Arbeitsaufträge einfach und effizient abwickeln

Die Bearbeitung konkreter Arbeitsaufträge ist im Bausektor elementar und muss so effizient wie möglich gestaltet werden. ERP unterstützt Unternehmen dabei.

Bei der Auftragsbearbeitung gilt es, die konkreten Arbeitsaufträge, die sich aus einem Projekt ergeben effizient abzuwickeln. So wird die Auftragsbearbeitung zur Kernfunktion aller Bauunternehmen. Mit einer geeigneten Software, können sämtliche Prozessschritte zur Bearbeitung der Arbeitsaufträge detailliert abgebildet und effizienter gestaltet werden. 

Wir wollen an dieser Stelle einmal genau aufzeigen, was ERP-Systeme für die Auftragsbearbeitung zu leisten im Stande sind. Dabei wollen wir Ihnen nicht nur einzelne Funktionen näherbringen, sondern auch den konkreten Nutzen für Bauunternehmen herausstellen. Doch bevor wir uns in die einzelnen Module und Funktionalitäten stürzen, rufen wir uns zunächst ein paar Begrifflichkeiten vors Auge.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein ERP-System? – Eine Definition 
• Was ist die Auftragsbearbeitung? – Eine Definition
• Aufträge effizient mit dem ERP bearbeiten
• Fazit – Intelligente und sichere Auftragsbearbeitung mit dem ERP

Was ist ein ERP-System? – Eine Definition

ERP-Systeme sind Softwareanwendungen, die einem Unternehmen beim bestmöglichen Einsatz seiner Ressourcen unterstützen. Enterprise-Ressource-Management beschreibt die unternehmerische Aufgabe, die zur Verfügung stehenden Ressource so effizient wie möglich einzusetzen. 

Alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Mit Ressourcen werden in diesem Zusammenhang nicht nur Materialen und Maschinen, sondern auch Fahrzeuge, finanzielle Mittel und die Arbeitszeit des Personals gemeint. All diese Mittel müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort in korrekter Menge zur Verfügung stehen, damit der Unternehmenszweck erfüllt werden kann. 

ERP-Systeme helfen bei der Organisation

Das ist nicht immer ein leichtes Unterfangen. Gerade in der heuteigen Zeit, in der Unternehmen mehrere Projekte parallel bearbeiten, können viele Probleme auftauchen. Um diese zu vermeiden, gilt es die Ressourcen bestmöglich zu steuern, zu überwachen und zu organisieren. Und genau dabei hilft ein ERP-System. 

Prozesse einfacher und effizienter gestalten

Alle Geschäftsprozesse werden auf einer zentralen Datenbank abgebildet und zusammengeführt. Auf diese Art und Weise erhält man einen besseren Überblick über das gesamte Geschehen im Unternehmen. Zum anderen können Prozesse zusammengeführt, gebündelt und neu strukturiert werden, sodass ressourcenschonender gearbeitet werden kann. 

Da nicht jedes Unternehmen dem anderen gleicht und gerade Bauunternehmen nochmals eine komplett eigene Branche darstellen, müssen ERP-Systeme auf die Belange des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Am Markt finden sich zu diesem Zweck unzählige branchenspezifische Lösungen, die mit speziellen Funktionen und Modulen versuchen ein Unternehmen optimal abzudecken. 

Ganzheitliches Projektmanagement realisieren

Für Bauunternehmen bedeutet dies, dass neben den gängigen Modulen, wie beispielweise jenes zum Rechnungswesen, auch spezielle Bereiche, wie das Projektmanagement abgebildet werden müssen. Von der Angebotserstellung bis hin zur Auftragsabwicklung muss das ERP-System sämtliche Prozesse zur Auftragsbearbeitung abdecken können. 

Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf den gesamten Prozess der Auftragsbearbeitung mit einem ERP-System für Bauunternehmen werfen und dabei herausstellen, welche Funktionen und Tools dabei besonders zum Tragen kommen. Doch vorweg eine begriffliche Einordnung. 

Was ist die Auftragsbearbeitung? – Eine Definition

Die Auftragsbearbeitung von Arbeitsaufträgen versteht sich als Teil der gesamten Auftragsabwicklung. Nach der Angebotserstellung geht es an die systematische Auftragsbearbeitung. Dabei dient die Auftragsbearbeitung, neben der Angebotserstellung, der gesamten Kontrolle, Steuerung und Planung des Güterflusses innerhalb eines jeweiligen Auftrages. 

