Mit ERP erfolgreich ins Jahresendgeschäft

Zum Jahresende beginnt für Händler die beste Zeit - wenn die Lastspitzen ihre Systeme und Prozesse nicht in die Knie zwingen.

Weihnachten ist als „the most wonderful time of the year“ bekannt – die schönste Zeit des Jahres. Das gilt nicht nur für Kinder und Familien, sondern auch für Händler, denn zum Jahresende hin wird seit jeher eingekauft. Dabei ist es nicht nur das Weihnachtsfest, dass für ein sattes Plus sorgt: auch neuere Events wie Black Friday und Cyber Monday führen dazu, dass Händler im letzten Quartal ihre Umsätze signifikant steigern können.

Der Casus knacksus liegt hier allerdings im ‚können‘ – denn ein steigendes Auftragsvolumen ist Segen und Fluch zugleich: Die Aussicht auf Mehreinnahmen steht die Aussicht auf einen wesentlich höheren Aufwand in der Abwicklung entgegen. Wie können Händler dafür sorgen, dass der steigende Aufwand die schönste Zeit des Jahres nicht in einen Alptraum verwandelt? In diesem Artikel haben wir fünf Tipps für Sie zusammengefasst.

Machen Sie Ihren Online-Shop fit

Bevor Sie sich darum kümmern, eingehende Bestellungen effizient abzuarbeiten, müssen Sie dafür sorgen, dass die Bestellungen Sie ordnungsgemäß erreichen. Nichts ist im Jahresendgeschäft ärgerlicher als ein Online-Shop, der mit technischen Limitationen die Kunden ausbremst.

Im ersten Schritt müssen Sie also dafür sorgen, dass Ihre E-Commerce-Lösung den zu erwartenden, zusätzlichen Traffic und die damit einhergehenden Bestellungen bewältigen kann. Prüfen Sie daher im Vorfeld die Auslastungsgrenzen und behalten Sie die Performance immer im Auge, um schnell reagieren und mögliche Probleme frühzeitig beheben zu können.

Nutzen Sie ein modernes ERP-System

Mit einem modernes ERP-System lassen sich alle entscheidenden Arbeitsprozesse automatisieren. So lassen sich Bestellungen nicht nur wesentlich schneller bearbeiten, sondern auch Fehler minimieren – denn je höher der Automatisierungsgrad eines Prozesses ist, desto geringer fällt das Risiko von Flüchtigkeits- oder sonstigen Fehlern aus, die für die manuelle Bearbeitung typisch sind. Zudem werden Ihre Mitarbeiter entlastet, sodass sie den höheren workload im Jahresendgeschäft wesentlich besser händeln können. Damit ist ein modernes ERP-System für das effektive Management von Lastspitzen praktisch unabdingbar.

Eine besondere Bedeutung kommt dabei der Verzahnung Ihres ERP-Systems mit Ihrem Online-Shop zu: Je besser diese beiden zentralen Lösungen integriert sind, desto besser können Sie mit Lastspitzen umgehen. Der Live-Abgleich von aktuellen Beständen und Preisen aus dem ERP-System in den Online-Shop auf der einen Seite sowie die automatisierte Übernahme von eingegangenen Online-Bestellungen in das ERP-System auf der anderen Seite sind dabei die zentralen Funktionen, die über Erfolg oder Zusammenbruch entscheiden können. Wenn diese Funktionen nicht gegeben sind, kann es zum Beispiel vorkommen, dass Sie bereits ausverkaufte Artikel weiterhin in Ihrem Shop anbieten oder das einzelne Bestellungen hintenüberfallen – mit allen negativen Folgen für die Kundenzufriedenheit und damit für den langfristigen Unternehmenserfolg.  

Stellen Sie genügend Ressourcen bereit

Sobald die Bestellungen in Ihrem ERP-System bearbeitet sind, müssen Sie sicherstellen, dass sie auch tatsächlich gepackt und versendet werden. Dazu benötigen Sie zum einen Versandmaterialen (Pakete, Päckchen und Packmaterial) und zum anderen ausreichend Personal im Lager und in der Logistik. Auch Support und Service sollten während des Jahresendgeschäfts immer gut besetzt sein, da sich nun nicht nur die Bestellungen häufen, sondern auch die Kundenanfragen. Ihre Hotline sollte also zu jeder Zeit erreichbar sein.

Wenn dafür Ihre eigenen Personalkapazitäten nicht ausreichen, sollten Sie darüber nachdenken, inwieweit Sie Aufgaben an externe Dienstleister auslagern können.

Steuern Sie die Erwartung Ihrer Kunden

Jedes Unternehmen hat Leistungsgrenzen. Das ist kein Problem – auch nicht im Weihnachtsgeschäft. Wichtig ist jedoch, dass Sie Ihre Grenzen transparent machen und so die Erwartungen Ihrer Kunden managen.

Holen Sie also frühzeitig Informationen von Ihren Versanddienstleistern ein, bis wann Pakete versendet sein müssen, damit sie rechtzeitig ankommen – und veröffentlichen Sie den Stichtag in Ihrem Online-Shop, damit Ihre Kunden wissen, bis wann sie bestellen müssen, wenn sie Ihre Geschenke rechtzeitig zum Fest erhalten wollen. Blenden Sie gegebenenfalls auch Warnhinweise ein, um eindeutig zu kommunizieren, dass Bestellungen vermutlich nicht mehr rechtzeitig eintreffen werden.

Mit einer transparenten Informationsstrategie ersparen Sie sich und Ihren Kunden nicht nur erboste Anrufe, sondern auch unnötige Retouren!

Fazit

Das Jahresendgeschäft verspricht mehr Umsatz, bringt aber auch mehr Arbeitsaufwand. Mit der richtigen Vorbereitung jedoch stellt das kein Problem dar. Wenn Sie Ihre Ressourcen clever nutzen und auf moderne und leistungsfähige IT-Systeme setzen, wird das Weihnachtsgeschäft auch für Sie „the most wonderful time of the year!“

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