ERP aus der Cloud: Ja oder nein?

Die Installationsart ist ein wichtiges Kriterium bei der Wahl eines ERP-Systems. Ob die Cloud das richtige für Sie ist, erfahren Sie hier.

Die Cloud gewinnt zunehmend an Beliebtheit. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für ein ERP-System aus der „Wolke“. Andere wiederum zögern, ihr ERP-System vollständig in die Cloud zu verlagern – meist aus Unsicherheiten bezüglich der Sicherheit ihrer Daten in der Cloud. 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit dem „Phänomen Cloud“ auseinandersetzen. Zunächst müssen jedoch einige Begrifflichkeiten erörtert werden, um diese später kontextbezogen einordnen zu können. 

Inhaltsverzeichnis 

• ERP Definition: Was ist ein ERP-Software? 
• Welche Installationsarten gibt es? 
• Lokale ERP-Software
• Gehostete ERP-Software
• Cloud-basierte ERP-Software
• Ist die Cloud wirklich unsicher? 
• Fazit: Datenschutz beginnt im eigenen Unternehmen 

ERP Definition: Was ist ERP-Software?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Im Deutschen spricht man häufig auch von der Geschäftsressourcenplanung.

Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle unternehmensrelevanten Ressourcen in der richtigen Quantität und Qualität zur richtigen Zeit an richtiger Stelle verfügbar zu machen. 

Aus dieser Definition wir schnell deutlich, dass es sich hierbei um eine überaus komplexe Aufgabe mit einer Vielzahl unterschiedlicher, abteilungsübergreifender Prozesse handelt. 

Was moderne ERP-Software-Systeme leisten

Heutzutage kommen aus diesem Grund ERP-Systeme zum Einsatz, die diese Prozesse ganzheitlich abbilden können. Moderne ERP-Systeme sind in der Lage, ein digitales Abbild des Unternehmens zu schaffen. Innerhalb des Systems können Prozesse gezielt gesteuert und optimiert werden. 

Einige Funktionen ermöglichen zudem die Automatisierung von Prozessen. Dies spart wertvolle Ressourcen, die dann an andere Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. 

Das ERP-System als zentrale Datenbank

Zudem agiert das ERP-System als zentrale Datenbank. Alle unternehmensrelevanten Daten werden zentral an einem Ort gespeichert und können von dort aus verwaltet werden. Durch die zentrale Ausrichtung des Systems arbeiten alle Abteilungen mit den selben Datensätzen. So werden beispielsweise Übertragungsfehler vermieden, die bei doppelter Datenpflege schnell auftreten können. 

Die zentrale Ausrichtung erleichtert zudem die abteilungsübergreifende Kollaboration maßgeblich. Somit wird Transparenz in Workflows geschaffen und die Zusammenarbeit effizienter gestaltet.  

Welche Installationsarten gibt es?

Bei ERP-Systemen ist zwischen drei grundlegenden Installationsarten zu differenzieren:

1. Lokal 
2. Gehostet
3. Cloud

Lokale ERP-Software

Bei einer lokalen Implementierung wird das ERP-System auf dem firmeneigenen Server installiert. Das bedeutet, dass dieser im Zweifelsfall zunächst einmal angeschafft werden muss.

Hinzu kommt, dass Unternehmen für die Sicherheit ihrer Server Sorge tragen müssen. Das bezieht sich sowohl auf die Hardware selbst als auch auf das auf dem Server installierte System. 

Volle Verantwortung liegt beim Unternehmen

Auch nach der Installation trägt das Unternehmen die volle Verantwortung: Sowohl für die Hardware als auch für die Software. Das bedeutet jedoch auch, dass sich die Kontrolle über den Datenspeicher weiterhin in eigener Hand befindet. 

Aus diesem Grund bevorzugen einige Unternehmen auch eine lokale Lösung, da die Daten auf dem eigenen Server vermeintlich sicherer sind. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn das Unternehmen ausreichend Sorge für die Sicherheit des Servers und des Systems trägt. 

Gehostete ERP-Software

Auch ein gehostetes ERP-System wird auf einem bestimmten Server bzw. in einem bestimmten Rechenzentrum installiert. Diese Installationsart unterscheidet sich insofern von einer lokalen Implementierung, als dass das System nicht auf dem unternehmenseigenen Server installiert wird. 

Server wird extern angemietet

Es gibt Firmen, deren Geschäftsmodell speziell auf das Hosting von Unternehmenssoftware ausgerichtet ist.

Ist diesem Fall mietet das Unternehmen, welches das ERP-System implementieren möchte, einen solchen Server an. Somit entfallen sämtliche Kosten, die an die Anschaffung und Instandhaltung der Software gebunden sind.

