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Wie lange dauert die ERP-Implementierung wirklich?

Die Implementierungsdauer einer ERP-Software kann durchaus schwanken. Wir zeigen Ihnen wie Sie die Einführungszeit deutlich verkürzen können.

Wer sich für eine neues ERP-System entscheidet, steht vor einer ganzen Reihe gravierender Veränderungen in seinem Unternehmen. Gerade eine ERP-Software stellt einen massiven Einschnitt in die unternehmerische Arbeitsweise dar. 

Dementsprechend kann die Implementierungsdauer, also jene Zeit vom Erwerb bis hin zur vollständigen Nutzung der neuen ERP-Software, durchaus lang sein. Um diese zu verkürzen, ist vor allem eine umfassende Vorbereitung elementar. 

Wir wollen in diesem Artikel einmal einen detaillierten Blick auf die Möglichkeiten werfen, die ein Unternehmen selbst hat, die Implementierungsdauer massiv zu verkürzen.  Zunächst jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von ERP-Software, um besser verstehen zu können, warum die Einführung einer solchen, ein solch komplexes Unterfangen sein kann. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Ressource-Planning und beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Ressourcen, so effizient wie möglich einzusetzen. Dabei gilt es die dem Unternehmen zu Grunde liegenden Geschäftsprozesse optimal mit der richtigen Menger der richtigen Ressourcen stetig zu versorgen. 

In modernen Unternehmen keine leichte Aufgabe, da es zu Weile tausende dieser Prozesse gibt, die allesamt ineinandergreifen und untereinander koordiniert werden müssen. Ohne entsprechende Unterstützung, eine kaum zu bewältigende Aufgabe. 

ERP-Software hilft bei Ressourcenplanung

An dieser Stelle kommen ERP-Systeme ins Spiel. Diese Softwareanwendungen bilden zunächst sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen diese auf einer zentralen Datenbank zusammen. So lassen sich Prozesse direkt verschlanken, zusammenführen und vielerorts gar automatisieren.   

Auf einer zentralen Datenbank werden dabei alle Daten zusammengeführt und stehen fortan dem gesamten Unternehmen zur Verfügung. Dabei werden Abteilungs- aber auch die eigene Unternehmensgrenze aufgebrochen, was per se für bessere und schnellere Prozesse sorgt. 

Technische Seite von ERP-Software

Aufgebaut sind ERP-Systeme zumeist aus verschiedenen Modulen, die allesamt einen bestimmten Bereich des Unternehmens bzw. einen bestimmten Aufgabenbereich innerhalb diesem abdecken. Die gängigsten Module sind: 

  • Business Intelligence
  • Customer Relationship Management
  • Dokumenten-Management
  • Finanzmodul
  • Global Business Management
  • Personalwesen Management
  • Installation und Unterhalt

Darüber hinaus finden sich jedoch noch zahlreiche weitere Module und Funktionen an, je nach Branche in dem das Unternehmen tätig ist. So kommen beispielweise noch Module für die Produktion oder auch die Lagerverwaltung hinzu. 

Individuelle Prozesse erfordern dynamisches ERP

Je spezifischer die Prozesse eines Unternehmens letztlich sind, desto individueller muss auch die ERP-Software gestaltbar sein. Dies führt uns dann auch direkt zu der Frage, wie lange es dauert ein ERP-System ganzheitlich im Unternehmen zu etablieren. 

Faktoren, die die Implementierungszeit beeinflussen

Dies ist zu Weilen abhängig von vielen verschiedenen Faktoren, die wir im Folgenden einmal etwas genauer durchleuchten wollen. Im gleichen Moment wollen wir Ihnen auch konkrete Tipps mit an die Hand geben, die Ihnen dabei helfen werden die Implementierungsdauer deutlich zu verkürzen. 

Faktoren vielfältig

Wie bereits im Vorfeld erwähnt sind es viele Faktoren, die direkten Einfluss auf die Dauer der Implementierung einer modernen ERP-Software haben. Neben den Begebenheiten im Unternehmen selbst und dessen Anforderungen, ist es auch immer eine Frage des Anbieters, des Systems selbst und Schwierigkeiten, die sich währenddessen ergeben können. 

Eine Frage der internen Vorbereitung

Der wohl wichtigste und entscheidendste Faktor bei der Frage nach der Implementierungsdauer ist die interne Vorbereitung des Unternehmens aus das neue ERP-System. An dieser Stelle lässt sich massiv viel Zeit sparen. 

Interne Vorbereitung immer zentral

Wir werden im Verlauf sehen, dass so gut wie jeder weitere Faktor, auch abhängig von der Vorbereitung des Unternehmens ist. Daher direkt zu Anfang, je besser das Unternehmen auf das neue System vorbereitet ist, desto schneller lässt sich die neue ERP-Software etablieren. 
Doch wie muss eine gute Vorbereitung eigentlich gestaltet sein? Als erster wichtiger Tipp, den wir Ihnen an dieser Stelle mit auf den Weg geben wollen, beziehen Sie Ihre Mitarbeiter direkt am Anfang mit in das ERP-Projekt ein. 

Mitarbeiter direkt mit einbeziehen

Bilden Sie ein Projektteam bestehend aus Key-Usern jeder Abteilung und profitieren Sie von deren Input. Gleichsam können diese ihre Abteilungen immer auf dem Laufenden halten und schon im Vorfeld auf das neue System vorbereiten. 

