HR-Software: Funktionen, Vorteile, Anbieter & Preise

HR-Management-Software gesucht? Wir beleuchten, worauf Sie bei der Wahl einer Lösung für das Personalwesen achten sollten.

Im Zeitalter der digitalen Transformation lassen sich die Geschäftsprozesse unterschiedlicher, betrieblicher Funktionen ganzheitlich optimieren. Das gilt auch für das Personalwesen. Im Folgenden befassen wir uns daher detailliert mit HRM-Lösungen, ihren Funktionen, und wie Sie Personalern und Unternehmen im allgemeinen dabei helfen, ihre Abläufe zu optimieren. Konkret sollen die folgenden Themen dabei abgedeckt werden:

Inhaltsverzeichnis

• Definition
• HRM & ERP
• Funktionen
• Vorteile
• Anbieter
• Preise

Definition: Was ist HR-Software?

"HRM" ist die Abkürzung für Human Resource Management. Hierbei handelt es sich um eine betriebliche Funktion, deren Kernaufgabe darin besteht, Personalressourcen optimal einzusetzen. Ziel ist dabei letztlich, so zum unternehmerischen Erfolg beizutragen. Die Bezeichnungen HRM, Personalwesen oder Personalmanagement werden dabei häufig synonym verwendet.

Begriffliche Abgrenzung

Tatsächlich lässt sich doch eine Differenzierung vornehmen. So können im Personalmanagement Verwaltungstätigkeiten im Fokus stehen sowie die Sicherstellung des Wohlbefindens der Mitarbeiter und der Arbeitsbeziehungen. Im HRM geht es hingegen auch um die Akquisition und die Entwicklung der "Humanressourcen", so onlyfy.com (06.07.2023).

Zudem werde ein größerer Fokus auf Kollaboration und Mitarbeiterzufriedenheit gelegt (onlyfy.com, 06.07.2023). Dennoch verschwimmen die Grenzen im praktischen Sprachgebrauch zumeist.

HR-Software-Vergleich

Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung für das Human Resource Management sollten daher keinesfalls ausschließlich aufgrund des Namens Lösungen ausschließen, die als "Personalmanagement-Software" beworben werden. Bei der Software-Auswahl ist immer ein genauer Blick auf die funktionale Ebene von großer Bedeutung.

HR-Software

Bei einer Human-Sources-Software (HR-Software) handelt es sich um eine Softwarelösung, die Mitarbeiter in allen Bereichen des HRMs unterstützt: Egal, ob im Bereich Verwaltung oder bei der Akquise neuer Talente für den eigenen Betrieb. Doch dazu mehr im Kapitel über die Funktionen einer HR-Software.

HRM & ERP

Eine HR-Software kann sowohl als eigenständige Lösung genutzt als auch als Teil einer ganzheitlichen ERP-Software betrieben werden. Eine ERP-Software verfolgt einen umfassenden Ansatz zur optimalen Verwendung unternehmerischer Ressourcen. Dazu zählen auch Personalressourcen. Darüber hinaus decken ERP-Systeme jedoch noch weitaus mehr Bereiche ab.

Verwandt: Überblick über die wichtigsten ERP-Module

In jedem Fall sollte jedoch ein möglichst nahtloser Informationsaustausch zwischen ERP-Software und HR-Software sichergestellt werden. Dies ist über eine softwareseitige Verknüpfung möglich. So wird sichergestellt, dass alle wichtigen Informationen medienbruchfrei an allen relevanten Stellen zur Verfügung stehen.

Funktionen

Der Funktionsumfang einer HR-Software variiert von Lösung zu Lösung. Im Folgenden wollen wir daher nur einmal einige der wichtigsten Funktionen einer Lösung für das Personalmanagement aufgreifen. Weitere, verwandte Funktionen und Überschneidungsbereiche aus dem Enterprise Ressource Planning sind an dieser Stelle nicht aufgeführt.

Wichtig ist jedoch, dass sich das volle Potenzial einer Business Software erst dann entfaltet, wenn sie möglichst nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur eingebettet ist. Dazu gehören Schnittstellen, Add-Ons und anderweitige Anbindungen. So kann beispielsweise ein nahtloser Informationsaustausch zwischen HRM und Buchhaltung für die Gehaltsabrechnungen sichergestellt werden.

Unternehmensressourcen

Mitarbeiter benötigen, je nach Abteilung und Aufgabenbereich, Zugang zu unterschiedlichen Ressourcen. Auch diese lassen sich rollenspezifisch mithilfe einer geeigneten Software verwalten.

Talent Management

Mithilfe des Talent Managements bzw. Kompetenzmanagements wird es Personalern erleichtert, die Kompetenzen der Mitarbeiter zu erkennen und diese; zum Vorteil für Mitarbeiter und Unternehmen; einzusetzen.

Performance Management,

Das Performance Management liefert wertvolle Infos; beispielsweise für regelmäßige Performance Reviews. Im Kern liefert das Performance Management all Prozesse und Aktivitäten, die darauf abzielen, die Leistung der Mitarbeiter zu steuern und optimal für das Unternehmen einzusetzen. Dies kann auch Daten über die historische Performance umfassen.

Personalverwaltung

Von Mitarbeiter-Fotos in der digitalen Personalakte bis hin zu Gehaltsabrechnungen, Notfallkontakten und Anzahl der Krankheitstage. Mit einer digitalen Personalverwaltung lassen sich alle administrativen Prozesse des HRMs softwareseitig verwalten und optimieren.

