So gelingt die ERP-Einführung

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist ein komplexer Prozess. Wie Sie ihn sicher zum Erfolg führen, lesen Sie hier.

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist immer mit hohen Erwartungen verbunden: Prozessoptimierung, Kosteinsparung und Umsatzerhöhung sind typische Stichworte, die in diesem Zusammenhang immer wieder genannt werden. Und tatsächlich hat eine gute ERP-Lösung das Potenzial, diese hochgesteckten Ziele tatsächlich zu erreichen.

Damit das jedoch gelingt, müssen Unternehmen jedoch planvoll vorgehen – denn schon Fehler in der Vorbereitungsphase können zu lähmenden Anlaufschwierigkeiten oder sogar zum vollständigen Misserfolg des Projekts führen. Wie Sie diese Fehler vermeiden und das Potenzial Ihres neuen ERP-Systems voll ausschöpfen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Passen Sie den richtigen Zeitpunkt ab!

Je früher Sie eine ERP-Lösung nutzen, desto besser. Denn so unterstützen Sie Wachstum von Anfang an und kommen nicht in die Situation, von Ihrem eigenen Erfolg überholt zu werden. Wenn Sie proaktiv handeln, anstatt nur zu reagieren, können Sie die typischen Probleme und Fehler schon in Vorfeld vermeiden.

Das bedeutet nicht, dass Sie mit einer teuren ERP-Suite arbeiten müssen, von der Sie nur einen Bruchteil der Funktionen nutzen. Die meisten modernen ERP-Systeme sind modular aufgebaut und wachsen in Ihrem Tempo mit Ihnen mit.

Analysieren Sie Ihre Prozesse

Nur wenn Sie Ihre internen Prozesse kennen, können Sie mit einem neuen ERP-System an den richtigen Stellen mit der Optimierung ansetzen. Grundlage für jedes ERP-Projekt ist daher die Analyse aller Workflows in Ihrem Betrieb.

Visualisieren Sie die Prozesse falls nötig mit Diagrammen. Wie arbeiten Sie aktuell? Was läuft gut und soll übernommen werden? Wo gibt es Schwachstellen und warum? Anschließend priorisieren Sie Ihre Wünsche und legen Kriterien für die neue Software fest. So senken Sie das Risiko, sich für ein System zu entscheiden, das nicht alle relevanten Abläufe unterstützt.

Gehen Sie bei der Auswahl systematisch vor

Erst auf Grundlage dieser Analyse können Sie mögliche ERP-Systeme sinnvoll daraufhin prüfen, ob sie für ihre Zwecke geeignet sind oder nicht. Zuvor jedoch ist eine gründliche Recherche nötig, um die potenziell passenden Lösungen überhaupt erst zu finden. Klären Sie dabei auch die zentralen Fragen abseits aller Funktionen: Standard-, Branchen- oder Individualsoftware? Cloud oder On-Premises?

Schnell entsteht so eine Liste mit 10 bis 15 ERP-Anbietern – zu viele, um alle zu testen. Kürzen Sie Ihre Auswahl deshalb auf eine Shortlist mit maximal fünf Alternativen.

Sinnvolle Auswahlkriterien sind gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen unter anderem folgende Aspekte:

• Flexibilität
• Skalierbarkeit
• Branchenfunktionen
• Benutzerfreundlichkeit
• Support
• Kosten und ROI.

Fehler, die Sie bei der ERP-Auswahl machen, können teuer werden! Treffen Sie Ihre Entscheidung deshalb nicht allein auf Basis der Versprechungen des Anbieters, sondern lassen Sie die Lösung ausführlich testen, am besten von Key-Usern aus allen Fachbereichen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden das neue System akzeptieren

Damit ein neues ERP-System sein volles Potenzial entfalten kann, müssen die Nutzerinnen und Nutzer dieses neue System akzeptieren – am besten bereitwillig und begeistert. Wenn sie sich hingegen nur widerwillig oder gar nicht auf den Systemwechsel einlassen, ist das Projekt auch dann zum Scheitern verurteilt, wenn die Software eigentlich optimal für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Auch hier müssen Sie aktiv werden und die Mitarbeiterakzeptanz frühzeitig positiv beeinflussen. So sollten Sie auf eine transparente Informationspolitik setzen und Ihre Abteilungen und Teams von Anfang an intensiv in die Planung der ERP-Einführung einbinden, indem Sie regelmäßig Status-Meetings anberaumen, anstehende Veränderungen genau erklären und begründen und – vor allem anderen – den Fachbereichen ein Mitspracherecht bei der Ausgestaltung des neuen Systems geben. Auch die praxisbezogene Nutzerschulungen sind wichtig, um den Wechsel auf das neue System so reibungslos wie möglich zu gestalten und etwaige Startschwierigkeiten zu vermeiden.

Managen Sie das Projekt!

Die Implementierung moderner ERP-Systeme ist in den letzten Jahren deutlich einfacher geworden. Dennoch bindet ein solches Projekt zeitliche, finanzielle und arbeitstechnische Ressourcen und ist damit ein herausforderndes Projekt. Dementsprechend wichtig ist also ein professionelles Projektmanagement:

Neben einem klaren Bekenntnis des Managements zum neuen ERP-System, benötigen Sie auch ein Budget, die nötige Manpower in den Abteilungen und einen zentralen Ansprechpartner mit Entscheidungskompetenzen; Sie müssen Meilensteine definieren, Ziele festlegen, Deadlines kommunizieren und ihr Enhalten konsequent einfordern. Planen Sie zudem ausreichend Vorlauf für erfolgsrelevante Prozesse wie die Datenmigration und eine Testphase des neuen Systems von Anfang an mit ein.

Fazit

Ein neues ERP-System auszuwählen und einzuführen ist keine triviale Aufgabe, sondern ein komplexer Prozess mit vielen Fallstricken. Mit planvollem Vorgehen und der richtigen Vorbereitung können Sie jedoch viele der 'klassischen' Probleme, die ein solches Projekt typischerweise bereithält, ohne weiteres umschiffen. Zu den zentralen Faktoren, die über Erfolg oder Misserfolg bestimmen, gehören:

• Ein vorausschauender Zeitplan
• Eine sorgfältige Analyse der bestehenden Prozesse
• Ein strukturierter Auswahlprozess auf dieser Grundlage
• Maßnahmen zur Mitarbeiterakzeptanz
• Ein solides Projektmanagement

Wenn Sie diese Faktoren bei Ihrem Projekt angemessen berücksichtigen, werden Sie die Einführung Ihres neuen ERP-Systems sicher zum Erfolg führen!