Der große BI-Tool-Vergleich

Von OLAP bis ERP-Schnittstelle: Beim Vergleich von BI-Software sollten Sie die folgenden Funktionen und Eigenschaften beachten.

Business Intelligence (BI) ermöglicht Unternehmen Einblicke in die eigenen Geschäftsprozesse. So sind sie in der Lage, sich vom Wettbewerb abzuheben und den sich stetig wandelnden Kundenerwartungen gerecht zu werden. Doch worauf sollten Unternehmen beim Vergleich und der späteren Auswahl eines geeigneten BI-Tools achten? Im Folgenden werden die wichtigsten Eigenschaften und Funktionen einer BI-Software einmal näher beleuchtet. Im Anschluss werfen wir dann einen Blick auf tableau und Power BI; zwei der bekanntesten BI-Tools am Markt.

Inhaltsverzeichnis

• BI Definition
• Implementierung
• 4 Wichtige BI-Funktionen
• 1. OLAP
• 2. Reporting
• 3. Dashboards
• 4. ERP-Schnittstelle
• BI-Tools: Überblick

BI Definition: Was ist BI?

Business Intelligence (kurz BI) ist der englische Begriff für die Geschäftsanalytik. Diese umfasst Prozesse und Verfahren zur systematischen Analyse des eigenen Unternehmens. Dabei sollen Erkenntnisse für fundierte Managemententscheidungen getroffen werden. Im Zeitalter der Digitalisierung kommen dafür zumeist Softwarelösungen, sogenannte BI-Tools, zum Einsatz.

Technische Grundlage der Geschäftsanalytik 

Die technische Grundlage für Business Intelligence lässt sich in drei Phasen unterteilen.

Data Delivery: In dieser Phase werden quantitative und strukturierte, ebenso wie qualitative und unstrukturierte, Daten erhoben, welche dann über operative Systeme oder einem darauf aufbauenden Data Warehouse erhoben werden.

Discovery of Relations, Patterns and Principles: In dieser Phase werden die in Phase 1 erhobenen Daten miteinander in Verbindung gebracht. Muster und Diskontinuitäten werden sichtbar und können folglich mit zuvor aufgestellten Hypothesen abgeglichen werden.

Knowledge Sharing: In der dritten Phase geht es nun darum, die aus Phase 2 gewonnen Ergebnisse und Erkenntnisse im Unternehmen zu kommunizieren. An dieser Stelle kommt die Anbindung des Wissensmanagements zum Tragen.

Implementierung eines BI-Tools

Auch die Einführung einer BI-Software lässt sich grundsätzlich in drei Hauptschritte unterteilen:

1. Die Strategiephase,
2. die Konzeptionsphase und
3. die Implementierung.

So werden zunächst die externen Faktoren, die internen Anforderungen und technischen Voraussetzungen sowie neue Strategien identifiziert und dann in eine BI-Strategie überführt. Die Strategiephase hat dabei häufig Projektcharakter und bedarf entsprechend eines umfassenden Projektmanagements. Im Rahmen der Konzeptionsphase wird dann das Zielbild mit für alle Zielgruppen passenden Steuerungsprozessen ausgestattet.

Auswahl einer passenden BI-Software

Dabei wird auch eine geeignete System- und Daten-Architektur, inklusive einer geeigneten BI-Software, ausgewählt. Zudem werden Mitarbeiter in ihrer zukünftigen Rolle geschult. Schließlich wird das System im Rahmen der Implementierung dann eingeführt. Dabei wird eine Reihe von Arbeitsschritten abgearbeitet.

Weiterführende Informationen zum Ablauf einer Software-Einführung finden Sie auf unserer Seite zur ERP-Implementierung.

Wichtige BI-Funktionen 

Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen an eine geeignete BI-Software. Aus diesem Grund lässt sich schlecht pauschalisieren, über welche Funktionen eine BI-Software verfügen sollte. Zu unterschiedlich sind sie Anforderungsprofile in der Praxis. Dennoch gibt es einige, grundlegende Funktionen und Eigenschaften, die Unternehmen im Rahmen der Softwareauswahl zumindest berücksichtigen sollten. Diese werden im Folgenden näher beleuchtet.

1. Online Analytical Processing (OLAP) 

OLAP-Systeme bilden zumeist die Grundlage für moderne BI-Tools. „OLAP“ ist dabei ein Akronym und steht für Online Analytical Processing. Neben dem Data Mining zählt OLAP zu den analytischen Informationssystemen. Innerhalb von BI-Lösungen kommet OLAP beispielsweise in der Analyse und im Berichtwesen zum Einsatz, kann jedoch auch für Planung und Budgetierung in Bereichen wie Finanzen, Controlling, HRM, Produktion und Management genutzt werden.

