Bestandsverwaltung mit der ERP-Software

Mit der Bestandsverwaltung in der ERP-Software haben Unternehmen Lagerbestände ebenso wie Bestände aus der Produktion immer im Blick.

Das Wissen, welche Bestände wann, wo und in welcher Menge lagern, ist für Unternehmen elementar. Mit einem Warehouse-Management-System (WMS), das in die ERP-Software integriert ist, werden alle Daten rund um die eigenen Bestände zentralisiert und übersichtlich dargestellt. So ist immer ersichtlich, welche Waren sich in welchem Maße im Lager oder andernorts befinden. 

Das ist vor Allem für die Auftragsbearbeitung und letztlich den gesamten Prozess der Wertschöpfung elementar. Wir wollen uns im Folgenden einmal genauer mit der Funktion der Bestandsverwaltung in einer ERP-Software auseinandersetzen und dabei aufzeigen, welchen praktischen Nutzen diese mit sich bringt. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Bestand und Bestandsverwaltung in Unternehmen
• Verschiedene Bestandsarten 
• Bestandsverwaltung mit dem Warehouse-Management-System 
• Wareneingang effizienter gestalten 
• Bestände über mehrere Standorte führen 
• Vorteile der Bestandsverwaltung im Überblick 
• Fazit: Effizienter und transparenter Dank integrierter Bestandsverwaltung

Definition: Bestand und Bestandsverwaltung in Unternehmen

Es finden sich gleich mehrere Bestandsarten, die voneinander zu unterscheiden sind. Zum einen lässt sich im unternehmerischen Kontext der Lagerbestand definieren. Hierunter werden alle Artikel und Waren verstanden, die im Warenlager derzeit eingelagert sind. Hinzu kommt der Bestand aus der Produktion. Alle Rohstoffe, Hilfs- und Betriebsstoffe, wie auch halbfertige Erzeugnisse, werden hierunter zusammengefasst. 

Der klassische Lagerbestand umfasst also grundsätzlich den Vorrat an Artikeln und Gütern, der sicherstellt, dass der allgemeine Geschäftsablauf immer reibungslos von Statten gehen kann. Dieser lässt sich in einem Warehouse-Management-System (WMS) führen und verwalten. Das WMS kennt den genauen Bestand und weiß wo dieser eingelagert ist.

Das ERP-System, in Abgrenzung dazu, kennt hingegen meist nur Summenbestände und die jeweiligen kaufmännischen Attribute dieser. (vgl. logistikknowhow.com) All jene Waren, die aktuell in Bewegung sind und auch die einzelnen Lagerplatz-Koordinaten sind meist nicht mit dem ERP-System abbildbar. 

Verschiedene Bestandsarten

Kaufmännisch betrachtet konzentriert sich die Bestandsverwaltung auf die Bereiche des Wareneingangs, wobei ein neuer verfügbarer Bestand entsteht, der Bestellung von Kunden, bei der Bestände reserviert werden und dem Versand, bei der sich die Bestandsmenge wieder verringert. Dazwischen finden sich noch zahlreiche Sonderfälle, die ebenfalls softwareseitig zu verarbeiten sind. 

Physischer Bestand

Mit dem Begriff physischer Bestand werden alle Waren bezeichnet, die zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.B. Inventur) vorrätig sind. Sind alle Bestandsbewegungen korrekt und zeitnah durchgeführt, entspricht der physische Bestand immer dem Buchbestand. 

Buchbestand 

Der Buchbestand stellt, den laut Buchführung vorhandenen Soll-Bestand in einem Unternehmen dar. Dabei kann der Buchbestand vom physischen Bestand abweichen, etwa dann, wenn Waren fehlerhaft gezählt oder verbucht wurde oder diese beschädigt sind etc. 

Inventurbestand

Der jeweilige Buchbestand zum Abschluss des Geschäftsjahres wird als Inventurbestand direkt WMS an das kaufmännische System übertragen. Dabei ist es elementar, dass zum Stichzeitpunkt weder offen Buchungen ausstehen noch Waren bewegt werden. 

Sicherheits- und Höchstbestand 

Der Sicherheitsbestand stellt die Menge an Waren dar, die immer im Lager verfügbar sein sollte, damit der Geschäftsablauf nicht gefährdet wird. Im Gegensatz dazu stellt der Höchstbestand die Grenze für maximale Bestände dar. (vgl. ebd.)

Bestandsverwaltung mit dem Warehouse-Management-System

Mit der Bestandsverwaltung innerhalb des Warehouse-Management-Systems lassen sich sämtliche innerbetriebliche Warenströme genau dokumentieren und abbilden. Sie führt Buch über alle Bewegungen von Waren und hält zur Inventur alle notwendigen Informationen bereit. Bei gleicht das WMS die Daten ständig mit dem ERP-System ab, sodass immer direkt ersichtlich ist, wo es zu Diskrepanzen gekommen ist. 

