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Die 6 größten Vorteile einer ERP-Software

ERP-Software hat unzählige Vorteile für Unternehmen aller Branchen. Wir zeigen Ihnen die effektivsten und besten davon in diesem Guide.

Wer sein Unternehmen heute noch ohne jegliche Unterstützung von Softwareprogrammen führt ist bereits ein absoluter Exot. Nur leider ist dies kein smarter USP oder ein anzustrebendes Alleinstellungsmerkmal, dass einen von der Konkurrenz absetzt. Vielmehr das Gegenteil ist der Fall. Die Konkurrenz wird auf kurz oder lang an einem selbst vorbeiziehen. 

Das soll weder Angst verbreiten, noch irgendwelche Horrorszenarien heraufbeschwören, vielmehr geht es darum den Tatsachen ins Auge zu blicken. Denn Unternehmenssoftware-Lösungen und im speziellen ERP-Software hegt die Eigenschaft, Kosten im Unternehmen einzusparen, Prozesse sicherer und schlanker zu gestalten und Freiräume für neue Ideen zu schaffen. 

Wer sich dem gegenüber verschließt und weiter auf das Prinzip „das haben wir schon immer so gemacht“ setzt, wird sicher in der Zukunft Probleme bekommen. Nicht nur der Druck Seitens der Konkurrenz wird zunehmend höher, auch der Gesetzgeber fordert durch immer neue Richtlinien, beispielsweise beim Datenschutz, seinen Tribut. 

Wir wollen Ihnen an dieser Stelle einmal aufzeigen, was genau ERP-Software in Unternehmen leistet und wie auch Sie den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung erfolgreichen nehmen können. Dazu jedoch zu Beginn erstmal eine kleine Einordnung des Begriffs.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

Das sogenannte Enterprise-Ressource-Planning, kurz ERP, beschriebt die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen, so effizient wie möglich einzusetzen. Mit Ressourcen werden in diesem Kontext sowohl Materialien, Werkzeuge, Maschinen, Fuhrparke, aber auch das Personal und die monetären Mittel beschrieben. 

Zu diesem Zweck, des optimalen Ressourcen-Einsatzes, kommt ERP-Software zum Einsatz. Diese unterstützen das Unternehmen softwareseitig bei der Aufgabe. Dazu werden alle im Unternehmen vorkommenden Geschäftsprozesse in der Software abgebildet und auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Das mag im ersten Moment etwas kryptisch klingen, wird jedoch gleich deutlicher, wenn wir in die konkreten Vorteile einer ERP-Software einsteigen. 

ERP-Software verfügt über eine Vielzahl verschiedener Module mit speziellen Funktionen. Diese sind für die verschiedenen Abteilungen und Aufgaben eines Unternehmens optimiert und überwinden dabei altbewährte Grenzen. Im Wesentlichen berührt eine ERP-Software die Bereiche: 

  • Warenwirtschaft
  • Kundenservice/Vertrieb/Marketing
  • Rechnungswesen
  • Personalwesen
  • Projektmanagement 
  • Dokumentenmanagement

ERP-Software für meine Branche

Hier sind die gängigsten Unternehmensbereiche aufgelistet, die in fast jedem Unternehmen, mal mehr mal weniger ausgeprägt sind. Doch reicht diese Beschreibung für viele Organisationen nicht aus. Beispielweise kommen in der Produktion noch viele weitere Prozesse hinzu, die es ebenfalls mit der ERP-Software abzubilden gilt. 

Dazu finden sich am Markt unzählige branchenspezifischen Lösungen, die allesamt auf einen jeweiligen Bereich spezialisiert sind. Unternehmen, ganzgleich welcher Branche, müssen jedoch so gut wie immer die aufgelisteten Bereiche abdecken, weshalb wir uns im Folgenden auch auf diese beziehen, wenn wir die konkreten Vorteile einer ERP-Software herausarbeiten. 

6 Vorteile von ERP-Software für alle Branchen

Mit den folgenden Beispielen wollen wir Ihnen einen Eindruck über die Funktionsweise eines ERP-Systems verschaffen. Wir zeigen auf, welche Funktionen Ihnen dabei helfen Verbesserungen im eigenen Geschäftsablauf umzusetzen und zeigen auf, was das in der Praxis genau bedeutet. Lassen Sie und starten. 