Nach der konkreten Angebotserstellung mit einem Leistungsangebot an den Kunden, beginnt der nächste Schritt. Eben jener der Auftragsbearbeitung, der durch Erteilung des Arbeitsauftrags durch den Kunden eingeleitet wird. Je nach Arbeitsauftrag können in der Auftragsbearbeitung verschiedenste Tätigkeiten beinhaltet sein, wie z.B.:

• Arbeitsplanung- und steuerung
• Bonitätsprüfung
• Materialbeschaffung
• Fakturierung
• Produktion von Bauteilen
• Montage
• Umsetzung des Bauvorhabens

Aufträge effizient mit dem ERP bearbeiten

Werfen wir nun also einen Blick auf ein paar konkrete Funktionen eines ERP-Systems zur Auftragsbearbeitung. Der Vollständigkeit halber beginnen wir, auch wenn definitorisch kein Teil der Auftragsbearbeitung, mit der Angebotserstellung. 

Schnell und einfach das beste Angebot erstellen

Wer sich am Markt langfristig durchsetzen will, muss mehr als nur vermeidlich attraktive Angebote erstellen. Vielmehr geht es darum sich über die Zeit einen exzellenten Ruf aufzubauen, der sich aus Preis, Qualität, Termintreue, Flexibilität und Serviceleistung zusammensetzt. Dennoch ist das Angebot wie eine Visitenkarte, mit der es zu überzeugen gilt. 

Gleichsam will man nicht all zu viel Arbeit in die Angebotserstellung investieren, um nicht unnötig Ressourcen zu verschwenden, wenn man den Zuschlag nicht erhält. Mit dem ERP-System lassen sich Angebote direkt in der Software erstellen. Dazu kann einfach auf den Produktkatalog bzw. Leistungspauschalen zugegriffen werden. 

Auch lassen sich individuelle Produkte und Leistungen einfach und schnell erstellen und Preis- und Zahlungsbedingungen anpassen. Mit historischen Daten lassen sich die Angebote auf Vollständigkeit überprüfen und hinsichtlich des Aufwands bewerten. 

Auf diese Weise lassen sich Angebote einfach und schnell ohne großen Aufwand erstellen, sodass nicht allzu viel Arbeit an dieser Stelle investiert werden muss, ohne einen Qualitätsverlust im Angebot in Kauf nehmen zu müssen. 

Zuschlag und Auftrag erhalten

Entscheidet sich ein Kunde für Ihr Angebot, so erhalt man den konkreten Arbeitsauftrag am besten digital. Die meisten ERP-Systeme sind in der Lage über Schnittstellen mit dem System des Kunden zu kommunizieren. So kann das Angebot einfach übertragen werden und das ERP-System schickt eine entsprechende Benachrichtigung. 

Das ERP-System kann überdies hinaus die jeweils notwendig werdenden Materialien mit dem Lagerbestand abgleichen und entsprechende Bestelllisten erstellen. Dabei übergibt das Programm dann den Auftrag an die Warenwirtschaft. Doch auch wenn keine solche Anbindung an das System des Kunden möglich ist, können per E-Mail eingehende Aufträge schnell und einfach in das ERP übertragen werden. 

Materialbeschaffung mit System

Das ERP-System prüft, wie zuvor schon aufgezeigt, welche Waren sich derzeit noch auf Lager befinden. Diese werden dann automatisch aus dem Lager abgebucht und der Bestand entsprechend nach unten korrigiert. Alle Materialien werden dann einfach auf einer Liste zusammen mit deren Lagerort und der entsprechenden Menge zusammengetragen und können rausgesucht werden. 

Für fehlende Materialien werden dann einfach Bestellungen vom System angefertigt, die final noch vom zuständigen Mitarbeiter geprüft werden müssen. In vielen Lagern ist es heute schon Alltag, dass sobald ein Artikel den Mindestbestand erreich, automatisch nachbestellt wird.

Das System durchforstet Großhandelsplattformen nach dem besten Preis und den nötigen Lieferterminen und bestellt alles notwendige. Bauunternehmen benötigen die Materialien jedoch nicht zwangsläufig auf dem eigenen Betriebsgelände, als viel mehr zu einem bestimmten Zeitpunkt auf der jeweiligen Baustelle.

