ERP-Software für Kurierdienste

Die wichtigsten Funktionen einer ERP-Software für Kurierdienste und hilfreiche Tipps für die Suche nach der passenden Anwendung für Ihr Unternehmen.

Kurierdienste haben ganz eigenen Anforderungen an eine ERP-Software. Eine Lösung von der Stange kommt für viele Unternehmen nicht in Frage. Wir zeigen Ihnen welche Anforderung das genau sind, welche Mehrwerte Sie mit einer ERP-Software erzielen können und wie Sie schnell passende Systeme am Markt finden. 

Zuvor werfen wir noch einen Bick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie genau diese funktionieren, wie Mehrwerte auf allen Ebenen dabei erreicht werden können und vor Allem, warum Kurierdienste auf eine branchenspezifische ERP-Software setzen sollten. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 
• Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Kurierdienste? 
• Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Kurierdienst?
• Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Kurierdienste? 
• Welche Funktionen benötigen Kurierdienste in einer ERP-Software? 
• Fazit: ERP-Software passend für den eigenen Kurierdienst wählen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP steht für „Enterprise-Resource-Planning“ und beschriebt die Aufgabe eines Unternehmens, alle vorhandenen Ressourcen effizient zu nutzen. Dazu müssen die eigenen Prozesse optimiert und verschlankt werden, sodass für diese möglichst wenige Ressourcen aufgewendet werden müssen. 

Dafür bedarf es eines Instrumentes zur Steuerung, Planung und Überwachung aller Prozesse in einem Unternehmen sowie einer Möglichkeit die entsprechenden Ressourcen auf diese Abläufe zu verteilen. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann, wie etwa: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es gilt Engpässe in der Versorgung zu vermeiden und gleichzeitig sicherzustellen, dass keinerlei Ressourcen verschwendet werden. Da Unternehmen unzählige Prozesse aufweisen, die teilweise parallel zueinander, teilweise aufeinander aufbauend ablaufen, kein leichtes Unterfangen. Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel.

Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab. Anschließend werden die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen Zugriff. So lassen sich Informationen schneller teilen. Auch die Prozesse lassen sich nochmals deutlich verschlanken und abteilungsübergreifend aufsetzen. 

Dadurch lassen sich diverse Ressourcen auf allen Ebenen des Unternehmens einsparen und gewinnbringend an anderer Stelle einbringen. Das ist letztlich auch der Grund, warum so viele Unternehmen auf eine ERP-Software setzen. Dazu muss diese jedoch zum eigenen Unternehmen passen. 

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 

Unternehmen unterschiedlicher Branchen unterscheiden sich teils gravierend hinsichtlich der ablaufenden Prozesse. Damit eine ERP-Software diese Prozesse abbilden und miteinander verbinden kann, muss diese also perfekt zum jeweiligen Unternehmen passen. Aus diesem Grund gibt es branchenspezifische ERP-Software. 

Aufgebaut ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei den einzelnen Prozessen unterstützen. Teilweise können diese sogar gänzlich durch das System automatisiert werden. Übliche Module sind zum Beispiel: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Je nach Bedarf und Arbeitsbereich eines Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Nicht jedes Unternehmen hat beispielweise Verwendung für ein Produktions-Modul. 

Daher haben sich im Laufe der Jahre viele Anbieter auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihrer ERP-Software auf die Belange bestimmter Sektoren angepasst. So finden sich am ERP-Markt auf diverse Lösungen, die speziell für Kurierdienste konzipiert wurden. 

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Kurierdienste? 

Gerade die Abläufe in Kurierdiensten unterscheiden sich massiv von denen anderer Unternehmen. Hier steht die Logistik, sowie die Warenwirtschaft klar im Vordergrund. Gleichzeitig muss der Spagat zwischen B2B- und B2C-Kommunikation erfolgreich absolviert werden. Mit einer ERP-Software von der Stange stößt man hier schnell an Grenzen. 

Eine branchenspezifische ERP-Software ist hier in den meisten Fällen sicher die richtige Wahl. Hier sind viele wichtige Funktionen für Kurierdienste bereits im Standard enthalten. Bei der allgemeinen ERP-Software müssten zahlreiche Anpassungen vorgenommen werden, die Zeit und vor Allem Geld kosten. 

