Die Rolle einer soliden IST-Analyse vor der ERP-Einführung

Warum Sie vor der Einführung einer ERP-Software eine IST-Analyse durchführen sollten und wie Sie diesbezüglich am besten vorgehen, erfahren Sie hier.

Am Anfang eines ERP-Projektes steht die Durchführung einer fundierten IST-Analyse des Unternehmens mit all seinen Prozessen. Auch in nachgelagerten Schritten während des Projektes kommen IST-Analysen erneut zum Tragen. Doch warum spielen sie eine so große Rolle im ERP-Projekt und wie können Sie als Unternehmen eine solide IST-Analyse in Eigenregie durchführen? 

Dieser Fragen wollen wir uns im Folgenden einmal näher annehmen und Unternehmen somit einen Ratgeber in der Vorbereitung auf ihr ERP-Projekt an die Hand geben. 

Inhaltsverzeichnis

• ERP - Ein Überblick 
• Was sind IST-Analysen?
• Was ist bei der Analyse der IST-Situation zu beachten? 
• Wann werden IST-Analysen durchgeführt? 
• Grundlegender Aufbau und Ablauf eines ERP-Projektes
• Fazit: IST-Analysen haben mehrere Funktionen 

ERP - Ein Überblick

Das Akronym „ERP“ bezeichnet die fundamentale unternehmerische Aufgabe des Enterprise-Resource-Planning bzw. der Geschäftsressourcenplanung. Grundlegende Funktion des ERP ist es, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen Zeit in benötigter Qualität und Menge an richtiger Stelle im Unternehmen mit den korrekten Informationen bereitzustellen. 

Zur Erfüllung dieser Aufgabe laufen sowohl unternehmensintern als auch unternehmensübergreifend eine Vielzahl teils komplexer, aufeinander aufbauender Geschäftsprozesse ab. 

Die Aufgabe der ERP-Software

Um alle unternehmenseigenen Prozesse im Blick zu behalten und sie nach Bedarf steuern zu können, nutzen immer mehr Unternehmen digitale Unterstützung in Form von ERP-Software. Mittels ERP-Software kann eine Art digitales Abbild des gesamten Unternehmens inklusive aller intern-ablaufenden Prozesse erstellt werden. 

Vorteile von ERP-Software

Diese lassen sich dann mittels ERP-System 

• Verwalten 
• Steuern 
• Verschlanken 
• Optimieren 
• Automatisieren. 

Die ERP-Software unterstützt Unternehmen dabei sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene. 

Aus strategischer Sicht lassen sich bestehende Prozesse so optimieren, dass sie weniger Ressourcen beanspruchen. Die eingesparten Ressourcen lassen sich dann wiederum an anderer Stelle zielführend einbringen. So kann Unternehmen durch die Nutzung einer geeigneten ERP-Software ein einschlägiger Vorteil gegenüber der Konkurrenz entstehen. 

Auf operativer Ebene profitieren beispielsweise die Nutzer von einer Verringerung des administrativen Aufwands, da administrative Tätigkeiten teilweise von der Software übernommen werden können. Auch hier werden entsprechende Ressourcen in Form von Personalkapazitäten bzw. Arbeitszeit frei, welche ebenfalls für gewinnbringendere Tätigkeiten eingesetzt werden können. 

Unterschiedliche Anforderungen an eine geeignete ERP-Software

Doch diese Vorteile stellen sich nicht automatisch durch die Einführung einer beliebigen ERP-Software ein. Wichtig ist, dass sie ausgewählte ERP-Software auch für den Einsatz im Unternehmen geeignet ist und auch spezifische Geschäftsprozesse abbilden kann. 

Doch wie stellen Unternehmen sicher, dass sie die richtige ERP-Software auswählen? 

Was sind IST-Analysen?

Ist der Entschluss für die Einführung einer ERP-Software gefasst, beginnt mit der Planungsphase das „Projekt ERP“. Eine ausführliche IST-Analyse legt hier den ersten, wichtigen Grundstein. Der Begriff „Ist-Analyse“ stammt aus dem Projektmanagement. 

Bestehende Probleme erkennen

Hier stellt die IST-Analyse eine Phase eines Vorgehensmodells dar, welches der möglichst wertfreien Ermittlung eines Problems dient. Im unternehmerischen Kontext kann es sich hier beispielsweise um ineffiziente Geschäftsprozesse handeln, welche gegebenenfalls auf den ersten Blick nicht ersichtlich als problematisch oder fehlerhaft einzustufen wären. 

Doch worum geht es bei einer IST-Analyse? Einfach ausgedrückt dient eine IST-Analyse dazu, die Frage „Wo stehen wir?“ zu beantworten. 

Vollständiges Gesamtbild schaffen

Dabei soll ein möglichst vollständiges Gesamtbild des Unternehmens unter Berücksichtigung aller relevanten Umfelder und Perspektiven in seiner aktuellen Lage entstehen. Dies bezieht sich nicht nur auf die Wirtschaftslage, sondern auch auf 

• Kunden 
• Mitarbeiter / Belegschaft 
• Interne Prozesse / betriebliche Abläufe
• Aktuelle IT-Infrastruktur 
• Kennzahlen / Key Performance Indicator (KPIs)

Was ist bei der Analyse der IST-Situation zu beachten?

Erkenntnisse für die Durchführung einer fundierten IST-Analyse lassen sich in diesen Bereichen auf unterschiedliche Art gewinnen.

Informationsquellen

In Bezug auf Kunden und Mitarbeiter bieten sich beispielsweise Interviews oder Fragebögen an. Um intern ablaufende Prozesse besser zu verstehen und evaluieren zu können, können Methode wie Use Case Modelling bzw. Anwendungsfalldiagramme eingesetzt werden. 