Oftmals bieten diese nicht unbegrenzte Lagermöglichkeiten, weshalb genau geplant und koordiniert werden muss, wann welche Waren vor Ort sein müssen. ERP-Systeme helfen auch dabei weiter. Wie genau, werden wir an späterer Stelle nochmal aufgreifen. 

Arbeit effizient koordinieren

Neben den nötigen Materialien und Werkzeugen, muss auch der Faktor Arbeit in der Auftragsbearbeitung genau kalkuliert und koordiniert werden. An dieser Stelle entscheidet sich der Erfolg oder auch der Misserfolg eines Projektes all zu häufig. Zu viele Mitarbeiter auf der Baustelle oder an einem Fertigungsteil zur selben Zeit bedeuten ineffizientes Arbeiten. 

Zu wenige Mitarbeiter wiederum bedeuten Verzögerungen, die ebenfalls zu Gewinneinbußen führen können. Mit dem ERP-System lässt sich der effiziente Einsatz von Arbeitskraft genau planen. Dabei werden neben der Verfügbarkeit der Mitarbeiter auch deren Qualifikationen und deren Stundensätze berücksichtigt. 

So beinhaltet ein ERP-System auch eine detaillierte Arbeitszeiterfassung. Diese können die Mitarbeiter einfach via Smartphone bedienen, sodass auch auf Montage genau nachgehalten werden kann, wie lange ein Mitarbeiter an einem Projekt gearbeitet hat. 

BIM wird immer wichtiger

Wer im Bausektor tätig ist, wird sicher schon einmal von BIM (Building-Information-Modelling) gehört oder gar damit gearbeitet haben. Gerade größere Bauprojekte mit vielen verschiedenen beteiligten Akteuren, nutzen diese neue Software. Mit dieser wird die Kommunikation zwischen den verschiedenen Unternehmen ermöglicht. 

Dazu wird ein 3D-Modell des Projektes angefertigt. Alle beteiligten Akteure füttern dieses mit Informationen und halten darin auch in Echtzeit den jeweiligen Projektfortschritt fest. Auf diese Weise kann immer eingesehen werden, was noch nötig ist um mit anschließenden Arbeiten fortzufahren. 

Der große Vorteil, der sich daraus ergibt ist die deutlich effizientere Planung und Koordination von Bauvorhaben. Auch lässt sich feststellen, wann welche Lieferungen auf der Baustelle eintreffen und der Lagerplatz dementsprechend frei sein muss. 

Verzögerungen eines Akteurs lösen oftmals eine Kettenreaktion aus, die zu massiven Kostenexplosionen führen kann. Mit BIM kann dies abgefangen werden, da derartige Verzögerungen direkt für alle ersichtlich sind und entsprechend rechtzeitig auf diese reagiert werden kann. 

Auswertung der Auftragsabwicklung

Nach dem Projekt gilt es immer auch seine Lehren aus diesen zu ziehen. Was war gut, wo hakte es noch? Mit dem ERP-System erhält man zahlreiche Analysemöglichkeiten, die nicht nur die Performance bewerten, sondern auch die Preiskalkulationen berücksichtigen.

So können wohlmöglich noch Einsparungen an den Kunden weitergegeben und der gesamte Prozess deutlich transparenter gestaltet werden.  

Fazit – Intelligente und sichere Auftragsbearbeitung mit dem ERP

Mit einem ERP-System erhält man zahlreiche Möglichkeiten den Projektablauf deutlich effizienter zu gestalten und zu begleiten. Von der Angebotserstellung bis zur anschließenden Auswertung des Projektes bieten derartige Systeme eine Vielzahl an Funktionen, die dabei helfen, die Auftragsabwicklung sicher und effizient umzusetzen. 

Oftmals muss flexibel auf äußere Umstände reagiert werden, sein es andere Akteure oder auch Witterungsbedingungen, die dem Vorhaben einen Strich durch die Rechnung machen. Mit einem ERP-System können rational die besten Wege aufgezeigt werden, sollte es einmal zu derartigen Verzögerungen kommen. 

Behalten Sie Ihre Kosten immer im Blick und treffen Entscheidungen fundiert auf Grundlage von Echtzeit-Kennzahlen und nicht mehr aus dem Bauch heraus. Das wird letztlich dabei helfen, Projekte und speziell die Auftragsabwicklung deutlich transparenter, effektiver und gewinnbringender zu gestalten.