Zudem zahlt man letztlich nur für all jene Funktionen die auch wirklich benötigt werden. Das gilt auch für die Weiterentwicklung der Software. Andernfalls würde man für die Entwicklung von Funktionen zahlen, für die man selbst keinerlei Verwendung hat. Auch in Sachen Compliance ist eine branchenspezifische Software meist die richtige Wahl. Diese berücksichtigt alle gesetzlichen Vorgaben, die speziell für Kurierdienste wichtig sind. 

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Kurierdienst?

Daher ist auch der ERP-Anbieter bei der Auswahl in den Fokus zu nehmen. Kennt dieser Ihre Branche, weiß er zum einen um die spezifischen Prozesse, die es mit der Software abzubilden gilt. Zudem kennt er die gesetzlichen Vorschriften und Normen und hat diese beim entwickeln bereits berücksichtigt. 

Ein erfahrender Anbieter weiß auch an welcher Stelle sich die Software an die Prozesse anpassen muss und welche Prozesse sich auch andersherum an die Software anschmiegen können. Ein unerfahrener Anbieter hat dieses Wissen meist nicht und das kann gravierende Folgen haben. Etwa dann, wenn die Software den Geschäftsablauf nachhaltig stört, anstatt diesen effizienter zu gestalten. 

Das kommt häufiger vor als man allgemein hin annimmt und auch große Unternehmen sind davor nicht gefeit. Viele ERP-Projekte scheitern an mangelnder Kommunikation zwischen Anbieter und Kunden. Mit einem erfahrenden Anbieter ist diese deutlich einfacher, weil dieser „dieselbe Sprache“ spricht, Ihre Prozesse kennt und auch um die aktuellen Entwicklungen in der Branche weiß.

Zudem kann der Anbieter mit wichtigen Tipps aus früheren Implementierungen helfen, die Sie wohlmöglich selbst noch nicht auf dem Schirm hatten. So kann in mehrfacher Hinsicht von der Erfahrung eines Anbieters profitiert werden. Auch läuft man mit diesem weit weniger Gefahr „bekannte“ Fehler bei der Implementierung zu begehen. 

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Kurierdienste?

Wie findet man nun jedoch die passenden ERP-Software und den richtigen Anbieter? Am ERP-Markt tummeln sich unzählige verschiedene Lösungen verschiedener Anbieter. Daher ist es zunächst einmal elementar zu wissen, wonach genau man eigentlich sucht. 

Eine IST-Analyse gibt Aufschluss darüber, was genau derzeit schiefläuft und wo es Verbesserungspotentiale gibt. Daraus können dann konkrete Ziele abgeleitet werden, die dann in einem Lastenheft festgehalten werden. Darin werden dann auch alle weiteren Rahmenbedingungen für das Projekt beschreiben, wie etwa: 

• Zeitlicher Rahmen
• Budget
• Nutzeranzahl (Teil- und Volllizenzen)
• Gewünschtes Lizenzmodell
• Hardwarevoraussetzungen 
• Funktionen

Die Funktionen werden aufgelistet und dann hinsichtlich ihrer Priorität bewertet. So verlieren Sie während der Suche nicht den Fokus auf das Wesentliche und ein potentieller Anbieter kann besser sehen, ob er Ihre Anforderungen erfüllen kann oder nicht. 

Vergleichsportale im Internet bieten dann die Möglichkeit viele verschiedene ERP-Lösungen miteinander zu vergleichen und frei nach den eigenen Kriterien zu filtern. So gelangen Sie schnell zu einer kurzen Liste mit in Frage kommenden Systemen. Dann können die jeweiligen Anbieter in den Fokus genommen werden. Auch die Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche spielt hier dann eine Rolle. 

Welche Funktionen benötigen Kurierdienste in einer ERP-Software?

