Alles zu den Kosten einer On-Premises ERP-Software

Was kostet ein lokales ERP-System? Diese Frage stellt sich vielen Unternehmen auf der Such nach einer passenden ERP-Lösung früher oder später.

Wir wollen genau dieser frage einmal etwas genauer nachgehen und dabei klären, an welcher Stelle eigentlich Kosten entstehen, wie diese sich zusammensetzen und womit Sie am Ende für Ihre Lösung rechnen müssen. 

Das Vorurteil, ERP-Systeme seien in erster Linie teuer, ist weitverbreitet, doch so nicht ganz richtig. Wir zeigen Ihnen wieso und geben Ihnen wertvolle Tipps für die Budgetplanung Ihres ERP-Projektes.

Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise eines ERP-Systems. Das hilft uns zu verstehen, warum viele diesem zuvor genannten Vorurteil auferlegen sind. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Was ist ERP-Software? 
• Technische Seite von ERP-Software 
• Verschiedene Lizenzmodelle bei ERP-Software 
• Unterschiede bei den Kosten entlang der Lizenzmodelle 
• Unterschiede hinsichtlich des Funktionsumfangs 
• Unterschiede bei der Anpassung der ERP-Software 
• Weitere Dienstleistungen im ERP-Projekt 
• Fazit: Kostenzusammensetzung vielschichtig

Definition: Was ist ERP-Software?

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich einzusetzen.

Dabei geht es um die Planung, Steuerung und Überwachung sämtlicher Geschäftsprozesse sowie die Bereitstellung sämtlicher Ressourcen zur richtigen Zeit und in der richtigen Beschaffenheit. 

Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang alle Mittel verstanden, über die ein Unternehmen zur Erfüllung seiner Geschäftsprozesse verfügen kann. So sind Ressourcen beispielsweise: 

• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen optimal auf die Geschäftsprozesse verteilt werden, ohne dass es zu Engpässen oder Verschwendungen kommt. Da kaum ein Unternehmer die eigenen Geschäftsprozesse in Gänze ohne Hilfe überblicken kann, bedarf es moderner Softwareunterstützung. 

Alle Stellen arbeiten mit denselben Daten

Diese wird in Form von ERP-Systemen geleistet. Diese modular aufgebauten Anwendungen bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen die Daten auf einer zentalten Datenbank zusammen.

Hier haben alle Akteure im Unternehmen Zugriff auf denselben Datenstamm. So werden nicht nur Informationen schneller verteilt, auch Fehler durch Dubletten und Übertragungen werden weitestgehend vermieden. 

Technische Seite von ERP-Software

Aufgebaut sind ERP-Systeme zumeist aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich abdecken. Diese Module sind inhaltlich miteinander verbunden und ermöglichen es so, Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg zu gestalten. Klassischerweise finden sich in ERP-Systemen folgende Module an: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module, andere Unternehmen hingegen noch weitere Funktionen. Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden sich ERP-Systeme voneinander.

Auch der Speicherort der Daten bzw. das zu Grunde liegende Lizenzmodell hat großen Einfluss auf das System und seine Kosten.

Hier unterscheidet man im Wesentlichen zwischen vier verschiedenen Modellen, um ein ERP-System aufzusetzen: 

• Lokale ERP-Systeme (On-Premises)
• Cloud-ERP-Systeme (Software-as-a-Service)
• Hybride ERP-Systeme (teils Cloud, teils On-Premises)
• Gehostete ERP-Systeme (gemietete Server)

Verschiedene Lizenzmodelle bei ERP-Software

Im ersten Fall, der lokalen Variante, erwirbt ein Unternehmen die Software beim Anbieter in Gänze und betreibt diese auf den hauseigenen Servern.

Der große Vorteil hier, die Daten verlassen das eigene Unternehmen nicht. Gleichzeitig kann die Software nach Belieben verändert und den eigenen Geschäftsprozessen angepasst werden.

Cloud auf dem Vormarsch

In letzter Zeit ist das Lizenzmodell der Cloud immer beliebter geworden. Hier bezieht man die ERP-Software aus dem Internet und nutzt diese online. Die Daten werden auf Servern des Anbieters gespeichert.

Große Anfangsinvestitionen entfallen und man entrichtet monatliche Lizenzgebühren an den Cloudbetreiber. 
Dann gibt es noch die Möglichkeit Teile seiner ERP-Software aus der Cloud heraus zu beziehen und andere Teile lokal zu implementieren.

In diesem Fall spricht man von hybriden ERP-Lösungen. Ebenso ist es möglich einen Server bei einem Anbieter zu mieten, damit man sein System lokal betreiben kann. 

Unterschiede bei den Kosten entlang der Lizenzmodelle

Ganzgleich für welche Variante man sich an dieser Stelle entscheidet, die Kosten spielen hier eine besondere Rolle. Denn allen Varianten liegen unterschiedliche Bezahlmodelle zu Grunde. Werfen wir also zunächst einen Blick auf die Unterschiede hinsichtlich der Lizenzmodelle.

Lokale ERP-Systeme implementieren

Wie eingangs schon erwähnt ist das lokale Modell der Regelfall. Ein Unternehmen erwirbt eine Software von einem Anbieter und betreibt diese auf den eigenen Servern.

Diese Variante ist mit hohen Anfangsinvestitionen verbunden, da das System auch noch angepasst und umgeschrieben werden muss, was vor allem externe Dienstleistungen von Nöten macht. 

Kosten anders verteilen

Dafür sind die Folgekosten solcher Lösungen meist geringer, als beispielsweise beim Cloud-Modell.

