6 Tipps zur Vorbereitung auf ein Online-ERP

Ein Online-ERP-System implementieren: Das halten viele Unternehmen für ein Kinderspiel. Vertrag unterschreiben, Rechnung bezahlen und sie können loslegen, oder?

Der Start mit Online ERP ist zwar einfacher, schneller und kostengünstiger als ein herkömmliches lokales System, doch die Umstellung hat immer noch erhebliche Auswirkungen auf Ihr Geschäft. Die größten Probleme treten bei Unternehmen auf, die für eine Cloud-basierte ERP-Lösung nicht gut vorbereitet sind. In diesem Artikel geben wir Ihnen deshalb sechs nützliche Tipps mit auf Ihren Weg.

1. Seien Sie auf organisatorische Änderungen vorbereitet

Sie sollten nicht unterschätzen, welche Veränderungen Ihr Unternehmen durchmacht, wenn Sie sich für ein Online-ERP-System entscheiden. Lassen Sie sich keine Stories von Anbietern erzählen, die versprechen, dass die Auswirkungen nicht bedeutend sind. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan haben, auf den Ihre Benutzer zurückgreifen können. Dieser Plan muss klar und genau erklären, wie sich die Arbeitsweisen verändern werden. Wenn die Verwendung des neuen Systems dann einmal unklar wird, können Ihre Mitarbeiter dies schnell nachschauen. Sie werden auch viel Zeit und Energie investieren müssen, um Ihre Mitarbeiter gut zu schulen. Im Normalfall werden sie intensiv mit dem neuen System arbeiten werden. Unzureichende Schulungen führen zu einer Verringerung der Produktivität und zu viel Frustration bei Ihren Mitarbeitern.

2. Schaffen Sie innerhalb der Organisation und Ihrer IT-Abteilung Unterstützung für das neue System

Selbst wenn Sie dazu autorisiert sind, können Sie die Wahl zum Online-ERP nicht erzwingen. Wenn für das neue System zu wenig Unterstützung geschaffen wird, ist es unwahrscheinlich, dass Produktivitätssteigerungen schnell erzielt werden können. Denken Sie daran, dass die meisten Menschen eine natürliche Abneigung gegen Änderungen haben. Wir sehen oft, dass Mitarbeiter die alte Arbeitsweise heimlich beibehalten, während sie sich eigentlich an das neue System gewöhnen sollten.

Eine Abteilung, auf die Sie besonders achten müssen, ist die IT. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie derzeit noch über ein lokales ERP-System verfügen. Ihre IT-Abteilung kann sich darüber freuen, dass die Arbeitsbelastung in der Zukunft reduziert werden kann, da Wartung und Updates jetzt von einem Drittanbieter erledigt werden. Sie müssen jedoch wissen, dass die Entscheidung für die Cloud auch viel Verantwortung und Einfluss wegnimmt. Wenn Sie die IT-Abteilung bei der Auswahl und beim Übergang zu einem Online-ERP-System nicht ordnungsgemäß einbeziehen, kann dies zu Problemen führen.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie alles technisch vorbereitet haben

Wenn Sie nicht über die richtige IT-Infrastruktur verfügen, sollten Sie nicht mit einem Online-ERP-System beginnen. Da ein Cloud-basiertes ERP-Software hauptsächlich von den Anbietern verwaltet wird, müssen Sie Probleme wie Updates und Server-Speicherplatz nicht mehr berücksichtigen. An deren Stelle werden sich jedoch eine Reihe neuer Fragen ergeben. Haben Sie zum Beispiel genug Bandbreite? Wie steht es um die Zuverlässigkeit Ihres Internetanbieters? Haben Sie eine Backup-Verbindung, wenn bei Ihrem Internetanbieter eine Störung vorliegt? Haben Sie eine gute Lösung, wie Sie Backups offline speichern können, um Ihre Daten zu schützen? Sie müssen all diese Dinge richtig festgelegt haben.

4. Sorgen Sie für Sicherheitsvorkehrungen und teilen Sie diese Ihren Mitarbeitern mit

Wenn ein ERP-System einmal in Betrieb genommen wird, wird Ihr Unternehmen kaum mehr darauf verzichten können. Sicherheit ist daher sehr wichtig. Es werden nicht nur kritische Geschäftsprozesse unterstützt (denken Sie an die Auftragsabwicklung), sondern von den meisten Unternehmen auch sensible Informationen gespeichert. Die Tatsache, dass all diese Daten und Funktionen über eine Internetverbindung gesteuert werden können, bedeutet, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern sehr genaue Arbeitsabläufe vereinbaren müssen.

Nicht autorisierter Zugriff auf Ihr System kann Ihrem Unternehmen ernsthaft Schaden zufügen. Diese Sicherheitsverletzungen werden normalerweise von Mitarbeitern begangen, die ihr Passwort nicht mit Vorsicht behandeln.

Ein sehr schmerzhaftes und berühmtes Beispiel ist das von Salesforce. Obwohl sie selbst ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Cloud-basiertes CRM sind, wurden vor einigen Jahren mehrere Mitarbeiter Opfer von Phishing.

5. Planen Sie die Schritte sorgfältig

Viele Unternehmen, die von einem traditionellen ERP-System in die Cloud wechseln möchten, tun dies lieber schrittweise. Sie nutzen zunächst einige separate Funktionalitäten in der Cloud, während die wichtigsten Funktionalitäten noch von einem lokalen ERP-System unterstützt werden. Es besteht jedoch das Risiko, dass diese losen Funktionen dazu führen, dass Ihre Infrastruktur stark fragmentiert wird. Die Verbindung all dieser Funktionalitäten kann sehr komplex werden. In vielen Fällen führt das dazu, dass die Gesamtkosten (TCO) höher sind als bei einer einmaligen Migration. Stellen Sie also sicher, dass Sie wissen, was Sie tun, und arbeiten Sie Schritt für Schritt an einem ganzheitlichen Migrationsplan. Dies ist eine bessere Strategie, als mit der Migration von Funktionalitäten in die Cloud "einfach zu beginnen".

6. Daten vorbereiten

Bevor Sie zu Online ERP wechseln, stellen Sie sicher, dass alle Ihre Daten für die Übertragung vorbereitet sind. Das beginnt bei einer Analyse, wie die Daten aktuell strukturiert sind und wie sie vom neuen System aus verwaltet werden sollen. Wenn all dies geklärt wurde, können Sie mit dem nächsten Schritt beginnen.

Dieser nächste Schritt ist die Qualitätskontrolle Ihrer aktuellen Daten. Falsche und unvollständige Daten müssen so weit wie möglich bereinigt und ergänzt werden. Daten, die beschädigt oder irrelevant sind, werden am besten gelöscht. Nachdem alle Daten wiederhergestellt wurden, müssen Sie prüfen, ob sie in einem Format vorliegen, das vom neuen Online-ERP-System unterstützt werden kann.