Digitale Optimierung der Prozesse

Den idealen Weg zum digitalisierten Unternehmen suchen viele. Die KRAL GmbH sieht ihn in einer integrierten Systemlandschaft mit einem modernen ERP-System als Herzen.

Die 1950 gegründete KRAL GmbH im österreichischen Lustenau ist ein Familienunternehmen, das heute in dritter Generation geführt wird. KRAL entwickelt und produziert Schraubenspindelpumpen und Durchflussmesstechnik und bietet darüber hinaus kundenspezifische Lösungen für Anlagen, vom Engineering bis zur Inbetriebnahme und dem After Sales-Service. Die Kunden kommen vorwiegend aus den Branchen Marine, Stromerzeugung, Öl und Gas, Maschinenbau und Chemie. Dazu gehören kleinere lokale Unternehmen ebenso wie weltweit tätige Industriekonzerne. 

Zurück zum Standard

Die eingesetzte Software war inzwischen stark individualisiert. „Das wichtigste, das bei uns ganz oben auf der Agenda stand, war: Zurück zum Standard“, erinnert sich Thomas Düringer, IT Manager. „Die Firma ist jetzt rund 70 Jahre alt und es gibt bei uns Prozesse, die sind fast so alt“, ist er sich bewusst. „ 
Das Ziel bestand in der Standardisierung, Automatisierung und Effizienzsteigerung aller Abläufe und man begann mit einem Reengineering-Projekt auf die Version.

Webshop-Integration

Der Webshop wurde ohne Schnittstelle in das ERP-System integriert. Er sorgt dafür, dass mithilfe des Konfigurators der Außendienst ein technisch und kaufmännisch einwandfreies Produkt ohne Umweg über das Stammhaus vor Ort konfigurieren und anbieten kann. Der Mitarbeiter wählt mit Hilfe einer Checkliste die gewünschten Optionen aus und erhält am Ende ein geprüftes, fertiges Produkt, bei dem sich auch der Verkaufstext sowie der Verkaufspreis automatisch generiert. 

„Damit haben wir unser Ziel erreicht, dass die Niederlassungen und der Direktvertrieb weltweit autonom arbeiten können. Das funktioniert hervorragend“, so Düringer. 

Der Direktvertrieb wird gefördert und die varianten-lastigen Produkte können einfach bestellt werden, ohne dass man einen Techniker im Hintergrund braucht. „Mit Amazon verglichen ist das vielleicht nicht spektakulär, aber in unserer konservativen Metallbranche doch ein gewaltiger Schritt und für uns eine neue Welt“, stellt Düringer fest und konstatiert: „Vor allem die interne Effizienz konnten wir so von Beginn an deutlich steigern.“ Auch die Lieferzeiten lassen sich verkürzen, Preise lassen sich schneller kalkulieren, Liefertermine schneller nennen – und alles ohne Beteiligung der Zentrale. 

Produktdatenmanagement – die neue Harmonie zwischen Konstruktion und Produktion

Das Änderungsmanagement wickelte man früher in Papierform ab. Alte und neue Zeichnungen druckte man aus und schickte sie durch die verschiedenen Abteilungen. Mit dem neuen Änderungsmanagement, als Bestandteil des Produktdatenmanagements, wird nun alles digital im ERP-System abgebildet. Hat ein Mitarbeiter aus der Fertigung einen Änderungsvorschlag, so erstellt er eine Änderungsmitteilung direkt im ERP, die anschließend ein Techniker überprüft, bearbeitet und dann entweder annimmt oder ablehnt. Bei Annahme wird direkt im ERP-System ein Änderungsauftrag erstellt und an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet. Darin erscheinen alle für die Änderung essenziellen Informationen. Ein großer Vorteil dieses digitalen Prozesses besteht darin, dass jede Abteilung zeitgleich mit der Abarbeitung beginnen kann, im Gegensatz zu vorher. 

Abbildung 1: Änderungsmanagement

Dadurch verkürzt sich die Durchlaufzeit, der Änderungsstatus ist transparent für alle Beteiligten sichtbar und die gesamten Prozessschritte sind im System nachvollziehbar dokumentiert. 

„Bei uns gibt es kein Schatten-System mit Excel-Tabellen mehr, sondern es steht alles für alle eindeutig im System“, erklärt Düringer und fährt fort: „Dieses Änderungsmanagement ist ein wichtiger Baustein unseres digitalen Wandels, den wir gerade durchführen. Und wir können unseren Kunden erheblich schneller Produktverbesserungen liefern“, weiß Düringer. 