Auch die Verantwortung für die Hardware entfällt somit. Dafür fallen regelmäßige Kosten für die Miete des Servers an. Die Software muss weiterhin im eignen Hause verwaltet werden.

Auch die Durchführung der Installation sowie jegliche Updates und Upgrades obliegen wie auch bei einer lokalen Installation dem Unternehmen. 

Auch gehostete ERP-Systeme lassen sich meist nur schwer skalieren. Unter anderem aus diesem Grund greifen Unternehmen zunehmend zu Cloud-basierten ERP-Systemen.

Cloud-basierte ERP-Software

Bei einem Cloud-basierten ERP-System sind die einmaligen Anschaffungskosten vergleichsweise verschwindend gering. Das Unternehmen schließt lediglich eine Abonnement ab.

Die Kosten basieren üblicherweise auf dem benötigten Funktionsumfang sowie der Anzahl der Nutzer. Dabei gilt, dass Standardsoftware selbstverständlich günstiger ist als die zusätzliche Nutzung diverser Zusatzfunktionen.

Auch mit zunehmender Nutzeranzahl steigt der Preis. Es obliegt dem Unternehmen, einen geeigneten Funktionsumfang zu wählen. Cloud-basierte System sind skalierbar und passen sich dem Unternehmen an, wenn es wächst. 

Neben den geringen Anschaffungskosten und der Skalierbarkeit ist ein weiterer, wesentlich Vorteil von Cloud-Software der vergleichsweise geringe Installationsaufwand. Durch die geringe Implementierungszeit steht die Software innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. 

Software-as-a-Service (SaaS)

In Bezug auf Cloud-basierte ERP-Software ist häufig auch von Software-as-a-Service (SaaS) die Rede. Das bedeutet, dass Unternehmen durch das Abonnement ein rundum Service-Paket nutzen können.

Sie zahlen nicht nur für die Nutzung der Software und für deren Betrieb auf Rechenzentren, sondern auch für die regelmäßige Durchführung von Updates und Upgrades.

Ist die Cloud wirklich unsicher?

Der womöglich häufigste Grund, weshalb Unternehmen zögern, ein Cloud-basiertes ERP-System einzuführen, sind Unsicherheiten bezüglich des Datenschutzes. Doch sind die Sorgen wirklich begründet? 

Tatsächlich hat das Unternehmen bei der Wahl eines Cloud-basierten ERP-Systems keine Kontrolle über das System oder die Hardware. Oftmals wird das System auf Serverzentren im Ausland betrieben. 

Große Konzerne sind attraktive Ziele

Hinzu kommt, dass die Betreiber dieser Serverzentren ein überaus attraktives Ziel für Hacker sind: Auf den Servers lagern Unmengen an Daten, die bei einem erfolgreichen Angriff abgegriffen werden könnten. 

Doch Unternehmen wie Microsoft oder Google verfügen auch über entsprechende Ressourcen und technisches Know-How, um sich vor einem solchen Angriff zu schützen. Kleine Unternehmen mit lokalen ERP-Systemen verfügen nicht über derartige Ressourcen. 

Auch, wenn Hacker bei einem Angriff auf ein solches lokales System vergleichsweise geringe Mengen an Daten abgreifen können, sind sie bei einem Mangel an Sicherheitsvorkehrungen dennoch ein leichtes Ziel.

Nicht in falscher Sicherheit wiegen 

Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen allein durch die Nutzung eines nicht-Cloud-basierten Systems nicht in falscher Sicherheit wiegen. 

Auch gehostete und lokale ERP-Systeme müssen ausgiebig geschützt werden, um die Sicherheit der verarbeiteten Daten nicht zu gefährden. 

Daher sollten Unternehmen die Wahl einer Installationsart nicht ausschließlich von datenschutzrechtlichen Kriterien abhängig machen sondern vielmehr die Vor- und Nachteile jeder Installationsart miteinander vergleichen und abwägen, welche die Ziele die Implementierung am besten unterstützt. 

Fazit: Datenschutz beginnt im eigenen Unternehmen

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Datenschutz immer im eigenen Unternehmen beginnt. Insofern sollten datenschutzrechtliche Befürchtungen nicht das einzige Argument darstellen, welches zwischen Ihnen und einem Cloud-basierten ERP-System steht. 

Sowohl Cloud-basierte Systeme als auch lokale, gehostete oder hybride haben jeweils Vor- und Nachteile. Aus diesem Grund lässt sich schlicht und ergreifend keine allgemein gültige Aussage darüber treffen, ob ein Cloud-betriebenes System empfehlenswert ist oder nicht. 

Letzten Endes liegt es im Ermessen jedes Unternehmens, ein geeignetes ERP-System bzw. eine geeignete Installationsart auszuwählen.