ERP-Software für das Handwerk

Das Handwerk benötigt spezifische Funktionen in der eigenen ERP-Software. Wir zeigen Ihnen welche das sind und wie die perfekte Handwerkssoftware aussieht.

Das Handwerk wird digital – und das wird auch zwingend nötig. Mit einer ERP-Software können Handwerksbetriebe Schritt halten und sich für eine digitale Zukunft wappnen. Worauf es dabei ankommt, welche Funktionen wichtig sind und welche nicht, all das zeigen wir Ihnen hier. 

Zuvor wollen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software werfen, um besser verstehen zu können, warum das Handwerk nach einer branchenspezifischen Lösung verlangt. Auch wollen wir einen Blick auf ERP-Anbieter werfen und klären warum es wichtig ist, dass diese das Handwerk und die Prozesse darin genau kennen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 
• Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für das Handwerk? 
• Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Handwerk?
• Wie finden Sie die richtige ERP-Software für das Handwerk? 
• Welche Funktionen benötigen Handwerker in einer ERP-Software? 
• Fazit: ERP-Software passend für das eigene Handwerk wählen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte „Enterprise-Resource-Planning“. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es um die effiziente Nutzung aller Ressourcen, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zugreifen kann. Dazu müssen die vorliegenden Prozesse so weit wie möglich optimiert und verschlankt werden. 

Zudem bedarf es einer Möglichkeit alle Prozesse zentral zu planen, zu steuern und zu überwachen. Auch müssen die Ressourcen bedarfsgerecht auf die Prozesse geplant werden. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel die ein Unternehmen nutzen kann, wie beispielsweise: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen so auf die jeweiligen Prozesse verteilt werden, dass die Versorgung zu jedem Zeitpunkt gewährleistet werden kann. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass keinerlei Ressourcen verschwendet werden. Angesichts der Vielzahl verschiedenster Prozesse, die in einem Untenrehmen täglich ablaufen, kein leichtes Unterfangen. 

Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. So haben alle Akteure im Unternehmen immer Zugriff auf aktuelle Informationen und können schneller und effizienter arbeiten. 

Auch lassen sich die richtigen Ressourcen den korrekten Prozessen zuordnen. So kann sichergestellt werden, dass immer alle notwendigen Betriebsmittel dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden, ohne dass es dabei zu Verschwendungen kommen. Die Prozesse lassen sich Dank der zentralen Datenbank abteilungsübergreifend und somit deutlich schlanker aufsetzen. Das spart weitere Ressourcen ein. 

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 

Eine ERP-Software ist aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Arbeitsbereich im Unternehmen ab und verfügt über Funktionen, die die einzelnen Prozesse in diesem Bereich unterstützen. Über die zentrale Datenbank sind alle Module miteinander verbunden und ermöglichen so die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. 

In einer ERP-Software finden sich so zahlreiche Module, die spezifische Aufgaben übernehmen und einzelne Prozesse sogar gänzlich automatisieren. Dabei hängt es vom Unternehmen selbst ab, welche Module benötigt werden und welche nicht. Module sind beispielsweise: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module. So hat beispielsweise ein Finanzdienstleister wenig Verwendung für ein Produktionsmodul. Man will dann auch nicht für dieses zahlen, sondern nur implementieren, was wirklich benötigt wird. So verhält es sich mit allen Modulen und den einzelnen Funktionen innerhalb dieser. 

Deshalb haben sich viele ERP-Anbieter im Laufe der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre ERP-Software auf die Belange einzelner Sektoren angepasst. So finden sich am Markt nunmehr auch diverse ERP-Handwerkslösungen. 

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für das Handwerk? 

Eine ERP-Software für das Handwerk zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass diese perfekt auf die Belange eines Handwerksunternehmen zugeschnitten werden kann. Von der Angebotserstellung, über die Auftragsbearbeitung bis hin zur Rechnungsstellung begleitet die Software alle Prozesse und hilft mit diversen Automationen, diese abzukürzen. 

Passt die Software nur unzureichend auf die eigenen Prozesse, gehen wichtige Potentiale verloren und können nicht voll ausgeschöpft werden. Daher stellt eine branchenspezifische ERP-Software meist die deutlich bessere Option dar. Hier sind bereits in der Standardversion wichtige Funktionen für das Handwerk enthalten. 

