Die Integration von ECM und ERP

Wie Sie durch Integration von ECM- und ERP-Software Ihre Prozesssteuerung optimieren, erfahren Sie hier.

Unternehmenssoftware entfaltet ihr volles Potenzial, wenn sie möglichst nahtlos an die bestehende IT-Infrastruktur angebunden wird. Das Zusammenspiel von ECM- und ERP-Lösungen spielt dabei insbesondere in der Prozesssteuerung eine wichtige Rolle. Im Folgenden befassen wir uns daher einmal näher damit, warum Unternehmen auf beide Lösungen setzen sollten, und in welchen Bereichen ihnen ein besonders großes Potenzial zuzusprechen ist. Und, warum eine möglichst frühe Berücksichtigung möglicher Anbindungen im ERP-Projekt essenziell ist.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ECM?
• ECM vs. ERP
• ERP- & ECM-Funktionen
• BPM
• ERP- & ECM-Integration
• Integration: Voraussetzungen

Was ist ECM?

Die drei Buchstaben "ECM" sind ein Akronym und stehen für das Enterprise Content Management. Auch im deutschen Sprachgebrauch ist diese Bezeichnung üblich. Im Kern handelt es sich dabei um alle Methoden, Strategien und Werkzeuge, die der Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten ("content") und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen und Abläufen dienen.

DMS

Auch Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind einem ähnlichen Aufgabenbereich zuzuordnen, weshalb Lösungen häufig Funktionen und Module aus beiden Bereichen kombinieren. Näheres über das Zusammenspiel von ERP und DMS finden Sie auf unserer Themenseite Dokumentenmanagementsysteme.

ECM vs. ERP

Die beiden Lösungen bzw. Konzepte haben gemein, dass sie der Optimierung innerbetrieblicher Prozesse dienen. Im Zeitalter der digitalen Transformation ist beiden Systemen eine wichtige Rolle zur Steuerung und Optimierung des innerbetrieblichen Geschehens zuzusprechen.

Unterschiede

Beim Enterprise Resource Planning geht es darum, zentralen Zugriff auf alle Unternehmensdaten zu ermöglichen und ein einheitliches Tools zur Planung und Steuerung von Ressourcen wie Personal, Finanzen, Logistik und Produktion zu erhalten (vgl. optimal-systems.de, 19.04.2023).

Das Enterprise Content Management hingegen dient der Verwaltung und Strukturierung unternehmensrelevanter Dokumente und Inhalte. Auch helfen diese Systeme dabei, dokumentenbasierte Prozesse zu automatisieren und Compliance- und Datenschutzrichtlinien einzuhalten.

ERP- und ECM-Funktionen im Überblick

Hier finden Sie einen Überblick der wichtigsten Funktionen und Einsatz- bzw. Aufgabenbereiche der jeweiligen Systeme:

ERP-Software

• Warenwirtschaft
• Produktionsplanung und -Steuerung
• Buchhaltung (Finanz-, Lohn- und Anlagen-)
• Projektmanagement (Project Management)

Umfasst sein können ferner die folgenden Funktionen:

• Supply Chain Management (SCM),
• Lagerverwaltung,
• Business Intelligence (BI) oder
• globale Geschäftsführung/ global business management.

ECM-Software

• Dokumentenmanagement,
• Vertragsmanagement,
• Klassifizierung von Dokumenten auf Grundlage von Metadaten,
• Zugriffskontrolle,
• Suchfunktionen und
• Workflow-Management (vgl. optimal-systems.de, 07.03.2023).

Business Process Management (BPM)

In Zusammenhang mit dem Enterprise Content Management ist auch dem Business Process Management (BPM) ein hoher Stellenwert zuzusprechen. Hierbei handelt es sich um die Fähigkeit einer ECM-Software, digitale Arbeitsabläufe, Infor­ma­tions- und Business­pro­zesse zu integrieren und zu steuern. Grundlage dafür sind digitale Workflows.

Vorteile des BPM

Das BPM ermöglicht Unternehmen einen Vereinfachung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen. Mithilfe des Business Process Managements lassen sich Workflows digital modellieren und optimieren. Alle Mitarbeiter haben so stets den Überblick über alle zentralen Arbeitsschritte.

Anwendungsbereiche

Anwendung findet das Business Process Management grundsätzlich in allen Bereichen: Vom Posteingang mit Rechnungsprüfung über den Freigabeprozess bis hin zu Urlaubsanträgen (vgl. optimal-systems.de, 07.03.2023).

Integration von ERP und ECM

Werfen wir nun einmal einen Blick auf das Zusammenspiel von ERP- und ECM-Software. Ein aktueller Bericht des DMS- und ECM-Anbieters Optimal Systems befasst sich mit eben jener Integration und beleuchtet dabei unter anderem auch die Vorteile für eine rechtliche abgesicherte Prozesssteuerung in Unternehmen.

Vorteile einer Anbindung

Die ECM-Software setzt genau dort an, wo die ERP-Software an ihre Grenzen kommt, und erweitert sie beispielsweise um umfangreiche Archivierungsfunktionen. In Anbetracht der bedingt durch die Vielzahl an Verträgen, Belegen, Korrespondenzen und anderweitigen Unterlagen teils hohen Ansprüche und komplexen Anforderungsprofile von Unternehmen oder Verwaltungen ist dies von besonderer Bedeutung. So ist eine moderne, effektive und vor allem rechtlich abgesicherte Prozessteuerung möglich.

Voraussetzungen für eine Anbindung

Damit eine Anbindung beider Lösungen softwareseitig möglich ist, müssen technisch einige Voraussetzungen erfüllt werden. Aus diesem Grund ist es essenziell, im Rahmen eines Softwareprojektes potenzielle Anbieter frühzeitig über Anforderungen in puncto Anbindungen bzw. Schnittstellen zu Drittsystemen zu informieren.

Nahtloser Informationsaustausch

Nur so kann gewährleistet werden, dass sich die beiden Systeme möglichst nahtlos miteinander verknüpfen lassen und ein reibungsloser Informationsaustausch gewährleistet werden kann. Näheres zum Thema finden Sie im Artikel "Add-Ons: Erweiterungen Ihrer ERP-Software".