Zeiterfassungs-App: Funktionen und Vorteile

Wir beleuchten wichtige Funktionen und Vorteile einer App für die Zeiterfassung in Unternehmen

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) beschlossen, dass die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in Deutschland vom Arbeitgeber aufzuzeichnen ist. Dieser ist verpflichtet, ein System einzuführen, mit welchem die Arbeitszeiterfassung abgewickelt werden kann (vgl. bmas.de, 13.07.2023).

An dieser Stelle kommt Zeiterfassungs-Software ins Spiel. Desktop-basierte Systeme kommen jedoch überall dort an ihre Grenzen, wo Mitarbeiter mobil im Einsatz sind. Unternehmen mit Mitarbeitern im Außendienst o.Ä. benötigen daher mobile Lösungen, die auf Smartphone, Tablet & Co. betrieben werden können. Mit diesen wollen wir uns im Folgenden näher befassen.

Inhaltsverzeichnis

• Zeiterfassungs-Software
• Mobile Apps
• Funktionen
• Vorteile

Zeiterfassungs-Software

Zeiterfassungs-Software ist nicht nur von Vorteil, um gesetzlichen Rahmenbedingungen gerecht zu werden. Auch geht es nicht darum, Mitarbeiter auf die letzte Minute zu kontrollieren oder zu mikro-managemen. Vielmehr geht es darum, die Personalverwaltung zu vereinfachen und hier Zeit, administrativen Aufwand und somit letztlich auch Kosten einzusparen.

Wichtig ist, dass der Belegschaft klar kommuniziert wird, dass es sich keinesfalls um eine Kontrollmaßnahme handelt. Ebenso wie auch bei der Implementierung anderer Lösungen stehen hier die Vorteile für Prozesse und Abläufe im Vordergrund und nicht eine vermeintliche Überwachung oder Kontrolle der Arbeitnehmer. Damit das System später nicht auf Ablehnung stößt, sollte dies auch kommuniziert werden.

Mobile Apps

Mobile Zeiterfassungs-Systeme sind nicht unbedingt eine eigene Kategorie von Softwarelösung. So ist es beispielsweise auch möglich, die sich bereits im Einsatz befindende Lösung auch mobil zu nutzen. Dies ist insbesondere bei Cloud-basierten Anwendungen zumeist sehr leicht umzusetzen.

Browserzugriff vs. App

Hier gibt es einerseits die Möglichkeit, den Zugriff über den Browser einzurichten. Dies hat den Vorteil, dass nicht auf eine Kompatibilität mit dem Endgerät geachtet werden muss. Andererseits kann jedoch auch eine App auf dem Endgerät installiert werden. In diesem Fall kein ein mobiler Zugriff ebenfalls problemlos erfolgen. Der Zugang ist jedoch an das jeweilige Endgerät gebunden.

Funktionen (mobiler) Zeiterfassung

Die Funktionen einer Zeiterfassungs-Software - auch im mobilen Einsatz - variieren von System zu System. Beleuchten wir einige gängige Features von Arbeitszeiterfassungs-Software (vgl. blog.kenjo.io, timo24.de, 14.07.2023):

• Digitale (mobile) Stempeluhr,
• Statistiken, Berichte, Übersichten,
• Gehaltsrechner,
• Self-Service für Mitarbeiter,
• Korrekturmöglichkeiten,
• Berücksichtigung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle,
• Überstunden-Management,
• u.v.m.

Die Zeiterfassung selbst erfolgt dabei einfach und schnell über das mobile Endgerät. Zum Einsatz kommen solche Lösungen beispielsweise in der Baubranche oder auch im Außendienst.

Stellenwert integrierter Systeme: Datenaustausch mit HRM und Projektmanagement

Den vollen Mehrwert dieser Systeme können Unternehmen bei der Nutzung integrierter Lösungen ausschöpfen. Das bedeutet, dass die Zeiterfassung an andere Module, wie beispielsweise das Projektmanagement oder das Human Resource Management, angebunden ist bzw. mit ihnen kommunizieren kann.

So wird ein nahtloser Informations- und Datenaustausch unterstützt. Da diese Module häufig Teil einer ganzheitlichen ERP-Software sind, sollte die Vereinbarkeit zwischen hauseigener ERP-Software und zukünftig einzusetzender Zeiterfassungssoftware gegeben sein, um die Bildung von Insellösungen und Datensilos zu vermeiden.

Auswahl einer passenden App

In puncto Funktionsumfang gilt immer: Viel hilft nicht immer viel. Unternehmen auf der Suche nach einer mobilen Zeiterfassungssoftware sollten sich stattdessen zunächst umfassend mit den eigenen Anforderungen und Rahmenbedingungen befassen. Das ist auch auf technischer Ebene von Bedeutung. Insbesondere dann, wenn eine App zum Einsatz kommen soll, muss definiert werden, auf welchen Endgeräten diese installiert werden soll, mit welchem Betriebssystem, etc. Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Themenseite ERP-Auswahl.

Vorteile einer App für die Zeiterfassung

Die Nutzung einer Zeiterfassungs-App hat zahlreiche Vorteile. Mitarbeiter haben standortunabhängigen Zugriff auf ihre Arbeitszeiterfassung können können über die mobile, digitale Stechuhr jederzeit den Beginn und das Ende ihres Einsatzes sekundengenau zeitlich erfassen. Dies ist zwar auch über Zettel und Papier möglich. In der Praxis sieht das jedoch schon anders aus. So kann die Zeiterfassung beispielsweise in Vergessenheit geraten.

Wird sie dann nicht unmittelbar nach Ende der Schicht notiert, wird es zunehmend schwierig für alle Beteiligten, sich an die Start- und Endzeit zu erinnern. Auch geht die manuelle Erfassung immer mit doppeltem oder dreifachem Aufwand einher, da die Daten früher oder später in irgendeine Software eingespeist werden müssen. Dies kann gleich zu Beginn erfolgen. Über das System können Zeiten dann direkt an Personalabteilung und/ oder Vorgesetzte übermittelt werden. Dies schafft einheitliche Standards, Transparenz und Effizienz und erleichtert zudem die Zusammenarbeit im Team.