1. Beschaffung, Lagerhaltung, Logistik – einfach besser gestalten

Definition: Die Materialwirtschaft oder auch Warenwirtschaft beschäftig sich mit der Verwaltung und Steuerung sämtlicher Materialbewegungen in einem Unternehmen. Neben dem Ein- und Verkauf, fallen also auch die Lagerhaltung und die Logistik unter diesen Bereich

Funktionen im ERP: Eine ERP-Software bietet die Möglichkeit all diese Bereiche miteinander zu verknüpfen, sodass Prozesse optimiert werden können. Von der Angebotsverwaltung und dem Bestellwesen, über Warenauszeichnungen, den Lagerbestandsführungen und der Inventurabwicklung, bis hin zur Warenausgangskontrolle und Versandabwicklungen, werden Prozesse zusammengeführt. Überall dort, wo Abläufe automatisiert werden können, greift das ERP-System ein und steuert diese. 

Praxisbeispiel: In der Praxis kann ein Prozess wie folgt aussehen. Ein Kunde bestellt von einem bestimmten Artikel eine Summe x. Das System kann dann direkt prüfen, ob diese Menge des Produktes im Lager vorrätig ist und berechnet daraufhin die vorläufige Lieferzeit. Sollte das Produkt nicht in ausreichender Menge im Lager vorhanden sein, kann die ERP-Software berechnen, wie lange es dauert die fehlende Menge nachzubestellen, bzw. zu produzieren und auch den Auftrag zu diesen Aktionen erstellen. 

Angenommen die angeforderte Ware ist vorrätig, wird die Bestellung direkt ans Lager weitergeleitet und dort kommissioniert und versandt. Gleichzeitig wird automatische eine entsprechende Rechnung erstellt und der Bestellung beigefügt. Der veränderte Lagerbestand wird ebenfalls direkt im System vermerkt und entsprechend beglichen, sodass bei der nächsten Bestellung wieder alles vorrätig ist. 

2. Besserer Service zur langfristigen Kundenbindung

Definition: Der Kundenservice verfolgt das primäre Ziel, die Kundenerwartungen an eine Dienstleistung oder ein Produkt zu erfüllen und dem Kunden ein positives Gefühl beim Kauf und nach diesem zu verschaffen. Erreicht werden soll damit eine langfristige Kundenbindung, um die eigene Wirtschaftlichkeit auf lange Sicht hin gewährleisten zu können. 

Funktionen im ERP: In einer ERP-Software findet sich zu Weilen ein entsprechendes CRM-Modul. CRM steht dabei für Customer-Relationship-Management und befasst sich mit der Kunden- und Kontaktverwaltung. Auf einer zentralen Datenbank werden alle Interaktionen zu einem Kunden zusammengeführt und archiviert. Der Kundenservice kann so bei Anfragen eines Kunden direkt auf diese reagieren und verfügt über alle notwendigen Informationen. Ferner halten CRM-Module Auswertungstools bereit, die einen besseren Blick auf die eigene Kundschaft ermöglichen. Dadurch lassen sich deutlich individuellere und präzisere Angebote und Werbemaßnahmen anfertigen. 

Praxisbeispiel: Nehmen wir an dieser Stelle einmal an, ein Kunde hat eine Frage zu einer Bestellung, die er getätigt hat. Dazu ruft er beim Kundenservice an und will wissen, wie lange die Lieferung noch braucht und ob er das Produkt doch in einer anderen Ausführung haben kann. Der Servicemitarbeiter kann sich die Daten des Kunden direkt aufrufen und die Bestellung einsehen. Neben der Bestellung kann er jedoch auch den jeweiligen Status dieser einsehen. Befindet sich die Bestellung bereits im Versand oder noch in der Kommissionierung? 

Entsprechend dieser Informationen kann der Service dem Kunden direkt Auskunft geben, ohne erst lange nachfragen zu müssen oder sich auf Erfahrungswerte stützen zu müssen. Ist die Bestellung noch nicht im Versand kann die Änderung noch mit aufgenommen werden. Dazu wird dann die alte Bestellung angepasst. Gleichzeitig erhalten alle notwendigen Stellen im Unternehmen eine entsprechende Nachricht, dass sich bei der Bestellung etwas geändert hat. Das Resultat, dem Kundenwunsch konnte entsprochen werden und die Zufriedenheit steigt. 

