ERP-Software: On-Premises, Hybrid oder doch die Cloud?

Wer eine neue ERP-Software implementieren möchte, steht früher oder später vor der Frage nach dem besten Nutzungs-und Lizenzmodell. Mehr erfahren Sie hier.

Immer mehr Unternehmen setzen bei der Steuerung und Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse auf softwareseitige Unterstützung: ERP-Software ist auf dem Vormarsch. Doch wer ERP-Software im eigenen Unternehmen einsetzen möchte, stellt sich meist relativ früh die Frage: On-Premises, Hybrid oder doch die Cloud? 

Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit den unterschiedlichen Nutzungs- und Lizenzmodellen auseinandersetzen. So können Entscheidungsträger letzten Endes die richtige Wahl im Interesse des eigenen Unternehmens treffen. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einer ERP-Software konkret handelt. 

Inhaltsverzeichnis

• ERP Definition: Was ist ERP-Software?
• Altbewährt: On-Premises ERP-Software
• Die Cloud: Software as a Service 
• Hybride ERP-Software
• Fazit: Wahl des Nutzungs- und Lizenzmodells basierend auf individuellem Anforderungsprofil 

ERP Definition: Was ist ERP-Software?

ERP ist ein Akronym und bezeichnet das Enterprise-Resource-Planning. Im Deutschen wird synonym häufig auch die Bezeichnung Geschäftsressourcenplanung verwendet. Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle unternehmensrelevanten Ressourcen an richtiger Stelle zum benötigten Zeitpunkt in erforderlicher Qualität und Quantität zur Verfügung zu stellen. 

Die Rolle der ERP-Software

ERP-Software ermöglicht die softwaregestützte Abbildung, Gestaltung und Steuerung der Geschäftsprozesse. Eine geeignete ERP-Software sollte demnach in der Lage sein, alle Prozesse eines Unternehmens abbilden zu können. Auf diese Weise entsteht eine Art digitales Abbild des Unternehmens mit all seinen Prozessen. 

Innerhalb des Systems können diese dann verschlankt, optimiert und automatisiert werden. So können Unternehmen wertvolle Ressourcen einsparen, die dann wiederum an anderer Stelle zielführend eingesetzt werden können. 

Wer sich akut mit dem Thema ERP auseinandersetzt und den Einsatz einer ERP-Software im eigenen Unternehmen in Erwägung zieht, muss sich früher oder später mit Nutzungs- und Lizenzmodellen auseinandersetzen. Zu unterscheiden ist dabei zwischen den folgenden Modellen: 

• On-Premises 
• Gehosted 
• Hybrid 
• Cloud

Im Folgenden wollen wir uns einmal näher mit grundlegenden Unterschieden zwischen den einzelnen Modellen auseinandersetzen und Vor- und Nachteile herausstellen. 

Altbewährt: On-Premises ERP-Software

On-Premises ERP-Software wird, wie die Bezeichnung „On-Premises“ bereits vermuten lässt, „auf dem eigenen Gelände“ betrieben. Synonym wird oftmals auch der Ausdruck „lokal“ verwendet.  Beim Einsatz eines lokalen ERP-Systems ist das Unternehmen in Besitz von Hard- und Software. 

Die Geschichte lokaler Software

Lokale ERP-Software bzw. lokale Software im allgemeinen war bis ca. 2010 die Norm. Aus diesem Grund prägte sich erst zu dieser Zeit die Bezeichnung „On-Premises“, da zuvor schlichtweg keine Differenzierung zu anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen notwendig war. Erst mit dem Aufkommen von Cloud-basierten Lösungen und dem Konzept von Software-as-a-Service (SaaS) zu dieser Zeit änderte sich dies.

Vorteile einer On-Premises ERP-Software

Wie bereits erwähnt befinden sich bei einer lokalen ERP-Software sowohl Hard- als auch Software im Besitz des Unternehmens. Somit hat es die volle Kontrolle über die gesamte ERP-Software und die darin verarbeiteten Daten. Besonders aus datenschutzrechtlichen Bedenken bezüglich Cloud-basierter Alternativen setzen daher noch viele Unternehmen auf lokale Lösungen. 

