ist es unwahrscheinlich, dass Produktivitätssteigerungen schnell erzielt werden können. Denken Sie daran, dass die meisten Menschen eine natürliche Abneigung gegen Änderungen haben. Wir sehen oft, dass Mitarbeiter die alte Arbeitsweise heimlich beibehalten, während sie sich eigentlich an das neue System gewöhnen sollten.

Eine Abteilung, auf die Sie besonders achten müssen, ist die IT. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie derzeit noch über ein lokales ERP-System verfügen. Ihre IT-Abteilung kann sich darüber freuen, dass die Arbeitsbelastung in der Zukunft reduziert werden kann, da Wartung und Updates jetzt von einem Drittanbieter erledigt werden. Sie müssen jedoch wissen, dass die Entscheidung für die Cloud auch viel Verantwortung und Einfluss wegnimmt. Wenn Sie die IT-Abteilung bei der Auswahl und beim Übergang zu einem Online-ERP-System nicht ordnungsgemäß einbeziehen, kann dies zu Problemen führen.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie alles technisch vorbereitet haben

Wenn Sie nicht über die richtige IT-Infrastruktur verfügen, sollten Sie nicht mit einem Online-ERP-System beginnen. Da ein Cloud-basiertes ERP-System hauptsächlich von den Anbietern verwaltet wird, müssen Sie Probleme wie Updates und Server-Speicherplatz nicht mehr berücksichtigen. An deren Stelle werden sich jedoch eine Reihe neuer Fragen ergeben. Haben Sie zum Beispiel genug Bandbreite? Wie steht es um die Zuverlässigkeit Ihres Internetanbieters? Haben Sie eine Backup-Verbindung, wenn bei Ihrem Internetanbieter eine Störung vorliegt? Haben Sie eine gute Lösung, wie Sie Backups offline speichern können, um Ihre Daten zu schützen? Sie müssen all diese Dinge richtig festgelegt haben.

4. Sorgen Sie für Sicherheitsvorkehrungen und teilen Sie diese Ihren Mitarbeitern mit

Wenn ein ERP-System einmal in Betrieb genommen wird, wird Ihr Unternehmen kaum mehr darauf verzichten können. Sicherheit ist daher sehr wichtig. Es werden nicht nur kritische Geschäftsprozesse unterstützt (denken Sie an die Auftragsabwicklung), sondern von den meisten Unternehmen auch sensible Informationen gespeichert. Die Tatsache, dass all diese Daten und Funktionen über eine Internetverbindung gesteuert werden können, bedeutet, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern sehr genaue Arbeitsabläufe vereinbaren müssen.

Nicht autorisierter Zugriff auf Ihr System kann Ihrem Unternehmen ernsthaft Schaden zufügen. Diese Sicherheitsverletzungen werden normalerweise von Mitarbeitern begangen, die ihr Passwort nicht mit Vorsicht behandeln.

Ein sehr schmerzhaftes und berühmtes Beispiel ist das von Salesforce. Obwohl sie selbst ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Cloud-basiertes CRM sind, wurden vor einigen Jahren mehrere Mitarbeiter Opfer von Phishing.

5. Planen Sie die Schritte sorgfältig

Viele Unternehmen, die von einem traditionellen ERP-System in die Cloud wechseln möchten, tun dies lieber schrittweise. Sie nutzen zunächst einige separate Funktionalitäten in der Cloud, während die wichtigsten Funktionalitäten noch von einem lokalen ERP-System unterstützt werden. Es besteht jedoch das Risiko, dass diese losen Funktionen dazu führen, dass Ihre Infrastruktur stark fragmentiert wird. Die Verbindung all dieser Funktionalitäten kann sehr komplex werden. In vielen Fällen führt das dazu, dass die Gesamtkosten (TCO) höher sind als bei einer einmaligen Migration. Stellen Sie also sicher, dass Sie wissen, was Sie tun, und arbeiten Sie Schritt für Schritt an einem ganzheitlichen Migrationsplan. Dies ist eine bessere Strategie, als mit der Migration von Funktionalitäten in die Cloud "einfach zu beginnen".

6. Daten vorbereiten

Bevor Sie zu Online ERP wechseln, stellen Sie sicher, dass alle Ihre Daten für die Übertragung vorbereitet sind. Das beginnt bei einer Analyse, wie die Daten aktuell strukturiert sind und wie sie vom neuen System aus verwaltet werden sollen. Wenn all dies geklärt wurde, können Sie mit dem nächsten Schritt beginnen.

Dieser nächste Schritt ist die Qualitätskontrolle Ihrer aktuellen Daten. Falsche und unvollständige Daten müssen so weit wie möglich bereinigt und ergänzt werden. Daten, die beschädigt oder irrelevant sind, werden am besten gelöscht. Nachdem alle Daten wiederhergestellt wurden, müssen Sie prüfen, ob sie in einem Format vorliegen, das vom neuen Online-ERP-System unterstützt werden kann.

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

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Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

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