MS Office Feature zur Überwachung der Mitarbeiter

Mit einer Erweiterung der Office-Suite 365 macht Microsoft derzeit Schlagzeilen. Unternehmen können fortan die Mitarbeiteraktivität detailliert überwachen.

„Workplace Analytics“ heißt die neue Funktion, mit der Microsoft Unternehmen ein umfangreiches Analysetool unter anderem zur Mitarbeiteraktivität schafft. Im Kern handelt es sich bei der neuen Funktion um eine Erweiterung der Leistungsübersicht MyAnalytics, mit der vor allem Statistiken zur Ressourcenauslastung angestellt werden. 

Daten auswerten, Mitarbeiter bewerten

Mit der nun neuen Funktion gewinnen Unternehmen zusätzlich Informationen zu den Arbeitsgewohnheiten der eigenen Mitarbeiter. Dazu berechne die Software, die Dr. Hans-Peter Schüler in einem Artikel vom 24.11.2020 auf heise.de schreibt, über verschiedene Benchmarks einen „Productivity Score“. 

Detaillierte Daten zur Produktivität der Mitarbeiter

Jene Angaben, die sich auf die Mitarbeiter beziehen enthalten beispielweise Angaben darüber, wie viel Prozent der Nutzer Inhalte in der MS-Cloud speichern oder wie viele Daten mit externen Anwendern geteilt werden.

Doch das sei nur der Anfang. In einem Podcast-Video von Microsoft werde zudem offenbart, dass für jeden Anwender vermerkt werde, an wie vielen Tagen er E-Mails verschickt, Chat und Nachrichtenkanäle genutzt oder seine Mails mit Querverweisen auf weitere E-Mail-Adressen versehen hat. 

Ist die Kamera an? 

Dabei werden Daten, wie Namen der Mitarbeiter, Gruppenzugehörigkeit und Standort nur optional anonymisiert, so Schüler weiter. Wie aus dem Video weiter hervorgehe sei es auch möglich Informationen zum Nutzerverhalten bei Videomeetings zu speichern und auszuwerten, etwa über die Dauer und Häufigkeit in der die Kamera aktiviert ist und der Bildschirm geteilt wird. 

Mitarbeiter ermutigen mehr Daten zu teilen 

In Verbindung mit den cloudgespeicherten Angaben aus dem MS 365 Admin Center sei es so möglich Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten zu erhalten. So könnten Mitarbeiter beispielweise dazu ermutigt werden, mehr Dokumente in der Cloud zu speichern und freizugeben. Gleichsam lasse sich die unternehmensweite Performance anhand eines Productivity Scores bewerten.

Auswertung über die gesamte MS-Produktreihe hinweg

Diese Auswertungen beziehen sich logischerweise jedoch nur auf Produkte aus der MS-Familie. Kommen andere Softwareanwendungen zum Tragen, erhalte dieser Score einen Knick. Dennoch erhalten Admins ein Tool, mit dem sich Mitarbeiter überwachen lassen. Doch ist das überhaupt rechtkonform?

Ist das Ganze mit europäischem Recht vereinbar? 

Nein, meint zumindest der DGB-Rechtsexperte Berthold Brücher gegenüber c´t:

"Funktionen, mit denen Unternehmen die Arbeitsgepflogenheiten ihrer Bürobelegschaft detailliert durchleuchten können, widersprechen und verstoßen gegen Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter, Datenschutz und – wenn vorhanden – den Beteiligungsrechten- und -pflichten der Betriebs- oder Personalräte."

Ein rechtskonformer Einsatz der neuen MS-Technologie sei laut Brücher ausgeschlossen. Arbeitgeber, die ohne Betrachtung dieser Gesichtspunkte auf solche Systeme setzen, verhalten sich wohlmöglich rechtswidrig.