3. Rechnungswesen einfacher gestalten

Definition: Im Rechnungswesen werden alle betrieblichen Geld- und Leistungsbewegungen systematisch erfasst, überwacht und aufbereitet. Dazu werden alle Geld- und Güterströme dokumentiert, um diese beispielweise dem Finanzamt vorhalten zu können. Darüber hinaus liefert die Dokumentation auch dem Unternehmen selbst wichtige Informationen zur Steuerung und Planung des Geschäftsgebarens. 

Funktionen im ERP: In einer ERP-Software finden sich zahlreiche Funktionen, die die alltägliche Arbeit im Rechnungswesen und die nötige Dokumentation erleichtern. So finden sich konkret Funktionalitäten zur Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, zur Konsolidierung oder auch zur Budgetplanung. Zudem lassen sich diverse Berichte anfertigen, die der Geschäftsführung als Grundlage für Entscheidungen dienen. Auch die Rechnungsstellung und die Buchhaltung wird durch ein ERP an vielen Stellen automatisiert. 

Praxisbeispiel: Geht eine Rechnung in ein Unternehmen ein, muss diese zu Weilen erfasst, geprüft und verbucht werden. Eine ERP-Software kann diesen Vorgang weitestgehend automatisieren. Das System erkennt die Rechnung eigenständig und kann diese einem bestimmte Auftrag zuordnen und abgleichen. Das System kann eigenständig auf Abweichungen hinweisen und die Rechnung zur Prüfung vorlegen. Ist diese dann freigegeben, wird diese direkt und automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet, beglichen und verbucht. Die Durchlaufzeit einer Rechnung wird dadurch enorm verkürzt und Ressourcen werden für andere Zwecke freigesetzt. 

4. Optimiertes Personalmanagement für besser Planung

Definition: Beim Personalmanagement geht es grob gesagt um den effizienten Einsatz des Produktionsfaktors Arbeit in einem Unternehmen. Es gilt das Personal so einzusetzen, dass möglichst effektiv und ohne Ressourcenverschwendung der Unternehmenszweck verfolgt werden kann. Ziel ist es, nachhaltig den Erfolg eines Unternehmens zu sichern. Dazu werden neben dem Faktor Arbeit auch soziale Aspekte in die Berechnungen einbezogen. 

Funktionen im ERP: Neben einer klassischen Personalverwaltung, werden in einer ERP-Software diverse Funktionen zur Verwaltung und Organisation des Personals angeboten. Urlaubsplanungen, Schulungen, Performance Management oder Kompetenzmanagement sind nur einige von diesen. Zudem befasst sich das ERP-System an dieser Stelle auch mit dem Recruiting neuer Mitarbeiter. 

Praxisbeispiel: Angenommen das Lager stellt einen Bedarf an Personal fest, kann ein zuständiger Mitarbeiter den Bedarf einfach über das System anmelden. Dazu beantwortet er einfach ein paar Fragen zum zeitlichen Umfang und zum Arbeitsbereich und schickt die Anfrage ab. Diese Anfrage wird dann durch die Geschäftsführung geprüft und entsprechend freigegeben. Daraufhin wird automatisch mit den Angaben der Bedarfsmeldung eine entsprechende Stellenausschreibung veröffentlicht. Gehen auf die Ausschreibung, nun konkrete Bewerbungen ein, können diese von den entsprechenden Entscheidern bewertet werden. 

Haben alle ihr Voting abgegeben kann das System automatisch einen freien Termin in den Kalendern der Entscheider ausmachen und den Bewerber einladen. Kommt es zur Einstellung, kann ein Arbeitsvertrag durch das System erstellt werden und eine entsprechende Personalakte angelegt werden. Insgesamt verkürzt sich der Prozess der Neueinstellung damit enorm. 

5. Projekte transparenter und effizienter gestalten

Definition: Das Projektmanagement befasst sich inhaltlich mit dem Initiieren, dem Planen und Steuern sowie der Überwachung und dem Abschließen von Projekten. Es gilt die notwendigen Ressourcen so zu planen und einzusetzen, dass im Rahmen des vertraglich festgehaltenen Budgets, ein möglichst hoher Gewinn realisiert werden kann. 