Wir wollen uns an dieser Stelle einigen Funktionen einer ERP-Software für Kurierdienste widmen und klären, wie genau deren Nutzen in der Praxis aussieht. Dabei sei jedoch nochmals erwähnt, dass nicht zwangsläufig jeder Kurierdienst jede Funktion benötigt. Vielmehr kommt es auf die eigenen Begebenheiten im Unternehmen ab, wie wichtig einzelne Funktionen für den eigenen Geschäftsablauf letztlich sind. 

Auftragsabwicklung

Mit einer Auftragsabwicklung innerhalb der ERP-Software lassen sich alle Auftragsdaten erfassen und hinterlegen. So haben alle Akteure immer alles wichtige im Blick. Das System kann beispielweise Distanzberechnungen anstellen und eigenständig die besten Routen planen. Zudem enthält das Modul Trackingfunktionen mit denen jede Lieferung in Echtzeit mitverfolgt werden kann. 

Aufträge lassen sich einfach auf mobile Geräte übermitteln, sodass Fahrer direkt über neue Fahrten informiert sind. Ist ein Auftrag abgeschlossen, kann automatisch eine E-Mail an den Kunden gesendet werden, in der er über den Ablageort und den Liefertermin informiert wird. Dazu gehört auch der Versandt von SMS kurz vor der Ankunft der Lieferung. 

Mitarbeiterverwaltung

Mit einer Mitarbeiterverwaltung lassen sich alle Stammdaten der Mitarbeiter zentral und übersichtlich speichern. Für jeden Mitarbeiter kann eine Personalakte hinterlegt werden in der alle Daten zentral gespeichert sind. Ob Stundensätze, Weiterbildungen, Krankmeldungen etc. Auch lassen sich diese Daten auswerten. So kann eine genaue Statistik über die Mitarbeiterstruktur angefertigt werden. 

Das ist zum Beispiel wichtig um sehen zu können, wann Mitarbeiter in Rente gehen und wann sich dies häuft. Doch auch die Zeiterfassung lässt sich über diese Funktion realisieren. So können Mitarbeiter genau erfassen, wann sie wo gearbeitet haben. Das System kann dann die entsprechenden Stundensätze direkt in die Rechnungsstellung mit einbeziehen. 

GPS-Tracking 

Immer wichtiger wird auch das GPS-Tracking. Fahrzeuge oder auch mobile Enggeräte können geortet werden. Die Daten werden dann direkt in die ERP-Software überführt und mit den errechneten Routen abgeglichen. So lassen sich Verzögerungen direkt erkennen und es kann proaktiv gehandelt werden. 

Auch ist man gegenüber den Kunden jederzeit auskunftsfähig, wenn diese Fragen zu ihrer aktuellen Lieferung haben. Durch die Auswertung dieser Daten, lassen sich wichtige Erkenntnisse zur Performance der Auftragsabwicklung gewinnen. 

Diverse Schnittstellen

Schnittstellen zu anderen Anwendungen sind in Kurierdiensten besonders wichtig, etwa dann, wenn es um die Datenerfassung geht. Kilometererfassung der Fahrzeuge, Zeiterfassung von Arbeitsstunden, Scanner-Lösungen oder auch eine Live-Stau-Übersicht. All diese Daten helfen die eigenen Prozesse weiter zu optimieren und effizienter zu arbeiten. 

Fazit: ERP-Software passend für den eigenen Kurierdienst wählen 

Die passende ERP-Software für Kurierdienste zu finden ist nicht immer leicht. Daher ist es elementar zu wissen wonach man eigentlich genau sucht und worauf es einem selbst bei der Software genau ankommt. Vergleichsportale im Internet bieten die Möglichkeit viele verschiedene Systeme direkt miteinander zu vergleichen und nach den eigenen Kriterien zu filtern. Das erleichtert die Suche enorm. 

Auch der Anbieter ist bei der Suche unbedingt genauer in den Fokus zu nehmen. Dieser sollte über ausreichend Erfahrung bei der Implementierung einer ERP-Software in Ihrer Branche verfügen. Einmal vernünftig aufgesetzt kann die passender ERP-Software nachhaltig dazu beitragen Ressourcen auf allen Ebenen des Unternehmens einzusparen.