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, die Chargenverwaltung. Alle Waren werden mit entsprechenden Metadaten versehen und lassen sich so lückenlos nachverfolgen. So wird für alle Akteure zu jedem Zeitpunkt ersichtlich, wo eine Charge herkommt und wofür diese verwendet werden soll. 

So lässt sich über die gesamte Logistikkette hinweg Auskunft für eine bestimmte Charge geben. Serien- und Chargennummern geben Aufschluss über eben jene Faktoren. Das sorgt für deutlich mehr Transparenz und man ist zu jedem Zeitpunkt auskunftsfähig. Das ist insbesondere bei Rückrufaktionen von zentraler Bedeutung. 

Wareneingang effizienter gestalten

Gehen Waren in das Unternehmen ein, so kann das System direkt den optimalen Lagerort und den Weg dorthin berechnen. Gerade in großen Materiallagern spielt dies eine entscheidende Rolle. Waren werden an Hand ihres Verwendungszwecks gescannt und dem idealen Lagerplatz zugeordnet. Müssen Waren beispielsweise nur sehr kurze Lagerungszeiten durchlaufen, kann es Sinn ergeben diese nah an der Produktionslinie zu lagern, wo auf diese einfach zugegriffen werden kann. 

Auch im Kontext von Mindesthaltbarkeitszeiten zeigt die smarte Berechnung von Lagerungsplätzen ihren Nutzen. Bei der Einlagerung kann darauf geachtet werden, dass Waren mit längerer Haltbarkeit hinter anderen Chargen gelagert werden, so dass keine Chargen drohen abzulaufen, weil eine frischere Lieferung vorgezogen wurde. 

Die Berechnung des optimalen Lagerplatzes bringt noch weitere Vorteile mit sich. Beim Kommissionieren der Waren ist es beispielweise ratsam Wege möglichst kurz zu gestalten. Artverwandte Artikel oder Artikel die oft zusammen bestellt werden, sollten daher möglichst nah beisammen lagern. Auf lange Sicht verkürzen sich so die Wege und letztlich auch die Kommissionszeiten enorm. 

Bestände über mehrere Standorte führen

Oftmals müssen nicht nur ein zentrales Warenlager, sondern zudem noch viele weitere Standort mit Waren versorgt und digital abgebildet werden. Ein Beispiel hierfür findet sich im Einzelhandel. Neben einem zentralen Warenlager werden oft mehrere Filialen mit Waren beliefert. Hinzu kommt der Online-Handel. Damit letztlich auch für den Kunden ersichtlich ist, ob und wo ein bestimmter Artikel noch verfügbar ist, müssen alle Standorte in Echtzeit ihre Daten miteinander synchronisieren.  

Wird beispielweise ein Artikel online zur Abholung in einer Filiale vorbestellt, muss die jeweilige Filiale die Bestellung einsehen und bearbeiten können. So hat der Kunde die Möglichkeit seine Einkäufe an dem Standort abzuholen, der für Ihn der passendste ist. Auch kann so angezeigt werden, in wie hoher Stückzahl ein Artikel noch verfügbar ist und wann dieser wohlmöglich lieferbar ist. 

Auch in produzierenden Unternehmen müssen oftmals mehrere Standorte abgebildet werden können. So lassen sich letztlich auch Waren, die noch in Fahrzeugen gelagert sind, in der Software abbilden. 

Vorteile der Bestandsverwaltung im Überblick 

Mit einer ERP-Software, die über ein integriertes Warehouse-Management-System verfügt, lassen sich in Bezug auf die Bestandverwaltung unzählige Vorteile generieren. Dazu zählen zum Beispiel: 

• genaue Abbildung der gesamten Lagerstruktur
• Optimierung der Kommissionierung 
• einfache Reservierungsverfahren
• Versandplanung aller Güter
• umfangreiche Analysen

Anhand der gesammelten Daten aus dem Lager können langfristig Analysen über den Materialbedarf angestellt werden. Diese geben Aufschluss darüber, welche Artikel zu welchen Zeitpunkten besonders viel bzw. besonders wenig genutzt werden. Um die allgemeinen Lagerungszeiten für jeden Artikel so kurz wie möglich zu halten und so gebundenes Kapital freizusetzen, können derartige Analysen helfen. 

Auch kann ermittelt werden, welche Waren besonders häufig zusammen bestellt werden und Warengruppen lassen sich identifizieren. Darauf basierend kann dann der optimale Lagerort für derartige Warengruppen evaluiert werden. 

Fazit: Effizienter und transparenter Dank integrierter Bestandsverwaltung 

Die Bestandsverwaltung nimmt in heutigen Unternehmen eine zentrale Rolle des eigenen Geschäftstreibens ein. Alle ein- und ausgehenden Waren, sowie alle innerbetrieblichen Warenströmen werden in ihr digital abgebildet und somit nachvollziehbar und transparenter für alle beteiligten Akteure. 

Es ist zudem auch ersichtlich für welchen Arbeitsschritt oder für welche Bestellung Waren eingeplant sind. Das System kann an Hand der mit den Waren verbundenen Daten den perfekten Lagerplatz errechnen und Wege für die Kommissionierung verkürzen.