Des Weiteren lässt sich lokale ERP-Software in Bezug auf ihren Funktionsumfang theoretisch unbegrenzt den Anforderungen eines Unternehmen anpassen. Auch wird für den Zugriff auf das System keine stabile Internetverbindung benötigt. Es bedarf lediglich einem internen Netzwerk. 
Doch neben diverser Vorteile bringt On-Premises ERP-Software auch einige Nachteile mit sich – Denn mit Kontrolle geht auch immer Verantwortung einher. 

Die Nachteile

So müssen Unternehmen beispielsweise selbst dafür Sorge tragen, dass die Daten in ihrem System ausreichend geschützt sind. Besonders kleinere Unternehmen verfügen jedoch oftmals weder über die Expertise noch über die notwendigen Ressourcen.

Einen weiteren Nachteil stellen die hohen Anschaffungskosten einer On-Premises ERP-Software dar. Soll eine lokale ERP-Software eingesetzt werden, muss zunächst die benötigte Hardware erworben werden. Auch die Lizenzen für die Nutzung des Systems müssen vom Anbieter käuflich erworben werden.

Danach befindet sich das System im eigenen Besitz und kann nach Bedarf angepasst werden. 
Unternehmen sollten jedoch beachten, dass Anbieter in der Regel früher oder später den Support für eine bestimmte ERP-Software einstellen, um Kapazitäten für neue Projekte zu schaffen. Die IT-Branche ist von einem hohen Innovationsdruck geprägt, welcher durch zusätzlich wachsende Kundenerwartungen ebenfalls steigt. 

Aus diesem Grund stellen Anbieter früher oder später Updates für veraltete Systeme ein. Unternehmen müssen dann entweder mit einem veralteten System weiterarbeiten oder erneut in eine neue ERP-Software investieren. 

Hinzu kommt, dass mit den vergleichsweise hohen Anschaffungskosten auch immer ein gewisses Risiko verbunden ist. Stellt ein Unternehmen erst nach der Einführung fest, dass das System ungeeignet ist, hat es bereits eine beträchtliche Summe in das Projekt investiert. 

Verantwortung für die Hardware auslagern: Gehostete ERP-Software

Um die Anschaffungskosten einer On-Premises ERP-Software möglichst gering zu halten, kann die Bereitstellung der Hardware an einen externen Dienstleister übertragen werden. Stellt ein externes Unternehmen die Server für den Betrieb des ERP-Systems bereit, spricht man auch von einem gehosteten ERP-System. 

In diesem Fall zahlt der Unternehmen regelmäßig feste Beträge für die Nutzung des Servers bzw. der Server. Diverse Unternehmen haben sich auf das sogenannte Server-Hosting spezialisiert. Da sie die volle Verantwortung für die Wartung und Instandhaltung dieser essenziellen Hardware tragen, sollten Unternehmen bei der Wahl eines geeigneten Server-Providers gewissenhaft vorgehen. 

Die Cloud: Software as a Service

Die Cloud befindet sich am anderen Ende des Spektrums möglicher Nutzungs- und Lizenzmodelle, denn weder Hard- noch Software befinden sich in diesem Fall im Besitz des Unternehmens. Stattdessen liegen Kontrolle und Verantwortung beim Cloud-Betreiber. 

Obwohl viele Unternehmen dies zunächst mit einem Kontrollverlust verbinden, habt Cloud-basierte ERP-Software durchaus viele Vorteile. 

Vorteile einer Cloud-basierten ERP-Software

Ein wesentlicher Vorteil von ERP-Systemen aus der Cloud liegt in den geringen Anschaffungskosten. Anstatt zunächst viele finanzielle Mittel in die Anschaffung von Hard- und Software zu investieren, zahlen Unternehmen regelmäßig feste Beträge für die Nutzung des Systems. 

So ist mit der Anschaffung eines Cloud-basierten ERP-Systems auch ein wesentlich geringeres Risiko verbunden. Stellt sich das System als ungeeignet heraus, kann es bei Bedarf jederzeit flexibel gekündigt werden, ohne dass es zu einem großen finanziellen Schaden für das Unternehmen kommt. 
Insbesondere für kleinere Unternehmen stellen Cloud-basierte ERP-Systeme daher eine adäquate Alternative zu On-Premises Lösungen dar. Hinzu kommt, dass nur minimaler Aufwand für Wartung und Instandhaltung des Systems betrieben werden muss. 

So werden Updates beispielsweise durch den Anbieter bereitgestellt. Auch die Instandhaltung und der kontinuierliche Schutz der Server obliegt dem Cloud-Betreiber. 

