Die Arbeitszeiterfassung für das Projektmanagement im ERP

Arbeitszeiten lassen sich mit einer ERP-Software für projektbasierte Unternehmen direkt einzelnen Projekten zuordnen.

Projektbasierte Unternehmen arbeiten zumeist an vielen verschiedenen Projekten gleichzeitig. Die Kosten für die Projekte setzen sich oftmals zu einem großen Teil aus der darin investierten Arbeitszeit zusammen. Daher ist die Nachhaltung dieser Arbeitszeit im Projektmanagement elementar. 

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal der Funktion der Arbeitszeiterfassung in einem Projektmanagement-Modul innerhalb einer ERP-Software widmen und deren konkreten Funktionsweisen und Vorteilen widmen.

Zuvor werfen wir noch einen kurzen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wo genau die Arbeitszeiterfassung ihren Platz findet. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software 
• Branchenspezifische ERP-Software für projektbasierte Unternehmen 
• Arbeitszeiterfassung im Projektmanagement 
• Fazit: Optimierte Arbeitszeiterfassung für bessere Projektplanung 

Was ist ERP-Software? – Eine Definition 

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und beschriebt die Aufgaben eines Unternehmens, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Dazu bedarf es schlanker und optimierter Prozesse in allen Bereichen des Unternehmens. Es muss sichergestellt werden, dass jeder Prozess zu jeder Zeit mit der richtigen Menge an Ressourcen versorgt werden kann. Gleichzeitig sollen dabei möglichst wenig Ressourcen ausgewendet und Verschwendungen vermieden werden. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang, sämtliche dem Unternehmen zur Verfügung stehende Betriebsmittel, wie beispielsweise:  

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Im Kern geht es also darum alle Prozesse zentral planen, steuern und verwalten zu können, um die Effizienz dieser immer sicherzustellen. Kein leichtes Unterfangen, wenn man bedenkt, das Unternehmen abertausende verschiedenster Prozesse aufweisen, die teilweise parallel zueinander verlaufen können, ineinander übergehen oder aufeinander aufbauen. 

Alle Daten an einem Ort speichern 

Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise arbeiten alle Abteilungen mit denselben validen Daten, was Fehlerquoten senkt und Informationen schneller umher fließen lässt. 

Aufbau einer ERP-Software 

Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren unterschiedlichen Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und ist über die zentrale Datenbank mit allen anderen verbunden. 

Zudem enthalten die unterschiedlichen Module diverse Funktionen, die bei der alltäglich anfallenden Arbeit in diesem Bereich unterstützen können und einige Prozesse sogar gänzlich automatisieren. So kann sich eine ERP-Software beispielsweise aus folgenden Modulen zusammensetzen: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion
• Projektmanagement usw.

Je nach bedarf eines Unternehmens kommen noch weitere Module hinzu oder werden zunächst ausgeklammert. Nicht jedes Unternehmen benötigt zum Beispiel ein Modul für die Produktion oder für das Warehouse-Management. Es gilt eine ERP-Software zu finden, die die eigenen Prozesse in Gänze abzubilden vermag. 

Branchenspezifische ERP-Software für projektbasierte Unternehmen

Daher haben sich viele ERP-Anbieter im Lauf der Zeit auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und Ihre Lösungen dahingehend angepasst. Am ERP-Markt finden sich nunmehr unzählige Lösungen für verschiedenste Branchen. So eben auch RP-Software für projektbasiert arbeitende Unternehmen. 

Diese verfügen über ein umfangreiches Projektmanagement-Modul, welches im Stande ist, viele tiefgehende Funktionen für den Geschäftsalltag eines projektbasierten Unternehmens bereitzustellen und dieses bei der täglichen Arbeit zu unterstützen. 

Eine zentrale Funktion eines Projektmanagement-Moduls ist die projektbezogene Arbeitszeiterfassung. Mit dieser wollen wir uns im Folgenden einmal etwas genauer auseinandersetzen.

Arbeitszeiterfassung im Projektmanagement 

Für die Planung und Durchführung von Projekten ist eine detaillierte und nachvollziehbare Arbeitszeiterfassung elementar. Ein Großteil der Kosten die in Projekten veranschlagt werden entfallen auf den Arbeitseinsatz der Projektbeteiligten. Daher ist es für Kunden, aber auch für die eigene Organisation von großer Wichtigkeit nachvollziehen zu können, an welchen Stellen wie viele Arbeitsstunden verursacht wurden. 

