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Projektmanagement leicht gemacht mit dem ERP-System

Das Projektmanagement spielt in der diskreten Fertigung eine große Rolle. Wie es sich mit dem ERP-System optimieren lässt, erfahren Sie hier.

Die beiden umsatzstärksten Industriezweige in Deutschland, der Kraftfahrzeugbau und der Maschinenbau, gehören der diskreten Fertigung an. Allein aus wirtschaftlicher Sicht handelt es sich bei der diskreten Fertigung also um einen immens wichtigen Sektor. 

Dieser wird jedoch zunehmend mit Herausforderungen konfrontiert, die es zu bewältigen gilt. Welche das sind und wie sich die oftmals projektorientierte Arbeit in der diskreten Fertigung softwaregestützt mit einem ERP-System optimieren lässt, soll im Folgenden erläutert werden. 

Inhaltsverzeichnis

Herausforderungen im Bereich der diskreten Fertigung

Zum einen steigt der internationale Druck auf Unternehmen der disktreten Fertigung durch die unaufhaltsam voranschreitende Globalisierung. 

Auslandverlagerung der Produktion (h3)

Damit einher geht auch die Problematik der zunehmenden Auslandsverlagerung von Produktionstätigkeiten. Zum anderen gilt es, in Zeiten der digitalen Transformation mit der Konkurrenz Schritt zu halten.

Konkurrenzdruck steigt

So besteht nahezu ständiger Druck, Innovation voranzutreiben und Produkt und Unternehmen kontinuierlich weiter zu entwickeln. Hinzu kommt, dass wir zunehmend in einer Wegwerfgesellschaft leben. Der Lebenszyklus eines einzelnen Produktes wird somit immer kürzer, während die Erwartungen der Kunden an Produkt und Serviceleistung steigen. 

Projektarbeit in der diskreten Fertigung

Mit immer höheren Kundenanforderungen geht auch ein zunehmender Wunsch an individuellen Lösungen einher. Besonders, wenn Kunden komplexe bzw. weitestgehend einmalige Produkte wie in der Einzelfertigung üblich in Auftrag geben, werden sowohl softwareseitige Unterstützung als auch ein effizientes Projektmanagement benötigt.

Was sind die Aufgabenbereiche des Projektmanagements?

Von der Projektinitiierung über die Überwachung, Steuerung und das kontinuierliche Qualitätsmanagement während des Projektes bis hin zum Projektabschluss befasst sich das Projektmanagement mit allen Herausforderungen der Projektarbeit. 

Abteilungsübergreifende Projektarbeit

Charakteristisch für die Projektarbeit ist unter anderem auch, dass sie in den meisten Fällen nahezu alle Abteilungen übergreift. Um das Projektmanagement deshalb möglichst effizient zu gestalten, müssen alle Abteilungen an einem Strang ziehen und eine lückenlose Kommunikation muss gewährleistet werden. 

Das ERP als abteilungsübergreifende Datenbank

Hierzu eigenen sich ERP Systeme, welche branchenspezifisch direkt auf die Projektarbeit ausgelegt sind, besonders. Sie bieten eine einheitlich Plattform zur zentralen Abwicklung aller abteilungsübergreifenden Prozesse, mittels derer Informationen transparent kommuniziert werden können.

Das ERP-System und die Anbindung von Maschinendaten

Speziell im Bereich des Projektmanagements von Unternehmen, welche sich auf die diskrete Fertigung spezialisiert haben, steht der problemlose Ablauf des eigentlichen Produktionsprozesses im Mittelpunkt. 

Wurde das Projekt mittels softwareseitigem Support ausführlich geplant und schrittweise strukturiert, wurden alle nötigen Schritte im Vorab getroffen, um die Produktionsphase so problemlos wie möglich zu gestalten. Dennoch gilt es nun, die Produktion selbst zu überwachen.

QM, Risikomanagement und Soft Skills

In dieser Phase kommt es vor allem auf ein lückenloses Qualitäts- und Risikomanagement an. Doch auch Soft Skills zur Teamführung werden benötigt, um Zeitziele einzuhalten und eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen. All diese Faktoren müssen im Projektmanagement berücksichtigt werden. 

Projektmanagement-Methoden

Doch wie lässt sich dies in der Praxis am besten umsetzen? Im Folgenden werden einige Methoden des Projektmanagements thematisiert, die mittels projektgeeignetem ERP-System in der diskreten Fertigung praktisch umgesetzt werden können.

