Transparenz mit neuem ERP-System

Transparenz mit neuem ERP-System

Die Herausforderungen in der Projektplanung stiegen und die voneinander getrennten Insellösungen sorgten für fehlende Transparenz und erschwerten die Abstimmung. Es wurde Zeit für ein neues integriertes System.

Die Becker Marine Systems GmbH zählt zu den Technologieführern für Manövriertechnik und verbrauchsoptimierten Antriebsdüsen bei Container- und Frachtschiffen. Das Hamburger Unternehmen konzentriert sich dabei ausschließlich auf das Engineering. Fertigung und Montage übernehmen Auftragsfertiger, vornehmlich in den großen asiatischen Werften.

Weltweit sind etwa 8.000 Schiffe mit Navigations- und Antriebstechnik von Becker ausgestattet. Neben der Zentrale in Hamburg ist der Schiffsausrüster mit Vertriebs- und Servicestandorten in China, Japan, Singapur, Norwegen, Spanien und den USA international präsent. Derzeit erwirtschaften die rund 250 Mitarbeiter einen jährlichen Umsatz von etwa 85 Millionen Euro.

Wachstum veränderte die IT-Anforderungen

Becker Marine Systems ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Die vorhandene IT-Infrastruktur konnte dabei kaum mithalten. Während der Bereich Manövriertechnik traditionell mit einer ERP-Lösung plante, nutzte die Abteilung Antriebstechnik von Anfang an Microsoft Project. Zusätzlich waren eine CAD-Lösung mit einem PDM-System sowie eine Vielzahl unterschiedlicher Excel-Tabellen im Einsatz.

Beide Geschäftsbereiche waren nicht miteinander vernetzt. Dadurch gestaltete sich die Informationsbeschaffung mühselig. War ein Transport zu organisieren, dann waren zwar die Termine bekannt, nicht aber der Inhalt der Sendung. Diese Information musste extra besorgt werden. Auch bei Terminen, Budget und Kosten konnte sich das Management nur schwer einen Überblick verschaffen. Hinzu kam, dass die beiden Geschäftsbereiche organisatorisch auseinanderdrifteten und dass sich neue oder veränderte Prozesse dadurch nur über Umwege abbilden ließen. 

„Früher stand die Prozesseffizienz nicht so sehr im Fokus. Heute können wir uns dies angesichts des starken Wettbewerbs nicht mehr leisten“, meint Geschäftsführer Henning Kuhlmann. 

Daher beschloss die Geschäftsleitung, zentrale Prozesse neu zu organisieren und eine moderne, zukunftssichere ERP-Software einzuführen.

Vernetzung neuer Systeme

Damit alle Unternehmensbereiche einheitlich planen, rollte man zunächst Microsoft Project im gesamten Betrieb aus. Damit war klar, dass die neue ERP-Lösung zur Projektplanungssoftware passen musste. Schließlich sollten Planungsdaten wie etwa Termine oder Projektstatus künftig ohne Zeitverzögerung auch im ERP zur Verfügung stehen. Spezielle Lösungen zu Kollaboration und Datenanalyse sollten das Portfolio ergänzen und so das unternehmensübergreifende Zusammenspiel der Gewerke optimieren.

Schritt für Schritt zu vernetzten Prozessen

Zunächst ging es darum, Transparenz in die bestehende Prozesslandschaft zu bringen. Dann erarbeitete das Projektteam eine optimierte Betriebsorganisation sowie ein Konzept, um den zuvor oft manuell gesteuerten Datenaustausch auf digitaler Basis zu automatisieren. „Wir haben jeden Stein umgedreht und uns bei der Prozessgestaltung eng an den Softwarestandard angelehnt“, unterstreicht Wiegers. Die wenigen Anpassungen, die nötig waren, ließen sich zumeist über das Rollencenter realisieren, das die Arbeitsplätze einzelner Mitarbeiter definiert.

Für die industriellen Anforderungen des Projektgeschäfts ergänzte man den ERP-Standard um die Branchenlösungen cc|project und cc|auftragsfertigung von COSMO CONSULT. 