Doch nicht nur für die Nachhaltung ist eine Zeiterfassung von enormer Bedeutung. Auch für die Planung von Projekten liefert eine umfangreiche Arbeitszeiterfassung wichtige Daten, auf deren Grundlage Angebote erstellt und Kosten errechnet werden können. Zum sorgt eine elektronische Arbeitszeiterfassung für deutlich genauere und optimierte Ergebnisse. Gesetzliche Pausenregelungen lassen sich beispielweise direkt berücksichtigen, ebenso wie Reisekostenabrechnungen erstellen.

Optimierte Zeiterfassung 

Mit der Anbindung an die ERP-Software lassen sich interne Kosten und externe Umsätze in die Berechnungen mit einbeziehen. So lassen sich beispielweise Fremdkosten miterfassen. Stunden- und Tagessätzen können hinterlegt und Kostenabrechnungen für Mitarbeiter erstellt werden. Auch lassen sich übersichtliche Preistabellen an Hand der gesammelten Daten erstellen. 

Ein weiteres Highlight sind die Umsatz- und Ertragsauswertungen bezogen auf die Arbeitszeiten, die in Projekte geflossen sind. Mit diesen lassen sich konkrete Erkenntnisse über die Mittelverwendungen durchführen, auf deren Grundlage besser geplant werden kann.

Mobile Anwendung für standortunabhängige Zeiterfassung 

Mit einer mobilen Version der ERP-Software lassen sich Arbeitszeiten standortunabhängig erfassen und nachhalten. Dazu können neben den Arbeitszeiten auch sämtliche Belege und Anhänge mobil verfügbar gemacht werden. Auch wenn mal kein Empfang ist, lassen sich Arbeitszeit offline eintragen. Sobald wieder eine Netzverbindung besteht, werden diese dann automatisch übermittelt. 

Somit lassen sich Arbeits- und Reisezeiten der Mitarbeiter überall direkt erfassen und können direkt den richtigen Posten zugeordnet werden. So behält man zu jedem Zeitpunkt die Budgets im Auge und wird nicht im Nachgang von Budgetüberschreitungen überrascht. Mittels GPS lassen sich dann auch gefahrene Kilometer direkt erfassen und abrechnen.

Auch Belege der Mitarbeiter können direkt in die Software überführt werden. Diese können einfach mit dem Smartphone eingescannt und an die ERP-Software übermittelt werden. So bleibt der Projektfortschritt immer aktuell.

Kalender und Termine verwalten 

Auch dient die Arbeitszeiterfassung der Verwaltung und Organisation von Terminen. Über integrierte Kalender lassen sich alle Termine jedes einzelnen Mitarbeiters planen und einsehen. So lassen sich andere Termine besser planen, freie Mitarbeiter schneller finden und durch die Anbindung mobiler Clients auch besser kommunizieren. 

Das gilt auch für freie Mitarbeiter, die ebenfalls an bestimmten Projekten beteiligt sind. Für diese können zudem alle Stunden- und Tagessätze im System hinterlegt werden. Rechnungen können schnell verarbeitet und in die Buchhaltung überführt werden. Letztlich entsteht so ein 360-Grad-Blick auf alle Arbeitsstunden, die in ein Projekt einfließen. 

Fazit: Optimierte Arbeitszeiterfassung für bessere Projektplanung

Mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung in der ERP-Software haben projektbasiert arbeitende Unternehmen die Möglichkeit die Arbeitszeiten alle beteiligten Akteure besser und transparenter zu erfassen und nachzuhalten. Durch gezielte Auswertungen lassen sich Schwachstellen aufspüren und rechtzeitig beheben. 

Mittels einer mobilen Version der Software haben auch Außendienstmitarbeiter, die an Projekten beteiligt sind die Möglichkeit, alle Arbeitsstunden direkt einzutragen und können zudem alle wichtigen Belege zufügen. So behält man während des Projektablaufs alle Kosten immer im Blick und kann deutlich transparenter und agiler arbeiten.