Input der Mitarbeiter nutzen

Zudem wissen die Mitarbeiter am besten, was am derzeitigen System zu verbessern ist und wo es derzeitig hakt. Nimmt man den Input der Mitarbeiter ernst, steigt auch die spätere Annahmewahrscheinlichkeit ungemein. Haben diese das Gefühl Teil des Prozesses zu sein, sind sie zu weilen auch deutlich motivierter, wenn die Einführung einer neuen Software ansteht. 

Eine Frage der Anforderungen an die ERP-Software

Ein nächster wichtiger Punkt der Einfluss auf die Dauer der Einführung der neuen ERP-Software hat, ist der Umfang der Lösung. Je breiter und detaillierter die Lösung, desto komplexer oftmals deren Einführung. 

Anbindungen und Schnittstellen berücksichtigen

Dies gilt vor allem dann, wenn noch diverse Anpassungen an der gewählten Lösung zu machen sind. Müssen beispielweise andere Systeme integriert oder angebunden werden, oder müssen einzelne Funktionen an die laufenden Geschäftsprozesse angepasst werden? All das sind wichtige Fragen, die es bereits im Vorfeld zu klären gilt. 

Starker Implementierungspartner von Nöten

Daher ist hier besonders auf einen starken Implementierungspartner zu achten. Dieser sollte Ihre Branche kennen und im besten Fall bereits ähnlichen Unternehmen geholfen haben. So können Sie sichergehen, dass dieser die spezifischen Anforderungen und auch die Stolpersteine bei einer Implementierung genau kennt und umgehen kann. 

Eine Frage der Implementierungsart

Auch die Art der Einführung selbst spielt eine entscheide Rolle. Hier wird im Grundsatz vor allem zwischen zwei Arten unterschieden. Zum einen zwischen der evolutionären und zum andern der Big-Bang-Implementierung. 

Evolutionäre ERP-Implementierung

Wie der Name schon vermuten lässt, sieht die evolutionäre Implementierung eine schrittweise Einführung der ERP-Software vor. So werden erst einzelne Funktionen live geschaltet und nach und nach andere Funktionen hinzugefügt. 

Auf die Belegschaft achten

Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass jede einzelne Funktion zum einen richtig funktioniert und zum anderen von den Anwendern ausreichend verstanden wird. Erst dann kommen weitere Funktionen hinzu und andere Abteilungen werden abgedeckt. 

Der Nachteil dabei, die Implementierungsdauer erstreckt sich über einen deutlich längeren Zeitraum. Jedoch bedarf es auch einem deutlich geringeren Schulungsumfang im Vorfeld, da hier eher das Konzept, Learning-by-doing greift.

Big-Bang-Implementierung

Im Gegensatz dazu sieht die Big-Bang-Methode eine Einführung des gesamten Systems zu einem fixen Zeitpunkt vor. Die Vorbereitungszeit ist hier selbstverständlich deutlich höher. Mitarbeiter müssen im Vorfeld ausreichend geschult werden und alle Anpassungen entsprechend getestet werden. 
Oftmals gehen Unternehmen daher den Weg der schrittweisen Implementierung. Bei einer guten Vorbereitung und sehr versierten Mitarbeitern kann die Big-Bang-Methode jedoch am Ende viel Zeit einsparen. 

Eine Frage der Systems

Neben der Art der Implementierung und der Fülle der individuellen Anforderungen an die ERP-Software, spielt auch das System an sich eine wesentliche Rolle. Eine wichtige Frage dabei ist jene nach dem Speicherort des Systems. Wird dieses aus der Cloud bezogen oder lokal implementiert? 
Cloud oder doch lokal?

Hier ergeben sich wesentliche Unterschiede hinsichtlich er Implementierungsdauer. So können ERP-Softwarelösungen in der Cloud zumeist weit schneller Einzug im Unternehmen halten, also lokale Lösungen. Diese bedürfen oft einer deutlich aufwendigeren Anpassung und Installation. 

Aufgaben auslagern

In der Cloud fallen viele Anpassungsmöglichkeiten weg, doch reduziert sich hier auch der Implementierungsaufwand enorm. Es bedarf keiner eigenen Serverlandschaften und auch Themen der Datensicherheit werden ausgelagert. 

Fazit: Vorbereitung verkürzt Implementierungsdauer

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass mit einer umfassenden Vorbereitung auf die neue ERP-Software, die Implementierungsdauer massiv verkürzt werden kann. Entscheidend dabei ist in jedem Fall die Einbeziehung der eigenen Belegschaft. Je eher Sie diese in das Projekt involvieren, desto besser. 
Die Schulungszeit verkürzt sich, Fehler lassen sich im Vorfeld vermeiden und auch wichtige Anpassungen können hier bereits besprochen und vorgenommen werden. 

Zudem verringert sich das Risiko, dass die Belegschaft das System am Ende ablehnt massiv. Wenn bei ihnen gar der Wunsch nach der neuen ERP-Software geweckt werden kann, steht einer erfolgreichen Implementierung nicht mehr viel im Weg.

Lokal vs. Cloud: Unterschiede in der ERP-Implementierung

In diesen Punkten unterscheidet sich lokale ERP-Software bei der Implementierung von Cloud-basierten Systemen.

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