Employee-Self-Service-Portal

Ein Self-Service-Portal ist softwareseitig nicht nur auf Seite des Kunden im CRM-Bereich möglich. Auch für Mitarbeiter lässt sich ein entsprechendes Portal einrichten. Darüber können Angestellte beispielsweise Urlaubsanträge digital einreichen, sodass der administrative Aufwand für Personaler und alle beteiligten Mitarbeiter reduziert wird. Urlaubsregelungen lassen sich dabei einfach softwareseitig hinterlegen. So profitieren alle Mitarbeiter von Transparenz und umfassender Informationsverfügbarkeit.

Training

Die Fortbildung von Mitarbeitern ist ein wichtiger Teil des Human Resource Managements. Mithilfe einer geeigneten HR-Software können Unternehmen Weiterbildungen, Fortbildungen oder interne Umschulungen für andere Einsatzbereiche auch softwareseitig unterstützen und die Fortschritte oder entsprechen Zusatzqualifizierungen hinterlegen.

Rekrutierung

Schließlich kommt es nicht nur darauf an, bestehende Mitarbeiter zu schulen. Auch müssen bei Zeiten neue Mitarbeiter gefunden werden; sei es, weil der Betrieb wächst, ein neuer Aufgabenbereich entsteht oder aus anderen Gründen zu personellen Veränderungen kommt. Bewerbermanagement-Software kann Unternehmen dabei helfen, gezielt neue Talente zu scouten und unterstützt sie zudem auch auf administrativer und operativer Ebene in diesem Prozess. Auch Schnittstellen zu Job-Portalen oder Networking-Plattformen sind hier möglich.

Vorteile einer HR-Software

Von Start-Ups über mittelständische Unternehmen bis hin zu großen, internationalen Konzernen: Menschen arbeiten überall. Der zielführende Einsatz verfügbarer Personalressourcen ist somit zentrale Aufgabe einer jeden HR-Abteilung, unabhängig von der Unternehmensgröße. So kann auch grundsätzlich jedes Unternehmen von der Nutzung einer geeigneten HR-Softwarelösung profitieren. Je mehr Mitarbeiter es zu verwalten, koordinieren und managen gilt, desto größer jedoch auch die Anforderungen an ein geeignetes HR-Tool.

Kommt eine passende Software-Lösung zum Einsatz, kann diese mit zahlreichen Vorteilen einhergehen. Dazu zählen:

• Administrative Entlastung der Personalabteilung,
• Stärkere Einbindung der Belegschaft in HR-Prozesse,
• verbesserte, abteilungsübergreifende Kommunikation bei Verwendung verknüpfter Systeme,
• gesteigerte Transparenz,
• Kosteneinsparungen,
• Effektiver Einsatz verfügbarer Personalressourcen,
• höhere Mitarbeiterzufriedenheit (Stichwort: Employee Experience Management/ EXM),
• bessere Mitarbeiterbindung (insb. in Zeiten von Fachkräftemangel, demografischem Wandel & Co.),
• u.v.m.

HR-Software Anbieter

Es gibt zahlreiche Anbieter, die sich auf die Entwicklung und Bereitstellung von HR-Software spezialisiert haben. Diese Anbieter wissen um die Anforderungen des Personalwesens. In den Produkten sind die wichtigsten Kernfunktionen, derer es zumeist im HRM bedarf, im Standard umfasst. Darüber hinaus zeichnet sich jedoch auch jedes Unternehmen durch seine eigenen Prozesse aus.

Anforderungen definieren & Software vergleichen

Daher sollten sich Unternehmen auf der Suche nach einem (neuen) System zunächst immer mit intensiv mit den eigenen Prozessen und Anforderungen auseinandersetzen, bevor sie mit der Marktsondierung beginnen. Im Software-Vergleich haben Sie dann die Möglichkeit, im linken Seitenmenü in der Kategorie "Personalwesen" die Funktionen auszuwählen, die Sie benötigen. Dann erhalten Sie eine Übersicht von allen Systemen, die diese Anforderungen erfüllen.

Preise: Was kostet HRM-Software?

Die Kosten einer HR-Software hängen von zahlreichen Faktoren ab. Während einige Lösungen für wenige Euro im Monat erhältlich sind, kosten andere, ganzheitliche ERP-Systeme ein Vielfaches davon. Der Funktionsumfang ist somit ein wesentlicher Faktor bei der Preisfrage.

Darüber hinaus ist auch die Plattform ein entscheidendes Kriterium. Während bei einer On-Premises Software die Anfangskosten vergleichsweise hoch ausfallen, fällt die Anfangsinvestition bei einer Cloud-Lösung i.d.R. sehr gering aus.

Verwandt: Die Unterschiede zwischen Cloud, gehosted, On-Premises und Hybrid

Zusammenfassung

HR-Software hat zahlreiche, mögliche Einsatzbereiche innerhalb des Human Resource Managements. Die Bezeichnungen variieren von HR-Software über HRM-Software bis hin zu Personalmanagement-Software. HR-Funktionen können über eine gesonderte Lösung oder als Teil eines HR-Moduls innerhalb des ERP-Programms bereitgestellt werden.

Unternehmen auf der Suche nach einer (neuen) Lösung sollten sich immer umfassend mit den eigenen Prozessen und Anforderungen auseinandersetzen, bevor sie mit der Marktsondierung beginnen. Im Software-Vergleich haben sie die Möglichkeit, gezielt nach HR-Systemen zu suchen, die ihre Anforderungen erfüllen.