Ein weiterer Vorteil von ERP-Software aus der Cloud liegt in ihrer Skalierbarkeit. Hierbei handelt es sich um die Fähigkeit eines Systems, sich den wandelnden Anforderungen eines Unternehmens in Bezug auf die Leistungsfähigkeit anzupassen. 

Werden zusätzliche Speicherkapazitäten oder weitere Zugänge benötigt, können diese meist mit wenigen Klicks hinzugebucht werden. Werden sie nicht länger benötigt, lassen sie sich auf diese Weise auch zu jeder Zeit kündigen. 

Nachteile der Cloud

Diese Flexibilität genießen Unternehmen jedoch nur in Bezug auf die Skalierbarkeit. Zwar lassen sich auch meist diverse Funktionen flexibel hinzubuchen oder abbestellen. Doch sind Unternehmen immer an den festen, erhältlichen Funktionsumfang der Cloud-basierten ERP-Software gebunden. So lassen sich Cloud-Lösungen nur bis zu einem gewissen Punkt an das eigene Anforderungsprofil anpassen. Individuelle Änderungen sind möglich, da sich die Software selbst nicht im Besitz des Unternehmens befindet. 

Ein weiterer Nachteil Cloud-basierter Lösungen ist die Abhängigkeit vom Anbieter. Dieser befindet sich oftmals außerhalb der Europäischen Union, da Europa in Bezug auf Cloud-Computing nach wie vor stark von Nationen wie den Vereinigten Staaten abhängt. Anbieter mit Sitz außerhalb der EU befinden sich auch außerhalb des Geltungsbereiches der DSGVO. 

Unternehmen müssen daher im Vorab mit potenziellen Anbietern Rücksprache darüber halten, an welche Datenschutzrichtlinien diese gebunden sind und ob sich diese mit der Datenschutzgrundverordnung vereinbaren lassen. 

Hybride ERP-Software

Hybride ERP-Systeme sind eine Mischform aus lokalen und Cloud-basierten Systemen. Das bedeutet, dass sie sowohl Vor- als auch Nachteile beider Nutzungs- und Lizenzmodelle aufweisen. 

Erweiterung der On-Premises ERP-Software

Hybride ERP-Systeme kommen oftmals dann zum Einsatz, wenn eine bestehenden On-Premises ERP-Software um bestimmte Funktionen erweitert werden soll. Diese Funktionen werden dann nicht lokal, sondern über die Cloud zur Verfügung gestellt. 

Dies gibt Unternehmen Gelegenheit, neue Funktionen zunächst probeweise zu nutzen. Es muss jedoch darauf geachtet werden, dass ein lückenloser Informationsfluss zwischen Cloud- und lokalen Komponenten gewährleistet ist. 

Fazit: Wahl des Nutzungs- und Lizenzmodells basierend auf individuellem Anforderungsprofil

Zusammenfassend lässt sich keine pauschal gültige Aussage darüber treffen, welches Nutzungs- und Lizenzmodell anderen überlegen ist. Vielmehr handelt es sich um eine individuelle Entscheidung, die im Einzelfall basierend auf dem jeweiligen Anforderungsprofil des Unternehmens getroffen werden sollte. 
Unternehmen sollten sich bei der Entscheidungsfindung unter anderem an den folgenden, grundlegenden Unterschieden orientieren: 

Eigenschaften einer lokalen ERP-Software:

• Hohe Anschaffungskosten 
• Vergleichsweise geringe Folgekosten
• Begrenzte Skalierbarkeit 
• Viele Anpassungsmöglichkeiten 
• Kontrolle über Hard- und Software 
• Verantwortung für Hard- und Software
• Hohes Investitionsrisiko

Eigenschaften einer Cloud-basierten ERP-Software:

• Geringe Anschaffungskosten 
• Vergleichsweise hohe (monatliche) Folgekosten 
• Unbegrenzte Skalierbarkeit 
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten 
• Kontrolle über Hard- und Software liegt beim Cloud-Betreiber 
• Geringes Investitionsrisiko 

Neben lokaler ERP-Software und Cloud-Lösungen haben Unternehmen durch gehostete bzw. hybride Systeme die Möglichkeit, sich für eine Mischform aus beiden Alternativen zu entscheiden. Letzten Endes obliegt die Entscheidung für ein geeignetes Nutzungs- und Lizenzmodell immer dem einzelnen Unternehmen.