Arbeitszeiterfassung mit der ERP-Software

Seit 2019 müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit der Mitarbeiter systematisch aufzeichnen. Wie eine ERP-Software dabei unterstützt.

Am 14. Mai 2019 beschloss der Europäische Gerichtshof, dass alle Arbeitnehmer in der europäischen Union dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeit Ihrer Angestellten systematisch zu erfassen und aufzuzeichnen. Mit einer ERP-Software kann diese systematische Arbeitszeiterfassung für alle Angestellten realisiert werden. 

Wir wollen uns im Folgenden mit der Funktion der Arbeitszeiterfassung in einem ERP-System auseinandersetzen und aufzeigen, welche Vorteile diese mit sich bringt. Denn die Erfassung der Arbeitszeiten ist viel weniger lästig als hilfreich für Unternehmen aller Art. 

Inhaltsverzeichnis

Gesetzliche Grundlage zur Arbeitszeiterfassung

Die individuelle Zeiterfassung der geleisteten Arbeit ist für Arbeitnehmer ebenso wie für Arbeitgeber elementar. Auf dieser fußt das Arbeitsverhältnis zwischen beiden Akteuren. Arbeitnehmern können gegenüber dem Arbeitgeber nachweisen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben. Dieser kann wiederum kontrollieren, wie viele Stunden seine Angestellten gearbeitet haben. 

Dieses grundlegende Verhältnis von geleisteten Arbeitsstunden Seitens der Arbeitnehmer und der Bezahlung dieser Seitens des Arbeitgebers stellt die Basis alle Beschäftigungsverhältnisse dar. Diese ist auch im Arbeitsgesetz festgehalten. Hier heißt es: 

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“ (vgl. arbeitsrechte.de) 

Arbeitszeiterfassung wird zur Pflicht 

Das macht eine Arbeitszeiterfassung letztlich zur Pflicht. Dabei gehe es weniger um eine minutiöse Aufzeichnung der Arbeitszeit, als vielmehr darum die höchstzulässigen täglichen Arbeitszeiten nicht zu überschreiten. Zwar ist das EuGH-Urteil bislang noch nicht überall in nationales Recht überführt worden, doch galt auch schon zuvor für viele Branchen und Wirtschaftszweige die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. 

So muss beispielsweise das Baugewerbe seit je her genau nachhalten, wie lange Mitarbeiter täglich eingesetzt werden. Auch Gaststätten, Personenbeförderer, Logistikunternehmen oder Gebäudereiniger sind diesen Auflagen aufgesessen. Dabei gilt, dass die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Zudem dürfen die Aufzeichnungen nicht länger als sieben Tage nach der erbrachten Leistung aufgezeichnet werden. 

Datenschutz und Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung und vor Allem die Aufbewahrung der Daten wirft auch die Frage nach dem Datenschutz auf. Hier spielt vor Allem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine zentrale Rolle. Denn Arbeitszeiten der Mitarbeiter zählen zu den personenbezogenen Daten uns sind daher besonders schützenswert. 

Daten vor Unbefugten schützen

Dabei muss verhindert werden, dass die Systeme zur Arbeitszeiterfassung nicht von Unbefugten genutzt werden können. Zudem muss das Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten bei der Übertragung verhindert werden können. Ebenso müssen Veränderungen der Daten nachvollziehbar sein und diese müssen besonders vor Verlust geschützt werden.

Software für revisionssicheren Umgang mit Daten

Ebenso müssen die Daten aus der Arbeitszeiterfassung getrennt von anderen Daten verarbeitet werden. Das bedeutet, dass die Daten nicht mit anderen Daten zusammen ausgewertet und auch nicht für andere Zwecke verwendet werden dürfen. Um all diesen Vorgaben gerecht zu werden, setzen die meisten Unternehmen mittlerweile auf eine entsprechende Software.

Software zur Arbeitszeiterfassung

In einer HR-Software, die in das eigene ERP-System integriert wird, finden sich eben auch spezielle Funktionen zur Arbeitszeiterfassung wieder. Mit dieser Anwendung kann absolute Sicherheit in Sachen Datenschutz und rechtlicher Vorgaben garantiert werden. Wir wollen uns im Folgenden einmal genauer ansehen, wie eine solche Software beschaffen sein muss, damit eben jenen Gesetzen Rechenschaft getragen werden kann. 

Arbeitszeit in Software erfassen

Mit der integrierten Funktion zur Arbeitszeiterfassung lassen sich Arbeitszeiten exakt eintragen und erfassen. Gleiches gilt für Pausenzeiten. Dabei lassen sich die Eintragungen vom jeweiligen Mitarbeiter entweder am PC oder auch mittels einer Mobile-App eintragen. Das ist gerade für Mitarbeiter im Außendienst von zentraler Bedeutung. 

