Projektmanagement in Installations- und Wartungsunternehmen

Projektmanagement in Installations- und Wartungsunternehmen

Mit einer branchenspezifischen ERP-Software für die Installation und Wartung erhält man auch zahlreiche Funktionen für das Projektmanagement.

Viele Unternehmen der Installation und Wartung arbeiten projektbasiert. Teilweise laufen viele Projekte gleichzeitig ab. Da den Überblick zu bewahren kann zur echten Herausforderung werden. Eine ERP-Software hilft nicht nur Projekte besser zu planen und durchzuführen, sie gibt auch Aufschluss über den Erfolg der einzelnen Projekte und hilft bei der stetigen Optimierung der eigenen Prozesse. 

Wir wollen uns an dieser Stelle mit einem Projektmanagement-Modul in einer ERP-Software für die Installation und Wartung auseinandersetzen und deren Vorteile erläutern. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wo genau das Projektmanagement-Modul darin zu verorten ist und wie es arbeitet.

Inhaltsverzeichnis 

  • Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
  • Aufbau einer ERP-Software 
  • Projektmanagement mit der ERP-Software 
  • Fazit: Projekte besser planen und durchführen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte „Enterprise-Resource-Planning“ und beschriebt die unternehmerische Aufgabe, vorhandene Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dafür bedarf es optimierter Prozesse und eines Instruments zur Planung, Steuerung und Überwachung dieser. 

Jedem Prozess muss zur richtigen Zeit dir richtige Menge an Ressourcen in der korrekten Beschaffenheit zugeordnet werden, ohne dass es dabei zu Engpässen in der Versorgung kommt. Gleichzeitig gilt es Verschwendungen von Ressourcen so weit wie möglich zu vermeiden. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang beispielsweise: 

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Eben sämtliche Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftsprozesse zugreifen kann. All diese Ressourcen müssen nun so koordiniert und auf die Prozesse verteilt werden, dass möglichst keine dieser Mittel unnötig verbraucht werden. Doch es muss auch sichergestellt werden, dass jeder Prozess immer mit den nötigen Mittel ausgestattet ist. 

Angesichts der Vielzahl von Prozessen die täglich in einem Unternehmen ablaufen, keine leichte Aufgabe. Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise können Abteilungsgrenzen überwunden werden, Datensilos aufgebrochen und Prozesse deutlich verschlankt werden. 

Aufbau einer ERP-Software 

Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und beinhaltet zahlreiche Funktionen die die einzelnen Abläufe in diesem Bereich unterstützen oder gar automatisieren. Module sind beispielweise: 

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumenten-Management
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen 
  • Installation und Wartung
  • Produktion
  • Warehouse-Management
  • Projektmanagement

Je nach Arbeitsbereich und Beschaffenheit des Unternehmens, setzt sich eine ERP-Software dann aus all jenen Modulen zusammen, die es zur Abdeckung der Prozesse braucht. Nicht jedes Unternehmen benötigt beispielweise ein Produktionsmodul, dafür jedoch weitreichende Funktionen im CRM-Modul

Daher haben sich viele Anbieter im Laufe der Zeit auf bestimmten Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange dieser Unternehmen angepasst. So finden sich am Markt eben auch spezielle ERP-Systeme, die für die Installation und Wartung konzipiert wurden. Diese enthalten neben einem CRM-Modul auch Module und Funktionen zur Serviceauftragsverarbeitung oder auch für das Materialmanagement. 

Projektmanagement mit der ERP-Software

Ein wichtiges Modul ist jenes für das Projektmanagement. Viele Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung arbeiten projektbasiert. Für diese ist ein entsprechendes Projektmanagementmodul unabdingbar. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal mit den Möglichkeiten dieses Moduls auseinandersetzen und einen Blick auf ein paar wesentliche Funktionen werfen. 

Agenda-Planung mit der ERP-Software 

Noch vor Projektbeginn kann eine Agenda für dieses mit der ERP-Software festgelegt werden. Hier werden die einzelnen Abschnitte für das Projekt geplant und Mitarbeiter den jeweiligen Schritten zugewiesen. Dadurch weiß jeder beteiligte Akteur, wann er welche Aufgabe zu erledigen hat. 

