Handwerkersoftware für Kleinbetriebe: Funktionen und Kosten

Handwerkersoftware für kleine Betriebe: Alles zu den wichtigsten Optionen und ob bzw. wann kostenlose Lösungen eine Alternative sind.

Auch als kleiner oder mittelständischer, familiengeführter Handwerksbetrieb kommt man in unserer digitalen Zeit um eine passende Softwarelösung nicht herum. Diese lässt sich jedoch nicht mit den Systemen vergleichen, die in großen, international tätigen Konzernen für Business Intelligence & Co. zum Einsatz kommen und sich die neusten Möglichkeiten künstlicher Intelligenz zu Nutze machen.

Eine einfache, intuitiv-nutzbare und möglichst kostengünstige Lösung sollte es sein, bei der auch in puncto Wartung und Instandhaltung kein großer Aufwand anfallen sollte. Im Folgenden befassen wir uns daher einmal näher damit, wie eine solche Lösung aussehen sollte, welche Funktionen sie umfasst und mit welchen Kosten Unternehmen rechnen können.

Inhaltsverzeichnis

• Ein Blick auf kleine Handwerksbetriebe
• Herausforderungen der Branche
• Branchenspezifische Software
• Funktionen & Eigenschaften
• Kosten

Ein Blick auf kleine Handwerksbetriebe

Zunächst einmal werfen wir jedoch einen Blick auf kleine Handwerksbetriebe, um ein besserer Bild ihrer Anforderungen in Bezug auf eine passende Software zu erhalten. Dem Statistischen Bundesamt zufolge ließen sich rund 99,6% aller Handwerksbetriebe in Deutschland als kleine und mittlere Unternehmen (KMU) einstufen.

Die meisten Betriebe sind Kleinstunternehmen

Der Anteil der Großunternehmen in diesem Bereich liegt damit nur bei 0,4%. Unter den KMU sind die meisten Betriebe Kleinstunternehmen: Auf sie entfällt ein Anteil von 79,3%. 17;9% sind kleine Unternehmen und lediglich 2,4% mittlere Unternehmen (vgl. "Anteile kleiner und mittlerer Unternehmen beim Handwerk 2020", destatis.de, 08.06.2023).

Wirtschaftliche Bedeutung von KMU

Klein- und Kleinstunternehmen haben also allein auf die Anzahl der Betriebe bezogen deutlich die Oberhand. Auch werden kleine und mittlere Unternehmen branchenübergreifend gerne als Rückgrat der europäischen Wirtschaft bezeichnet. Das an ihrem Sektor-übergreifend hohen Anteil und ihrer damit einhergehenden, hohen volkswirtschaftlichen Bedeutung.

Herausforderungen der Branche

Gleichzeitig sieht sich die Branche aktuell mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Einerseits wären da Lieferengpässe wichtiger, für die Arbeit notwendiger Materialien. Diese haben vielerorts in jüngster Vergangenheit für lange Wartezeiten bei den Kunden gesorgt. Auch treiben unterschiedliche Faktoren die Beschaffungskosten in die Höhe, welches sich wiederum auch in höheren Kosten für den Endkunden niederschlägt.

Fachkräftemangel

Auch der branchenübergreifend ach so präsente Fachkräftemangel darf an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben. Für Handwerksbetriebe wird es zunehmend schwer, Nachwuchs, neue Leute oder gar Nachfolger zu finden. Eine Softwarelösung allein genügt selbstverständlich nicht, um all diesen Herausforderungen gerecht zu werden.

Bürokratie: Entlastung bei administrativen Aufgaben

Dennoch kann sie Entlastung schaffen; vor allem bei Zeit fressenden, administrativen Aufgaben. So erhalten Mitarbeiter zusätzliche Kapazitäten, um sich dem Kerngeschäft zuzuwenden. Damit eine Software jedoch in der Praxis ihr volles Potenzial entfalten kann, muss sie auch für den Einsatz ein kleinen Handwerksbetrieben gemacht sein. Aufgrund der Größe und Vielfalt des heutigen Software-Marktes gibt es zahlreiche Anbieter, die sich auf die Anforderungen dieser Branche spezialisiert haben und erschwingliche Lösungen für Klein- und Kleinstbetriebe im Portfolio haben.

