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Die Risiken von kundenspezifischer Software

Tommie Wouters arbeitet als Pre-Sales Consultant bei Isah. Sein persönliches Ziel ist es, die deutsche Fertigungsindustrie davon zu überzeugen, dass die Zukunft in der Automatisierung der Geschäftsprozesse liegt.

Kundenspezifische oder Standard-ERP-Software? Ich stelle fest, dass dies eine Frage ist, die in vielen Fertigungsunternehmen eine Rolle spielt. Obwohl kundenspezifische ERP-Software häufig gut zum Unternehmen passt, Sie diese vollständig selbst verwalten können und noch dazu kostengünstig ist, gibt es aber auch einige Einschränkungen. Dies erkennen immer mehr produzierende Unternehmen.

Die Einführung eines neuen ERP-Systems auf Basis von Standardsoftware stellt immer noch ein (zu) großes Hindernis für viele Unternehmen dar, um dazu zu wechseln.  Aus persönlicher Erfahrung kann ich jedoch sagen, dass die Praxis zeigt, dass Sie zumindest über einen möglichen Wechsel nachdenken sollten. Mit einem kundenspezifischen ERP sind nämlich Risiken verbunden.

Sie können diese Risiken natürlich begrenzen, indem Sie einen renommierten Softwarelieferanten beauftragen, diese kundenspezifische Lösung zu entwickeln und zu pflegen. Diese kundenspezifischen Lösungen können für Ihr Unternehmen dann genau den Vorteil im Vergleich zu Ihren Konkurrenten erzielen.

Wir stellen jedoch häufig fest, dass die kundenspezifische Arbeit von selbständigen Fachleuten oder Mitarbeitern in Unternehmen selbst ausgeführt wird. Ich stelle ihnen die Risiken, die sich damit aufzeigen, in diesem Blog vor.

1. Das Fortbestehen des Geschäfts kann beeinträchtigt werden und steht dem Wachstum im Wege

Meiner Ansicht nach besteht das größte Risiko einer kundenspezifischen ERP-Software darin, dass sie den Fortbestand Ihres Geschäfts einschränkt und somit dessen Wachstum verhindert. In einem Unternehmen gibt es oft nur wenige Fachexperten der Software. Was passiert dann, wenn eine solche Schlüsselperson die Organisation verlässt?

Jemanden neu auszubilden ist sicherlich eine Möglichkeit, aber meine Erfahrung zeigt, dass es in der Praxis sehr schwierig ist, neue Leute in diesem Bereich auszubilden. Dies erfordert eine spezifische und intensive Ausbildung. Schließlich muss man jemandem beibringen, einen maßgeschneiderten Anzug herzustellen, und das ist nicht ohne Grund ein Handwerk.

Nicht nur der Abgang von Fachexperten kann das Fortbestehen des Geschäfts gefährden, sondern auch (große) technologische Entwicklungen - wie der Wechsel von DOS zu Windows in der Vergangenheit - spielen eine Rolle. Wie nehmen sie neue Entwicklungen in der Software hin, wie das Internet der Dinge oder Big Data?

Entwicklungen, mit denen Sie zum Beispiel Maschinen in die Lage versetzen, mit dem ERP-System zu kommunizieren? Heutzutage entwickelt sich alles so schnell, dass es äußerst schwierig ist, mit kundenspezifischer Software auf dem Laufenden zu bleiben.

Möglicherweise ist kundenspezifische Software derzeit eine geeignete Lösung für Ihre aktuelle Arbeitsweise. Können Sie jedoch garantieren, dass dies auch in Zukunft noch immer der Fall sein wird? In verschiedenen Unternehmen sehe ich hohe Wahrscheinlichkeiten, dass Sie auf Einschränkungen stoßen werden. Warum? Standardsoftware wächst mit der Zeit mit, aber kundenspezifische Software fährt sich fest.

2. Beratung, Support und Updates sind schwieriger

Ein zweites Risiko besteht darin, dass Sie mit kundenspezifischer Software keine automatischen Updates erhalten und es schwieriger ist, dafür Unterstützung zu erhalten. Wenn Ihr maßgeschneiderter Anzug kaputt ist, müssen Sie zu dem Geschäft gehen, in dem Sie ihn gekauft haben, und hoffen, dass beispielsweise genau derselbe Knopf auf Lager ist. Mit anderen Worten: In der Regel müssen Sie den Support für die Anpassung selbst organisieren.

Bei einer Standard-Software gehen Sie dieses Risiko nicht ein. Schließlich geht es Ihrem Partner darum, die Software zu verbessern und die Funktionalität auf der Basis von Erfahrungen aus dem gesamten Markt zu optimieren und zu erweitern, auch im Hinblick auf die oben genannten Entwicklungen. Und wenn Sie Fragen haben, steht Ihnen jemand jederzeit zur Verfügung.

Ein guter ERP-Partner leistet jedoch noch mehr. Er unterstützt Sie auch dabei, weiter zu wachsen, sodass Sie in 15 Jahren nicht noch immer so arbeiten wie heute. Eine erfolgreiche Implementierung ist eine Sache, aber es ist ebenso wichtig, ERP weiterhin auf die aktuelle Art und Weise des Geschäftsbetriebs auszurichten.

3. Es ist schwierig, Gesetze und Vorschriften in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz einzuhalten

Es sind nicht nur die technologischen Entwicklungen, die blitzschnell vorangehen, sondern auch in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz ändern sich die Gesetze und Vorschriften regelmäßig. Ob es dabei um Änderungen bei SEPA-Zahlungen, GDPR / AVG oder um den Schutz des Unternehmens vor Hackern geht. Egal wie sie es auch drehen und wenden; Sie müssen sich konstant damit beschäftigen, um dem ganzen konform zu bleiben.

Ich sehe in der Praxis, dass Unternehmen, die mit kundenspezifischer Software arbeiten, viel Zeit und Geld für das Finden einer Lösung dazu aufwenden. Aber ist diese Lösung tatsächlich ausreichend und zukunftssicher? Denn inwieweit sind sich die Fachleute komplett aller Gesetze und Vorschriften bewusst? Und wenn ja, wissen sie, wie sie vorgehen und dies antizipieren sollen?

4. Es schränkt ihre mögliche Belegschaft ein

Ein letztes, aber sicherlich nicht unwichtiges Risiko besteht darin, dass Sie unabhängig davon, wie sie arbeiten, mit einem veralteten, maßgeschneiderten System für potenzielle Mitarbeiter, insbesondere Millennials, weniger attraktiv sind. Diese Gruppe wird in einigen Jahren den größten Teil der deutschen Belegschaft ausmachen. Und sie sind es gewohnt, mit moderner Software und Apps auf ihren Laptops, Smartphones, Tablets usw. zu arbeiten.

Ich wage zu behaupten, dass es mit kundenspezifischer Software schwieriger ist, neue Leute zu schulen und ans Unternehmen zu binden. Insbesondere Millennials haben gewisse Erwartungen an den Einsatz von Softwaresystemen und fühlen sich, also ob sie in der Zeit zurückgehen, wenn ein System auf veralteter Technologie basiert oder keine Systemaktualisierungen wie in Punkt 2 erwähnt, vorgenommen wurden.

Ja, kundenspezifische ERP-Software sitzt wie angegossen und es gibt keine andere Lösung, die so gut zum Unternehmen passt, aber sie birgt auch Risiken.

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

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