Die wichtigsten Integrationen für Ihre lokale ERP-Software

Erst durch die Integration anderer Softwareanwendungen entfaltet eine ERP-Software Ihr volles Potential. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Anbindungen.

ERP-Software-Lösungen halten unzählige Vorteile für Unternehmen aller Art bereit. Doch erst durch die Integration anderer Softwarelösungen entfaltet sich das volle Potential solcher Systeme. Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf die wichtigsten Integrationen werfen und deren konkreten Nutzen herausarbeiten. 

Zuvor jedoch beschäftigen wir und mit der allgemeinen Funktionsweise von ERP-Software, um besser verstehen zu können, worin genau die Mehrwerte solcher Integrationen und Anbindungen liegen.

Ebenfalls wollen wir uns mit der technischen Sphäre solcher Anbindungen beschäftigen und feststellen, wie sich diese bei einer lokalen Implementierung umsetzen lassen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ERP-Software? – Eine Definition 
• Technische Seite von ERP-Software 
• Was sind Software-Integrationen? 
• Integrationen im ERP-System 
• CRM-Integration: Ganzheitlicher Kundenservice 
• DMS-Integration: Papierloses Unternehmen realisieren 
• FiBu-Integration: Finanzflüsse ganzheitlich erfassen 
• Fazit: Integrationen machen vieles einfacher

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Ressource-Planning und beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens alle ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich für die eigenen Geschäftsprozesse einzusetzen.

Zentrales Ziel die Organisation, die Steuerung und Überwachung sämtlicher Prozesse und die Versorgung all dieser Prozesse mit den nötigen Ressourcen.

Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Dabei müssen die Ressourcen zur richtigen Zeit in der richtigen Beschaffenheit dem korrekten Geschäftsprozess zugeordnet werden können.

Da in modernen Unternehmen täglich zigtausend solcher Prozesse teilweise parallel zu einander ablaufen, bedarf es softwareseitiger Unterstützung bei dieser Aufgabe. Unter Ressourcen werden beispielweise folgende Elemente verstanden: 

• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

ERP-Software-Anwendungen bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens ab und führen diese auf einer zentralen Datenbank zusammen.

Auf diese Weise lassen sich viele Prozesse neu strukturieren und effizienter gestalten. Abteilungsgrenzen werden überwunden und Informationen schneller im gesamten Unternehmen verteilt. 

Technische Seite von ERP-Software

Aufgebaut sind ERP-Software-Lösungen zumeist aus verschiedenen Modulen, die einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken.

Viele dieser Module sind auch als eigenständige Softwaresysteme erhältlich. Ein ERP-System ist letztlich ein aus verschiedenen Softwaresystemen zusammengesetztes Tool, dass sämtliche Prozesse abbilden kann. 

So finden sich in vielen ERP-Softwarelösungen neben den Kernmodulen auch weitere Anwendungen. Klassischerweise verfügt ein ERP-System über folgende Module: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management

Nicht jedes Unternehmen braucht gleich alle Module, andere Unternehmen brauchen darüber hinaus noch weitere Funktionen. Neben dem Funktionsumfang muss zudem entschieden werden auf welcher Plattform das ERP-System betrieben werden soll. 

Hier unterscheidet man meistens zwischen ERP-Software aus der Cloud, on-premise, hybriden und gehosteten Lösungen. Wir wollen uns im Folgenden mit dem lokalen Modell und den Integrationen in diesem Modell auseinandersetzen. 

Was sind Software-Integrationen?

Unter Integration im Kontext von Softwaretechnik versteht man im Allgemeinen die Verknüpfung verschiedener Anwendungen. Im Gegensatz zur Kopplung sieht die Integration weniger bis keine Schnittstellen vor. 

Verschiedene Arten von Integration

Im Grundsatz unterscheidet man zwischen Funktions-, Daten und der Geschäftsprozessintegration. Bei ersteren werden mehrere Applikationen in einem einzigen System zusammengefasst.

Zum einen werden dadurch Schnittstellen zur Datenübergabe vermeiden, zum anderen, dass mehrere Anwendungen mit denselben Funktionen implementiert werden. 

Geschäftsprozesse integrieren

Die Datenintegration sieht vor Allem den gemeinsamen Zugriff aller Anwendungen auf das gleiche Datenmodell vor. Ziel hier ist es Redundanzen zu vermeiden.

Bei der Geschäftsprozessintegration werden verschiedene Funktionalitäten entlang der zu Grunde liegenden Geschäftsprozesse auf einer einzigen Plattform integriert. 

Integrationen im ERP-System

In einer ERP-Software sind gleich mehrere verschiedene Anwendungen integriert. Wir wollen im Folgenden einen Blick auf die verschiedenen Integrationen werfen und Ihnen die wichtigsten vorstellen.

ERP-Software-Systeme sind, wie oben schon erläutert, meist aus verschiedenen Modulen aufgebaut. 

Nicht jedes Unternehmen braucht jedes Modul

Dieser modulare Aufbau bedingt auch, dass nicht immer alle Module in jedem Unternehmen implementiert werden müssen. Beispielweise bedarf ein Großhandelsunternehmen keine Abdeckung der Produktion, wenn diese gar nicht Teil des Geschäftsgebarens ist. 