Branchenspezifische Software

In Bezug auf branchenspezifische Lösungen soll an dieser Stelle zudem erwähnt werden, dass Handwerkersoftware nicht gleich Handwerkersoftware ist.

Handwerkersoftware SHK vs. Handwerkersoftware Elektro

Schließlich weisen Unternehmen im SHK-Bereich selbstverständlich auch andere Anforderungen auf als beispielsweise ein Elektro-Betrieb. Dabei kommt es jedoch auch immer darauf an, welche Funktionen und Module die Software konkret abdecken soll. Soll es sich im eine Lösung handeln, die ausschließlich administrative Prozesse abdeckt, so ähneln sich die Anforderungsprofile. Wird jedoch eine Lösung gesucht, die die konkreten Geschäftsprozesse haargenau abbilden kann, wie etwa eine ERP-Software für das Handwerk, so können die Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen teils stark variieren.

Funktionen und Eigenschaften einer Handwerkersoftware für Kleinbetriebe

Im Folgenden wollen wir uns jedoch einmal allgemein mit einigen Kern-Funktionen und wichtigen Eigenschaften einer Handwerkersoftware für Kleinbetriebe befassen; unabhängig vom Schwerpunkt bzw. dem genauen Tätigkeitsbereich des Unternehmens.

Intuitiv und einfach zu bedienen

Zunächst einmal ist wichtig, dass die Lösung möglichst benutzerfreundlich ist. Insbesondere Klein- und Kleinstbetrieben haben im hektischen Tagesgeschäft zumeist nicht die Zeit, sich umfassend mit der Schulung etlicher Mitarbeiter zu befassen.

Für den Mehrwert einer neuen Lösung ist es jedoch essenziell, dass alle zukünftigen User sie problemlos nutzen können. Aus diesem Grund sollte Usability hier groß geschrieben werden. Die Nutzeroberfläche sollte einfach zu navigieren sein und auch auf funktionaler Ebene nur das Wichtigste umfassen.

Unkomplizierte Implementierung, Wartung und Instandhaltung

Ebenso wichtig wie die Nutzerfreundlichkeit ist zudem, dass sich der Aufwand, der Unternehmen im Rahmen der Einführung (Implementierung) sowie der Wartung bzw. Instandhaltung entsteht nicht den Rahmen sprengt. Heutzutage stehen Unternehmen dabei zahlreiche Optionen zur Verfügung. Immer mehr Betriebe greifen auch aus diesem Grund zu Cloud-Software, da die Software hier als Dienstleistung bereitgestellt wird (Sichtwort: Software-as-a-Service, kurz SaaS).

Angebote und Rechnungen

Auf administrativer Ebene gehört die Erstellung von Angeboten sowie das Rechnungen Schreiben einfach dazu. Hierbei handelt es sich um zentrale Aufgaben eines jeden Betriebes; unabhängig von der Branche. Mit einer entsprechenden Branchenlösung wird das digitale Büro auch im Handwerk zur Realität.

Vorgefertigte Formulare und eine automatische Datenüberführung der Kundendaten ermöglichen eine schnelle Abwicklung auf Knopfdruck, die im hektischen Tagesgeschäft wertvolle Zeit - und Nerven - spart. Auch lassen sich andere Arten von Dokumenten über Vorlagen & Co. in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) für das Handwerk schnell und effizient erstellen und verwalten.

Verwandt: Dokumentenmanagement mit der ERP-Software.

Kalkulationsprogramm

Diese Prozesse lassen sich zumeist mit einem entsprechenden Rechnungsprogramm erledigen, welches gleichzeitig den Kalkulationsprozess abwickeln kann. Rechnungsprogramme lassen sich entweder als separate Lösungen nutzen oder bestenfalls an andere, zum Einsatz kommende Systeme anbinden. Auf diese Weise werden ein nahtloser Datenaustausch und damit auch ein möglichst geringer, manueller Aufwand gewährleistet. Einige Software-Lösungen sind auch modular aufgebaut und verfügen bereits im Standard über entsprechende Funktionen.