Multidimensionalität und OLAP-Würfel 

Beim Online Analytical Processing steht die Durchführung komplexer Analysen mit hohem Datenaufkommen im Vordergrund. Ziel ist es, entscheidungsstützende Analyseergebnisse durch die multidimensionale Betrachtung der Daten zu gewinnen. Der OLAP-Würfel ist die dem Online Analytical Processing zugrunde liegende Struktur, welche aus der operationalen Datenbank erstellt wurde.

2. Reporting 

Das Reporting oder auch Berichtwesen gehört zu den zentralen Funktionen einer BI-Software. Hier geht es im Wesentlichen darum, die aus den im BI-Tools durchgeführten Analysen und gewonnen Ergebnissen und Erkenntnissen aussagekräftige, übersichtliche Berichte zu erstellen. Diese dienen Entscheidungsträgern wie Managern und anderen Führungskräften dann als Unterstützung bei der Entscheidungsfindung.

Automatisierte Berichterstellung 

Moderne BI-Tools verfügen im Bereich des Berichtwesens zumeist über zahlreiche Automatisierungen. Diese mindern den administrativen Aufwand bei der Berichterstellung erheblich. Ein Reporting auf Knopfdruck mit allen gewünschten Kennzahlen wird so zur Realität.

3. Dashboards 

Dashboards sind grafische Benutzeroberflächen zur Visualisierung von Daten. Der Begriff ist die englische Bezeichnung für das Armaturenbrett im Auto, welches, ebenso wie virtuelle Dashboards, wichtige Informationen auf einen Blick anschaulich darstellt. Innerhalb des BI-Tools können Dashboards genutzt werden, um den Nutzern schnell einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen (KPIs) zu verschaffen.

Personalisierte Dashboards 

Viele Softwarelösungen ermöglichen dabei auch die individuelle Gestaltung von Dashboards. Je nach Nutzer bzw. Funktion im Unternehmen lässt sich so ein personalisiertes Dashboard einrichten, welches alle wichtigen Informationen für diese Person zusammenfasst (vgl. tableau.com, 03.10.2022).

4. ERP-Schnittstelle

Den größtmöglichen Mehrwert kann eine Unternehmenssoftware erst dann in den Betrieb tragen, wenn sie vollständig an die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens angebunden wird. Dabei spielt die ERP-Software als Herzstück des Unternehmens eine zentrale Rolle. Innerhalb der ERP-Software werden alle wichtigen Unternehmensprozesse und die damit verbundenen Ressourcen zentral verwaltet. Die Prozesse einer Abteilung lassen sich dabei zumeist in einem gesonderten Modul abbilden. Dennoch verfolgt die ERP-Software einen ganzheitlichen Ansatz, sprich alle Abteilungsdaten werden letztlich in einem vollumfänglichen System gespeichert.

BI-Modul im ERP 

Dadurch, dass im ERP-System bereits alle wichtigen Betriebsdaten zur Verfügung stehen, empfiehlt sich auch eine Verknüpfung zum BI-Tool, in dem diese Daten dann ausgewertet werden. Auch ist es möglich, eine ERP-Software mit integriertem BI-Tool zu nutzen. In jedem Fall sollte ein nahtloser Informationsaustausch zwischen ERP und BI sichergestellt werden, um eine aufwendige und fehleranfällige, manuelle Datenübertragung zu vermeiden.

Überblick über bekannte BI-Tools 

An dieser Stelle wollen wir einen Blick auf zwei der bekanntesten BI-Tools am Markt werfen: tableau aus dem Hause Tableau Software, welches seit 2019 zu Salesforce gehört, und Power BI aus dem Hause Microsoft.

tableau BI 

Der Fokus des Unternehmens Tableau Software liegt auf der Bereitstellung von Lösungen für die Datenanalyse und -Visualisierung. Dafür bietet Tableau die Lösungen tableau Desktop und tableau Public an, in welchen Daten mittels grafischer Benutzeroberfläche per Drag and Drop miteinander verknüpft werden können. Dabei können einzelne Datenauswertungen miteinander verknüpft und in Dashboards zusammengestellt werden. Eine Integration zum Data-Warehouse ist mithilfe der browserbasierten Lösung tableau Server möglich, welche sowohl die Verarbeitung großer Datenmangen, als auch den Austausch von Ergebnissen ermöglicht.

Microsoft Power BI 

Der Fokus von Microsofts Power BI liegt auf der möglichst einfachen Erstellung von Dashboards und Berichten durch den Endbenutzer. Dazu stellt Microsoft interaktive Visualisierungen und Geschäftsanalyse-Funktionen in einer ganzheitlichen Oberfläche bereit. Weiterführende Informationen zur Lösung finden Sie sowohl auf der Microsoft-Seite, als auch im Artikel speziell zu Power BI.