Abbildung 1: Hybride IT-Architektur

Außerdem wollte Becker weitere Web- und Azure-Cloud-Services einbinden, um Informationen in Echtzeit über seine Datenbank-Drehscheibe (Data-Hub) in einer hybriden IT-Infrastruktur auswerten zu können. Diese Datenbank (Data-Hub) basiert auf dem Microsoft SQL-Server und speziellen Webservices für den geordneten Transfer heterogener Datenströme. Ändern sich Termine oder Status in Microsoft Project, werden die Daten in der ERP-Software sofort aktualisiert. Auch vordefinierte Workflows wie Benachrichtigungen oder die Aufgabendelegation löst das System bei Bedarf automatisch aus. Auf gleiche Weise werden neue oder geänderte Stücklisten aus dem CAD-System übermittelt. Durch die Integration der verschiedenen Anwendungen entfallen manuelle Eingriffe beim Datenaustausch. Der Verwaltungsaufwand ist damit deutlich gesunken. 

Bei diesen cloudbasierten Prozessen werden Daten über Objektparameter von Sensoren/Aktoren gesammelt, auf BI-Dashboards zusammengefasst und verarbeitet. Diese Aufbereitung hilft Becker dabei, Abweichungen schneller zu erkennen und direkt einzugreifen.

Projektkosten, Auftragsfortschritt oder Materialflüsse werden heute laufend überwacht. Zudem baut der Schiffsausrüster mit der Softwarelösung Lieferantenbewertung gerade ein strukturiertes Lieferanten-Monitoring auf. Es kommt vor, dass Auftragsfertiger anfangs eine überzeugende Qualität abliefern, diese aber über die Zeit nicht halten. Künftig informieren Dashboards über Aspekte wie Termintreue, Flexibilität oder Fertigungsqualität. Das vereinfacht die Auftragsvergabe nach objektiven Kriterien. 

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit 

Heute sind die Planungsprozesse unternehmensweit harmonisiert und die Prozessqualität bewegt sich auf einem konstant hohen Niveau. Gab es jahrelang so etwas wie eine virtuelle Barriere zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen, arbeitet man jetzt gemeinsam daran, Prozesse zu optimieren. Die Tatsache, dass alle Mitarbeiter mit den gleichen Daten arbeiten, hat das Teamwork im Unternehmen gestärkt.

Der automatische Datentransfer zwischen Microsoft Project, dem CAD-Umfeld und der Branchensoftware von COSMO CONSULT hat den gesamten Ablauf der Auftragsbearbeitung beschleunigt. 

Heute stehen Becker Marine Systems Ad-hoc-Informationen zur Verfügung, die früher nur mit viel Aufwand primär händisch generiert werden konnten. Beispielsweise werden Projekte fortschreitend auf Tagesbasis geprüft und kalkuliert, um aus dem laufenden Fortschritt neue Erkenntnisse zu gewinnen. 

Der Weg in die Digitalisierung

Mit dem Wechsel auf ein postmodernes ERP-System legte Becker Marine Systems auch den Grundstein für den künftigen Systemausbau. Moderne Technologien wie der besagte Data-Hub erlauben es, neue Anforderungen schneller umzusetzen. Eine dieser neuen Anforderungen ist die Erstellung von Abnahmeprotokollen aus der Qualitätssicherung über mobile Endgeräte (Smartphone/Tablets). Prüfergebnisse stehen dann unmittelbar im ERP-System zur Verfügung. 

Zudem wird derzeit die unternehmensübergreifende Supply-Chain digitalisiert. Partner von Becker Marine Systems erhalten über die Cloud-Apps Mobile Confirmation und Object Tracker Zugriff auf das ERP-System. Damit weiß Becker sofort, wann Transporte am Bestimmungsort eintreffen, wo die Baugruppen gelagert werden und wann Aufträge erledigt sind. 


 Abbildung 2 QR-Code: Object Tracker


Abbildung 3 QR-Code: Mobile Confirmation

Im nächsten Schritt sollen Ruder und Antriebsdüsen mit Sensoren versehen werden, um den Zustand der Komponenten zu überwachen. Im Rahmen der vorausschauenden Wartung (Predictive Maintenance) profitieren Beckers Kunden dann von ergänzenden Serviceleistungen. Damit ergeben sich völlig neue Geschäftsmodelle, die das Potenzial zusätzlicher Einnahmequellen aufweisen.

Zusammenfassung

Becker Marine Systems repräsentiert einen hochspezialisierten und typisch deutschen mittelständischen „Hidden Champion“ in der Fertigung. Das Unternehmen ist traditionell tätig und zugleich sehr international und exportorientiert aufgestellt.


Abbildung 4 QR-Code: Diskrete Fertigung

Bei diesem Projekt handelt es sich um eine stark Microsoft-orientierte Infrastruktur mit einem integrierten End-to-End-Plattform-Ansatz (tiefergehende Informationen sind auf unserer Landingpage zur Diskreten Fertigung zu finden). 

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In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

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