Bei diesem werden einfach Lizenzen hinsichtlich des Bedarfs beim Betreiber erworben und über monatliche Gebühren abgegolten. Keine hohe Anfangsinvestitionen, dafür höhere monatliche Folgebelastungen. 

Wartung und Instandhaltungskosten beachten

Lokale ERP-Systeme müssen jedoch auch gewartet werden, was dieses Modell eben auch nicht frei von Folgekosten macht. In der Cloud sind Wartungskosten meist schon in der monatlichen Gebühr enthalten.

Letztlich muss ein Unternehmen also genau abwägen, welches Modell für seine Zwecke das richtige ist. Danach richten sich dann letztendlich auch die Kosten für das gesamte Projekt. 

Unterschiede hinsichtlich des Funktionsumfangs

Doch nicht nur das jeweilige Lizenzmodell hat Einfluss auf die Kosten einer ERP-Software. Auch der Funktionsumfang trägt entscheidend zur Kostenbildung bei.

Die rudimentärsten ERP-Lösungen verfügen über nur wenige Funktionen und sind dementsprechend deutlich günstiger zu haben. 

Funktionsumfang entscheidet über Kosten

Je mehr Funktionen im System gewünscht sind, desto teurer wird am Ende die Lösung insgesamt sein. Daher müssen sich Unternehmen im Vorfeld genau überlegen, welche Bereiche sie mit dem ERP unbedingt abdecken wollen.

Zu diesem Zwecke empfiehlt es sich ein Lastenheft zu verfassen in dem alle Funktionen aufgelistet und priorisiert sind. 

Funktionen priorisieren

An dieser Stelle muss genau abgewogen werden, welche Funktionen unerlässlich sind und welche zunächst zu vernachlässigen sind. Danach richtet man letztlich auch die Suche aus. Findet man ein System, dass die grundlegenden Erwartungen erfüllt, wird der Blick auf diese Nice-to-have-Funktionen erweitert. 

Unterschiede bei der Anpassung der ERP-Software

Neben dem eigentlichen Funktionsumfang und des Lizenzmodells, entscheidet auch der Grad der Anpassung am System selbst über die Kosten eines ERP-Projektes. Je mehr Anpassungen vorgenommen werden müssen, desto höher letztlich die Kosten.

Anpassungen werden dann nötig, wenn die gewählte Lösung die eigenen Geschäftsprozesse nur unzureichend abdecken kann. 

Spezielle Prozesse bedürfen Anpassungen

Viele Unternehmen haben sich über die Jahre ganz eigene Arbeitsprozesse angeeignet, die nicht ohne Weiteres wieder aufgeben werden können.

An dieser Stelle muss eine ERP-Lösung in der Lage sein, diese individuellen Prozesse abzubilden. Das ist oft nur durch Anpassungen am System möglich. Diese Anpassungen sind jedoch teilweise sehr komplex und kosten Zeit. 

Anpassungen kosten Zeit

Verändert man den Quellcode des Systems, müssen die Neuerungen getestet und ggf. wieder angepasst werden. All diese Arbeit an dieser Stelle ist zumeist extern ausgelagert und somit mit teilweise hohen Kosten verbunden. 

Weitere Dienstleistungen im ERP-Projekt

Neben den hier angeführten Dimensionen ist die Frage nach den Kosten eines ERP-Projektes auch immer mit der Frage nach externen Dienstleistungen verbunden.

Von der Suche über die Implementierung bis hin zum Hosting finden sich hier viele Angebote externe Dienstleister, auf die ein Unternehmen zurückgreifen kann. 

Externe Beratung und Dienstleistung im Projekt

So greifen viele Unternehmen bereits bei der Suche nach einer passenden Lösung auf externe Beratungsleistungen zurück.

Spätestens jedoch bei der Implementierung der Software kommen die meisten dann nicht mehr um externe Dienstleistungen herum. Je nach Umfang und Komplexität der Lösung können die einige Kosten entstehen. 

Mitarbeiter schulen wichtig

Auch im Bereich Schulung der Mitarbeiter können noch weitere Kosten verursacht werden. Diese müssen ausreichend mit dem System vertraut gemacht werden, ehe die Lösung live geht. Auch hier gilt, je komplexer die Lösung, desto mehr muss geschult werden. 

Fazit: Kostenzusammensetzung vielschichtig

Wie aufgezeigt wurde, setzen sich die Kosten eines ERP-Projektes aus vielen verschiedenen Dimensionen zusammen. Daher ist es unmöglich pauschal zu sagen, wie teuer ein ERP-System am Ende sein wird. Viele Unternehmen übersehen die Folge- und die versteckten Kosten bei einem soclhen Projekt. 

Viele Faktoren nehmen Einfluss

Diese ergeben sich aus zusätzlich notwendig werdenden Anpassungen, Dienstleistungen und Schulungen der Mitarbeiter. Wer heute ein neues ERP-System einführen will, muss unzählige Entscheidungen treffen, die direkten Einfluss auf die Kosten des Projektes haben.

Daher sollten sich Unternehmen bereits im Vorfeld genau überlegen, ob die ausgewählte Lösung auch zur langfristen Budgetierung des Projektes passt. 

Für On-Premises-ERP-Lösungen stellen sich die Kosten anders als bei beispielweise einer Cloud-Implementierung dar. Hohe Anfangskosten stehen hier niedrigeren Folgekosten gegenüber.

Gerade für Unternehmen, die sehr spezielle Arbeitsprozesse mit der Lösung abbilden müssen, ist ein lokales System noch immer die beste Wahl.