Informationsinhalte

Bei den aus den Quellen bezogenen Informationen kann sich beispielsweise um Kosten, Warte- oder Durchlaufzeiten handeln.

Unter Berücksichtigung aller Quellen entsteht so ein Pool aus Informationen, aus dem Daten für eine fundierte Evaluation des IST-Zustandes geschöpft werden können. 

Den Leser im Hinterkopf

Bei der Dokumentation des IST-Zustandes im Anschluss an dessen Analyse sollten Unternehmen berücksichtigen, wer Zugang zu diesen Informationen haben wird.

So sollten beispielsweise Betriebsgeheimnisse nach Möglichkeit entweder ausgeklammert oder alternativ gesondert dokumentiert werden. Um auch branchenspezifische Aspekte allen Beteiligten zugänglich zu machen, kann zudem die Einbindung eines Glossars mit verwendeten Fachbegriffen erstellt werden. 

Ein gutes Mittelmaß finden

Im Rahmen der IST-Analyse werden umfangreiche Daten aus den ausgewählten Bereichen (Kunden, Belegschaft, interne Prozesse, IT-Infrastruktur, KPIs) gesammelt. Die Herausforderung besteht darin, das richtige Maß an Tiefe in der Datenerhebung zu finden. Werden nur oberflächlich wenige Daten erhoben, läuft ein Unternehmen Gefahr, wesentliche Probleme nicht zu erkennen. 

Gleiches kann jedoch auch passieren, wenn zu viele Daten erhoben werden. Hier besteht das Risiko einer verzerrten Wahrnehmung. Durch die Vielzahl an Daten fällt es zunehmend schwer, „das Wesentliche“ zu identifizieren und entsprechend zu priorisieren. 

Wann werden IST-Analysen durchgeführt?

Wie bereits erwähnt wird eine IST-Analyse erstmals zu Beginn des ERP-Projektes bzw. unmittelbar nach dem Entschluss für die Einführung einer ERP-Software durchgeführt. 

IST-Analyse zu Beginn des ERP-Projekts

Anhand der Auswertung dieser Ergebnisse werden dann konkrete Ziele zur Definition des SOLL-Zustandes formuliert. Diese erste IST-Analyse dient der Identifizierung von Problemen und Handlungsfeldern. Anhand dieser Erkenntnisse lassen sich strategische Schritte zur Optimierung festlegen. 

IST-Analyse unmittelbar nach der ERP-Software-Einführung

Eine weitere IST-Analyse wird zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt. Nachdem anhand des SOLL-Zustandes ein Lastenheft mit konkreten Anforderungen an die ERP-Software erstellt und ein geeignetes System identifiziert und implementiert wurde, wird der IST-Zustand erneut analysiert.

Diese zweite IST-Analyse dient der Identifizierung von weiteren Handlungsfeldern. Konnten beispielsweise alle notwendigen Prozesse optimal softwareseitig abgebildet werden oder bedarf es noch einiger Anpassungen? Fragen dieser Art lassen sich durch eine erneute IST-Analyse beantworten. 

IST-Analyse mit zeitlicher Distanz zur ERP-Implementierung

Letztlich wird eine dritte IST-Analyse mit einer entsprechenden zeitlichen Distanz zur ERP-Implementierung durchgeführt. Durch einen Abgleich von IST-Zustand und dem zuvor definierten SOLL-Zustand kann der Erfolg des ERP-Projektes gemessen werden. Eine zeitliche Distanz zur Einführung ist wichtig, da sich alle Vorteile einer ERP-Software erst bei langfristigem Nutzen einstellen. 

Konnten nicht alle Ziele erreicht werden, so ist dies kein Grund, um zu verzweifeln. Vielmehr sollten Unternehmen nun einen strategischen Ansatz wählen, um mögliche Gründe für Fehlschläge zu identifizieren.

Dabei sind die Ursachen nicht ausschließlich in der ERP-Software selbst zu suchen. So ist es beispielsweise auch möglich, dass Mitarbeiter unzureichend geschult wurden oder das System aufgrund von Vorbehalten nicht vollständig annehmen. 

Zusammenfassend sind IST-Analysen also an folgenden Stellen im ERP-Projekt empfehlenswert: 

Grundlegender Aufbau und Ablauf eines ERP-Projektes

• 1: Aufnahme der IST-Situation mit allen Prozessen
• 2: Identifizierung von Problemen und Handlungsfeldern 
• 3: Erstellung einer SOLL-Gerüstes 
• 4: ERP-Auswahl 
• 5: ERP-Implementierung 
• 6: IST-Analyse zur Evaluation des Projektes und der ERP-Software 
• 7: Erneute IST-Analyse mit zeitlicher Distanz zur ERP-Einführung 

Weitere IST-Analysen

Unabhängig vom Kontext eines akuten ERP-Projektes lohnen es sich, in regelmäßigen Abständen IST-Analysen durchzuführen.

So können Unternehmen schnell aufkommende Problemherde identifizieren und zeitnah reagieren. Auch die modernste, leistungsstärkste ERP-Software ist früher oder später nicht mehr zeitgemäß und muss entsprechend aktualisiert, angepasst oder ausgetauscht werden. 

Fazit: IST-Analysen haben mehrere Funktionen

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass im Kontext eines ERP-Projektes an unterschiedlichen Stellen und aus unterschiedlichen Gründen IST-Analysen durchgeführt werden. 

Unabhängig davon ist jedoch auch die Durchführung von IST-Analysen außerhalb eines akuten ERP-Projektes zu empfehlen. 
Letztlich dienen IST-Analysen jedoch immer der Erstellung eines greifbaren Gesamtbildes der IST-Situation. Anhand dessen lassen sich Handlungsfelder identifizieren und interne Prozesse weiter optimieren.