1: Das agile Projektmanagement

Das agile Projektmanagement hat seine Wurzeln ursprünglich in einem anderen Bereich. Im Jahr 2001 wurde es im Rahmen des agilen Manifests für die Softwareentwicklung von 13 Industriegrößen entwickelt. Es stellte sich dann jedoch auch als bewährte Projektmanagement-Methode für diverse Branchen und Anwendungsbereiche heraus. 

Das agile Projektmanagement stellt konventionelle Ansätze zur Projektplanung und -umsetzung in Frage. So zählen zu den Grundpfeilern des agilen Projektmanagements beispielweise kurze, direkte Kommunikationswege. Damit einher geht auch die Implementierung flacher Hierarchien, da komplexe, strenge Hierarchien schnelle Reaktionen und kurze Dienstwege meist nahezu unmöglich machen. 

Besonders ist im agilen Projektmanagement auch die konstante, aktive Kundenkommunikation. Stetiges Feedback ermöglicht, dass sogar während des Produktionsprozesses selbst kurzfristig Änderungen vorgenommen werden können. Technisch lässt sich dies beispielsweise durch eine Anbindung des CRM an bzw. Integration in das ERP-System umsetzen. 

Agiles Projektmanagement mit dem ERP-System

Innerhalb des ERP-Systems kann dies beispielsweise über die Anbindung eines CRM-Moduls realisiert werden. Über das Modul erhalten Auftraggeber – also externe Projektbeteiligte – wichtige projektbezogene Informationen in Echtzeit. 

Aufgrund ihrer Flexibilität eignet sich diese Methode des Projektmanagements vor allem für komplexe Projekte, die wenig vorhersehbar sind. So kann schnell und effizient auf eventuelle Änderungswünsche seitens des Kunden reagiert werden. 

2: Projektmanagement nach Wasserfall-Methode

Projektmanagement nach der klassischen Wasserfall-Methode läuft schrittweise und strukturiert ab. Von der Initiierung über die Planung und Analyse und die Aufstellung eines Ressourcenplanes über die Durchführung, Überwachung und Steuerung bis hin zum Abschluss des Projektes ist die Struktur klar vorgegeben. 

Schritt für Schritt zum Ziel

So wird eine neue Aufgabe erst dann begonnen, wenn die ihr vorausgehende vollständig abgeschlossen wurde. Diese Methode duldet nur eine geringe Abweichung vom ursprünglichen Plan und ist daher vor allem für Projekte geeignet, deren Anforderungen im Vorab vollständig und transparent kommuniziert werden können. 

Die Wasserfall-Methode mit dem ERP-System

Die Projektstruktur nach Wasserfall-Methode lässt sich innerhalb des ERP-Systems softwaregestützt visualisieren. Üblich ist hier die grafische Darstellung einzelner, als Kaskade angeordneten Projektphasen. 

3: Projektmanagement mittels Meilenstein Trendanalyse

Wie der Name bereits suggeriert ist das Festsetzen bestimmter Meilensteine sowie dem dazugehörigen Zeitpunkt der Grundgedanke hinter dieser Methode. 

Mittels ERP System kann kontrolliert bzw. vorhergesagt werden, ob bestimmte Meilensteine erreicht werden können oder ob es möglicherweise zu einem Verzug kommt, der den weiteren Ablauf des gesamten Projektes gefährden könnte. 

Diese Prognosen können in vielen Fällen im ERP-System auch graphisch dargestellt werden, um den weiteren Verlauf besser Visualisieren zu können. Wichtig ist zudem, vor Projektbeginn festzuhalten, an welchen Zeitpunkten der Ist-Zustand mit dem geplanten Soll-Zustand verglichen werden muss. 

Aufgrund der vergleichsweise einfachen Sequenz eignet sich diese Method entsprechend für weniger komplexe Projekte mit leicht zu identifizierenden Meilensteinen. 

Fazit: Effizientes Projektmanagement in der diskreten Fertigung mit dem ERP-System

Durch die Kombination einer geeigneten Projektmanagement-Methode und einem ERP-System, welches die einzelnen Schritte und Abläufe ganzheitlich abbilden kann, können Projekte effizienter gestaltet werden. 

Essenziell für ein erfolgreiches Projektmanagement ist unabhängig von der Methode jedoch eine ausgiebige vorab-Planung – auch wenn diese beinhaltet, dass sich bestimmte Schritte nicht genau Planen lassen oder Raum für Flexibilität bzw. eventuelle Anpassungen benötigt wird. 

Ein adäquates ERP-System kann sämtliche Prozesse des Projektmanagements effizienter gestalten, indem es beispielsweise Handlungsempfehlungen auf Basis vorangegangener Prozesse gibt. 

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In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

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Arbeiten Sie auf Projektbasis?
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Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

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FTL
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Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

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Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

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In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

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