Auftragsabwicklung und Auftragsakquise mit der ERP-Software

Die Installations- und Wartungs-Branche benötigt in ihrer ERP-Software Funktionen die von der Auftragsakquise bis zur Auftragsabwicklung den gesamten Prozess begleitet.

Unternehmen aus der Branche der Installation und Wartung haben ganz eigene Ansprüche und Anforderungen an eine ERP-Software. Vor allem wenn es um die Auftragsakquise bis hin zur Auftragsabwicklung geht, muss die Software den gesamten Prozess begleiten können. 

Wir wollen uns an dieser Stelle den diversen Funktionen widmen, die Installations- und Wartungsunternehmen in diesem Bereich unterstützen. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wo genau diese Funktionen zu verorten sind. 

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Mit die Abkürzung ERP wird im Allgemeinen das Enterprise-Resource-Planning beschrieben. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es darum, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu müssen die Prozesse im Unternehmen so optimiert werden, sodass für diese möglichst wenig Ressourcen aufgewendet werden müssen. 

Gleichzeitig soll sichergestellt werden, dass alle Prozesse im Unternehmen reibungslos ablaufen können. Mit einer EPR-Software lassen sich alle Prozesse digital abbilden. Die Daten werden dann auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diese Weise werden Abteilungsgrenzen überwunden und Prozesse lassen sich schlanker gestalten.

Alle Daten an einem zentralen Ort 

Alle Akteure im Unternehmen arbeiten fortan mit demselben Datenstamm was dazu führt, dass Informationen schneller geteilt und Fehler vermieden werden können. Zudem lassen sich mit der ERP-Software alle Ressourcen auf die vorliegenden Prozesse planen. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftsprozesse zurückgreifen kann, wie beispielweise: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.) 

Es gilt die Ressourcen so einzusetzen, dass der allgemeine Geschäftsablauf nicht gestört wird und gleichzeitig keine Verschwendungen produziert werden. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul enthält wichtige Funktionen, die einen bestimmen Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. 

So finden sich beispielweise Module für das Projektmanagement, das Kundenbeziehungsmanagement, das Personalwesen, das Dokumentenmanagement, die Produktion oder eben auch für die Installation und Wartung in einer ERP-Software an. Jed nach Bedarf eines Unternehmens kommen weitere Funktionen und Module hinzu oder werden ausgeklammert. 

Branchenspezifische ERP-Software 

Viele ERP-Anbieter haben sich im Laufe der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre ERP-Software auf die Bedürfnisse dieser abgestimmt. So finden sich auch ERP-Lösungen für Installations- und Wartungsunternehmen am Markt. Diese enthalten diverse Funktionen für die Auftragsakquise bis hin zur Auftragsabwicklung. Mit diesen wollen wir uns im Folgenden eingehend beschäftigen. 

Auftragsbearbeitung mit der ERP-Software 

Die Auftragsbearbeitung als gesamter Prozessablauf umfasst viele einzelne Prozessschritte und verschieden Abteilungen sind daran direkt oder indirekt beteiligt. Von der Akquise, dem Vertrieb und der Angebotserstellung bis hin Abrechnung und anschließendem Service umfass die Auftragsbearbeitung in Installations- und Wartungsunternehmen alle Prozesse, die notwendig sind um Kundenaufträge fertigzustellen. 

Wir wollen uns an dieser Stelle ein paar wesentlichen Funktionen einer ERP-Software für die Auftragsbearbeitung widmen und deren konkreten Nutzen für die Praxis herausstellen. 

Angebotserstellung 

Angebote lassen sich einfach und bequem in der ERP-Software erstellen. Dazu können die Daten aus dem eigenen Produktkatalog herangezogen werden. Auch ist es möglich individuelle Dienstleistungen zu erstellen. Dazu lassen sich historische Daten aus vergangenen Projekten als Grundlage für die Planung neuer Einsätze heranziehen.