Stand-Alone-Lösungen integrieren

Ebenso kann es möglich sein, dass ein Unternehmen bereits eine gut funktionierende CRM-Software im Einsatz hat, nun aber ein ERP-System implementieren möchte.

In diesem Fall muss die CRM in das ERP-System integriert werden. Die Frage ist letztendlich immer, was für das Unternehmen mehr Sinn ergibt. Werfen wir nun also einen Blick auf die wesentlichsten Vorteile der CRM-Integration in eine ERP-Software. 

CRM-Integration: Ganzheitlicher Kundenservice

Die Verbindung von CRM-Software und ERP-Software birgt unzählige Vorteile. Durch die Integration werden alle Daten, die im CRM-System erhoben werden, auch dem ERP-System zugänglich. Dadurch lassen sich viele Prozesse weiter verschlanken und optimieren. 

Daten wechselseitig nutzen

Umgekehrt kann auch das CRM-System von den Daten aus dem ERP profitieren. Ein Beispiel:

Im Webshop des Unternehmens kann durch die Verbindung von CRM und ERP nun auch in Echtzeit angezeigt werden, wie oft ein Artikel noch im Lager verfügbar ist und wann dieser voraussichtlich beim Kunden eintreffen würde. 

Daten im gesamten Unternehmen verteilen

Hier sind neben den Daten aus dem Lager auch die Daten aus der Logistik involviert. Zudem kann mit der Integration direkt nach der Bestellung des Kunden eine Rechnung erstellt und eine Buchung vorgenommen werden.

Ohne Integration des CRMs müssten die Daten separat in das ERP überführt werden, was zu unnötig langen und fehleranfälligen Prozessen führt. 

Viele weitere Vorteile

Die Palette der Vorteile lässt sich an vielen Stellen beliebig erweitern. Die Daten aus dem CRM helfen dem Vertrieb, dem Kundenservice wie auch dem Marketing.

Doch auch die Buchhaltung, der Einkauf und die Logistik kann Ihren Nutzen daraus ziehen und das Ganze wechselseitig. 

DMS-Integration: Papierloses Unternehmen realisieren

Ein Dokumentenmanagement-System stellt in vielen Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung dar.

Hier werden alle elektronischen Dokumente eines Unternehmens nicht nur revisionssicher archiviert, durch den gemeinsamen zugriff werden auch viele Prozesse deutlich verschlankt und teilweise sogar automatisiert. 

Daten nur einmalig eingeben

Ist ein DMS in einem ERP integriert, werden sämtliche Dokumente des Unternehmens automatisch in das DMS überführt. Das bedeutet auch, dass keine Daten zweimal eingegeben werden müssen und Übertragungsfehler vermiedenen werden können. 

Prozesse im gesamten Unternehmen optimieren

Viel wichtiger jedoch, die Prozesse werden nochmals deutlich schlanker. So lassen sich beispielweise alle Daten aus der Produktion direkt der richtigen Ordnerstruktur zuordnen und von allen beteiligten Akteuren einsehen.

Die Verteilung von Informationen wird im gesamten Unternehmen deutlich verbessert, Informationen schneller verteilt und Prozesse effizienter gestaltet. 

FiBu-Integration: Finanzflüsse ganzheitlich erfassen

Mit einer Integration der Finanzbuchhaltungs- und Controlling-Software können alle Geldströme im Unternehmen exakt erfasst und entsprechend bearbeitet werden, ohne dass zusätzliche Eingaben nötig werden.

Alle Warenein- und ausgänge werden automatisch in die Finanzbuchhaltung überführt und ein entsprechender Buchungsbeleg wird erstellt. 

Arbeitszeit erfassen und abrechnen

Das gilt letztlich für alle im Unternehmen auftretende Fälle. Gleichzeitig kann durch die Integration auch die Arbeitszeiterfassung weitestgehend automatisiert werden.

So bedarf es keiner Auflistung aller Arbeitseinsätze des Rechnungsmonats aller einzelnen Abteilungen. Die Daten stehen direkt zur Verfügung und können einfach abgerechnet werden. 

Fazit: Integrationen machen vieles einfacher

Durch die Integration vieler verschiedener Anwendungen in die ERP-Software werden die Prozesse im gesamten Unternehmen deutlich effizienter und schlanker. Abteilungsgrenzen werden überwunden und alle Daten müssen nur einmalig in das System eingegeben werden. 

Das beugt Übertragungsfehlern vor und sorgt gleichzeitig für eine schnellere Verteilung von Informationen. Insbesondere bei On-Premise-ERP-Software lassen sich viele Prozesse individuell auf das Unternehmen abstimmten und gestalten. Das hat zur Folge, dass deutlich effizienter und schneller gearbeitet werden kann. 

Hat ein Unternehmen bereits einzelne Softwareanwendungen im Einsatz, muss bei der Auswahl eines passenden ERP-Systems auf entsprechende Schnittstellen zur Lösung geachtet werden, da andernfalls viele Vorteile verloren gehen und Arbeit teilweise doppelt erledigt werden muss.