Weitere Funktionen einer Software für Handwerker

Je nach Anforderungen des Betriebs kann sich auch der Einsatz einer mobilen (Smartphone-)App lohnen. Auf diese Weise sind alle Daten auch im Einsatz beim Kunden vor Ort jederzeit abrufbar. Auch Bestellungen, Änderungen & Co. lassen sich kurzerhand auch von unterwegs aus abwickeln. Eine Handwerkersoftware unterstützt bei bedarf auch das Kontaktmanagement; sowohl im Bereich der Kunden als auch zu anderen Geschäftspartnern.

Verwandt: Customer Relationship Management (CRM).

Kosten

Kommen wir nun zum interessanten Teil: Den Kosten. Grundsätzlich variieren die Kosten einer Handwerkersoftware für Kleinbetriebe von Anbieter zu Anbieter und Lösung zu Lösung. Die Anbieter branchenspezifischer Lösungen haben häufig gesonderte Pakete für Unternehmen unterschiedlicher Größen im Angebot. Manche Systemhäuser bieten ihren Kunden durch modular-aufgebaute Systeme auch die volle Flexibilität; nicht nur auf funktionaler Ebene, sondern auch bei den Kosten.

Kostenfaktor 1: Funktionsumfang

Im Wesentlichen gibt es einige, wichtige Faktoren, die die Kosten einer Software beeinflussen. Auf der einen Seite wäre da der Funktionsumfang. Dabei gilt: Je umfangreicher das System, desto teurer ist es in der Regel auch. Dies gilt für gemietete Cloud-Lösungen ebenso wie für den klassischen Software-Kauf bei On-Premises-Systemen. Da sich die Anforderungen in puncto Funktionsumfang bei Kleinbetrieben jedoch zumeist in Grenzen halten, treibt dieser die Kosten auch nicht übermäßig in die Höhe.

Kostenfaktor 2: Nutzerzugänge/ Lizenzen

Ein weiterer Faktor sind die benötigten Lizenzen bzw. Nutzerzugänge. Auch hier ist die Anzahl in Klein- und Kleinstbetrieben zumeist sehr gering. Werden besondere Schnittstellen oder andere, maßgeschneiderte Anpassungen benötigt, kann dies die Kosten schnell in die Höhe treiben.

Kostenfaktor 3: Anpassungen

Diese sind jedoch häufig nicht erforderlich. Zudem lassen sich die meisten Branchensysteme einfach und unkompliziert an etablierte Drittlösungen anbinden. So verfügen einige beispielsweise bereits im Standard über eine DATEV-Schnittstelle.

Kostenlose Handwerkersoftware für Kleinbetriebe

Je nach gewünschtem Einsatzbereich der Software lassen sich auch kostenlose Lösungen am Markt finden. Hier ist jedoch Vorsicht geboten, denn Unternehmen sollten keinesfalls an falscher Stelle sparen. Letztlich handelt es sich um eine Investition in den eigenen Betrieb, die Arbeitserleichterungen und somit auch Zeit- ebenso wie finanzielle Einsparungen schafft.

Günstige Lösungen lassen sich bereits für wenige Euro pro Benutzer und Monat beziehen. Je nach Einsatzbereich können die Kosten jedoch auch bis in dreistelligen Bereich pro Benutzer und Monat reichen. Während es einerseits wichtig ist, ein konkretes Budget zu definieren; auch, um so die Anbieterauswahl einzuschränken, sollte andererseits auch nicht auf den letzten Cent geschaut werden.

Nicht an falscher Stelle sparen

Schließlich ist Unternehmenssoftware zumeist auf eine längerfristigere Nutzung ausgelegt und entfaltet ihren vollem Mehrwert auch erst längerer, kontinuierlicher Nutzung. Im Rahmen dieser stellt sich dann auch ein entsprechender ROI ein und die Vorteile einer wirklich passenden Lösung überwiegen denen einer kurzfristigen, geringfügigen Einsparung.