Budgetplanung für Projekte 

Projekte unterliegen einem bestimmten Budget. Um sehen zu können, ob man mit Rahmen des vorgebenden Budgets das jeweilige Projekt realisieren kann, ermöglicht es die Budgetplanung mit vielen historisch gespeicherten Daten und Vorlagen, die voraussichtlichen Kosten zu berechnen. So beugt man bösen Überraschungen am Ende vor und kann verlässlichere Aussagen schon bei der Angebotserstellung stellen. 

Projekt-Pipeline für transparentere Prozesse 

Mit einer Projekt-Pipeline lassen sich Projekte in einzelne Teilabschnitte teilen und visualisieren. So kann jeglicher Fortschritt immer im Blick behalten werden. Für jedes Projekt und jeden Teilabschnitt in diesem Projekt lassen sich Meilensteine einrichten, die zu bestimmten Zeitpunkten erreicht sein müssen. 

Auch lassen sich alle dafür benötigten Materialien und sonstige Ressourcen auf die einzelnen Projektabschnitte planen. So ist immer ersichtlich, was zum Abschluss eines Projektes noch nötig ist und welche Ressourcen dafür noch bereitgestellt werden müssen.

Elektronische Arbeitszeiterfassung 

Es ist immer wichtig zu wissen wie viele Arbeitsstunden der jeweiligen Mitarbeiter in ein bestimmtes Projekt geflossen und nun in Rechnung zu stellen sind. Dazu können die Mitarbeiter einfach im ERP ihrer jeweiligen Arbeitsstunden eintragen. Dank der hinterlegten Daten aus der Personalakte kennt das System auch den genauen Stundensatz des Mitarbeiters und kann dementsprechend die jeweiligen Stunden in Rechnung stellen. 

Übersichtliche Dashboards zur Fortschrittsüberwachung 

Auf übersichtlichen Dashboards lassen sich alle Fortschritte aller Projekte auf einen Blick einsehen. So wird immer schnell sichtbar, wenn ein Projekt ins Stocken gerät und was nötig ist um dieses wieder schnell ins Laufen zu bringen. So lassen sich beispielweise Arbeitskräfte kurzfristig einem Projekt zuordnen, um etwaigen Engpässen zu begegnen. 

Fazit: Projekte besser planen und durchführen 

Mit einem Projektmanagement-Modul lassen sich Projekte deutlich effizienter planen und durchführen. Auch die Prozessgestaltung lässt sich deutlich transparenter an. Alle Akteure können so immer genau einsehen, was an einem Projekt noch zu tun ist und wer dafür verantwortlich ist. Auch alle Materialien lassen sich verlässlicher planen, was auch die Budgetplanung und die spätere Abrechnung deutlich vereinfach. 

Eine ERP-Software für die Installation und Wartung mit integrierten Projektmanagement-Modul bietet zahlreiche Vorteile, die die Arbeit an Projekten auf allen Ebenen deutlich effizienter gestaltet. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
ERP-Anbieter suchen...
Systeme gefunden

Füllen Sie das Formular aus und erhalten Sie unverbindlich Informationen über die 7 am besten geeigneten Anbietern.

Ihre Anfrage ist erfolgreich bei uns eingegangen

  • Auf der Grundlage der von Ihnen gelieferten Informationen geht unser Berater unverbindlich an die Arbeit
  • Unser Berater trifft eine Auswahl unter den ERP-Anbietern, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.
  • Sie erhalten eine kostenlose Auswahlliste mit Informationen über die 7 geeignetsten Anbietern
  • Im Falle von Fragen oder Unklarheiten meldet sich unser Berater möglicherweise bei Ihnen
Longlist anzeigen
Auswahl neu starten

Bestellwesen in der ERP-Software

Das Bestellwesen in der ERP-Software macht viele Prozesse deutlich effizienter und spart langfristig enorm viel Geld ein.

Lesen Sie weiter

Ein Kassensystem für den Einzelhandel

Ein Kassensystem sollte in die ERP-Software eines Einzelhandels integriert sein. Welche Mehrwerte sich daraus ergeben, lesen Sie hier.

Lesen Sie weiter