Stammdatenpflege 

Ein wichtiger Aspekt für das Funktionieren aller Prozesse stellt die Qualität der Daten dar. Das gilt insbesondere auch für die Kundendaten. Diese lassen sich einfach mit der ERP-Software verwalten. Für jeden Kunden wird eine Kundenakte angelegt, in der dann sämtliche Daten hinterlegt sind. SO muss nicht mehr in E-Mail-Postfächern gekramt werden und alle Daten stehen allen beteiligten Akteuren immer zur Verfügung. 

Aufträge automatisch importieren 

Heute werden Aufträge meist in elektronischer Form übermittelt. Mit einer ERP-Software, die über entsprechende Funktionen verfügt, kann direkt an die des Kunden angedockt werden. Aufträge lassen sich so direkt übermitteln. Daraufhin kann direkt überprüft werden, ob die entsprechenden Kapazitäten, wie Materialien oder Arbeitskraft für diesen Auftrag zur Verfügung stehen. 

Das System greift dazu einfach durch die Anbindung an das Warenlager auf die Bestände zu und überprüft was noch frei für diesen Auftrag zur Verfügung steht. Gleiches bei der Arbeitskapazität das System kann durch die Anbindung an die Personaleinsatzplanung direkt sehen, wann ein Mitarbeiter wieder freie Kapazitäten für den entsprechenden Auftrag hat. Viele dieser Prozesse laufen dabei komplett automatisiert ab.

Beschaffung und Warenwirtschaft 

Geht ein Auftrag ein, werden die benötigten und verfügbaren Waren aus dem Lager direkt für diesen gebucht. So wissen auch alle anderen Akteure direkt, dass die Materialien geblockt für diesen Auftrag sind. Gleichzeitig kann das System die Nachbestellung fehlender Materialien sowie die zur Aufstockung des Lagers angehen. 

Dazu werden verschiedene Onlineshops und Lieferanten, die im System hinterlegt sind, nach passenden Angeboten durchforstet. Dabei kann die Software nach verschiedenen Kriterien filtern wie Preis, Liefertermin oder auch nach der eigenen Bewertung der Lieferanten und diese priorisieren.

Auftragsausführung 

Auch für die eigentliche Durchführung von Service- und Installationsaufträgen hält die ERP-Software diverse Funktionen bereit. Dank einer integrierten Arbeitszeiterfassung wird es möglich Stundenzettel für jeden Mitarbeiter automatisch zu führen. Im besten Fall können Mitarbeiter mittels einer mobilen Version der ERP-Software einfach vom Smartphone aus ihre Stunden eintragen. 

Diese werden dann direkt dem entsprechenden Projekt bzw. Kundenauftrag zugeordnet und in Rechnung gestellt. Gleiches gilt für benötigtes Material. Mitarbeiter entnehmen dem Lager benötigte Waren. Alles was am Ende nicht benötigt wurde, geht zurück ins Lager. Der Rest kann dann automatisch in Rechnung gestellt werden. 

Auswertungen mit der ERP-Software 

Daten sind das Gold unserer Zeit. Durch die Auswertung der Daten lassen sich wichtige Erkenntnisse zur Performance eigener Prozesse, aber auch zu den Wünschen der Kunden gewinnen. So kann beispielsweise evaluiert werden, welche Serviceaufträge in der Regel besonders viel Zeit beanspruchen und wo es gehäuft zu unerwarteten Komplikationen kommt. Zeichnet sich ein Muster ab, kann in Zukunft anders an solche Aufträge herangetreten werden. 

Fazit: Von der Akquise bis zur Abrechnung 

Eine ERP-Software für Installations- und Wartungsunternehmen bietet zahlreiche Funktionen, die beim alltäglichen Geschäft unterstützen. Bereits bei der Akquise von neuen Aufträgen hilft das System mit diversen automatisierten Prozessschritten und macht diese letztlich auch deutlich effizienter. 

Auch bei der Auftragsdurchführung lassen sich viele Schritte durch das System übernehmen. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Auftragsdurchführung und man kann letztlich bei der Angebotserstellung einen niedrigeren Preis ansetzen. So können Unternehmen der Installation und Wartung sich langfristig am Markt behaupten und die eigene Stellung kontinuierlich weiter ausbauen.