Dabei kann zeit- und ortsunabhängig webbasiert dokumentiert werden, wann in welchen Kontext wie viele Arbeitsstunden geleistet wurden. Zudem lassen sich alle Geräte untereinander synchronisieren, sodass immer reibungslos alle Zeiten genau protokolliert werden können. Im Live-Status können dann alle aktuellen Präsenzen direkt eingesehen werden. 

Zeitmanagement

Die Software unterstützt, wie eingangs bereits angesprochen, bei der Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben. Ebenso lassen sich mit dieser verschiedene Arbeitszeitmodelle darstellen und verwalten. So können beispielsweise auch individuelle Zuschläge definiert und hinterlegt werden. Das ist für die Abrechnung am Ende wichtig. 

Alle Soll- und Ist-Stunden werden übersichtlich und für jeden Mitarbeiter angezeigt. Hier sind dann auch alle Fehlzeiten, Urlaubstage und Überstunden hinterlegt. Auf diese Weise ist für alle beteiligten Akteure direkt ersichtlich, wie viele Stunden bereits geleistet wurden und wie viele Urlaubstag noch ausstehen. 

Abrechnung und Lohnbuchhaltung

Mit nur einem Klick lassen sich die eingetragenen Arbeitsstunden, Überstunden und Zeitausgleiche einsehen. Automatisch kann das System dann die Stundenabrechnungen auf Basis der vordefinierten Arbeitszeitmodelle abnehmen. Krankheiten, Urlaubstage und sonstige Abwesenheiten werden zuvor manuell eingetragen und können dann automatisch bei der Abrechnung berücksichtigt werden. 
Durch die automatisierte Übertragung der Daten aus der Stundenabrechnung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung lassen sich enorm viele Kosten und Zeit einsparen. Hier wird die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung dann gar zur Erleichterung des eigenen Aufwands. 

Für viele Unternehmen ist es zudem wichtig, die Arbeitszeit der Mitarbeiter in Rechnung an den Kunden zu stellen. Kunden wollen genau nachvollziehen können, wie viele Arbeitsstunden welcher Fachkräfte in ein Projekt geflossen sind und zu welchen Stundensätzen. All dies lässt sich mit der digitalen Arbeitszeiterfassung in der ERP-Software einfach und unkompliziert umsetzen.

Fazit: Sicherer und effizienter Dank Arbeitszeiterfassung im ERP 

Letztlich sorgt die Arbeitszeiterfassung in der eigenen ERP-Software für deutlich effizientere und schnellere Abläufe in der Lohnbuchhaltung. Alle digital erfassten Arbeitszeiten können mit einem Knopfdruck ausgewertet und abgerechnet werden. Daher stellt die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter weniger eine Hürde, als vielmehr eine Chance zur weiteren Optimierung der eigenen Abläufe dar. 

Zudem wird es einfacher allen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Die Software unterstützt bei der Umsetzung der DSGVO und auch bei den Vorgaben aus dem Arbeitsgesetz. Somit ist man als Arbeitgeber rechtlich immer auf der sicheren Seite und kann freiweg arbeiten. Das verschafft Sicherheit in den Prozessen und bei der Planung des Humankapitals. 

Kategorie: Zeiterfassung

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
ERP-Anbieter suchen...
Systeme gefunden

Füllen Sie das Formular aus und erhalten Sie unverbindlich Informationen über die 7 am besten geeigneten Anbietern.

Ihre Anfrage ist erfolgreich bei uns eingegangen

  • Auf der Grundlage der von Ihnen gelieferten Informationen geht unser Berater unverbindlich an die Arbeit
  • Unser Berater trifft eine Auswahl unter den ERP-Anbietern, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.
  • Sie erhalten eine kostenlose Auswahlliste mit Informationen über die 7 geeignetsten Anbietern
  • Im Falle von Fragen oder Unklarheiten meldet sich unser Berater möglicherweise bei Ihnen
Longlist anzeigen
Auswahl neu starten

Zeiterfassungs-App: Funktionen und Vorteile

Wir beleuchten wichtige Funktionen und Vorteile einer App für die Zeiterfassung in Unternehmen

Lesen Sie weiter

Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe

Welche Vorteile hat ein Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe und ab wann lohnt es sich?

Lesen Sie weiter

Die digitale Stempeluhr

Zeiterfassung leicht gemacht- auch für kleine Betriebe. Alles, was Sie über digitale Stempeluhren wissen müssen.

Lesen Sie weiter