Funktionen im ERP: ERP-Software unterstützt beim gezielten Projektmanagement ganzheitlich. Von der Planung bis zum Abschluss, halten sie Funktionen bereit, die es ermöglichen, das Projekt in Echtzeit zu steuern und zu überwachen. So lassen sich Budgets und Materialbedarfe einfach berechnen und auch der notwendig werdende Personaleinsatz wird berücksichtigt. Über eine visuelle Fortschrittsüberwachung, lässt sich das gesamte Projekt live verfolgen und steuern. 

Praxisbeispiel: Oft ergeben sich während eines Projektes Stolpersteine und Hürden, mit denen zuvor nicht unbedingt zu rechnen war. Dann muss das Projekt entsprechend angepasst werden. Angenommen während der Produktion geht eine Maschine kaputt und muss repariert werden. In dieser Zeit steht das Personal still und muss warten. So kommen mehr Arbeitsstunden zusammen, also zuvor berechnet. Erreichen die eingesetzten Arbeitsstunden einen kritischen Wert, wart das System rechtzeitig vor. Dann können direkt entsprechende Maßnahmen getroffen werden, sodass es am Ende nicht zu bösen Überraschungen kommt. 

6. Dem Papierkrieg Einhalt gebieten

Definition: Das Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, befasst sich mit der strukturierten Verwaltung, Organisation und Ablage aller im Unternehmen ein- und ausgehenden Dokumenten. Dazu werden alle Dokumente auf einer zentralen Datenbank gebündelt und stehen fortan allen Abteilungen im Unternehmen zur Verfügung. So werden Datensilos aufgebrochen, Informationen geteilt und Prozesse optimiert. 

Funktionen im ERP: Dokumentenmanagement-Systeme bündeln alle Dokumente in einem Unternehmen und speichern diese in einer einheitlichen und verständlichen Ordnerstruktur. Über spezielle Suchfunktionen werden diese einfach und schnell für jeden im Unternehmen auffindbar. Dadurch, dass alle Beteiligten Zugriff auf dasselbe Dokument haben, kommt es nicht mehr zu unnötigen Dubletten und Fehlern durch diesen. Zudem macht ein DMS physische Archive und Papierdokumente obsolet. Alles ist fortan revisionssicher auf der Datenbank archiviert. 

Praxisbeispiel: Es finden sich diverse Dokumente, die besonderen rechtlichen Vorgaben entsprechen müssen. So ist es auch bei Bewerbungen. Diese enthalten diverse personenbezogene Daten, die besonderen Datenschutz-Richtlinien unterworfen sind. Sie dürfen nur zu dem vereinbarten Zweck und nach bestimmten Vorgaben gespeichert und verarbeitet werden. Geht nun eine solche Bewerbung ein, erinnert das DMS automatisch an entsprechende Löschfristen und verhindert unlauteren Gebrauch dieser. Mit der Vergabe von Rechten, können nur diejenigen das Dokument einsehen, die es notwendigerweise müssen. Allen anderen bleibt der Zugriff verwehrt. 

Fazit – ERP-Software hilft auf ganzer Linie

Diese exemplarische Darstellung einiger Funktionsweise und Vorteile von ERP-Software legt offen, wie wichtig Softwareunterstützung in der heutigen Zeit geworden ist. Hält man bei der Digitalisierung nicht Schritt, wird man langfristig seine Kundschaft an die Konkurrenz verlieren. Denn die Konkurrenz in der globalisierten Marktwirtschaft sitzt nicht mehr ausschließlich nebenan. 

Mit ERP-Software wachsenden Kundenerwartungen gerecht werden 

Kunden erwarten neben dem besten Preis und hoher Qualität heute weit mehr als das. Die komplette Customer-Experience spielt eine wesentliche Rolle. Der Kunde soll beim Kauf nicht nur das Gefühl haben, ein gutes Geschäft gemacht zu haben, sondern soll langfristig an das Unternehmen gebunden werden. Dazu ist ein umfassender Kundenservice, ebenso wie eine stetige Weiterentwicklung der eigenen Produktpalette von Nöten. 

Steht der Entschluss, eine ERP-Software in seinem Unternehmen einführen zu wollen, stellen sich jedoch gleich eine Vielzahl verschiedener Fragen. Am Markt finden sich unzählige Lösungen von unterschiedlichen Anbietern. Doch welches das richtige für Ihr Unternehmen ist, lässt sich nicht einfach ohne weiteres sage. Jedes Unternehmen ist anders. Wie Sie Ihre persönliche ERP-Software finden, lesen Sie in unserem Guide. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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