7 wichtige Funktionen einer Handwerkersoftware

Von der Erstellung von Angeboten bis hin zur Smartphone App. Auf diese Funktionen sollten Sie als Handwerksbetrieb bei der Softwareauswahl nicht verzichten.

Die digitale Transformation ist längst auch im Handwerk angekommen. Handwerksbetrieben stehen zahlreiche Softwarelösungen zur Auswahl, die ihnen in administrativen Bereichen unter die Arme greifen können. Doch der Markt ist groß und vielfältig. Vielen Betrieben fällt es daher nicht leicht, zeitnah beispielsweise eine passende ERP-Software für das Handwerk zu finden.

Im Folgenden wollen wir daher einmal einen Blick auf die wichtigsten Funktionen einer Handwerkersoftware werfen. Zuvor sollte jedoch herausgestellt werden, dass es sich nur um einen Überblick handelt. Jeder Betrieb hat letztlich individuelle Anforderungen an eine geeignete Software. Dennoch gibt es zahlreiche Funktionen, von denen Handwerksbetriebe zumeist profitieren.

Inhaltsverzeichnis

1. Bestandsmanagement
2. Projektmanagement
3. CRM-Anbindung
4. DMS-Anbindung
5. Mobile Verfügbarkeit
6. GoBD und DSGVO konform
7. DATEV-Schnittstelle

1. Bestandsmanagement

Jeder Betrieb, der in irgendeiner Form mit Waren oder Beständen zu tun hat, benötigt ein Bestandsmanagement. Dieses kann, in seiner rudimentärsten Form, auch eine Liste in einem Tabellenkalkulationsprogramm sein kann.

Doch die Bestände müssen in irgendeiner Form erfasst werden. Heutzutage gibt es jedoch weitaus effektivere und zeitsparende Wege. Spätestens, wenn der Betrieb wächst, wird es früher oder später Zeit für eine andere Alternative.

Beschaffungskosten senken

Eine geeignete Handwerkersoftware unterstützt Betriebe in allen Bereichen der Bestandsverwaltung und des Bestandsmanagements vollumfänglich. So wird nicht nur die kontinuierliche Artikelverfügbarkeit gewährleistet; auch können die Beschaffungskosten reduziert werden. Softwarelösungen, die über grundlegende Funktionen im Bereich des Bestandsmanagements verfügen, müssen auch nicht kostspielig sein.

Es gibt zahlreiche Anbieter, die sich gezielt auf die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) spezialisiert haben. Die Systeme dieser Anbieter sind zumeist auch für einen entsprechend kleinen Preis zu haben.

2. Projektmanagement

Handwerksbetriebe arbeiten häufig projektbasiert. In Zeiten, die vom Fachkräftemangel und Materialknappheit geprägt sind, müssen Kunden häufig hohe Wartezeiten in Kauf nehmen. Dennoch gilt es, eine möglichst hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Über ein Projektmanagement-Modul kann sichergestellt werden, dass alle verfügbaren Ressourcen (Material, Personal, etc.) so effektiv wie möglich eingeplant und eingesetzt werden.

3. CRM-Anbindung

Zum Thema Kundenzufriedenheit: Das Customer Relationship Management (kurz CRM) wird hierzulande auch als Kundenbeziehungsmanagement bezeichnet. Es handelt sich einerseits um die gezielte Ausrichtung eines Unternehmens auf dessen Kunden. Andererseits geht es um die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse. Mithilfe eines CRM-Moduls können Handwerksbetriebe all ihre Kundendaten zentral verwalten.

Alle Daten an einem Ort

Im System lässt sich für jeden Kunden eine eigene Akte bzw. ein eigenes Profil anlegen. Mit diesem werden dann alle wichtigen Informationen zu diesem Kunden verknüpft; B2B oder B2C, Kontaktinformationen, Historie, etc. So haben Betriebe immer alle wichtigen Informationen zum jeweiligen Kunden griffbereit.

4. DMS-Anbindung und Rechnungsprogramm

Über ein angebundenes Dokumentenmanagementsystem (DMS) lassen sich mit den Kundenakten dann auch Dokumente verknüpfen. Dazu zählen beispielsweise erstellte Angebote oder geschriebene Rechnungen. Übrigens: Angebote und Rechnungen Schreiben ist mit einem entsprechenden DMS- bzw. Rechnungsprogramm auch im Handumdrehen erledigt.

Die E-Rechnung

Moderne DMS-Lösungen unterstützen zudem häufig auch Standards für den Versand elektronischer Rechnungen, wie beispielsweise ZUGFeRD. Wollen Unternehmen ihren Kunden die E-Rechnung anbieten, sollten dies bei der Auswahl einer passenden Handwerkersoftware berücksichtigen.

5. Mobile Verfügbarkeit

Handwerksbetriebe sind tagtäglich beim Kunden vor Ort im Einsatz. Fällt dort auf, dass umdisponiert und eine neue Bestellung getätigt werden muss, ist es praktisch, wenn dies gleich vor Ort geschehen kann. Mithilfe einer Handwerkersoftware mit mobiler Verfügbarkeit ist das möglich.

Cloud-Software

Ganz gleich ob über das Tablet oder per Smartphone-App. Immer häufiger greifen Unternehmen zu Cloud-Lösungen, die einen mobilen Einsatz problemlos unterstützen. Auf diese Weise sind alle Daten auch von der Baustelle aus jederzeit abrufbar.

6. GoBD und DSGVO konform

Wer personenbezogene (Kunden-)Daten verarbeitet, hat in der Europäischen Union die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Moderne Softwarelösungen helfen kleinen ebenso wie großen Betrieben dabei, von ihnen erhobene Informationen datenschutzkonform zu verarbeiten.

Sichere und konforme Daten- und Dokumentenverarbeitung

Betriebe, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, haben zudem unter anderem die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (kurz GoBD) zu beachten. Auch hier können moderne Lösungen Abhilfe schaffen. Sie unterstützen Betriebe beispielsweise bei der GoBD-konformen Archivierung aufbewahrungs- und vorlagepflichtiger Dokumente.

7. DATEV-Schnittstelle

Zu guter Letzt können Handwerksbetriebe auch von einer DATEV-Schnittstelle profitieren; sofern sie es denn nutzen. DATEV ist gemäß IDC-Ranking 2020 der drittgrößte deutsche Softwareanbieter. Die Genossenschaft des steuerberatenden Berufsstandes hat insgesamt über 200 Produkte und IT-Dienstleistungen im Portfolio.

Nahtlose Datenübertragung

Viele Betriebe - oder ihre Steuerberater bzw. Unternehmensdienstleister - nutzen beispielsweise DATEV-Software für die Personalabrechnung. Ist dies der Fall, empfiehlt sich eine softwareseitige Schnittstelle, damit alle wichtigen Informationen nahtlos überführt werden können.