Integration von ERP und Webshop: So funktioniert's!

E-Commerce ist die Zukunft. Um online erfolgreich zu sein, müssen Händler ihren Shop direkt an ihr ERP-System anbinden.

Erfolgreicher E-Commerce benötigt schlanke kaufmännische und logistische Workflows. Es genügt allerdings nicht, die internen Prozesse durch die Einführung eines ERP-Systems zu digitalisieren: Nur wenn Shop und Unternehmenssoftware reibungslos miteinander kommunizieren und agieren, ist eine durchgängige Automatisierung der Abläufe möglich, sodass z. B. Bestellungen automatisch ausgelöst und die passenden Belege sofort erstellt werden.

Die Verbindung von ERP- und Shopsystem ist jedoch keine triviale Aufgabe. Worauf Sie dabei achten müssen, lesen Sie in diesem Artikel.

Definieren Sie Ihre Anforderungen!

Im ersten Schritt analysieren Sie Ihre gegenwärtige Situation und definieren Sie Ihre Anforderungen. Prüfen Sie dabei zunächst, ob das ERP-System alle Tools mitbringt, die in Ihrer E-Commerce-Sparte eine Rolle spielen, und dokumentieren Sie Ihre Workflows sorgfältig: Gilt es spezielle Probleme zu lösen? Müssen besondere Prozesse abgebildet werden? Für Food-Onlineshops sind beispielsweise der schnelle Versand und kurze Lieferzeiten entscheidend, während Technik-Shops mit möglichst effizienten Workflows bei Reparaturen und Gewährleistungsfällen glänzen sollten.

Doch Anforderungen werden nicht nur durch Workflows und Funktionen definiert. Auch Fragen der Unternehmensentwicklung müssen berücksichtigt werden, weil sie die Anforderungen an Ihre IT ebenso formen: Wenn Sie beispielsweise planen, langfristig zu expandieren – wächst die Software dann mit Ihrem Unternehmen mit? Was passiert, wenn die Artikelmengen steigen oder falls Sie auch im Ausland verkaufen möchten? Wie einfach können Sie zusätzliche Verkaufskanäle einbinden?

Beziehen Sie bei der ERP-Auswahl nicht nur die Kosten aus der Preisliste mit ein, sondern kalkulieren Sie auch den Aufwand für die Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft. Hier ist zudem ein kompetenter Software-Partner wichtig, der Sie bei allen Schritten unterstützt und für eine reibungslose Implementierung sorgt.

Wählen Sie die passende Systemarchitektur!

Welche ERP-Lösungen passen zum E-Commerce? Das Angebot ist riesig und die Auswahl schwierig. Als Gegenentwurf zu klassischen monolithischen ERP-Lösungen geht der Trend hin zu einer neuen Generation modularer Systemlandschaften.

Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile: Offene Plattformen kombinieren die besten Speziallösungen für die jeweiligen Bereiche und können sich wandelnden Anforderungen so schnell anpassen: Module können jederzeit ergänzt oder ausgetauscht werden. Um die heterogenen Module verschiedener Hersteller zu koppeln, sind jedoch passende Schnittstellen und eine Middleware nötig, die die Integration komplizierter und die Pflege des Systems aufwändiger machen.

Bei Komplettlösungen kaufen Sie das ERP-System, die Shop-Software sowie alle weiteren Features aus einer Hand. Die Schnittstellenproblematik entfällt, und der Service wird meist aus einer Hand geleistet, sodass Sie sich als Unternehmen bei Anpassungen nur mit einem Ansprechpartner rund um alle Belange der IT abstimmen müssen. Im Gegenzug sind Sie allerdings davon abhängig, dass der Anbieter notwendige Neuerungen rechtzeitig in die Lösung aufnimmt. Angesichts der immer weiter steigenden Komplexität im Handel ist zudem nicht damit zu rechnen, dass eine IT-Lösung gänzlich ohne Schnittstellen auskommt.

Setzen Sie passende Schnittstellen ein!

Grundvoraussetzung für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Shop-Software und ERP-System ist dieselbe Schnittstellentechnologie auf beiden Seiten. Am unkompliziertesten lässt sich die Kopplung der beiden Systeme über einen Konnektor realisieren, der bereits vom Anbieter mitgeliefert wird. Auch zahlreiche Drittanbieter bieten standardisierte Schnittstellen zwischen gängigen Software-Elementen zum Kauf an. Bei modularen Plattformen kommt darüber hinaus eine sogenannte „Middleware“ zum Einsatz – ein Softwarekern, der als Steuerzentrale im Zentrum der E-Commerce-Architektur steht, alle Teilsysteme vernetzt und die Daten bündelt.

Entscheiden Sie sich für ein klares Datenmodell

Um doppelte Datenbestände zu vermeiden, muss eines der beiden Systeme die Führungsrolle übernehmen. Üblicherweise hat die Warenwirtschaft die Hoheit über die Daten. Der Shop widmet sich seiner Kernaufgabe: Präsentieren und Verkaufen.

Nichtsdestotrotz müssen zahlreiche Daten regelmäßig zwischen den Systemen ausgetauscht werden: Produktdaten, Kundendaten, Preislisten, Bestellungen, Lagerstände und der Bestellstatus. Neben dem Umfang der Synchronisierung muss auch ein sinnvolles Intervall festgelegt werden – so werden Daten wie Lagerstände in der Regel häufiger abgeglichen als z.B. Kundendaten. Schlüsseln Sie deshalb genau auf, welche Daten in welchen Abständen synchronisiert werden sollen – ideal ist es, wenn Ihre Schnittstelle einen Deltaabgleich anbietet, d.h. es werden nur Daten synchronisiert, die sich seit dem letzten Update geändert haben.

Fazit

Die Integration von ERP-System und Webshop ist keine triviale Aufgabe. Wenn Sie jedoch Ihre Prozesse genau analysieren, Ihre Anforderungen im Vorfeld detailliert bestimmen und ein Datenmodell für die Synchronisierung zwischen den Systemen entwickeln, das sowohl effizient ist als auch zu Ihren konkreten Anforderungen passt, können Sie viele Probleme bei der Integration vermeiden.

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✓ Wie wähle ich das richtige System für mein Unternehmen aus?

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Kategorie: E-commerce

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

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