Ebenfalls Bestandteil des Produktdatenmanagements ist die CAD-Integration ins ERP-System. Der Techniker kann nun im CAD-System seine vollständig konstruierte Pumpe per Knopfdruck ins ERP übertragen, das automatisch die entsprechende Stückliste für dieses Produkt generiert. 

„Wir konnten so die Geschwindigkeit erhöhen und die Fehlerquote minimieren. Das ist Effizienz auf die Spitze getrieben“, so Blum. Und der IT-Leiter ist sicher: „Hier hilft COSMO CONSULT, uns über Effizienz, Zeit und Qualität positiv vom Wettbewerb zu abzuheben.“

Smarte Konzepte entwickelt

Ein weiteres Highlight ist die Produktionsplanung. Bisher versuchte man, Aufträge über eine Plantafel oder andere klassische Systeme abzuwickeln. „Das neue Tool zur Kapazitätsplanung hilft uns dabei, sowohl die Fertigung als auch die Endmontage zu planen und zu steuern“, erläutert Blum. Das Produkt zeigt die Performance der einzelnen Anlagen und die Auslastung der Endmontage ebenso wie die Möglichkeiten, Aufträge einzuplanen, die Wettbewerber wegen zu langer Lieferzeiten nicht bedienen können. „Wir sehen genau wie die Fertigung und Montage ausgelastet ist, oder wo wir andere Schichtmodelle einführen sollten. Wir haben eine optimale Transparenz, man kann genau sehen, wo es Potenziale gibt“, beschreibt Düringer die Vorteile.

Fahrerloses Transportsystem – smart gesteuert

Eine weitere Herausforderung bestand darin, die Durchlaufzeiten im Materialfluss zu optimieren. Das erreicht ein fahrerloses Transportsystem, das seine Trigger vom ERP-System erhält, das die Kommissionierungen automatisch nach Fälligkeit auslöst, sodass die Mitarbeiter stets die Teile an ihrem Arbeitsplatz zur Verfügung haben, die sie für ihren aktuellen Auftrag benötigen. Dazu wird die Kommissionierung nachts automatisch angesteuert und die notwendigen Komponenten aus dem Kleinteilelager an die Kommissionierzellen geliefert, dem System zurückgemeldet, verbucht und der Lagerbestand aktualisiert. „Dieses smarte Konzept haben wir gemeinsam mit COSMO erstellt“, erklärt Blum und fährt fort: „Wir haben eine Kommissionierung für die Fertigung, eine für die Montage, eine für Ersatzteile und eine für Blaulichtaufträge, also Expressaufträge, die Vorrang haben. Das sind vier unterschiedliche Varianten, die unter einen Hut zu bringen waren. COSMO CONSULT lieferte auch bei der Beratung, Konzeptionierung sowie Programmierung der o.g. Prozesse herausragende Leistung.“ 

Gemeinsam zum Erfolg

Die raschen Erfolge führt man bei KRAL nicht zuletzt auf die gute Zusammenarbeit mit dem IT-Partner zurück. „Wir reduzieren COSMO nicht auf den Stellenwert eines banalen Dienstleisters oder ERP-Lieferanten. Wir sehen die Consultants auch als Sparringspartner für unsere eigenen Prozesse.“, betont Düringer. Und auch Blum lobt die Zusammenarbeit: „Die kritische Beratung wie: macht lieber viele kleinere Schritte, als wenige große – das hat uns im Projekt sehr unterstützt.“ Noch ist das Digitalisierungs-Projekt nicht zu Ende. Das automatische Buchen von Eingangsrechnungen oder Lieferscheinen beim Scannen sowie weitere Produkte werden noch eingeführt. Auch die Vorbereitungen für den nächsten Releasewechsel beginnen bald. Natürlich mit demselben Partner, denn: „Nicht die Lieferung von Software, vor allem auch die kompetente Beratung bestimmt unsere Zukunft mit COSMO CONSULT“, fasst IT-Leiter Düringer zusammen.

Hand aufs Herz: Herrscht bei Ihnen Harmonie zwischen Konstruktion und Produktion?

Wenn es um die Zukunft geht, dann darf der Blick auf mögliche Prozessoptimierungen nicht fehlen. Der Software-Bereich hat in den letzten Jahren eine rasante Entwicklung hingelegt. Abteilungsübergreifende automatisierte Prozessabbildungen sind vielerorts auf dem Vormarsch. Das betrifft auch Transparenz der Kalkulationsprozesse vom Vertrieb bis zum Service.

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Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

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Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
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Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

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Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

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Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

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Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
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Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
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Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

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Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
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Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
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Öffentlicher Sektor und NGOs

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