Wählt man eine allgemeine ERP-Software, so müssten diese elementaren Funktionen nachträglich aufwendig hinzugefügt werden. Das verursacht zusätzliche Kosten und kann mitunter viel zeit in Anspruch nehmen. Auch zahlt man nicht für unnötige Funktionen mit, die für das eigene Unternehmen überhaupt nicht benötigt werden. 

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Handwerk? 

Neben der richtigen Software spielt auch der passende Anbieter eine wesentliche Rolle bei einer ERP-Implementierung. Dieser sollte über möglichst viel Erfahrung bei der Implementierung einer ERP-Software im Handwerk verfügen. Er sollte die spezifischen Prozesse in Handwerksbetrieben kennen und genau wissen, worauf zu achten ist. 

Ein unerfahrener Anbieter versteht wohlmöglich nur unzureichend, was wirklich wichtig ist und wonach das Unternehmen verlangt. Das kann dazu führen, dass Funktionen falsch aufgesetzt werden, Potentiale verloren gehen oder gar das gesamte Projekt scheitert. Die Kommunikation zwischen Kunden und Anbieter ist elementar. 

Viele ERP-Projekt scheitern genau daran. Kunden können nur bedingt ausdrücken, was sie wirklich benötigen und Anbieter verstehen die Anforderungen falsch. Mit einem erfahrenden Anbieter umgeht man dieses Problem. Er kennt die Branchen und weiß welche Prozesse sich an die Software anschmieden können und wo sich die Software den Prozessen anpassen muss. 

Zudem kennt er alle aktuellen Entwicklungen in der Branche und entwickelt sein System im Hinblick auf diese stetig weiter. Gerade was Compliance-Angelegenheiten angeht, ist er meist viel besser im Bilde als ein Anbieter ohne jegliche Erfahrung in der Branche. Auch kann ein erfahrender Anbieter mit wichtigen Tipps aus früheren Implementierungen weiterhelfen. 

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für das Handwerk? 

Die passende ERP-Software für das Handwerk zu finden ist nicht immer leicht. Am ERP-Markt tummeln sich unzählige Lösungen verschiedenster Anbieter. Daher ist es zunächst einmal wichtig zu wissen, wonach Sie eigentlich genau suchen. Das klingt banal ist jedoch für Ihre Suche elementar. 

Eine IST-Analyse gibt Aufschluss darüber, wo es derzeit hakt und wo Verbesserungspotentiale liegen. Daraus lassen sich dann konkrete Ziele ableiten, die man mit der Software zu verfolgen sucht. Diese werden in einem Lastenheft festgehalten. Darin werden dann auch alle weiteren Rahmenbedingungen festgehalten, wie beispielsweise: 

• Zeitlicher Rahmen
• Budget
• Nutzeranzahl (Teil- und Volllizenzen)
• Gewünschtes Lizenzmodell
• Hardwarevoraussetzungen 
• Funktionen

Alle Funktionen werden aufgelistet und hinsichtlich ihrer Wichtigkeit priorisiert. Das hilft den Fokus bei der eigentlichen Suche nicht zu verlieren. Auch kann ein potentieller Anbieter so erkennen, ob er im Stande ist die Anforderungen zu erfüllen und welche Anpassungen dafür von Nöten wären. 

Die Suche nach einer passenden ERP-Software gestaltet sich dann mit dem Lastenheft deutlich einfacher. Vergleichsportale im Internet bietet die Möglichkeit viele Systeme auf einen Schlag miteinander zu vergleichen und nach den eigenen Kriterien zu filtern. So gelangen Sie schnell zu einer kurzen Liste mit potentiellen Systemen und Anbietern, die dann genauer unter die Lupe genommen werden können. 

Welche Funktionen benötigen Handwerker in einer ERP-Software? 

Wir wollen uns an dieser Stelle exemplarisch einige Funktionen einer ERP-Software für das Handwerk genauer ansehen und deren konkreten Nutzen für die Praxis herausstellen. Dabei sei jedoch nochmals erwähnt, dass nicht jeder Handwerksbetrieb gleichermaßen Verwendung für jede dieser Funktionen hat. Es kommt auf die eigenen Begebenheiten im Unternehmen an, welche dieser Funktionen zwingend erforderlich sind. 

