Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe

Welche Vorteile hat ein Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe und ab wann lohnt es sich?

Heutzutage haben sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen etliche Möglichkeiten der Digitalisierung. Von der W-Lan-Klingel bis hin zur digitalen Stempeluhr gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Abläufe zu digitalisieren. Wie hilfreich, sinnvoll oder zielführend manche Digitalisierungsmaßnahmen jedoch im Einzelfall sind; darüber lässt sich streiten. Im Folgenden wollen wir uns einmal näher mit dem Nutzen von Zeiterfassungssystemen für Kleinbetriebe auseinandersetzen. Zunächst muss jedoch ein Blick auf Zeiterfassungssysteme und Kleinbetriebe im Allgemeinen geworfen werden.

Inhaltsverzeichnis 

• Was sind Zeiterfassungsysteme?
  • Zeiterfassung & ERP 
• Ein Blick auf Kleinbetriebe
• Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe
  • Vorteile von Zeiterfassungssystemen 

Was sind Zeiterfassungsysteme? 

Ein Zeiterfassungssystem dient der Arbeitszeiterfassung und Personaleinsatzplanung in Unternehmen. In der heutigen Zeit sind Zeiterfassungssysteme häufig digital. Ein Beispiel ist die digitale Stempeluhr. Darüber hinaus gibt es jedoch grundsätzlich noch viele weitere Arten von Zeiterfassungssystemen, welche Unternehmen zur Verfügung stehen, wie beispielsweise RFID-Chips, eine biometrische Erkennung oder konventionelle analoge Stempeluhren. Auch kann die Arbeitszeiterfassung online bzw. mobil über eine App erfolgen. Allen Systemen ist gemein, dass sie der Personalzeiterfassung (PZE) in Unternehmen dienen. Innerhalb der Betriebswirtschaft ist die Personalzeiterfassung dem Personalwesen/ Human Resource Management (HRM) zugeordnet.

Zeiterfassungssysteme und das ERP

An dieser Stelle wird auch das Zusammenspiel zwischen Zeiterfassungssystemen und ERP-Software deutlich. Innerhalb der ERP-Software werden alle wichtigen Unternehmensdaten vorgehalten. Auch die Daten aus dem Bereich des Personalwesens können in einem gesonderten HRM-Modul verwaltet werden. Über eine Verknüpfung zwischen Zeiterfassungssystem und ERP-Software lassen sich die Daten so nahtlos übertragen und stehen in Echtzeit allen Mitarbeitern aus dem Personalwesen, die diese Informationen benötigen, zur Verfügung.

Ein Blick auf Kleinbetriebe 

Für die Bezeichnung „Kleinbetrieb“ gibt es keine genaue Eingrenzung. Je nach Kontext handelt es sich um Betriebe mit bis zu fünf bzw. bis zu 10 Mitarbeitern. Für Unternehmen dieser Art sind besondere arbeitsrechtliche Regelungen zu beachten. So sind beispielsweise Unterschiede im Kündigungsschutz zu beachten (vgl. wirtschaftslexikon.gabler.de, 24.01.2023). Gebräuchlich ist auch die Einteilung in kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Auch hier gibt es unterschiedliche Definitionen. Gemäß KfW-Definition handelt es sich bei einem Kleinstunternehmen um einen Betrieb mit weniger als 10 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz bzw. eines Jahresbilanzsumme von höchstens 2 Millionen Euro. Kleine Unternehmen sind hingegen Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz bzw. einer Jahresbilanzsummer von höchstens 10 Millionen Euro (vgl. kfw.de, 24.01.2023).

Software für Kleinbetriebe und KMU 

Weiterführende Informationen finden Sie im Artikel 3 Kriterien einer ERP-Software für KMU. Kleinbetriebe verfügen im Vergleich zu Betrieben anderer Größenordnungen zumeist über ein relativ eingeschränktes Digitalisierungsbudget. Dies bedeutet jedoch keinesfalls, dass Software wie Zeiterfassungssysteme und ERP-Lösungen nicht für den Einsatz in Kleinbetrieben geeignet sind – ganz im Gegenteil. Insbesondere kleine Betriebe profitieren häufig stark von der Einführung einer Business Software. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn noch keine vergleichbare Lösung im Einsatz ist und die Prozesse bisweilen analog abgewickelt werden.

Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe 

Auf den ersten Blick sind in Kleinbetriebe jedoch wenige Mitarbeiter tätig, welche sich vermeintlich einfach verwalten lassen. Doch in Kleinbetrieben stehen auch deutlich weniger Ressourcen und Kapazitäten für die Verwaltung der bestehenden Mitarbeiter zur Verfügung. Durch die Nutzung eines einheitlichen Systems für die Zeiterfassung lassen sich Verwaltungsprozesse in diesem Bereich nicht nur vereinheitlichen, sondern auch weitreichend automatisieren.

Vorteile eines Zeiterfassungssystems

Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Schichten softwareseitig schnell tauschen, Fehlzeiten vermerken und ein Bedarf für jeden Mitarbeiter ein digitales Arbeitszeitkonto führen. Auch die Urlaubsplanung gelingt mithilfe einer solchen Software problemlos kann zentral von einer Stelle aus erfolgen. So vermeiden es Kleinbetriebe, sich in Bereich der Personal- und Arbeitszeitplanung zu „verzetteln“ und können wertvolle, knapp bemessene Kapazitäten so zielführend wie möglich einsetzen. Darüber hinaus sind Arbeitgeber gemäß EuGh-Urteil sogar verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Mithilfe eines geeigneten Zeiterfassungssystems für Kleinbetriebe ist dies problemlos und kostengünstig möglich.