Integration von ERP und Webshop: So funktioniert's!

E-Commerce ist die Zukunft. Um online erfolgreich zu sein, müssen Händler ihren Shop direkt an ihr ERP-System anbinden.

Erfolgreicher E-Commerce benötigt schlanke kaufmännische und logistische Workflows. Es genügt allerdings nicht, die internen Prozesse durch die Einführung eines ERP-Systems zu digitalisieren: Nur wenn Shop und Unternehmenssoftware reibungslos miteinander kommunizieren und agieren, ist eine durchgängige Automatisierung der Abläufe möglich, sodass z. B. Bestellungen automatisch ausgelöst und die passenden Belege sofort erstellt werden.

Die Verbindung von ERP- und Shopsystem ist jedoch keine triviale Aufgabe. Worauf Sie dabei achten müssen, lesen Sie in diesem Artikel.

Definieren Sie Ihre Anforderungen!

Im ersten Schritt analysieren Sie Ihre gegenwärtige Situation und definieren Sie Ihre Anforderungen. Prüfen Sie dabei zunächst, ob das ERP-System alle Tools mitbringt, die in Ihrer E-Commerce-Sparte eine Rolle spielen, und dokumentieren Sie Ihre Workflows sorgfältig: Gilt es spezielle Probleme zu lösen? Müssen besondere Prozesse abgebildet werden? Für Food-Onlineshops sind beispielsweise der schnelle Versand und kurze Lieferzeiten entscheidend, während Technik-Shops mit möglichst effizienten Workflows bei Reparaturen und Gewährleistungsfällen glänzen sollten.

Doch Anforderungen werden nicht nur durch Workflows und Funktionen definiert. Auch Fragen der Unternehmensentwicklung müssen berücksichtigt werden, weil sie die Anforderungen an Ihre IT ebenso formen: Wenn Sie beispielsweise planen, langfristig zu expandieren – wächst die Software dann mit Ihrem Unternehmen mit? Was passiert, wenn die Artikelmengen steigen oder falls Sie auch im Ausland verkaufen möchten? Wie einfach können Sie zusätzliche Verkaufskanäle einbinden?

Beziehen Sie bei der ERP-Auswahl nicht nur die Kosten aus der Preisliste mit ein, sondern kalkulieren Sie auch den Aufwand für die Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft. Hier ist zudem ein kompetenter Software-Partner wichtig, der Sie bei allen Schritten unterstützt und für eine reibungslose Implementierung sorgt.

Wählen Sie die passende Systemarchitektur!

Welche ERP-Lösungen passen zum E-Commerce? Das Angebot ist riesig und die Auswahl schwierig. Als Gegenentwurf zu klassischen monolithischen ERP-Lösungen geht der Trend hin zu einer neuen Generation modularer Systemlandschaften.

Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile: Offene Plattformen kombinieren die besten Speziallösungen für die jeweiligen Bereiche und können sich wandelnden Anforderungen so schnell anpassen: Module können jederzeit ergänzt oder ausgetauscht werden. Um die heterogenen Module verschiedener Hersteller zu koppeln, sind jedoch passende Schnittstellen und eine Middleware nötig, die die Integration komplizierter und die Pflege des Systems aufwändiger machen.

Bei Komplettlösungen kaufen Sie das ERP-System, die Shop-Software sowie alle weiteren Features aus einer Hand. Die Schnittstellenproblematik entfällt, und der Service wird meist aus einer Hand geleistet, sodass Sie sich als Unternehmen bei Anpassungen nur mit einem Ansprechpartner rund um alle Belange der IT abstimmen müssen. Im Gegenzug sind Sie allerdings davon abhängig, dass der Anbieter notwendige Neuerungen rechtzeitig in die Lösung aufnimmt. Angesichts der immer weiter steigenden Komplexität im Handel ist zudem nicht damit zu rechnen, dass eine IT-Lösung gänzlich ohne Schnittstellen auskommt.

Setzen Sie passende Schnittstellen ein!

Grundvoraussetzung für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Shop-Software und ERP-System ist dieselbe Schnittstellentechnologie auf beiden Seiten. Am unkompliziertesten lässt sich die Kopplung der beiden Systeme über einen Konnektor realisieren, der bereits vom Anbieter mitgeliefert wird. Auch zahlreiche Drittanbieter bieten standardisierte Schnittstellen zwischen gängigen Software-Elementen zum Kauf an. Bei modularen Plattformen kommt darüber hinaus eine sogenannte „Middleware“ zum Einsatz – ein Softwarekern, der als Steuerzentrale im Zentrum der E-Commerce-Architektur steht, alle Teilsysteme vernetzt und die Daten bündelt.

Entscheiden Sie sich für ein klares Datenmodell

Um doppelte Datenbestände zu vermeiden, muss eines der beiden Systeme die Führungsrolle übernehmen. Üblicherweise hat die Warenwirtschaft die Hoheit über die Daten. Der Shop widmet sich seiner Kernaufgabe: Präsentieren und Verkaufen.

Nichtsdestotrotz müssen zahlreiche Daten regelmäßig zwischen den Systemen ausgetauscht werden: Produktdaten, Kundendaten, Preislisten, Bestellungen, Lagerstände und der Bestellstatus. Neben dem Umfang der Synchronisierung muss auch ein sinnvolles Intervall festgelegt werden – so werden Daten wie Lagerstände in der Regel häufiger abgeglichen als z.B. Kundendaten. Schlüsseln Sie deshalb genau auf, welche Daten in welchen Abständen synchronisiert werden sollen – ideal ist es, wenn Ihre Schnittstelle einen Deltaabgleich anbietet, d.h. es werden nur Daten synchronisiert, die sich seit dem letzten Update geändert haben.

Fazit

Die Integration von ERP-System und Webshop ist keine triviale Aufgabe. Wenn Sie jedoch Ihre Prozesse genau analysieren, Ihre Anforderungen im Vorfeld detailliert bestimmen und ein Datenmodell für die Synchronisierung zwischen den Systemen entwickeln, das sowohl effizient ist als auch zu Ihren konkreten Anforderungen passt, können Sie viele Probleme bei der Integration vermeiden.

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