Mobiler Barcodescanner für die Inventur mit der ERP-Software

Mobiler Barcodescanner für die Inventur mit der ERP-Software

Viele Unternehmen nutzen für die Inventur mobile Barcodescanner. In Verbindung mit der eigenen ERP-Software ergibt sich daraus ein echter Mehrwert.

Die Inventur nimmt jedes Jahr enorm viel Platz, Raum und Zeit in Anspruch. Daher gilt die Optimierung der Inventur und deren Prozesse als eine zentrale Herausforderung in modernen Unternehmen. Mit mobilen Barcodescannern und der Verbindung zur eigenen ERP-Software wird man dieser gerecht. 

Was genau dabei die Vorteile sind, wie das ganzen technisch funktioniert und warum dabei die Anbindung an die ERP-Software eine zentrale Rolle spielt, lesen Sie in diesem Artikel. Zuvor beschäftigen wir und noch eingehend mit der Funktionsweise eines ERP-Systems, um besser einordnet zu können, wie genau dieses bei der Inventur unterstützt. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Mit der Abkürzung ERP wird die unternehmerische Aufgabe des Enterprise Resource Planning beschrieben. Im kern geht es dabei darum, Verschwendungen von Ressourcen aufzudecken und diese durch die Optimierung und Verschlankung von Prozessen langfristig zu vermeiden. Dazu bedarf es einer Möglichkeit alle Prozesse zentral zu planen, zu steuern und zu überwachen. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Das betrifft zum Beispiel: 

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, sodass der allgemeine Geschäftsablauf zu keinem Zeitpunkt gestört wird. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass keinerlei Ressourcen verschwendet werden. Keine leichte Aufgabe, bedenkt man die Vielzahl unterschiedlicher Prozesse, die tagtäglich in einem Unternehmen ablaufen. 

Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich Informationen schneller teilen und Abteilungsgrenzen überwinden. Alle Abteilungen arbeiten mit denselben Daten. Das führt zu schnelleren und transparenteren Prozessen im gesamten Unternehmen. 

Technischer Aufbau einer ERP-Software

Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlrieche Funktionen, die die jeweiligen Prozesse in diesem Sektor unterstützen. Module sind beispielsweise:

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen 
  • Installation und Wartung
  • Produktion
  • Warehouse-Management
  • Beschaffung

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module und alle Funktionen in diesen. Vielmehr gilt es die eigenen Prozesse so gut wie möglich mit der ERP-Software abdecken zu können. Daher haben sich viele ERP-Anbieter im Lauf der Zeit auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange dieser Unternehmen angepasst. 

Am ERP-Markt finden sich daher unzählige branchenspezifische Lösungen. Hier die richtige zu finden ist kein leichtes Unterfangen. Dabei entscheidet letztlich nicht nur der Funktionsumfang, sondern auch das jeweilige Lizenzmodell mit dem die Software angeboten wird, ob die Lösung zu einem Unternehmen passt oder nicht. 

Was sind mobile Barcodescanner?

Mobile Barcodescanner ermöglichen die Datenerfassung jenseits eines stationären Arbeitsplatzes. Einsatz finden diese zu Weilen im Lager, im Versand, beim Ticketing, im Wareneingang oder eben auch bei der Inventur. Via WLAN, 3G oder per USB-Batch werden die erfassten Daten dann in die IT-Infrastruktur überführt. (vgl. barcodescanner.de)

Dazu bedarf es einer Software auf der anderen Seite, die dazu in der Lage ist, die vom Barcodescanner gelieferten Informationen zu verarbeiten. Bezogen auf die Inventur bedarf es also einer Möglichkeit, alle Scans einem Artikel fehlerfrei zuzuordnen und deren Menge zu bestimmen. 

Die Möglichkeiten moderner Inventursoftware in Verbindung mit einer ERP-Software sind heutzutage sehr weitreichend. Wir wollen im Folgenden auf diese blicken und herausstellen, wie genau sich Kosten und Zeit bei der Inventur durch den Einsatz mobiler Barcodescanner einsparen lassen. 

Funktionen mobiler Barcodescanner in Verbindung mit der ERP-Software

Alle Waren und Artikel lassen in der Software genau führen. So ist immer ersichtlich, welche Artikel in welcher Stückzahl noch vorrätig sind. Am Jahresende kann daraus einfach und schnell eine entsprechende Bestandsliste erstellt werden. Diese lässt sich auch teilsortieren und es können diverse Unterlisten erstellt werden. So erhält man ein Verzeichnis aller vorhandener Artikel und kann diese mit den IST-Beständen abgleichen. 

Gesetzliche Rahmenbedingungen erfüllen

Das HGB verlangt, dass jeder Händler einmal im Jahr eine Inventur durchführt. Daher ist es wichtig, eine Software an der Seite zu wissen, die alle rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt und hilft diese einzuhalten. Eine entsprechende Inventursoftware, die in das ERP-System integriert ist, tut genau dies. 

Barcodescanner für schnellere Erfassung

Die eigentliche Inventur kann letztlich deutlich verkürzt werden. Hier kommen die mobilen Barcodescanner zum Tragen. Mit diesen lassen sich einfach Regalnummern und dann einzelne Artikel einscannen. Dabei werden fremdgelagerte Artikel direkt aussortiert und an anderer Stelle gespeichert. 

Der Barcodescanner übermittelt die Daten in Echtzeit an die ERP-Software. So ist für jeden Beteiligten direkt ersichtlich, welche Regale bereits gescannt wurden und welche noch ausstehen. Das doppelte Scannen eines Regals wird so ausgeschlossen. 

Daten auswerten und Erkenntnisse gewinnen 

Ebenfalls können die Bestände in Echtzeit mit den zuvor erstellten Bestandslisten abgeglichen werden. Wo gibt es Ungereimtheiten, wo ist die Waren beschädigt usw. Auch lässt sich so feststellen, wie viele Waren wohlmöglich gestohlen wurden, um welche Waren es sich dabei genau handelte und ob die Diebstahlquote im Vergleich zum Vorjahr gestiegen oder gesunken ist. Daraus lassen sich dann wiederum konkrete Maßnahmen ableiten. 

Inventur während der Geschäftszeiten 

Dank der mobilen Barcodescanner, kann die Zählung der Artikel während der Geschäftszeiten erfolgen. Automatische Abwertungsverfahren nach Lager-Gängigkeit werden ebenfalls möglich gemacht. 

Dabei kann eine permanente oder eben auch eine Stichtagsinventur mit der Software realisiert werden. Durch die Verbindung mit der ERP-Software kann auf alle dafür relevanten Daten zugegriffen werden. Die Lagerbestände, wie auch die Bestände mit Ladengeschäft lassen sich in Echtzeit führen und das über das gesamte Jahr hinweg. 

Fazit: Schnellere und effiziente Inventur Dank mobiler Barcodescanner

Mobile Barcodescanner in Verbindung mit der ERP-Software ermöglichen es, einfach und schnelle eine Stichtagsinventur, aber auch eine permanente Inventur durchzuführen. Alle Daten können einfach eingescannt und in die ERP-Software überführt werden. Dort werden diese Daten verarbeitet und mit den Beständen geglichen. 

Das System verhindert dabei das Scannen doppelter Artikel und ordnet falsch gelagerte Artikel den richtigen Regalen zu. Alles in Allem helfen die mobilen Barcodescanner mit der ERP-Software dabei die Inventur deutlich zu verkürzen. Diese lässt sich sogar während der Geschäftszeiten durchführen. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

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In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

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