Das Handwerk ist nämlich unglaublich heterogen und kaum ein Unternehmen gleicht dem anderen. Ob Elektrobetriebe, Sanitär,- Heizung- und Klimatechnik, Metallbauer und Schlosser, Tischler, Fliesenleger oder auch der Garten- und Landschaftsbau, all diese werden unter dem Überbegriff Handwerk zusammengefasst. Daher unterscheiden sich die ERP-Lösungen in einigen Bereichen nochmal voneinander. Doch es gibt auch viele Gemeinsamkeiten. 

Auftragserstellung und -verwaltung 

Zu Beginn eines jeden Auftrags steht die Angebotskalkulation und die Angebotserstellung. Dazu können die Anforderungen direkt aus Ausschreibungen importiert werden. Durch die Anbindung an die Warenwirtschaft und die Personalplanung wird direkt ersichtlich welche Kapazitäten für den jeweiligen Auftrag zur Verfügung stehen und zu welchen Konditionen der Auftrag erledigt werden könnte. 

So lassen sich Angebote deutlich schneller und leichter erstellen. Auch sind die Zahlen deutlich valider. Auf diese Weise werden Kapazitäten eingespart und es können mehr Angebote erstellt werden. 

Warenwirtschaft 

Mit dem Modul der Warenwirtschaft lassen sich sämtliche Warenströme im gesamten Unternehmen abbilden. Beim Wareneingang wird jeder Artikel gescannt und in das System überführt. Dieses berechnet dann den idealen Lagerort und weißt diesem ggf. einem Prozessschritt zu. Wird ein Artikel aus dem Lager entnommen wird dies für alle Akteure ersichtlich und es kann bei Bedarf nachbestellt werden. 

Das entlastet das eigene Lager und setzt gebundenes Kapital frei, dass dann an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden kann. Auch können Mitarbeiter im Außendienst immer sehen ob bestimmte Artikel noch vorrätig sind und diese dann blocken oder bei Fehlen nachbeordern. So kann sichergestellt werden, dass immer alle Artikel zu jeder Zeit zur Verfügung stehen. 

Werkzeugverwaltung 

Ähnlich verhält es sich mit der Werkzeugverwaltung. Handwerker verbringen oft viel zeit damit nach bestimmten Werkzeugen zu suchen, ohne zu ahnen, dass der Kollege dieses schon im Einsatz hat. Mit einer Werkzeugverwaltung wird direkt ersichtlich wann welches Werkzeug wo und wie lange im Einsatz ist. 

Auch Wartungspläne für jedes Werkzeug können hinterlegt werden. So wird direkt ersichtlich wann diese gewartet werden müssen und in welchem Zeitraum diese nicht zur Verfügung stehen. Letztlich macht die Werkzeugverwaltung viele Prozesse deutlich transparenter und effizienter. 

Mobile Zeiterfassung 

Dank einer mobilen Zeiterfassung lassen sich alle Arbeitszeiten aller Mitarbeiter genau dokumentieren, nachhalten und den richtigen Kostenstellen zuordnen. Jeder Mitarbeiter kann dann einfach und bequem vom Smartphone aus seine entsprechenden Einsatzzeiten eintragen und einem bestimmten Projekt oder Arbeitsprozess zuordnen. 

Durch die im System hinterlegten Stundensätze kann die ERP-Software dann einfach und schnell errechnen, wie viele Stunden zu welchen Sätzen dem Kunden in Rechnung zu stellen sind. Ein Meister verdient beispielweise anders als ein Geselle oder ein Azubi. Durch die mobile Arbeitszeiterfassung wird die Rechnungsstellung zum einen einfacher und zum anderen deutlich transparenter. 

Fazit: ERP-Software passend für das eigene Handwerk wählen

Die passende ERP-Software für das Handwerk zu finden ist kein leichtes Unterfangen. Doch der Aufwand an dieser Stelle lohnt sich allemal. Einmal richtig aufgesetzt lassen sich mit der ERP-Software diverse Vorteile auf allen unternehmerischen Ebenen erzielen. Ressourcen können eingespart und gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden. 

Daher lohnt es sich seinen Blick bei der Suche auf branchenspezifische ERP-Lösungen zu richten. Diese enthalten viele wichtige Funktionen bereits in ihrer Standardversion und werden stetig im Hinblick auf die Entwicklungen im Handwerk weiterentwickelt. Deshalb spielt auch der Anbieter der Software eine wichtige Rolle.